Thời gian tổ chức thực hiện việc lựa chọn nhà thầu thực hiện gói thầu để bảo đảm tiến độ của gói thầu. Thời gian lựa chọn nhà thầu được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đến ngày ký kết hợp đồng. Trường hợp đấu thầu rộng rãi có áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, thời gian lựa chọn nhà thầu được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm đến ngày ký kết hợp đồng39
Như vậy, việc tiếp cận thời gian lựa chọn nhà thầu sẽ bao gồm hai nội dung: Thứ nhất: thời gian tổ chức để lựa chọn được nhà thầu (ví dụ vào tháng 10 hoặc quý IV/2014)
Thứ hai: khoảng thời gian (ví dụ bao nhiêu ngày) kể từ ngày phát hành HSMT (HSYC) đến ngày ký kết hợp đồng. Khoảng thời gian này bao gồm nhiều công việc và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan, chẳng hạn gồm thời gian dành cho nhà thầu chuẩn bị HSDT (HSĐX), thời gian đánh giá HSDT (HSĐX), thời gian thẩm định kết quả đánh giá, thời gian xem xét, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thời gian thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và thời gian để xử lý tình huống.
Thời gian lựa chọn nhà thầu là một trong những yêu cầu quan trọng (điều kiện tiên quyết) của HSMT để loại bỏ HSDT. Để có yêu cầu trong HSMT về thời gian có hiệu lực của HSDT thì người xây dựng HSMT phải nắm được chuỗi thời gian từ lúc bắt đầu phát hành HSMT, thời gian danh cho nhà thầu chuẩn bị HSDT, thời gian
39
Điều 10 Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng
đánh giá HSDT, thời gian thẩm định kết quả, thời gian phê duyệt kết quả và thời gian thương thảo, hoàn thiện để ký hợp đồng. Chuỗi thời gian này được xác định trong KHĐT, nghĩa là khi xây dựng KHĐT đã phải tính toán thời gian lựa chọn nhà thầu sẽ kéo dài bao nhiêu ngày để từ đó trình và duyệt trong KHĐT. Chuỗi thời gian này chính là yêu cầu về thời gian có hiệu lực của HSDT đối với nhà thầu khi tham gia đấu thầu để đảm bảo rằng cho tới khi ký kết hợp đồng thì HSDT của nhà thầu trúng thầu vẫn còn hiệu lực, phù hợp với quy định “Việc ký kết hợp đồng phải đảm
bảo HSDT của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực40”
Đối với thời gian lựa chọn nhà thầu, khi thực hiện gặp khó khăn thì chủ đầu tư cần báo cáo lý do để người có thẩm quyền xem xét, quyết định các điều chỉnh cẩn thiết để đảm bảo sự đồng bộ giữa các gói thầu thuộc dự án và hạn chế lãng phí có thể xảy ra.