II) Hoạt động cho thuê tài chính tại Công ty cho thuê tà
2. Thực trạng hoạt động của công ty cho thuê tài chính Ngân hàng
2.1 Quy trình nghiệp vụ cho thuê tài chính:
2.1.1 Công tác tiếp thị:
Phòng kinh doanh xây dựng chính sách tiếp thị và phơng pháp tiếp cận khách hàng:
- Thu thập thông tin về khách hàng
- Lập danh sách khách hàng, phân loại theo loại hình doanh nghiệp - Cử cán bộ tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu về nghiệp vụ cho thuê tài chính và các u điểm của cho thuê tài chính.
Có chính sách u đãi đối với các khách hàng đang giao dịch với công ty và khách hàng truyền thống của Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam
2.1.2. Hớng dẫn khách hàng về điều kiện tín dụng và lập hồ sơ thuê tài chính:
Khi khách hàng có đề xuất yêu cầu cho thuê tài chính, phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp hớng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ cho thuê tài chính. Nội dung hớng dẫn bao gồm:
- Về điều kiện, thủ tục cho thuê tài chính - Về việc thành lập hồ sơ cho thuê tài chính
- Trong quá trình hớng dẫn khách hàng, nếu khách hàng có yêu cầu những vấn đề cụ thể nh lãi suất, thời hạn thuê, cán bộ phòng kinh doanh xin ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo trớc khi trả lời chính thức khách hàng
2.1.3. Thẩm định hồ sơ khách hàng:
Sau khi nhận đợc hồ sơ xin thuê tài chính của khách hàng gửi cho công ty, cán bộ phòng kinh doanh có trách nhiêm kiểm tra hồ sơ, yêu cầu khách hàng cung cấp các tài liệu còn thiết và tiến hành thẩm định hồ sơ. Về cơ bản, hồ sơ cho thuê tài chính bao gồm:
- Giấy tờ chứng nhận về t cách pháp nhân
Đối với pháp nhân: Quyết định thành lập, Giấy phép hoạt động, Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, Chứng chỉ hành nghề nếu có, quyết định bổ nhiệm tổng giám đốc, kế toán trởng....
Đối với khách hàng đang có quan hệ thuê tài chính đối với công ty phải đối chiếu, kiểm tra tài liệu liên quan đến t cách pháp nhân của khách hàng về thời hạn hiệu lực, ngành nghề kinh doanh để bổ xung các tài liệu còn thiếu.
- Giấy đề nghị thuê tài chính:
Nội dung cơ bản của giấy đề nghị thuê tài chính theo mẫu qui định của Ngân hàng Nhà nớc, Phòng kinh doanh căn cứ theo mẫu qui định của ngân hàng Nhà nớc để trình Giám đốc công ty phê duyệt mẫu chính thức của công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Đầu t và Phát triển Việt Nam.
- Phơng án sản xuất kinh doanh đối với dự án xin thuê tài chính:
Bên thuê cần phải giải trình rõ dự định, mục đích, các điều kiện, để thực hiện phơng án, kế hoạch sử dụng tài sản thuê, tính toán hiệu quả kinh tế của tài sản thuê, nguồn trả nợ và kế hoạch trả nợ.
- Các văn bản đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo điều lệ quản lí đầu t và xây dựng có liên quan đến việc đầu t tài sản thuê nh: quyết định phê duyệt dự án, quyết định phê duyệt tổng mức đầu t, quyết định phê duyệt dự toán dự án đầu t, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Báo cáo tài chính hai năm gần nhất
- Các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài sản thuê (bảo lãnh, thế chấp, tham gia góp vốn..)
2.1.4. Điều tra thu thập, tổng hợp các thông tin về khách hàng thuê và dự án thuê tài chính:
Để quyết định đồng ý hay từ chối cho thuê, cán bộ phòng kinh doanh phải điều tra, thu thập và phân tích các nguồn thông tin về khách hàng bao gồm: thông tin do khách hàng cung cấp và thông tin do cán bộ công ty tự điều tra từ các nguồn thông tin ở các cơ quan có liên quan và thị trờng
Các phơng pháp thu thập thông tin - Phỏng vấn ngời thuê tài chính
- Những thông tin từ các ngân hàng có quan hệ thanh toán, tiền gửi, tín dụng với khách hàng.
- Những thông tin do khách hàng cung cấp từ hồ sơ vay vốn và sổ sách kế toán, báo cáo tài chính của bên thuê
- Các thông tin từ các tổ chức có liên quan và thông tin từ thị trờng - Điều tra thực tế tại nơi sản xuất kinh doanh của ngời đi thuê
Phỏng vấn dự án thuê tài chính, đề xuất các vấn đề cần bổ xung để hoàn thiện dự án thuê tài chính.
2.1.5. Quyết định cho thuê:
Sau khi thẩm định dự án thuê và tiến hành điều tra thu thập thông tin tìm hiểu khách hàng thuê theo qui định (không quá 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự án thuê) cán bộ phòng kinh doanh lập báo cáo thẩm định nêu rõ ý kiến của mình về dự án báo cáo phụ trách phòng. Phụ trách phòng kinh doanh sau khi kiểm tra hồ sơ và báo cáo thẩm định trình ban lãnh đạo công ty xem xét, quyết định đồng ý cho thuê hay từ chối, hay có ý kiến khác để làm căn cứ trả lời doanh nghiệp thuê
Giám đốc công ty hoặc Phó giám đốc đợc Giám đốc uỷ quyền là ngửời có thẩm quyền quyết định cho thuê hay từ chối cho thuê trên cơ sở tờ trình của phòng kinh doanh.
Những trờng hợp vợt mức phán quyết cho thuê với một khách hàng phải trình Tổng giám đốc Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam phơng án giải quyết để Tổng giám đốc xem xét quyết định
2.1.6. Ký kết hợp đồng cho thuê tài chính và tiến hành các thủ tục để thực hiện hợp đồng
Cán bộ phòng kinh doanh căn cứ mẫu hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nớc soạn thảo hợp đồng cho thuê tài chính.
Thực hiện các thủ tục cần thiết khi hơp đồng có hiệu lực
2.1.7. Thanh toán tiền mua tài sản dùng để cho thuê tài chính:
Sau khi ban lãnh đạo đã duyệt cho thuê, kí hợp đồng thuê tài chính với bên thuê và kí hợp đồng mua bán với bên cung ứng tài sản theo biên bản thoả thuận giữa bên thuê và bên cung ứng, phòng kinh doanh lập tờ trình đề nghị thanh toán căn cứ vào hợp đồng cho thuê tài chính và hợp đồng mua bán thiết bị.
Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính pháp lí của hồ sơ tài sản thuê tài chính và thanh toán tiền cho bên cung ứng theo tiến độ thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế sau khi kiểm tra hồ sơ đầy đủ hợp lệ
Hồ sơ gốc về cho thuê tài chính phòng kinh doanh bàn giao cho phòng hành chính quản lí, theo dõi. Sau khi công ty thu hồi hết phí thuê (bao gồm cả gốc và lẫi) công ty tiến hành thanh lí hợp đồng cho thuê tài chính
Cán bộ phòng kinh doanh phải lu giữ đầy đủ một bộ hồ sơ thuê tài chính và các văn bản bổ xung trong suốt quá trình theo dõi thu nợ, gia hạn nợ cho đến khi khách hàng trả hết nợ
2.1.8. Giao tài sản cho bên thuê: 2.1.8. Giao tài sản cho bên thuê:
Khi hợp đồng mua bán đợc thực hiện, Công ty tiến hành nghiệm thu và bàn giao tài sản thuê cho bên thuê.
- Đại diện Ban giám đốc - Đại diện phòng kinh doanh
- Đại diện phòng kế toán - hành chính
Khi tiến hành nghiệm thu bàn giao tài sản đề nghị lập biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản với các nội dung chủ yếu: Chi tiết các bộ phận của tài sản theo danh mục,chất lợng tài sản, tình trạng hoạt động của tài sản..
2.1.9. Quản lí tài sản thuê trong quá trình cho thuê: 2.1.9. Quản lí tài sản thuê trong quá trình cho thuê:
Tài sản thuê phải đợc thờng xuyên theo dõi, kiểm tra trong thời hạn thuê. Cán bộ tín dụng có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tài sản thuê. ít nhất trong 6 tháng cán bộ tín dụng phải trực tiếp kiểm tra tài sản thuê một lần . Tr- ờng hợp tài sản đặt ở xa, chi phí đi lại tốn kém, cán bộ tín dụng phải có tờ trình ban lãnh đạo để kí hợp đồng hợp tác với chi nhánh, đề nghị chi nhánh ngân hàng Đầu t và Phát triển kiểm tra, theo dõi tài sản thuê.
Cùng với công tác kiểm tra theo dõi tài sản thuê, cán bộ tín dụng còn phải thờng xuyên theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tình hình công nợ, khả năng trả nợ,...
Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện thấy bên thuê vi phạm hợp đồng cho thuê tài chính, cán bộ tín dụng phải báo cáo ban lãnh đạo ngay để giải quyết
2.1.10. Thu phí, gia hạn nợ, điều chỉnh kì hạn thuê, miễn giảm phí: 2.1.10. Thu phí, gia hạn nợ, điều chỉnh kì hạn thuê, miễn giảm phí:
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm đôn đốc khách hàng thuê thanh toán tiền thuê (gốc và lãi) đúng thời hạn thoả thuận trong hợp đồng cho thuê tài chính.
Trờng hợp bên thuê vì lí do khách quan dẫn đến tình hình sản xuất kinh doanh gặp khó khăn, việc trả tiền thuê gặp khó khăn. Nếu doanh nghiệp có văn bản đề nghị công ty cho thuê tài chính cho gia hạn nợ hoặc điều chỉnh kì hạn thuê hoặc xin giảm phí thuê, cán bộ tín dụng lập báo cáo trình Ban lãnh
đạo công ty giải quyết. Nguyên tắc gia hạn thời hạn thuê không quá 1/2 thời hạn thuê ban đầu.
Khách hàng phải có phơng án trả nợ trong thời gian gia hạn khả thi Nếu các khoản nợ không có đơn đề nghị gia hạn nợ của khách hàng và không đợc công ty chấp thuận gia hạn nợ đã quá hạn trả phải tiến hành chuyển nợ quá hạn và áp dụng các biện pháp kiên quyết để thu hồi nợ gốc và phí thuê. Cán bộ tín dụng có trách nhiệm lên phơng án thu hồi, thanh lí tài sản thuê và các phơng án khác để đề nghị bên thuê hoàn trả nợ trong thời gian ngắn nhất
2.1.11. Xử lí rủi ro: 2.1.11. Xử lí rủi ro:
Trong thơì hạn thuê, nếu bên thuê gặp rủi ro trong sản xuất kinh doanh hoặc rủi ro xảy ra trực tiếp với tài sản thuê, theo hợp đồng cho thuê tài chính bên thuê sẽ có phong án khắc phục rủi ro ngay lập tức, cán bộ tín dụng trinh ban lãnh đạo để xử lí:
- Xây dựng phờng án giúp bên thuê khắc phục khó khăn, nhanh chóng ổn định tình hình sản xuất kinh doanh
- Thu hồi tài sản thuê, tổ chức thanh lí tài sản thuê - Đề nghị cơ quan bảo hiểm thanh toán tiền bảo hiểm
- Đề nghị bên bảo lãnh của bên thuê thực hiện trách nhiệm bảo lãnh - Các biện pháp khác
2.1.12. Thanh lí hợp đồng: 2.1.12. Thanh lí hợp đồng:
Sau khi bên thuê hoàn thành các nghĩa vụ qui định trong hợp đồng cho thuê tài chính, cán bộ tín dụng lập biên bản thanh lí hợp đồng thuê tài chính, trình ban lãnh đạo công ty làm thủ tục thanh lí với bên thuê
Tròng hợp bên thuê không nhận lại tài sản thuê, cán bộ tín dụng phải lập phuơng án xử lí tài sản thuê theo nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả.
2.1.13. L
Việc lu giữ hồ sơ cho thuê tài chính thực hiện theo qui định về lu trữ bảo quản hồ sơ
2.1.14. Thực hiện chế độ báo cáo cho thuê tài chính: 2.1.14. Thực hiện chế độ báo cáo cho thuê tài chính:
- Phòng kinh doanh có trách nhiệm báo cáo d nợ cho thuê tài chính và tình hình thu nợ, theo dõi thu nợ đối với khách hàng theo định kì hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc
Phòng kế toán lập báo cáo kế toán, báo cáo phải thu, phải trả, tình hình sử dụng vốn và huy động vốn theo định kì báo cáo của ban giám đốc