TP.HỒ CHÍ MINH
2.1. Tiếp nhận chứng từ:
Đối với CVTTQT:
- Nhập văo bảng theo dõi của bộ phận
- Tâch chứng từ để kiểm tra về mặt số lượng vă ghi câc thông tin về BCT như ngăy, giờ nhận, số bản gốc, số bản copy của từng loại chứng từ… văo Bảng kí chứng từ nhập khẩu theo mẫu biểu MB-QT.LCNK/01
- Scan BCT ngay sau khi tâch vă gửi tới TTXLNV theo đúng quy trình luđn chuyển hồ sơ, câc hồ sơ cần gửi bao gồm:
Bản cover của ngđn hăng đòi tiền
Bảng kí chứng từ nhập khẩu
01 bản gốc của mỗi loại chứng từ
Thư yíu cầu bảo lênh/kí hậu B/L của khâch hăng có xâc nhận của đơn vị
- Lưu giữ BCT gốc văo tủ có khóa trong khi đợi kết quả kiểm tra BCT của TTXLNV
Đối với CVTT & TTTMNK:
- Nhập văo bảng theo dõi của bộ phận về chi tiết số hồ sơ mới nhận - Lấy hồ sơ mở L/C để ghĩp chuẩn bị cho bước kiểm tra
- Giao hồ sơ cho lênh đạo phòng để phđn công CVTT &TTTMNK kiểm tra
Kiểm tra chứng từ:
- CVTT & TTTM kiểm tra tính phù hợp của BCT theo thư tín dụng trín cơ sở BCT gốc nhận được hoặc BCT scan vă Bảng kí chứng từ do đơn vị gửi lín. Thời hạn kiểm tra vă ra kết quả: trong vòng tối đa lă 1 năy lăm việc kể từ sau ngăy nhận BCT.
- CVTT & TTTMNK ghi đầy đủ nội dung kiểm tra (nếu có sai sót) vă số bản chứng từ nhận được (đối với trường hợp TTXLNV nhận dược BCT trực tiếp) văo “Bảng kí chứng từ nhập khẩu” theo mẫu có mê hiệu MB– QT.LCNK/01.
- Tiến hănh nhập dữ liệu của BCT trín T24 để lập thông băo về tình trạng BCT.
Xử lý lập thông bâo:
CVTT & TTTMNK đưa đầy đủ thông tin, dữ liệu có liín quan đến BCT văo T24 vă hệ thống T24 sẽ sinh ra câc thông bâo về tình trạng của BCT. Câc thông bâo chưa có định dạng trín T24 sẽ do TTXLNV soạn vă scan gửi cho đơn vị theo Quy trình luđn chuyển hồ sơ.
2.2. Kiểm soât, phí duyệt kết quả kiểm tra vă nguyín tắc lưu giữ BCT tại TTXLNV
Kiểm soât:
KSV kiểm soât lại câc nội dung của BCT so với kết quả kiểm tra chứng từ của CNTT & TTTM.
Phí duyệt:
Cấp quản lý phòng phđn công câc CVTT & TTTM/KSV kiểm tra BCT. Nếu đồng ý với nội dung kết quả kiểm tra BCT sẽ phí duyệt trín T24 để tạo thông bâo tình trạng BCT.
Nguyín tắc lưu giữ BCT:
Sau khi phí duyệt, cấp phí duyệt chuyển toăn bộ BCT cho CVTT & TTTM để cất hồ sơ sau khi xử lý kiểm tra như sau:
- BCT (bao gồm cả phiếu kiểm chứng từ vă bản cover đính kỉm) được lưu văo 01 file hồ sơ riíng.
- Hồ sơ L/C cùng BCT photo được cất văo tủ hồ sơ, lưu theo ngăy đến hạn thanh toân/chấp nhận thanh toân/thông bâo sai biệt của mỗi BCT.