9. Kết cấu luận văn
3.2.2. Triển khai áp dụng TCVN ISO 9001:2008 ở doanh nghiệp một
thích hợp
3.2.2.1. Xây dựng hệ thống văn bản, hồ sơ đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn nhưng cần ngắn gọn, phù hợp.
a) Hệ thống văn bản
Doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện hệ thống chất lượng dạng văn bản để đảm bảo sản phẩm phù hợp yêu cầu quy định. Thông thường bộ tài liệu về hệ thống QLCL bao gồm 4 nấc được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau :
85 Mô tả - Các biểu mẫu - Các ghi chép Sổ tay chất lƣợng (Tầng 1) Các quy trình thủ tục (Tầng 2) Các hƣớng dẫn công việc (Tầng 3) Các tài liệu hỗ trợ (Tầng 4)
Hình 3.1. Sơ đồ phân tầng hệ thống văn bản [ 31; tr.35]
Doanh nghiệp phải xác định mức độ của hệ thống tài liệu cần thiết và phương tiện thông tin được sử dụng. Việc xác định này tùy thuộc vào các yếu tố như quy mô và loại hình tổ chức, sự phức tạp của sản phẩm, yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định tương ứng, năng lực của nhân viên đã được chứng minh và mức độ cần thiết để chứng tỏ việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống QLCL.
b) Hệ thống hồ sơ ngắn gọn, phù hợp
Một hệ thống hồ sơ tốt là một hệ thống ngắn gọn, đầy đủ nhưng đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Tiêu chuẩn không yêu cầu về số trang của hệ thống tài liệu. Thực tế cho thấy hệ thống càng đơn giản và dễ hiểu bao nhiêu thì số điểm không
Mô tả
- Phạm vi áp dụng
- Chính sách mục tiêu chất lượng - Giới thiệu về tổ chức(tên tổ chức, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức - Danh mục các quy trình, hướng dẫn đã ban hành
Mô tả
- Các quy trình (thủ tục) áp dụng cho hệ thống QLCL
Mô tả
- Các công việc được thực hiện như thế nào
86
phù hợp được phát hiện trong các kỳ đánh giá càng ít bấy nhiêu và hiệu quả áp dụng càng cao, Điều đó có được là do mọi người dễ dàng hiểu và thực hiện theo các yêu cầu của hệ thống chất lượng.
Ngoài việc thiết kế hệ thống hồ sơ ngắn gọn còn đòi hỏi phải phù hợp với doanh nghiệp để thấy rõ nó là một công cụ quản lý, điều hành cho doanh nghiệp. Khi hệ thống hồ sơ phù hợp thì mới dễ phổ biến tới toàn bộ nhân viên và giúp mọi người trong doanh nghiệp tiếp thu nhanh chóng phương thức quản lý mới, hệ thống hồ sơ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng và thực hiện một cách dễ dàng và đem lại hiệu quả. Phù hợp ở đây có nghĩa là phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp, cơ cấu quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ của cán bộ công nhân viên. Để làm được điều này, ngay từ khi thiết kế hệ thống, doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc thiết kế hệ thống hồ sơ sao cho có thể phản ánh sát thực nhất những quy trình công việc cũng như những mối tương giao giữa chúng. Khi xây dựng hệ thống hồ sơ văn bản, hãy mô tả chính xác cách thức mà doanh nghiệp đang làm hoặc sẽ làm, vì TCVN ISO 9001:2008 chỉ yêu cầu việc phải làm, còn việc thực hiện cụ thể là do chính thực tế doanh nghiệp quyết định. Mỗi một doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng biệt, có những khó khăn và thuận lợi khác nhau nên cần phải xây dựng hệ thống hồ sơ, văn bản cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất NUĐC tỉnh Bạc Liêu là doanh nghiệp nhỏ, quy trình công nghệ sản xuất còn đơn giản, trình độ cán bộ quản lý và công nhân còn hạn chế thì việc xây dựng một hệ thống hồ sơ ngắn gọn, dễ hiểu, phù hợp với điều kiện doanh nghiệp là việc làm cần thiết.
3.2.2.2. Tập trung vào các chính sách, quy trình sản xuất và kiểm soát dòng sản phẩm để quản lý và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải tuân thủ các chính sách, quy định của nhà nước về các điều kiện trong sản xuất cũng như trong việc bảo đảm chất lượng sản phẩm, đó là Luật chất lượng hàng hóa, Luật an toàn thực phẩm, Luật tiêu
87
chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, các nghị định, thông tư hướng dẫn, các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật và một số quy định khác…Trên cơ sở đó doanh nghiệp cũng