lập hiểu biết và cập nhật văn bản chế độ chính sách
Từ kết quả khảo sát và thực tế để nâng cao nhận thức, hiểu biết của các đơn vị SNCL trong việc chấp hành quy trình, thủ tục kiểm soát chi thường xuyên và cập nhập các văn bản chế độ chính sách kịp thời, KBNN cần phải thường xuyên tổ chức hội
đó, một mặt giúp cho KBNN Khánh Hòa nắm bắt được những khó khăn, vướng mắc
cũng như các đề xuất kiến nghị của các đơn vị SNCL trong quá trình KSC NSNN qua
KBNN; mặt khác, KBNN Khánh Hòa cũng có thể tuyên truyền giải thích và hướng dẫn cho các đơn vị giao dịch hiểu và thực hiện đúng quy trình, thủ tục kiểm soát chi NSNN qua KBNN.
Phối hợp với cơ quan Tài chính tại địa phương trong việc triển khai, hướng dẫn
thực hiện các văn bản có liên quan đến KSC NSNN.
Thường xuyên tuyên truyền các chủ trương và cơ chế KSC NSNN qua KBNN
trên các phương tiện thông tin đại chúng cho các đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN. Qua đó, góp phần nâng cao được nhận thức chung của các đơn vị trong việc thực hiện các quy định của Luật NSNN.
3.2.1.5. Xây dựng văn hóa tổ chức KBNN Khánh Hòa
Văn minh, văn hóa được thể hiện trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các
tập thể cá nhân. Mục tiêu của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 là phải tiến tới xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính trong sạch, vững mạnh, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả và văn hóa công sở là cần thiết, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, đặc biệt là hiện đại hóa nền hành chính.
KBNN Khánh Hòa với đặc thù là một đơn vị phục vụ, thường xuyên tiếp xúc
với nhân dân, với các cơ quan hữu quan trong tỉnh, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện
đại nơi công sở chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp, yếu tố con
người mới là quan trọng hơn cả. Con người mới là yếu tố quyết định văn hóa công sở.
Văn hóa công sở bao gồm tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình như trình độ nhận thức, môi trường cảnh quan, phương pháp tổ chức, phương tiện làm việc, đạo
đức và đặc biệt là phong cách giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng
một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và đạt hiệu quả cao.
Trong những năm gần đây, vấn đề văn hóa giao tiếp, thái độ phục của cán bộ công chức, đặc biệt là cán bộ làm nhiệm vụ KSC luôn được lãnh đạo KBNN Khánh
Hòa đặc biệt quan tâm. Thực tế hiện nay, mặt dù đã có nhiều quy định ban hành như 9
tiêu thức văn minh, văn hóa nghề kho bạc, 10 điều kỷ luật của ngành, nội quy cơ quan tuy nhiên vẫn còn một bộ phận không nhỏ cán bộ KSC có thái độ thiếu tôn trọng, thiếu lịch sự, có thái độ “ ban phát” hơn là “ phục vụ” khiến cho không ít khách hàng giao dịch phàn nàn, ảnh hưởng đến uy tín của ngành. Chính vì vậy kết quả khảo sát khách
hàng về thái độ phục vụ của cán bộ KSC kho bạc còn thấp ( chỉ ở mức trung bình).Văn minh văn hóa công sở là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và hiệu lực của đơn vị. Vì Vậy, để xây dựng văn minh, văn hóa nghề kho bạc đặc biệt là thái độ phục vụ của cán bộ KSC cần thực hiện tốt các giải pháp sau:
- Tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức về văn minh, văn hóa
nghề kho bạc và tầm quan trọng của văn minh, văn hóa trong môi trường làm việc hiện
nay. KBNN Khánh Hòa có thể tổ chức các buổi nói chuyện và khóa học về văn hóa ngành, hoặc phát động các cuộc thi tìm hiểu, xây dựng cơ sở dữ liệu về văn hóa ngành Kho bạc để cán bộ công chức tự tìm hiểu. Nên chuẩn bị trước nội dung cần phổ biến xuyên suốt giai đoạn này, từ cơ bản đến nâng cao. Mục đích của những việc làm này là giúp cho cán bộ công chức hiểu về văn hóa ngành và ý thức được lợi ích của nó đối với sự phát triển của bản thân và đơn vị. Có thể mời các báo cáo viên về tập huấn cho cán bộ công chức về nội dung này.
- Xây dựng quy chế làm việc có quy định cụ thể về vấn đề giao tiếp, ứng xử của cán bộ công chức trong đó quy định phong cách giao tiếp qua điện thoại, đối thoại trực tiếp cần lịch sự, nhã nhặn, nói ngắn gọn, dễ hiểu, thuyết phục; cần tổ chức thảo luận vấn đề này thường xuyên trong đơn vị để tạo thành nề nếp; hàng tháng phát phiếu
khảo sát ý kiến khách khách hàng giao dịch về thái độ phục vụ của cán bộ KSC, giao
cho lãnh đạo các phòng nghiệp vụ trong đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra, nhắc nhở, phê bình, hàng tháng có đánh giá, chấm điểm và đây là cơ sở để bình xét thi đua cuối năm.
- Thường xuyên cập nhập thông tin tuyên truyền về công tác cải cách hành chính
và kỹ năng giao tiếp trên trang thông tin điện tử của KBNN Khánh Hòa để CBCC biết.
Tổ chức sinh hoạt chuyên đề liên quan đến cuộc vận đông “ Học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh” trong toàn đơn vị. Qua đó cán bộ công chức sẽ nâng cao
ý thức trách nhiệm trong thực thi công vụ, rèn luyện kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ đối với khách hàng giao dịch.
- Ứng dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt
động của KBNN Khánh Hòa. Công khai các quy trình, thủ tục nghiệp vụ tại trụ sở của
đơn vị, trên trang thông tin điện tử của ngành. Theo đó, nhận thức của cán bộ công
chức kho bạc phải tạo cho mình một “ tác phong chuyên nghiệp”, biết nhận trách nhiệm của mình, biết xin lỗi, biết lắng nghe và biết nói lời cảm ơn chân thành.
- Lãnh đạo đơn vị phải phân công , sắp xếp công việc phù hợp với năng lực, sở
trường của từng người; tạo môi trường làm việc thân thiện, kịp thời biểu dương khen
thưởng những cá nhân xuất sắc, xây dựng tập thể đơn vị đoàn kết, thống nhất, quan
tâm đến đời sống của cán bộ công chức khi ốm đau, hiếu hỉ.
Thái độ ứng xử của cán bộ công chức là thói quen không dễ bỏ, dễ thay đổi ngày
một ngày hai, tuy nhiên nếu mỗi cán bộ công chức đều nỗ lực sẽ đạt được những kết
quả nhất định, bảo vệ danh dự, uy tín của ngành KBNN, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của
cơ quan KBNN Khánh Hòa trong nhận thức, trong mắt của nhân dân, của các đơn vị
giao dịch trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.
3.2.1.6. Hoàn thiện chứng từ trong kiểm soát chi thường xuyên
Theo kết quả khảo sát từ khách hàng, mẫu biểu thanh toán tại KBNN: giấy rút dự toán ngân sách (mẫu C2-02/NS quy định tại Thông tư 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc) là chứng từ kế toán do đơn vị sử dụng ngân sách lập để rút kinh phí thường xuyên của ngân sách bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản và ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử (mẫu C4-02/KB quy định tại Thông tư 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013) là chứng từ kế toán do khách hàng lập, yêu cầu KBNN trích tài khoản của mình cho đối tượng thụ hưởng hiện nay vẫn còn rườm rà,
phức tạp, chưa thuận tiện cho các đơn vị trong việc thanh toán do có quá nhiều thông
tin trên một chứng từ, cụ thể là ở cột nội dung thanh toán cả hai mẫu C2-02/NS và C4- 02/KB đều có 2 phần: phần nộp thuế và phần thanh toán, tuy nhiên phần nộp thuế chỉ
sử dụng cho chi đầu tư xây dựng cơ bản khi KBNN thực hiện khấu trừ 2% thuế giá trị
gia tăng. Nhưng hiện nay, giấy rút dự toán ngân sách và ủy nhiệm chi chuyển khoản,
chuyển tiền điện tử đều áp dụng cho cả 2 nội dung chi: chi đầu tư xây dựng cơ bản và
chi thường xuyên. Điều này là không cần thiết đối với các khoản chi thường xuyên. Bên cạnh đó, trên một chứng từ có đến ba dòng số tiền bằng chữ; trong trường hợp đơn vị không nộp thuế mà chỉ thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì phải ghi hai dòng số tiền bằng chữ giống nhau trên một chứng từ thanh toán. Vì vậy các đơn vị giao dịch thường xuyên ghi nhầm lẫn dòng số tiền bằng chữ khi thanh toán
tại KBNN Khánh Hòa. Để đơn giản, dễ hiểu và tránh nhầm lẫn, sai sót, đề xuất cải tiến
mẫu biểu C2-02/NS và C4-02/KB áp dụng cho chi thường xuyên theo hướng sau:
Bỏ phần nộp thuế đối với mẫu ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử
và giấy rút dự toán ngân sách ở nội dung thanh toán.
Bỏ phần thông tin nộp thuế.
Đối với chứng từ do phòng Kế toán kiểm soát không cần đưa các thông tin kiểm soát của phòng Kiểm soát chi vào.
Chỉ để lại một dòng số tiền bằng chữ.
Việc cải tiến mẫu biểu theo đề xuất trên sẽ giúp việc lập chứng từ kế toán của các đơn vị SNCL được dễ dàng hơn, mặt khác cán bộ KSC của kho bạc cũng tránh được sai sót trong quá trình kiểm soát các thông tin trên chứng từ.
3.2.1.7 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN đối với đơn vị
SNCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính
Hiện nay theo quy định, khi thực hiện kiểm soát chi đối với đơn vị SNCL thực
hiện cơ chế tự chủ tài chính, cán bộ KSC phải căn cứ vào các định mức chi theo Quy
chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; đối với những khoản chi không quy định trong quy chế
chi tiêu nội bộ việc kiểm soát căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn hiện hành. Khi thanh toán tại kho bạc ngoài giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi chuyển khoản, chuyển tiền điện tử đơn vị phải kèm theo hồ sơ, tài liệu có liên quan đến khoản chi. Nghĩa là kho bạc phải kiểm soát tất cả các khoản chi tiêu của đơn vị, điều này chưa tạo chủ động cho các đơn vị trong chi tiêu. Do vậy cần đổi mới công tác kiểm soát chi theo hướng trọng tâm, trọng điểm, phân loại các khoản chi theo nội dung gắn với việc tăng cường tính chủ động, tự chịu trách nhiệm trong việc chi tiêu ngân sách của các đơn vị, theo hướng:
- KBNN chỉ kiểm soát các khoản chi mua sắm tài sản, phương tiện, sửa chữa các tài sản có giá trị lớn, các khoản chi theo tiêu chuẩn, định mức, mức chi có tính bắt
buộc chung theo quy định của nhà nước như: mua sắm ô tô; chế độ điện thoại công vụ
tại nhà riêng…
- Đối với các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, chi hoạt động nhỏ lẻ thường xuyên phát sinh tại đơn vị như văn phòng phẩm, công tác phí, hội nghị, tiếp khách… đơn vị được chủ động chi tiêu trong phạm vi dự toán được giao. Khi thanh toán tại kho bạc đơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ. Đối với các khoản tạm ứng khi thực hiện thanh toán với kho bạc đơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ thanh toán. KBNN không
kiểm soát các hồ sơ chứng từ có liên quan, thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị SNCL
thực hiện cơ chế tự chủ tài chính chịu trách nhiệm về nội dung khoản chi, KBNN chỉ
kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ tức là chỉ kiểm tra các thông tin trên chứng từ,
mẫu dấu , chữ ký của đơn vị.
3.2.1.8. Tăng cường thanh toán trực tiếp từ KBNN đến người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. dịch vụ.
Một trong những nguyên tắc của chi thường xuyên NSNN là chi trực tiếp qua
KBNN. Nguyên tắc này đòi hỏi việc chi NSNN thực hiện trực tiếp từ KBNN cho
người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Thực tế hiện nay tình hình
tạm ứng tiền mặt về chi hành chính tại đơn vị, kể cả các khoản chi thanh toán cho cá
nhân vẫn còn nhiều, đặc biệt vào thời điểm cuối năm. Để tăng cường thanh toán trực tiếp từ KBNN cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần quy định cụ thể đối với những nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khu vực công phải có tài khoản tại ngân hàng hoặc KBNN; quy định cụ thể những nội dung nào không được phép chi bằng tiền
mặt, tránh trường hợp đơn vị chia nhỏ nội dung chi bằng tiền mặt đối với các khoản
chi mua văn phòng phẩm, mua công cụ dụng cụ văn phòng, chi nghiệp vụ chuyên môn
khác trong thanh toán tạm ứng để lách luật. Có chế tài xử lý đối với thủ trưởng đơn vị vi phạm quy định trong hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế và tiến tới
chấm dứt thanh toán từ NSNN bằng tiền mặt. Tích cực tuyên truyền các đơn vị thực
hiện chi trả lương và các khoản thanh toán cá nhân qua thẻ ATM để các đơn vị thấy
được lợi ích của việc sử dụng thẻ. Phấn đấu trong thời gian tới 100% đơn vị SNCL
thực hiện thanh toán cá nhân qua thẻ ATM. Kiến nghị đầu tư trang bị máy ATM, nâng
cao chất lượng phục vụ nhất là ở những khu vực thành phố đồng thời mở rộng thêm máy ATM tại các huyện miền núi Khánh Sơn, Khánh Vĩnh. Bên cạnh đó các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cần phải đưa ra nhiều dịch vụ tiện ích để người hưởng
lương có thể sử dụng tiền lương của họ để thanh toán cho việc mua sắm hàng hóa, dịch
vụ.
Thực hiện tốt thanh toán trực tiếp từ KBNN đến người cung cấp hàng hóa, dịch
vụ sẽ thúc đẩy KBNN hiện đại hóa công nghệ thanh toán, giảm đáng kể khối lượng công việc như vận chuyển, kiểm đếm, bảo quản tiền mặt trong kho. Tiến tới mô hình kho bạc hiện đại “ Kho bạc nhưng không có bạc trong kho”.
3.2.1.9 Thực hiện kiểm soát chi NSNN đối với đơn vị SNCL thực hiện cơ chế tự
chủ tài chính theo kết quả đầu ra
Quản lý ngân sách hiện nay dựa trên phương thức soạn lập ngân sách theo khoản mục đầu vào, không chú trọng đến các kết quả đầu ra gắn với các mục tiêu, chiến lược ưu tiên. Quá trình soạn lập cũng như chấp hành ngân sách đều tập trung vào các định mức chi tiêu theo đầu vào và kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ các định mức này, mà không quan tâm đến kết quả đầu ra. Việc phân bổ ngân sách dựa vào việc chi tiêu của năm trước, hạn chế gia tăng chi tiêu so với giới hạn này. Việc chú trọng các yếu tố đầu vào trong soạn lập và thực thi ngân sách ngày càng bộc lộ nhiều bất cập,
khiến các đơn vị sử dụng ngân sách chỉ quan tâm xin thêm ngân sách bằng cách gia
tăng các đầu vào và sử dụng hết ngân sách được giao với các chứng từ hợp lệ. Việc
KSC tại kho bạc hiện nay chủ yếu KSC theo đầu vào, có nghĩa kho bạc phải chịu trách
nhiệm kiểm soát các khoản chi của các đơn vị sử dụng ngân sách theo đúng chế độ,
tiêu chuẩn định mức. Tuy nhiên, với điều kiện hiện nay KSC theo đầu vào bị hạn chế hiệu quả bởi các nguyên nhân sau:
Thứ nhất, các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt. Tuy nhiên dự toán
hiện nay chất lượng chưa cao, dự toán đầu năm được duyệt thường rất chậm, do vậy phải tạm cấp dự toán đầu năm. Bên cạnh đó, tình trạng điều chỉnh dự toán còn xảy ra khá phổ biến ở các cấp ngân sách.