TỐI ƯU
Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ và sứ mệnh do doanh nghiệp giao cho. Để đạt được mục tiêu có ý nghĩa thì cần định rõ ran h giới giữa mục tiêu và nhiệm vụ, đó là khâu quan trọng để nâng cao hiệu quả của tổ chức tài chính.
Tính đặc thù của hoạt động quản lý tài chính quyết định việc chuyên nghiệp hoá chức năng của cơ cấu tổ chức quản lý tài chính, ngành tài chính phải căn cứ vào sự chuyên nghiệp hoá chức năng tài chính để thiết lập các cương vị chuyên nghiệp.
Việc thiết lập cương vị từng ngành phải căn cứ theo tính chất và nội dung nghiệp vụ ngành để phân chia ra các chức năng khác nhau, đồng thời đối với nhiệm vụ công tác đã được xác định hoặc của chức vụ đảm n h ận để thực hiện một mục tiêu nào đó đều phải được giao quyền hạn tương ứng và quy định phải làm gì, không làm gì đối với h àn h vi chức vụ của ho.
Nói về một hệ thống tài chính, thì đẳng cấp công năng cương vị của nó (dưới đây gọi tắ t là cấp công năng) từ cao
đến th ấp, nói chung có thể chia ra 4 thang bậc lởn theo hình bậc thang (xem hình 1 - 7). Thang quyết sách tài chính có thể xác định những phương châm, chiên lược lớn cho công tác của bộ phận tài vụ, bảo đảm cho nhiệm vụ của bộ phận tài vụ nhất trí với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp; thang quản lý tài chính chủ yêu là vận dụng các biện pháp quản lý để thực hiện phương châm trên, qui định nhiệm vụ và chỉ lệnh, điều phối công tác của các thang bậc; thang chấp hành tài chính chủ yếu là việc thực thi để quán triệt nhiệm vụ và chỉ lệnh, trực tiếp điều động các yếu tố quản lý trong bộ phận đê phục vụ việc thực hiện mục tiêu của hệ thống tài chính; thang thao tác tài chính thực hiện các thao tác tài chính cụ thế. Việc hoạch định chính xác các thang bậc đẳng cấp nói trên, có thể điều động tính tích cực của nhân viên công tác vị trí công tác tài chính, nâng cao hiệu quả công tác của bộ phận tài vụ và hệ thống tài chính. người quản lý tài chính cần quan tâm thiết kế và cố gắng hoàn thành việc xác lập các vị trí công tác trong bộ phận tài vụ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của bộ phận tài vụ.
Thang quyết sách tài chính
Thang quản lý tài chính
___________________________________________ Thang chấp hành tài chính
____________________________________________________ Thang thao tác tài chính
Hình số 1-7. Đ ẳ ng cấp công n ă n g cương vi h ệ th ống tà i chính
N g u y ên tắ c xác lập các v ị trí c ô n g tá c tà i c h ín h
Để bảo đảm tính hiệu quả của việc thiết chế cương vị ngành tài chính, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính khi xác lập các vị trí công việc phải tôn trọng các nguyên tắc dưới đây.
© Nguyên tắc trích hệ thống.
Nguyên tắc trích hệ thống tức là coi bộ phận tài vụ là một hệ thống hữu cơ, tôn trọng các yêu cầu đặc điểm của cả hệ thống, khảo sát chuẩn xác mối liên hệ giữa bộ phận tài vụ với từng vị trí, giữa vị trí với vị trí, giữa bộ phận tài vụ với doanh nghiệp. Xác định một cách khoa học cơ cấu tối ưu của công năng tốt n h ấ t nhằm đạt được mục đích và hiệu quả tốt nhất.
Bộ phận tài vụ cần thiết lập những loại vị trí công tác tài chính nào, số lượng bao nhiêu cho hợp lý, phân biệt trên cơ cấu cấp bậc nào, t ấ t cả đều phải đặt trong hệ thống bộ phận tài vụ đó để tiến hành phân tích:
* Xem các vị trí công tác tài chính có công năng gì trong hệ thống bộ phận tài vụ và có thể phát huy được tác dụng gì.
* Xem tấ t cả các vị trí công tác tài chính trong hệ thông tài chính có đảm bảo được sự hợp tác có hiệu quả không, có thể thực hiện được mục tiêu nhiệm vụ của bộ phận không.
* Xem việc sắp xếp tấ t cả các cương vị tài chính trong bộ phận ở các cấp bậc của hệ thống chi nhánh và hệ thống trực thuộc có thoả đáng, có hợp lý không.
* Xem quan hệ lẫn nhau giữa trên dưới, phải trái của các cương vị tài chính có nhịp nhàng không.
* Xem việc thiết chế tấ t cả các cương vị tài chính trong đó có kinh tế, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao không.
Tóm lại, nếu là những cương vị tài chính có thể nâng cao được hiệu quả cao của mọi công năng của bộ phận tài chính thì cần phải sắp đặt; ngược lại thì không cần sắp đặt.
* Nguyên tắc số lượng chức vị thấp nhất.
* _f . , f
Nguyên tắc số lượng chức vị thấp nhất là chỉ các chức vị cần phải xếp đặt của bộ phận tài vụ nhằm thực hiện nhiệm vụ độc lập của mình.
Để làm cho thòi gian đầu tư ít nhất, chi phí ít nhất nhưng thu được hiệu quả lớn nhất, c ầ n phải hạn chế số lượng cương vị ở mức số lượng thấp n h ất có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Vì vậy, khi chúng ta tiến hành phân tích thiết kế các cương vị của bộ phận tài vụ, cần phải chú ý 5 điểm dưới đây:
* Loại trừ các nhân tố vì người xếp việc lâu nay bỏ các chức vụ “phụ” hữu danh vô thực.
* Tiến hành sáp nhập, tinh giản các cương vị đồng cấp có nhiệm vụ tương tự nhưng lượng công tác không nhiều.
* Giảm thiểu các th a n g bậc trong bộ p h ậ n và đơn giản trình độ công tác phức tạp.
* Các chức vị liên quan m ật thiết với bộ p h ận thì không thể giảm.
- Số lượng cương vị th ấp n h ất của bộ p h ận không phải là cố định không thay đổi, nó thay đổi cùng với sự thay đổi kết cấu nội bộ bộ phận và hoàn cảnh bên ngoài.
3 - Nguyên tắc chỉnh sửa phân hợp.
Nguyên tắc chỉnh sửa phân hợp là bộ p h ận tài vụ phải phân công rõ ràng theo quy hoạch tổng thể của doanh nghiệp, trên cơ sở p h ân công để tổng hợp có k ế t q u ả . Chỉnh thể là tiền đề của nguyên tắc chỉnh sửa p h ân hợp, biểu hiện cụ thể là:
- Tìm hiểu t ấ t cả các mục tiêu, công n ăn g và quy luật vận hành của h ệ th ố n g tài chính đó. Sau đó, tiến h àn h phân công hợp lý, tức là phân chia một cách hợp lý mục tiêu chung ra th à n h những mục tiêu con và càng nhiều mục tiêu chi tiết đến từng cương vị cụ thể, làm cho các cương vị có sự phân công rõ ràng, xây dựng được quy phạm trách nhiệm.
- Chú ý trên cơ sở phân chia mục tiêu, tăng cường mối liên hệ mật thiết giữa các cương vị, bảo đảm phục vụ cho mục tiêu chung.
Vì vậy, khi xác định cương vị phải xem mục tiêu của nó có cụ thể, rõ ràng không, có phục vụ mục tiêu chung của
hệ thống tài chính không, có lợi cho việc phát huy hiệu quả tốt nhất của hệ thống tài chính không. Những cương vị có thể phát huy tác dụng tích cực cho hệ thống thì cần phải bố trí, ngược lại thì không bố trí. Trên cơ sở phân chia mục tiêu chung, đối với các mục tiêu cụ thể và công năng của tất cả các cương vị còn phải được tiến hành tổng hợp có hiệu lực, làm cho quan hệ giữa các cương vị được phối hợp nhịp nhàng và xoay quanh mục tiêu chung của hệ thống tài chính để phát huy công năng sẵn có của nó, tức là phải hài hoà đồng bộ với hiệu quả công năng của các mục tiêu của hệ thống.
4- Nguyên tắc cấp công năng
Nguyên tắc cấp công năng là chỉ đẳng cấp công năng của các cương vị trong bộ phận tài vụ, cũng tức là đẳng cấp công năng của cương vị đảm nhiệm trong “quản lý” của bộ phận. Công năng lớn hay nhỏ là do các nhân tố như tính chất công tác, nhiệm vụ lớn hay nhỏ, giản đơn hay phức tạp, nặng hay nhẹ và các điều kiện tư cách cần có của nó trong ngành tài chính quyết định. Cương vị có công năng lớn thì đẳng cấp trong ngành tài chính cao; ngược lại cương vị có công năng nhỏ thì đẳng cấp trong ngành tài chính thấp.
Thực tiễn chứng minh, đối với bất kỳ cương vị nào cũng vậy, đều phải đặt các điều kiện chức năng nhiệm vụ của cương vị ở mức thấp làm tiền đề cho việc thoả mãn yêu cầu của công nhân viên, v ề mặt này có thể sử dụng hợp lý giá
th àn h cương vị, m ặt khác lại có thể sử dụng hợp lý n h ân tài, trá n h tình trạn g n h â n tài nhiều nhưng dùng ít, trình độ cao nhưng dùng thấp, làm cho cương vị và n h â n viên được sắp xếp tôl ưu.
N h ữ n g v ấ n đề q u a n tr ọ n g tr o n g v iệ c b ố trí cá c v ị trí c ô n g tá c tà i c h ín h
Thực chất của việc b ố tr í các cương vị công tác tài chính là căn cứ vào nhiệm vụ chức năng quản lý tài chính để tiến h àn h phân giải chức năng cơ bản và chức năng then chốt, chi tiết hoá các nghiệp vụ cụ thể độc lập, khả thi tới từng người, từng việc. Chúng ta biết rằng chức năng quản lý tài chính là: Tham gia việc quyết sách sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hợp lý hoạt động tài chính, bảo đảm thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; huy động vốn hợp lý theo lu ật định, sử dụng vốn có hiệu quả, xây dựng, kiện toàn chế độ quản lý nội bộ doanh nghiệp, hoàn thiện hạch toán kinh tế, giảm thiểu chi phí, tăng th ế m lợi nhuận, tăng cường việc giám đôc tài chính, duy trì kỷ luật tài chính. Từ đó, cương vị của ngành tài chính được chi tiết hoá ra các nghiệp vụ kế toán tài chính, đầu tư tài chính, khống chế tài chính, giám đốc tài chính... Cho nên, trong quá trình bố trí các cương vị công tác tài chính, cần phải tiến h à n h phân giải các chức năng tài chính, tiện cho việc tập trung lực lượng để giải quyết nhiều vấn đề trong hoạt động quản lý tài chính, nhằm đạt được mục tiêu quản lý tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác của ngành tài chính.
Quá trình phân giải chức năng của ngành tài chính phải chú ý đến các vấn đề dưới đây:
• Bảo đảm tính độc lập tương đối của chức năng cương vị. Nghiệp vụ của hoạt động tài chính được phân giải ra phải là các hoạt động có tính chất đơn nhất. Việc bố trí chia tách tài chính, kế toán có thể nảy sinh rõ chức năng tài chính. Trọng điểm quản lý vốn của tài chính và kế toán khác nhau, kế toán tiến hành quản lý có tính cơ sở đối với vốn của doanh nghiệp, còn tài chính tiế n h à n h quản lý có tính chỉ đạo đối với vốn của doanh nghiệp. Việc thiết chê chia tách tài chính và kế toán trực tiếp quan hệ đến công tác vận hành của ngành tài chính có hiệu suất cao hay không.
Hình thức tổ chức gộp tài chính kế to án ngày càng không thể đáp ứng được yêu cầu p h át triển của doanh nghiệp. Công tác tài chính doanh nghiệp đòi hỏi phải hoàn th à n h nhanh từ việc hạch toán đơn th u ầ n đến việc tham gia quản lý có chất lượng. Nên việc chia tách ngành tài chính và kế toán là không trá n h khỏi. Sau khi bố trí cơ cấu tài chính và cơ cấu kế to án xong, thì còn phải phôi hợp và hợp tác chặt chẽ để thực hiện mục tiêu chung là nhằm nâng cao hiệu quả k in h tế của doanh nghiệp. k ế t o á n phải cung cấp kịp thời cho tài chính những thông tin, số liệu thực, đáng tin cậy, đồng thòi dùng thông tin k ế to án đã nắm được để th a m gia vào
công tác kế hoạch tài chính và p h â n tích tài chính của doanh nghiệp, tiến h à n h giám đốc h o ạt động tài chính, phục vụ quyết sách kinh doanh của doanh nghiệp. Tài chính phải lợi dụng đầy đủ nhữ ng thông tin của kế toán cung cấp và nhữ ng tài liệu có liên q u a n khác để làm tốt công tác dự báo tài chính, k ế hoạch tài chính và p h â n tích tài chính, dựa vào số liệu hạch toán h à n g ngày để kịp thời điều hoà vốn. Những chỉ tiêu tài chính cụ th ể do dự báo và k ế hoạch tài chính xác định cũng phải cung cấp kịp thời cho k ế t o á n , làm căn cứ để khống chế và giám đốc h àn g ngày. Trong phạm vi q u ả n lý th ố n g n h ấ t của người quản lý tài chính, công tác tài chính và kế toán cũng phải tă n g cường môi liên hệ, giúp đỡ và hợp tác với nhau, mới có thể n ân g cao hiệu quả của hoạt động tài chính.
• Phân biệt các chức vụ không được kiêm nhiệm.
Bộ phận tài chính phải xác định rõ quyền lực, trách nhiệm và chức vụ giữa các n h ân viên trong nội bộ bộ phận đối với việc quản lý vốn, đó là cơ sở vững chắc để nâng cao hiệu quả kinh doanh, bảo toàn vốn và tăng cường kế toán của doanh nghiệp. Thí vụ, một n h â n viên vừa phụ trách ký phiếu chi, ghi sổ đăng ký chứng từ chi, lại vừa phụ trách công tác đối chiêu sổ sách của doanh nghiệp đối với ngân hàng, như vậy nếu n h ân viên đó giả mạo số tiền, tham ô các khoản tiền của doanh nghiệp, họ vẫn có thể che dấu việc ghi chép phiêu chi các khoản tiền tham ô, vả lại
do nắm được công tác đối chiếu sổ sách, nên làm cho các hành vi gian lận được che dấu không bị phát hiện. Như vậy, hai loại chức năng ký phiếu chi và ghi sổ đăng ký chứng từ chi với việc đối chiếu sổ sách ở ngân hàng là hai chức vụ không được kiêm nhiệm. Cho nên, hai loại chức năng đó cần phải do hai nhân viên đảm nhiệm để tiện việc khống chế.
• Hoạt động tài chính phải có tính chất khả thi
Sau khi cương vị chức nă ng của bộ phận tài vụ được bô trí, mọi hoạt động tài chính đều là những hoạt động cụ thể khả thi. Nếu chức năng không sát với thực tế, không có cách nào thao tác, thì khồng thể đạt mục tiêu của việc phân giải chức năng, càng không thể nói đến nâng cao hiệu quả. Thí dụ, một chức năng quản lý tài chính là “sử dụng vốn có hiệu quả”. “Sử dụng vốn có hiệu quả” là một hoạt động rất khó thao tác, nhưng để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, thì hoạt động đó phải sát thực tế. Vì vậy, ngành tài chính phải tiến hành phân tích tài chính, dựa vào số liệu kế toán để lập dự toán tài chính, cân nhắc một cách toàn diện kết cấu vốn của doanh nghiệp để có quyết sách điều hoà vốn... Như vậy “sử dụng vốn có hiệu quả” sẽ có thể từng bước sát với thực tế.
• Tránh trùng lặp và bỏ sót.
Trong quá trình bố trí chức năng tài chính, một mặt phải căn cứ theo tính chất chuyên nghiệp công tác của bộ
phận tài chính để xác định rõ chế độ trách nhiệm của từng cương vị chuyên môn, trá n h trù n g lặp giữa trách nhiệm của các cương vị tài chính. Như trong cương vị công tác kế toán, thì công tác th ủ quỹ và công tác kết toán phải được phân công rõ ràng, mỗi người có chức trách riêng, phải chấp h àn h nghiêm chỉnh theo yêu cầu nghiệp vụ. M ặt khác, việc phân giải chức năng của bộ phận tài chính lại không thể là việc phân giải tuyệt đối, để trá n h việc bỏ sót trong quản lý tài chính, thì nội bộ ngành phải tiến h àn h hợp tác chặt chẽ, hài hoà với nhau, không bỏ sót công việc. Sự trùng lặp, bỏ sót việc trong phân giải chức năng quản lý tài chính thường là căn nguyên của chức trách các cương vị không rõ ràng, đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau, ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả quản lý của ngành tài chính.
Các cư ơn g vị và ch ứ c trách ch ủ y ế u tr o n g c ô n g tác tài c h ín h
© Thủ quỹ.
Thủ quỹ là n h ân viên làm công tác trực tiếp giao thiệp tiền mặt trong cơ cấu kế toán. Căn cứ theo các quy định có liên quan của Nhà nước và tình hình thực t ế của các đơn vị, nói chung thủ quỹ có các chức trách dưới đây:
- Làm nghiệp vụ thu chi tiền m ặt và kết toán với ngân hàng.