Bộ phận tìm kiếm thông tin về đấu thầu do phòng Kinh tế kỹ thuật đảm nhận qua nhiều kênh. Các nhân viên của bộ phận thực hiện việc tìm kiếm các thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua các kênh cá nhân hay qua giới thiệu của Công ty mẹ. Hiện nay, Công ty đang sử dụng một cách hiệu quả kênh thông tin từ cá nhân và từ Công ty mẹ, đây là những kênh thông tin phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệ và không mang tính chuyên nghiệp nhưng lại dễ mang lại khả năng thắng thầu lớn cho Công ty. Tuy nhiên, về lâu dài Công ty vẫn đang từng bước nâng cao khả năng tìm kiếm thông tin một cách chuyên nghiệp từ khâu thu thập thông tin, lọc và tìm kiếm một cách có quy mô rộng lớn hơn nữa từ nhiều kênh khác nhau.
Sau khi thu thập đủ thông tin, phòng kinh tế kỹ thuật phân tích, đưa ra ý kiến về việc tham dự gói thầu và lập báo cáo để giám đốc quyết định. Nếu được sự cho phép của giám đốc, phòng kinh tế kỹ thuật mua HSMT theo chi phí trong kế hoạch mà giám đốc đã phê duyệt.
VD: Xem xét gói thầu “Thi công xây lắp và trang bị phòng sạch” thuộc dự án
Trung tâm kiểm tra y học và chăm sóc sức khỏe cho vận động viên Quốc gia, bộ phận thu thập thông tin có những thông tin cơ bản như sau:
* Tên công trình, nguồn vốn:
-Gói thầu: Thi công xây lắp và trang bị phòng sạch.
-Thuộc dự án :Trung tâm kiểm tra y học và chăm sóc sức khỏe cho vận động viên quốc gia.
-Chủ đầu tư: Viện khoa học thể dục thể thao.
-Nguồn vốn: Vốn Ngân sách Nhà nước cấp.
-Địa điểm xây dựng : Số 141 Nguyễn Thái Học, quận Ba Đình,Hà Nội. * Nội dung công việc chủ yếu của gói thầu:
- Xây dựng hoàn thiện toàn bộ các hạng mục của dự án theo đúng Hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt.
-Xây dựng cải tạo phần diện tích 299m2 tại tầng 1 và 52m2 tại tầng 2- Viện khoa học Thể dục thể thao - Số 141 Nguyễn Thái Học, quận Đống Đa, Hà Nội và trang bị một số thiết bị cho phòng thi nghiệm
-Xây dựng hệ thống điện, nước.
-Hệ thống Phòng cháy chữa cháy.
-Hệ thống phòng chống mối.
-Hệ thống Điều hoà.
* Các thông tin về thời gian mua HSMT, nộp HSDT và mở thầu:
Ngoài các thông tin cơ bản trên đây, cán bộ phòng dự án còn tìm hiểu các thông tin khác qua tổ chức nghiên cứu khảo sát hiện trường, yêu cầu bên mời thầu giải đáp thắc mắc (nếu có)
=>> Qua thông tin thu thập được từ Internet cùng với các đối tác về gói thầu này, cán bộ phòng kinh tế kỹ thuật đã xem xét, phân tích và đánh giá khả năng thắng gói thầu này và gửi báo cáo cho giám đốc để quyết định tham gia đấu thầu gói thầu này với giá trị của bộ HSMT là 1000.000 đồng.