Công ty CPXDĐTSH cần tổ chức thực hiện tốt hơn nữa nội dung các công việc trong quy trình:
+ Công tác thu thập thông tin, mua HSMT
Đây là một khâu quan trọng quyết định đến hiệu quả công tác dự thầu nên Công ty cần có nâng cao hơn nữa chất lượng của công tác thu thập thông tin bằng các giải pháp:
• Xây dựng phòng Marketing có đủ các cán bộ nhân viên có trình độ tin học cao để tăng cường thu thập thông tin trong ba mảng chính: thông tin về chủ đầu tư, thông tin về gói thầu và thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
* Đối với chủ đầu tư, cần tìm hiểu kỹ về tình hình năng lực của họ để tránh
những được sự gian lận của họ, để đảm bảo về lợi nhuận mang lại cho Công ty nếu được thực hiện công trình. Đồng thời, bộ phận thu thập thông tin phải chủ động nắm rõ mục tiêu của chủ đầu tư khi xây dựng công trình là gì? ( chất lượng cao, chi phí thấp hay thời gian hoàn thành ngắn…) để có chiến lược phù hợp nhằm đáp ứng tốt nhất có thể trong HSDT, nâng cao khả năng thắng thầu.
* Đối với các thông tin về gói thầu: Công ty cần nâng cao kỹ năng chuyên
môn về tìm kiếm thông tin, đa dạng hóa các kênh tìm kiếm thông tin và giảm dần sự phụ thuộc vào nguồn thông tin cơ bản trước đây là từ Công ty mẹ. Xây dựng các văn phòng, trụ sở trên các tỉnh thành để có thể nắm rõ nhu cầu xây dựng và thông tin về các gói thầu một cách rộng rãi nhằm gia tăng cơ hội tiếp cận với tất cả các gói thầu trong khả năng của mình.
* Đối với các đối thủ cạnh tranh: cần cử các chuyên viên của phòng Marketing
tìm hiểu cụ thể về từng đối thủ cạnh tranh nhằm tìm ra các lợi thế, chiến lược và động thái của họ khi cùng tham gia dự thầu chung gói thầu đó nhằm có những đối sách cạnh tranh phù hợp đồng thời có thể tìm được các nhà thầu liên doanh phù hợp
nhất với mình khi tham dự các gói thầu lớn.
• Bộ phận thông tin còn phải có kế hoạch cụ nhằm xây dựng các mối quan hệ, duy trì quan hệ với khách hàng truyền thống và mở rộng khách hàng lâu dài, tìm kiếm thêm các đối tác chiến lược.
• Bộ phận thông tin cũng phải nắm rõ về công ty mình, từ các lợi thế đến tình hình hoạt động của Công ty. Cập nhật liên tục về tiến độ và nội dung đã làm được trong HSDT nhằm phát hiện những sai sót có thể có trong nội dung HSDT do thông tin không trùng khớp.
• Cần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác phân tích thông tin và ra quyết định dự thầu, sử dụng các cán bộ có trình độ ngoại ngữ tốt, có trình độ tin học cao, nhiều kinh nghiệm, có đầu óc quan sát, có khả năng xử lý, sàng lọc thông tin và đưa ra các quyết định hiệu quả về việc có tham gia gói thầu hay không.
• Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này một các chuyên nghiệp và hiệu quả. Tìm kiếm, đào tạo và nâng cao khả năng về công nghệ tin học cho các cán bộ thông tin.
+ Về công tác lập HSDT
Công ty cần nâng cao hơn nữa chất lượng của bộ HSDT trên cơ sở thực hiện tốt tất cả các nội dung bên trong HSDT
• Nội dung hành chính pháp lý: Cần có các cán bộ chuyên môn trong lĩnh
vực hành chính và hiểu rõ về các quy chế, quy định liên quan đến việc đấu thầu. Họ sẽ có trách nhiệm bổ sung tất cả các tài liệu yêu cầu từ bên mời thầu thông qua HSMT một cách đầy đủ, chính xác. Tập hợp giấy tờ, văn bản có liên quan, đảm bảo về sự đầy đủ và độ thẩm mỹ của HSDT. Nắm vững các yêu cầu của bên mời thầu về các mốc thời gian quy định trong HSMT như thời gian mở thầu, đóng thầu, thời gian ký kết hợp đồng…
• Nội dung kỹ thuật: Nội dung kỹ thuật thông thường là nội dung có điểm số
cao nhất trong chấm thầu. Công ty sẽ có nhiều cơ hội thi công công trình nếu đưa ra những giải pháp thi công chất lượng nhất. Tại Công ty CPXDĐTSH, phần kỹ thuật
là phần được chú trọng nhất và chiếm thời gian nhiều nhất tuy nhiên kết quả chưa thật sự cao do trình độ cán bộ kỹ thuật chưa đồng đều, số lượng cán bộ có kinh nghiệm còn ít và quy trình thực hiện nội dụng kỹ thuật còn chưa hợp lý. Để nâng cao hơn nữa khả năng thắng thầu, Công ty CPXDĐTSH cần thực hiện các giải pháp sau:
* Bổ sung thêm cán bộ chuyên môn kỹ thuật, kiến trúc sư có trình độ cao. Đẩy
mạnh việc đào tạo, truyền đạt kinh nghiệm cho các kỹ sư còn trẻ.
* Liên tục cập nhật những công nghệ kỹ thuật, định mức tiêu chuẩn xây dựng
để nâng cao hơn nữa về tính khoa học của các giải pháp kỹ thuật.
* Quá trình hoàn thành về mặt kỹ thuật cần bám sát, căn cứ vào yêu cầu trong
HSMT cùng với điều kiện thực hiện công trình là địa điểm, giao thông, điện nước, tình hình xây dựng xung quanh khu vực thi công. Phải chuẩn bị từ khâu tìm tòi tới việc hoàn thành và đưa ra những giải pháp xây dựng thích hợp nhất và phù hợp với khả năng của công ty.
* Quy trình tìm kiếm và xây dựng giải pháp cần được thực hiện như sau: 1. Vận động các cán bộ kỹ thuật đưa ra những ý tưởng riêng cho các giải pháp
trên cơ sở tình hình xây dựng, các công trình tương tự, các công nghệ mới. Sau đó sẽ căn cứ vào năng lực thi công của Công ty để chọn giải pháp tốt nhất.
2. Để lựa chọn được giải pháp thích hợp nhất, cần phải thực hiện theo từng
bước, lần lượt tìm hiểu từng vấn đề. Nếu công việc triển khai tốt sẽ tiếp tục thực hiện, nếu có sai sót sẽ quay lại bước trước, phân tích rõ vấn đề để có thể có được phương án tốt nhất.
3. Các giải pháp trước khi đưa ra quyết định, cần phải phân tích hiệu quả kinh
tế sơ bộ từ phân tích lợi nhuận chi phí, điểm hòa vốn, rủi ro rồi đánh giá tổng hợp, so sánh các phương pháp rồi từ đó tổ chức họp bàn để đưa ra phương án kỹ thuật tốt nhất.
• Nội dung tài chính: Nội dung về tài chính sẽ đóng vai trò quan trọng trong
lợi thế cạnh tranh giữa các nhà thầu. Để đảm bảo thực hiện tốt nội dung này, Công ty CPXDĐTSH cần thực hiện các giải pháp:
* Nâng cao hơn nữa về năng lực tài chính như phần trên đã trình bày.
* Hiện nay, cán bộ thực hiện mảng này chỉ có hai cán bộ dự toán trẻ tuổi.
Công ty cần nhanh chóng bổ sung thêm các cán bộ có năng lực kinh nghiệm, thực hiện việc phân chia trách nhiệm, quyền lợi cho họ để kết quả công việc đảm bảo rõ ràng nhất và hiệu quả nhất. Các cán bộ chuyên môn kỹ thuật cũng cần được đào tạo bài bản, nắm bắt rõ giá cả có kiến thức về mảng dự toán.
* Xây dựng giá chào thầu hợp lý nhất có thể với các tiêu chí: có thể cạnh tranh
linh hoạt với các đối thủ khác, đảm bảo bù đắp được chi phí và thu được lợi nhuận tối ưu cho Công ty. Để thực hiện tốt các tiêu chí này, yêu cầu Công ty CPXDĐTSH phải :
1. Đảm báo bí mật về giá dự toán, các chiến lược về giá, phỏng đoán về giá mà đối thủ đưa ra để có lợi thế trong việc đưa ra giá dự thầu.
2. Xây dựng hệ thống phân tích dự báo về biến động của giá cả, lạm phát, xu
hướng của thị trường. Điều chỉnh chính xác các đơn giá tổng hợp bằng cách cập nhật thường xuyên giá nguyên vật liệu, nghiên cứu kỹ đặc điểm công trình, đặc điểm điều kiện khí hậu, địa hình khu vực, mạng lưới cung cấp vật liệu, nguồn lao động của địa phương vì trong quá trình chờ đến ngày mở thầu có thể có những mức giá do thu thập được những thông tin khác về công trình hoặc thay đổi trong đơn giá chi tiết vì tìm được nguồn nguyên liệu rẻ hơn, có thêm thông tin về đối thủ cạnh tranh.
3. Áp dụng các chiến lược về giá dự thầu:
Hạ thấp giá dự thầu: Các cán bộ cần phải nâng cao khả năng sử dụng
công nghệ thông tin để hiểu rõ về phương pháp tính của nhau để điều chỉnh khi cần thiết. Việc hạ thấp giá dự thầu phụ thuộc chủ yếu nằm trong mối quan hệ phụ thuộc và tác động lẫn nhau trong quá trình từ chuẩn bị lập hồ sơ, khảo sát giá cả, địa chất, đối thủ cạnh tranh...đến công tác bóc tách chính xác các công việc từ bản vẽ thiết kế, so sánh với bảng tiên lượng mà lập được một giá dự thầu thấp nhất nhưng đảm bảo có lãi. Để đưa ra mức giá thấp nhất, đầu tiên các cán bộ công ty phải nghiên cứu kỹ tất cả các loại chi phí và giảm giá các loại chi phí đó một cách tối đa mà
không ảnh hưởng đến chất lượng công trình và phải tính trước lợi nhuận chi phí bỏ ra để tránh gây thua lỗ, lợi nhuận quá thấp cho công ty. Trong thực tế, Công ty đã sử dụng biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, đẩy nhanh tiến độ thi công để hạ giá dự thầu song hiệu quả chưa cao. Nếu Công ty thực hiện các biện pháp sau thì sẽ có kết quả tốt cho phương pháp hạ giá thầu:
- Giảm chi phí nguyên vật liệu: Cần có những cán bộ phụ trách việc duy trì nguồn cung cấp vật liệu, tạo sự tin cậy, mối quan hệ lâu năm với những nguồn cung cấp uy tín để được hưởng giá ưu đãi và chất lượng cung cấp cao nhất. Đồng thời phải thường xuyên tìm kiếm những nguồn cung cấp mới, đảm bảo giá thấp nhất có thể. Trong quá trình sử dụng vật liệu, cần xây dựng nhà kho bảo quản, áp dụng biện pháp vận chuyển, sắp xếp phù hợp. Tận dụng phế liệu, khuyến khích sự tìm kiếm, thử nghiệm việc sử dụng các nguyên liệu đơn giản mà vẫn đảm bảo chất lượng. Hạn chế hao hụt, thực hiện tiết kiệm, tránh lãng phí nguyên vật liệu.
- Hạ thấp chi phí nhân công, chi phí máy móc thi công: Có biện pháp tận dụng tối ưu công nghệ công ty đang sở hữu, nâng cao trình độ cơ giới hóa, tự động hóa trong thi công. Căn cứ trên các công trình tương tự đã thực hiện để lập đơn giá cho chi phí nhân công. Bố trí sắp xếp công nhân phù hợp với công trình, sử dụng đúng người đúng việc, sử dụng lao động tuyển mộ ngay tại địa phương để hạn chế giá thành công nhân thông qua giảm chi phí ăn ở, đi lại… sử dụng phương pháp tính khấu hao hợp lý, đảm bảo khai thác hết vòng đời của máy, tái đầu tư máy móc mới. Nâng cao năng lực của kĩ sư vận hành máy và kĩ sư sửa máy để hiệu suất sử dụng máy là tối đa và máy móc được sửa chữa kịp thời khi gặp vấn đề. Tránh tình trạng công trình chậm tiến độ thi công do hỏng hóc máy móc thiết bị chủ yếu. Đồng thời giải quyết hài hoà hai phương án thuê máy và mua máy..
- Tiết kiệm chi phí sản xuất chung: Hiện tại Công ty CPXDĐTSH đang tính chi phí chung theo quy định hiện hành, là một tỷ lệ % so với chi phí công nhân. Tuy nhiên, Công ty đang có một hệ thống máy móc hiện đại, việc thi công có sự kết hợp giữa thủ công và máy móc hiện đại, do đó nếu áp dụng phương pháp này sẽ không
phản ánh được hết chi phí cho công trình. Công ty nên tính chi phí chung theo tỉ lệ % của chi phí trực tiếp do công ty xây dựng theo kinh nghiệm cho từng loại công trình và những chi phí thực tế phát sinh trong điều kiện cụ thế. Đồng thời, Công ty tiếp tục nghiên cứu cải tiến bộ máy quản lý một cách khoa học, hiệu quả công việc cao.
Chiến lược đặt giá cạnh tranh linh hoạt: Song song với chiến lược hạ giá
dự thầu, Công ty CPXDCPSH cũng cần áp dụng chiến lược giá cạnh tranh linh hoạt để nâng cao khả năng thắng thầu của mình. Công ty căn cứ vào thang điểm chấm thầu dự kiến và dự đoán các khả năng của đối thủ cạnh tranh để đặt mức giá cạnh tranh
+ Các đối thủ cạnh tranh không mạnh hoặc công ty cảm thấy tự tin về điểm số kỹ thuật có thể đưa ra mức giá dự thầu
GDT≤ GTXLTT + C + TL + VAT Trong đó: GTXLTT: Giá thành xây lắp trước thuế
C: chi phí chung
TL: Thu thập chịu thuế tính trước VAT: Thuế VAT đầu ra
Trong phương án này, Công ty có thể giảm TL để đưa ra mức giá thấp hơn + Các đối thủ cạnh tranh mạnh. Công ty nên đưa ra giá thầu thấp bằng cách cắt giảm chi phí quản lý công trình xuống mức đủ với mục tiêu tạo công ăn việc làm.
GDT ≤ GTXLTT+ C + VAT
+ Nếu công ty muốn thằng thầu bằng mọi giá, khi đang gặp khó khăn về công việc làm ăn kéo dài, máy móc thiết bị để không, công ty cần cân nhắc kỹ và dự kiến mức lỗ phải gánh chịu và đưa ra mức giá:
GDT ≤ GTXLTT + VAT
+ Về công tác ký kết hợp đồng, thi công, bàn giao, quyết toán công trình và bảo dưỡng định kỳ
Đối với mỗi gói thầu, các công tác trên không ảnh hưởng nhiều đến khả năng thắng thầu tuy nhiên nếu không thực hiện tốt, đảm bảo yêu cầu thì về lâu dài, uy tín, hình ảnh, độ tín nhiệm của Công ty sẽ giảm xuống và làm giảm khả năng thắng thầu trong tương lai. Công ty CPXDSH đã thực hiện khá tốt các công việc trong giai đoạn này, chấp hành tốt về các yêu cầu cho công tác ký kết hợp đồng, thi công hoàn thành, bàn giao công trình hầu như đúng thời gian, chỉ có một vài công trình bàn giao muộn hơn do điều kiện thời tiết,tuy nhiên công tác bảo dưỡng định kỹ vẫn chưa được thực hiện hoàn chỉnh. Để nâng cao khả năng thắng thầu trong tương lai, Công ty cần thực hiện các giải pháp:
• Công tác ký kết hợp đồng phải được chuẩn bị cẩn thận, nghiêm túc. Công ty cần cử bên đại diện là những người có năng lực trong ngoại giao, có khả năng để lại ấn tượng tốt về hình ảnh của Công ty. Trước khi đi ký kết hợp đồng, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, những vấn đề có thể gây tranh cãi để thảo luận trước. Hợp đồng sau khi ký kết phải được lưu trữ an toàn đề phòng những tranh chấp sau này.
• Thi công đảm bảo chất lượng như phần trên đã trình bày, sau khi hoàn thiện thì việc bàn giao công trình phải được sự chứng nhận đầy đủ giữa các bên. Thực hiện quyết toán công trình nhanh gọn, để lại ấn tượng tốt cho bên mời thầu.
• Về công tác bảo dưỡng định kỳ, đây là một công tác mà từ trước tới nay, Ban lãnh đạo Công ty CPXDĐTSH chưa thật sự chú trọng nhưng đây lại là một công tác hết sức quan trọng ảnh hưởng đến uy tín Công ty. Vì thế, Ban lãnh đạo Công ty CPXDĐTSH cần thực sự chú trọng đến công việc này. Thực hiện bảo dưỡng định kỳ đúng như trong hợp đồng. Hướng dẫn cẩn thận bên chủ đầu tư cách sử dụng công trình hiệu quả nhất. Khi có sự cố xảy ra, phải giải quyết nhanh chóng, nếu có sự cố nghiêm trọng thì cần có hình thức đảm bảo bù đắp cho bên chủ đầu tư. Đồng thời khắc phục tốt nhất có thể, nắm rõ nguyên nhân gây ra những hậu quả đó để rút kinh nghiệm cho những gói thầu sau này.