Thiết kế chế độ tài chính là chỉ quá trình căn cứ vào pháp luật, pháp quy có liên quan, lý luận kết hợp với thực tế và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để tiến hành quy hoạch công tác tài chính như dự trữ vốn, đầu tư vốn, quản lý giá thành của doanh nghiệp. Ý nghĩa quan trọng của chế độ đối với quản lý đã được nâng lên một trình độ cao. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng vậy “chế độ là hàng đầu”. th iế t k ế chế độ tài chính khoa học hiệu quả có ý nghĩa quan trọng đối với việc phát huy đầy đủ chức năng của hoạt động tài chính, khống chế có hiệu lực hoạt động tài chính của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Chức n ăn g quản lý tài ch ín h
Thực chất của thiết kế chế độ tài chính là căn cứ vào chức năng quản lý tài chính để chọn ra các tiết điểm quan trọng, sau đó tiế n h à n h chuẩn mực hoá các tiết điểm đó, đồng thời làm cho các chuẩn mực được hệ t h ống hoá và duy trì lâu dài. Chức năng quản lý tài
chính doanh nghiệp là do hoạt động tài chính doanh nghiệp và bản chất của nó quyết định. Nói chung chức năng chủ yếu của quản lý là kế hoạch và khống chế, cho nên, chức năng của quản lý tài chính chia ra k ế hoạch tài chính và khống chế tài chính. Sau này, người ta thận thức đối với k ế hoạch sâu sắc hơn, nên lại chia kế hoạch ra kế hoạch dự án và k ế hoạch thời gian. K ế hoạch dự án là chỉ những vấn đề cá biệt của doanh nghiệp. Quá trình lập và vận dụng nó là quá trình quyết sách, bao gồm việc giải thích mục tiêu, dự báo khả năng và kết quả thực hiện các phương án của mục tiêu và các quyết sách để thực hiện mục tiêu. Vì vậy. chức năng của quản lý phát triển thành quyết sách, k ế hoạch và khống chế. k ế h o ạ c h ở đây là chỉ k ế hoạch thời gian. K ế hoạch thời gian được lập theo thời gian nhất định (như 1 năm). Mục đích lập k ế hoạch là dựa vào thực tế, ra các quyết 'Sách bảo đảm toàn bộ hạng mục phải hoàn thành trong thời gian đó. khống chế là quá trình chấp hành quyết sách và k ế hoạch, bao gồm đối chiêu kế hoạch và thông tin chấp hành, nhận xét đánh giá thành tích của cấp dưới. K ế hoạch thời gian và khống chế đều là quá trình chấp hành quyết sách.
Quyết sách tài chính
Quyế t sách tài chính là chỉ quyết sách tập trung và sử dụng vốn có liên quan của doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải không
ngừng đầu tư vốn cho doanh nghiệp mới có thể bảo đảm quá trìn h sản x u ất kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, để không ngừng thoả m ãn nhu cầu của sản x u ấ t kinh doanh, chủ quản tài chính cần phải làm tốt công tác quản lý tập tru n g vốn, khi tập tru n g vốn, chủ quản tài chính thường xuyên đòi hỏi t i ế n h à n h các quyết sách về lượng nhu cầu vốn và các giải pháp tập tru n g vốn trong quá trìn h sản x u ấ t kinh doanh. Hai vấn đề này là tương đối khó khăn về mặt thao tác, nhưng chỉ cần
cố gấng tích luỹ kinh nghiệm trong thực tiễn, xây dựng kho thông tin, chú ý đến sự thay đối của tình hình kinh tế trong và ngoài doanh nghiệp thì tin chắc là công tác có th ể làm tốt. Đầu tư vốn của doanh nghiệp cũng là một nội dung cơ bản của quyết sách tài chính. Trong đó quy mô đầu tư và phương hướng đầu tư của doanh nghiệp là nội dung chủ yếu của quyết sách đầu tư. Đồng thời, quyết sách đầu tư, chấp hành quyết sách và kết quả chấp hành là 3 khâu gắn liền với nhau. Quyết sách và quy hoạch về lưu lượng tiền mặt; còn quyết sách đối với đầu tư ngắn hạn thì phải chú trọng đến tính lưu động cho nên khi quyết sách đối với đầu tư dài hạn chúng ta phải làm tốt việc đánh giá tính khả thi của tài chính. Các loại tài sản được hình t h à n h do đầu tư phải từ góc độ đầu tư mà kiểm t r a v ấ n đ ề quản lý tài sản, tức là xem số lượng sử dụng mỗi loại tài sản có hợp lý không, n ăn g lực sử dụng tài sản có đ ạ t mục tiêu dự báo không, việc thu lãi của đầu tư có được mọi người thoả m ãn không...
• P h â n tích và kế hoạch tài chính.
Hiệu quả doanh nghiệp và tìn h h ìn h tài chính của doanh nghiệp có th ể kiểm tr a thông qua p h â n tích báo biểu tài chính doanh nghiệp. Việc áp dụng các phương thức so sán h mức bình q u ân cùng n g à n h hàng, kiểm tr a xu hướng th ay đổi báo biểu tài chính h à n g n ăm của doanh nghiệp, báo cáo với cổ đông và người cho vay mức doanh lợi và khả năng t r ả nợ của doanh nghiệp, tình hình th u lãi và p h â n phối lợi nhuận..., đó cũng là chức n ăn g q u an trọng của tài chính doanh nghiệp. Thông qua p h â n tích tài chính, các m ặt có liên q u an đến lợi n h u ậ n của doanh nghiệp và sự p h á t triển hiện tại, tương lai của doanh nghiệp được đ án h giá rõ hơn, phê p h á n ả n h hưởng của các n h ân tố nói trên đối với giá cả cổ phiếu của doanh nghiệp. Đồng thòi cũng kiểm tr a t h à n h tích của cán bộ kinh doanh của doanh nghiệp, tiện cho việc quyết định k h en thưởng đối với cán bộ kinh doanh.
k ế h o ạ c h là dự kiến quyết định làm gì, làm vào lúc nào, làm như thế nào và ai làm. Công tác kế h o ạch tài chính theo nghĩa rộng, bao gồm nhiều m ặ t n h ư xác định mục tiêu tài chính, xây dựng chiến lược tài chính và chính sách tài chính, quy định trìn h tự công tác tài c h ín h , lập quy hoạch tài chính và dự toán tà i chính. Công tác k ế hoạch tài chính theo nghĩa hẹp là chỉ việc quy hoạch tài chính và dự toán tài chính trong từng thời gian n h ấ t định. Quy hoạch tài chính là một quá tr ìn h , thông qua việc điều
chỉnh quy mô và mức hoạt động kinh doanh, làm cho số vốn và khả năng thu lãi của doanh nghiệp hài hoà với chi phí giá th àn h phát sinh về sau để bảo đảm thực hiện muc tiêu tài chính. k ế h o ạ c h tà i chính chịu sự chỉ đạo và h ạ n c h ế của các quyết sách về mục tiêu chiến lược, chính sách và tr ìn h tự tài chính và cung cấp căn cứ cho việc lập dự toán tài chính. Công cụ chủ yếu của quy hoạch tài chính là dự báo tài chính và p h â n tích lợi n h u ậ n giá th à n h . Công tác quy hoạch chủ yêu là t ă n g cường sự hài hoà ăn khớp giữa các h o ạt động của các bộ phận, bởi vì quy hoạch tố t hay xấu là do k h â u yêu
n h ấ t của nó quyết định.
Dự toán là kết quả định trước biểu hiện bằng tiền. Nó là điểm cuối cùng của công tác kế hoạch và cũng là khỏi điểm của công tác khống chế, nó liên hệ chặt chẽ giữa kế hoạch và khống chế. Trình độ cao thấp phạm vi thực thi và phương thức lập dự toán của các doanh nghiệp chênh lệch nhau r ấ t nhiều. Công tác dự toán chủ yếu là thúc đẩy n h ân viên chủ quản các cấp tiến h àn h kế hoạch chi tiết và chính xác đối với công tác của mình.
• Điều tiết và khống chế tài chính
Hoạt động tài chính doanh nghiệp là một quá trìn h không ngừng thay đổi - Muôn làm cho hoạt động tài chính luôn luôn duy tr ì ở trạ n g th ái tối ư u, cần tiến h à n h điều tiết sự biên đổi giữa kết cấu vốn với kết cấu tài sản được hình th à n h do đầu tư, giữa khoản vay n g ắn h ạ n với
tà i sả n lưu động, giữa vốn dài h ạ n với tà i s ả n cố định... Đó là nội dung q u a n trọ n g của đ iề u tiế t tài chính. Điều tiế t tài chính cũng là một chức n ă n g q u a n trọng của q u ả n lý tài chính. Nếu trong tìn h h ìn h tỷ s u ấ t mắc nợ tài sả n thấp, k h ả n ă n g hoàn t r ả cao, n ă n g lực sử dụng tài sản tốt, tỷ s u ấ t lợi tức so với tỷ s u ấ t th u lãi th ấ p th ì tìn h h ìn h biến động dự kiến trước tro n g thời gian n g ắ n sẽ có th ể thích ứng với việc n â n g cao tỷ s u ấ t mắc nợ tà i sản, tă n g t h ế m mắc nợ n g ắ n h ạn, để mỏ rộng quy mô sản x u ấ t kinh doanh, n â n g cao n ă n g lực th u lãi; Nếu trong tài sả n lưu động, các k h oản phải t h u biến động chậm, lượng h à n g hoá tồn kho chiếm dụng quá nhiều, cần phải p h â n tích nguyên n h ân , điều chỉnh sách lược kinh doanh, t ă n g cường chế độ trá c h nhiệm, tru y th u các k hoản tiền hàng, giảm th iể u h à n g tồn kho, n h ằ m n â n g cao n ă n g lực kinh doanh, n ă n g lực hoàn trả, n ă n g lực th u lãi và tiền mặt. Nói chung, chủ q u ả n tài chính phải phối hợp với bộ p h ậ n quyết sách của doanh nghiệp để tiến h à n h đầy đủ h o ạ t động đ iề u tiế t tài chính, làm cho kết cấu vốn được hoàn thiện, cơ cấu tài sả n được hợp lý, giảm th iểu rủ i ro, n â n g cao n ă n g lực tái sản xuất, n ă n g lực mở rộng s ả n x u ấ t của doanh nghiệp.
khống chế tài chính có q u a n hệ chặt chẽ với kế hoạch tài chính. k ế h o ạ c h là căn cứ q u an trọng của k h ố n g ch ế. k h ố n g c h ế là giải pháp để chấp h à n h k ế h o ạ c h , hình th à n h một k h â u liên hoàn trong q u ản lý tài chính doanh nghiệp. T rình tự liên hoàn quản lý tài chính xem hình 1-8.
H ình 1-8. Trình t ự liên h o à n q u ả n lý tài c h ín h
N h ữ n g n g u y ên tắ c th iế t k ế c h ế độ c ô n g tá c tài ch ín h
t h i ế t k ế chế độ công tác tài chính là một công việc có liên quan tối phạm vi trên diện rộng, tính kỹ th u ậ t r ấ t cao. Trong các doanh nghiệp thuộc các loại hình khác nhau thì bản thân chế độ công tác tài chính ỏ các doanh nghiệp đó cũng có những đặc điểm riêng biệt, nhưng trong khi thiết kế chế độ công tác, người quản lý tài chính cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung.
• Phù hợp với pháp luật, pháp quy.
tác k ế to án để làm c h u ẩ n mực cho h ạ c h to á n k ế t o á n , giám đốc k ế t o á n , cơ cấu k ế t o á n và trá c h n h iệ m p h á p l u ậ t của n h â n viên k ế t o á n . C h ủ q u ả n tài c h ín h p h ả i q u á n triệ t, chấp h à n h c h u ẩ n mực đó tro n g t h i ế t k ế chế độ tà i chính. Các nước đều có l u ậ t đ ịn h riê n g để quy định rõ việc k in h d o a n h và q u ả n lý tà i chính của d o an h nghiệp, trong c h ế đ ộ tà i ch ín h của d oanh n g h iệp đều p h ải được th ể hiện. Đồng thời, chủ q u ả n tà i c h ín h p h ả i q u á n t r i ệ t tìn h h ìn h k i n h t ế với ch ín h sách k i n h t ế k h á c h quan, tro n g chế độ tà i ch ín h p h ải th ể h iện đầy đủ các yêu cầu của c h ín h sách th u ế , chính s á ch tiề n tệ và l u ậ t p h á p của N h à nước.
® P h ù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu q u ả n lý của doanh nghiệp.
Khi th iết k ế chế độ tài chính doanh nghiệp, chủ q u ản tài chính phải dựa trên cơ sở xem xét tính cộng đồng của doanh nghiệp để xem xét tình hình thực tế của b ả n t h â n doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Thí dụ như loại hình, quy mô, hình thức tổ chức, n g à n h h à n g sản xuất, chế độ q u ản lý nội bộ và yêu cầu q u ản lý... để th iế t k ế chế độ tài chính vừa p h ù hợp với th ự c tế của doanh nghiệp, lại có tính thao tác k h ả thi. Mỗi k h â u trong quá trìn h làm thông tin k ế to á n và số liệu k ế to á n của doanh nghiệp, cũng n h ư mỗi bước đi trong trìn h tự khống chế tài chính doanh nghiệp đều phải xác định rõ trong chế độ tài chính doanh nghiệp.
• Thể hiện đặc điểm khống chế nội bộ.
c h ế đ ộ tài chính doanh nghiệp, đặc biệt là chế độ khống chế nội bộ là chỗ dựa chân thực để doanh nghiệp tăng cường trách nhiệm từng cương vị công tác, bảo đảm sự an toàn của tài sản và độ tin cậy của thông tin kế toán. Những quy định về phân công tổ chức nội bộ, xử lý nghiệp vụ, bảo quản và luân chuyển chứng từ... của doanh nghiệp là một loạt chế độ quản lý vừa có quan hệ vừa ràng buộc l ẫn nhau. khống chế nội bộ của doanh nghiệp nói chung, bao gồm 2 mặt: khống chế tài chính và khống chế hành chính. th iế t k ế chế độ tài chính là phải căn cứ vào phương pháp, giải pháp và trình tự khống chế nội bộ để thiết kế cơ cấu tổ chức kế toán phù hợp, lập t r ì n h tự xử lý k ế t o á n , xác định phương p h á p h ạ c h to á n k ế t o á n , th ể hiện được đặc điểm của k h ố n g c h ế nội bộ.
• Nguyên tắc giá th à n h và hiệu quả.
Nguyên tắc giá t h à n h và hiệu quả là nguyên tắc mọi công tác đều phải quán triệt, đối với việc th iế t k ế ch ế độ tài chính doanh nghiệp cũng vậy. Nguyên tắc giá t h à n h và hiệu quả đòi hỏi trong điều kiện hiện có, khi th iế t k ế chế độ tài chính phải thông qua việc so sá n h giữa th u lãi theo c h ế đ ộ với giá t h à n h theo chế độ, để chọn phương án th iết k ế tối ưu của hiệu quả theo chế độ. Giá th à n h theo chế độ là tổng số giá t h à n h th i ế t k ế và giá th à n h vận hành, bao gồm giá t h à n h p h á t sinh trong quá trìn h thực thi kiêm th iế t k ế cơ cấu th iế t k ế chế độ và cơ *
cấu k ế t o á n d oanh nghiệp, đồng thời cũng bao gồm cả giá t h à n h p h á t sin h để bảo đ ảm t h i ế t kế, c h ỉn h sử a chế độ và v ận h à n h thườ ng x u y ên của các bộ p h ậ n , công n h â n tro n g d o an h nghiệp. T h u n h ậ p theo chế độ là chỉ
s ố t h u n h ậ p s a u khi thực th i và v ận h à n h m ột loại chế độ nào đó. H iệu q u ả theo c h ế đ ộ là c h ỉ số c h ên h lệch h ìn h t h à n h giữa t h u n h ậ p theo chế độ so với giá t h à n h theo c h ế đ ộ . Song cần chú ý là, giá t h à n h và t h u n h ậ p đó đều không p h ả i là giá t h à n h và t h u n h ậ p có th ể trự c tiếp dù n g tiền tệ để tín h toán.
T rìn h tự th iế t k ế c h ế đ ộ tà i c h ín h
Khi tiến h à n h thao tác th iết k ế chế độ tài chính doanh nghiệp, chủ quản tài chính doanh nghiệp có th ể tiến h à n h theo một trìn h tự n h ấ t định. T u â n t h ủ nghiêm n g ặ t trìn h tự cơ b ản của th iế t k ế chế độ tài chính có ý nghĩa quan trọng bảo đảm tính hiệu quả, tín h nghiêm túc trong thiết kế chế độ tài chính, bảo đảm sự vận h à n h ổn định của tổ chức tài chính, n h ằ m n â n g cao hiệu quả quản lý tài chính. Nói chung, trìn h tự cơ bả n của thiết kế chế độ tài chính có thể chia ra t h à n h 4 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn t h i ế t k ế , giai đoạn th ử nghiệm, giai đoạn tu chỉnh hoàn thiện.
• Giai đoạn ch u ẩn bị.
Trước khi tiến h à n h thiết kế chế độ tài chính, chủ q u ản tài chính phải tiến h à n h một loạt công tác chuẩn bị. Những công tác chuẩn bị đó bao gồm các nội dung: tuyển
chọn nhân viên t h i ế t k ế , điều tra thực địa, nghiên cứu phân tích và kế hoạch công tác thiết kế.
* Tuyển chọn n h ân viên thiết kế
t h i ế t k ế chế độ tài chính doanh nghiệp nói chung có thể áp dụng 2 loại phương pháp là th iế t k ế uỷ thác và thiết kế tự làm. th iế t k ế tự làm là tuyển chọn những n h ân viên có nhiều kinh nghiệm phong phú, trình độ nghiệp vụ cao trong nội bộ ngành để tiến hành th iế t k ế . t h i ế t k ế uỷ thác là uỷ thác cho các nhà chuyên môn thạo việc tiến hành thiết kế. Nói chung có thể lấy n h ân viên trong nội bộ doanh nghiệp làm cơ sở, và tu y ể n dụn g t h ế m chuyên gia trên ngoài cùng th iế t kế, tậ p t r u n g ư u th ế các m ặt, làm cho chế độ tài chính được th iế t k ế ra càng p h ù hợp với thực tế doanh nghiệp càng tốt.
* Điều tra thực địa.
Nói chung, toàn bộ việc th iế t kế chế độ tài chính doanh nghiệp đòi hỏi phải điều tra tình hình cơ bản về sản xuất kinh doanh, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp, tình hình chế độ tài chính hiện h à n h của doanh nghiệp và yêu cầu th iế t k ế . Tình hình cơ b ản về sản x u ấ t kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm tình hình về tính chất, quy mô, quá trìn h công nghệ sản xuất, đặc điểm sản phẩm, thiết bị máy móc... của doanh nghiệp. Đặc điểm quản lý kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu thể hiện tình hình th iết chế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và
quyền h ạ n trách nhiệm của họ, mối q u a n hệ hợp tác giữa