Tiết kiệm chi phí và hạ giá thành để tăng lợi nhuận và tạo lợi thế cạnh tranh là việc mà các doanh nghiệp, các công ty luôn suy nghĩ để phát triển doanh nghiệp, công ty mình. Trong ba yếu tố chi phí cơ bản của Công ty TNHH MTV Môi trường và Công trinh đô thị Hưng Yên là chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng thì chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn cả.
Phân tích cơ cấu chi phí và sự tăng trưởng của chi phí trong các năm, vấn đề đặt ra là tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giảm được đáng kể chi phí nói chung của Công ty.
Giải pháp cụ thể để tiết kiệm chi phí quản lý của Công ty trong giai đoạn hiện nay là:
- Triệt để thực hiện việc tiết kiệm điện và nước sạch, đây là chi phí tương đối lớn phải trả hàng năm của Công ty, cần áp dụng các biện pháp khen thưởng các đơn vị sử dụng tiết kiệm điện, nước sạch cũng như phạt tiền và phê bình trước toàn công ty đối với các đơn vị sử dụng lãng phí.
- Thực hiện đúng các qui định về sử dụng điện thoại và internet trong khi làm việc, công khai các mức chi phí đối với các đối tượng sử dụng và thực hiện khoán chi phí đối với các dịch vụ này.
- Tăng cường quản lý các chi phí công tác, tham quan, tham mưu cho ban giám đốc trong việc duyệt chi, thanh quyết toán các chi phí trên theo đúng qui định.
- Đối với các khoản chi tiền mặt cho tiếp khách, hội họp giao dịch, chi đối ngoại, công ty cần tự xây dựng định mức chi tiêu và quy chế quản lý sử dụng. Các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ tính trên tổng chi phí; các khoản chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào hiệu quả kinh tế do việc môi giới mang lại.
- Từng bước xây dựng và hoàn thiện qui chế khoán chi phí cho các đầu mối của công ty, trước tiên áp dụng cho khối văn phòng.
3.2.5. Chú trọng đầu tư nâng cao trình độ chuyên môn của công nhân viên trong Công ty
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng vốn. Con người là chủ thể, quyết định đến việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả hay không. Chính vì vậy, việc nâng cao đời sống của người lao động sẽ phát huy sức mạnh tập thể, có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh bằng một số biện pháp như:
- Sắp xếp, bố trí hợp lý số cán bộ, nhân viên trong Công ty đúng ngành nghề, năng lực, sở trường tạo cho người lao động chủ động thực hiện công việc được giao.
- Chú trọng đến công tác thi tuyển đầu vào, thông qua hình thức thi tuyển một cách nghiêm túc, công khai để chọn ra được những người có năng lực thực sự trong bộ máy quản lý của Công ty.
- Xây dựng đội ngũ lao động đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, thường xuyên bồi dưỡng tay nghề cho người lao động và năng lực điều hành quản lý cho
đội ngũ quản lý của Công ty. Phát động phong trào thi đua trao đổi kinh nghiệm, học tập về an toàn lao động trong toàn Công ty.
-T hường xuyên chăm lo, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thực hiện trả lương theo năng lực, có chính sách khen thưởng, xử phạt công khai và công bằng.
3.2.6. Phân định rõ chức năng quản lý tài chính và chức năng kế toán trong bộ phận phòng kế toán
Để hoạt động quản trị tài chính trong những năm tới đạt hiệu quả tốt hơn, Công ty cần có sự phân định rõ ràng giữa bộ phận quản trị tài chính và kế toán.Giải pháp là bộ phận phòng kế toán hiện tại chi thành hai bộ phận độc lập là bộ phận tài chính và bộ phận kế toán, phụ trách mỗi bộ phận là hai phó phòng, một trưởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm chung.
Việc phân định trên sẽ tạo nên sự khác biệt rõ rệt về chức năng và vai trò của hai bộ phận. Bộ phận kế toán có chức năng ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh và lập các báo cáo tài chính, còn bộ phận tài chính có chức năng xem xét quyết định đầu tư, tìm nguồn vốn, phân phối lợi nhuận và quản lý tài chính có hiệu quả. Về vai trò, kế toán cung cấp thông tin tài chính để hoạch định tương lai. Từ đó, nhà quản lý khi ra quyết định cần có sự tham mưu của hai hệ thống thông tin phục vụ trực tiếp cho quản lý tài chính bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin tài chính phục vụ cho việc ra quyết định.
Sự hình thành hai bộ phận kế toán và bộ phận tài chính nói trên, Công ty sẽ có hai hệ thống thông tin phục vụ trực tiếp cho quản lý tài chính bao gồm: Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin tài chính phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị Công ty được đảm bảo.
Hệ thống thông tin kế toán luôn cập nhập kịp thời tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào liên quan đến thu tiền, chi tiền đều được bộ phận kế toán ghi nhận, phản ánh trên tài khoản kế toán và cuối kỳ được phản ánh trên các báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ. Nhiệm vụ của Bộ phận kế toán là cung cấp kịp thời những thông tin, số liệu đáng tin cậy, đồng thời dùng thông tin kế toán đã thu thập được để lập Báo cáo tài chính,
phân tích tài chính và lập kế hoạch tài chính, hỗ trợ các cấp quản lý, kiểm soát và hoạch định tài chính công ty.