đơn vị SNCL thực hiện cơ chế tự chủ tài chính qua KBNN Khánh Hòa
Từ năm 2008, KBNN Khánh Hòa thực hiện giao dịch một cửa trong KSC
thường xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ
với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối
cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Khánh Hòa được thực hiện theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN, ban hành Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi
thường xuyên ngân sách nhà nước qua KBNN. Quy trình giao dịch được thể hiện tại
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Khánh Hòa.
*Các bước thực hiện trong quy trình
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN.
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải
quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định. Trường hợp hồ
sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trường hợp hồ
khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn
chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ
những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại
KBNN Khánh Hòa. Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi Hướng đi của chứng từ thanh toán
Bước 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng
từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện
thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu số dư tài khoản không đủ,
1 2 7 3 6 5 5 4
Thủ quỹ Thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
viên Giám đốc Trung tâm thanh toán Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.
- Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm
ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc
(hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán
trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh
đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng
từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ,
chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
+ Đối với thanh toán bù trừ điện tử: thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ
giấy sang chứng từ điện tử, lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ
trì; trình kế toán trưởng ( người được ủy quyền) ký chứng từ trên máy; trình giám đốc
( người ủy quyền) ký bảng kê.
+ Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc: căn cứ chứng từ giấy được lãnh đạo phê duyệt do cán bộ KSC chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho
kế toán trưởng (người được ủy quyền). Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ điện tử.
Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (người được ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC đóng dấu kế toán lên các
liên chứng từ, chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo quy định gồm: liên chứng từ kế toán; dự toán NSNN được duyệt; bảng đăng ký biên chế quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp
đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sữa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
Cán bộ KSC trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
soát chứng từ chi tiền mặt ( ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy chứng minh nhân dân; số tiền bằng số và bằng chữ );
Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “ thủ quỹ ” và đóng dấu “ đã chi tiền “ lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;
Thủ quỹ trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Sau hơn 4 năm thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN đối với cả KBNN Khánh Hòa và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ
được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh
gọn, thuận tiện, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong
việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên
chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ
hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch
trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp như quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chưa linh hoạt nên trong điều
kiện khối lượng công việc tương đối nhiều đối với một cán bộ KSC như hiện nay thì
cán bộ KSC khó có thể đáp ứng được về mặt thời gian đối với trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút; hay trường hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp. Mặt khác, ngoài bộ phận một cửa trong KSC thường xuyên vẫn còn tồn tại một bộ
phận một cửa trong KSC đầu tư do phòng KSC thực hiện. Điều đó có nghĩa vẫn còn
tồn tại hai cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả KSC tại KBNN Khánh Hòa, vì vậy chưa
thực sự thuận lợi, đơn giản cho các đơn vị giao dịch.