cán bộ tham gia lựa chọn nhà thầu
Kể từ khi Luật Đấu thầu năm 2005 có hiệu lực vào năm 2006, qua Nghị định 85/2009/NĐ-CP, các Thông tư hướng dẫn thi hành, cho đến Thông tư liên tịch số 20/2010/TTLT-BKH-BTC ngày 21/9/2010 quy định về đăng tải thông tin trên Báo Đấu thầu, cho đến nay đã được một thời gian đủ dài để các đơn vị có liên quan tập huấn, công tác thực tế, rút kinh nghiệm về công tác đấu thầu, nhưng đến nay vẫn còn trường hợp gửi thông báo mời thầu, mời chào hàng,… không hợp lệ. Một vài
114
thông tin được được tải công khai trên Báo Đấu thầu như sau: Trong số 127 phiếu đăng ký thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng,… của các đơn vị gửi đến Báo Đấu thầu ngày 18 tháng 4 năm 2014, có đến 03 phiếu đăng ký chưa hợp lệ không được đăng tải do các lỗi rất cơ bản như sau:
Thời gian bán HSMT sai quy định: trong phiếu đăng ký thông báo mời thầu gói thầu MSHH có giá gói thầu trên 5 tỷ đồng, Công ty Cổ phần Bọc ống Dầu khí Việt Nam (tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu) dự kiến bán HSMT từ ngày 21/4/2014. Trường Trung học chuyên Nguyễn Bỉnh Khiêm (tỉnh Vĩnh Long) thông báo mời thầu gói thầu xây lắp có giá gói thầu dưới 8 tỷ đồng, dự kiến bán HSMT từ ngày 21/4/2014 đến 2/5/2014, trong khi đóng thầu ngày 12/5/2014. Hai đơn vị này cần biết thời gian thông báo mời thầu tối thiểu là 10 ngày trước khi phát hành HSMT. Đối với gói thầu quy mô nhỏ thì “HSMT được phát hành kể từ ngày thông báo mời thầu đến trước thời điểm đóng thầu115”.
Thực hiện đóng, mở thầu sai quy định: Trung tâm Khảo nghiệm khuyến nông
khuyến ngư Thái Bình thông báo mời thầu gói thầu MSHH, dự kiến đóng thầu ngày 9/5/2014, trong khi mở thầu ngày 12/5/2014116. Đơn vị này cần biết “việc mở thầu
được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu117”
Ngoài ra, các số Báo Đấu thầu khác cũng đăng tải các thông tin số lượng phiếu đăng ký thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng,… không hợp lệ như sau: 5/153118, 2/165119, 5/118120,… (tỷ lệ số lượng phiếu đăng ký không hợp lệ/ tổng số phiếu đăng ký gửi đến Báo Đấu thầu).
Do vậy, điều tất yếu là phải nâng cao yêu cầu đối với cán bộ tham gia lựa chọn nhà thầu, nội dung này đã được quy định trong Luật Đấu thầu năm 2013 yêu cầu đối với từng cá nhân tham gia lập, đánh giá các loại hồ sơ thuộc tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp, doanh nghiệp, đơn vị hoạt động tư vấn đấu thầu, Ban quản lý dự án chuyên nghiệp ngoài chứng chỉ đào tạo về đấu thầu còn phải có “chứng chỉ hành
115
Điểm a khoản 2 Điều 33 Nghị định 85/2009/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng
116
Báo Đấu thầu: Bên mời thầu cần biết,, số 79, 2014, tr. 1
117
khoản 3 Điều 28 Nghị định 85/2009/NĐ-CPhướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng
118
Báo Đấu thầu: Bên mời thầu cần biết,, số 80, 2014, tr. 1
119
Báo Đấu thầu: Bên mời thầu cần biết,, số 75, 2014, tr. 1
120
nghề hoạt động đấu thầu”121, trong khi Luật Đấu thầu năm 2005 chỉ yêu cầu từng cá nhân tham gia hoạt động đấu thầu có chứng chỉ về đấu thầu (thông qua các khóa đào tạo). Trường hợp đơn vị có quá ít gói thầu cần thực hiện trong khoảng thời gian dài thì khả năng áp dụng kiến thức từ các văn bản pháp luật, các đợt tập huấn vào thực tiễn không nhiều, do vậy, chỉ mới ở giai đoạn thông báo mời thầu đã mắc phải các lỗi như trên thì các bước tiếp theo với rất nhiều tình huống phải xử lý mang tính chuyên môn cao, khả năng xảy ra sai sót là không thể tránh khỏi, đôi khi không thể khắc phục gây hậu quả đáng tiếc.
3.2. Thực tiễn đấu thầu mua sắm hàng hóa trong nước tại Trung tâm Thông tin Di động Khu vực IV (gọi tắt là Trung tâm IV)
Trung tâm IV là đơn vị trực thuộc Công ty Thông tin Di động (khai thác dịch vụ thông tin di động GMS 900/1800 với thương hiệu MobiFone), được thành lập năm 2006 với lĩnh vực hoạt động là tổ chức thiết kế xây dựng, phát triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ về thông tin di động. Trung tâm IV quản lý địa bàn gồm mười hai tỉnh thuộc Đồng bằng sông Cửu Long.
Tổng quan về số lượng các gói thầu thực hiện trong năm 2013 như sau:
TT Nguồn vốn Tổng số
gói thầu
Số tiền tiết kiệm được (đồng)
1
Chi phí thường xuyên 158 10.091.054.253
Hình thức lựa chọn nhà cung cấp
Đấu thầu rộng rãi 72 6.499.001.833 Chỉ định thầu 8 197.356.379 Mua sắm trực tiếp 10 240.070.050 Chào hàng cạnh tranh 12 739.854.258 Chào giá cạnh tranh 56 2.414.771.733
2
Tái đầu tư 24 3.094.873.557
Hình thức lựa chọn nhà thầu
Đấu thầu rộng rãi 16 2.520.589.474
Chỉ định thầu 0 0
Mua sắm trực tiếp 1 0
Chào hàng cạnh tranh 7 574.284.083
Tổng 182 13.185.927.810
Tỷ lệ tiết kiệm: 4,46%
Bảng thống kê số lượng gói thầu và tỷ lệ tiết kiệm tại Trung tâm IV năm 2013122
121
Điều 16 Luật Đấu thầu năm 2013
122
báo cáo nội bộ Trung tâm IV gửi Công ty Thông tin Di động về việc báo cáo tiết kiệm trong đấu thầu năm 2013
Hiện tại, trình tự thực hiện đấu thầu tại Trung tâm IV được thực hiện theo hai quy trình nội bộ gồm Quy trình triển khai nguồn vốn tái đầu tư và Quy trình quản lý và triển khai chi phí sản xuất kinh doanh. Sự khác nhau về nguồn vốn khi thực hiện lựa chọn nhà thầu gồm nguồn vốn tái đầu tư và nguồn vốn chi phí thường xuyên đã dẫn đến việc thực hiện các công việc nói chung, trình tự thực hiện đấu thầu nói riêng tại hai quy trình nêu trên.
3.2.1. Hình thành đấu thầu tập trung
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh khi sử dụng nguồn chi phí thường xuyên, tại Trung tâm IV phát sinh rất nhiều công việc, được chia ra làm hai mảng chính:
Hàng hóa: gồm nguyên liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ,… phục vụ sản
xuất kinh doanh
Dịch vụ: dịch vụ quảng cáo truyền hình, báo chí; dịch vụ đào tạo, kiểm toán; dịch vụ ứng cứu thông tin, dịch vụ bảo dưỡng trạm, dịch vụ trả lời khách hàng qua điện thoại,…
Trước đây, chỉ riêng trong nội bộ Trung tâm IV đã có rất nhiều gói thầu được tổ chức lựa chọn nhà thầu một cách rời rạc nhằm đáp ứng yêu cầu cấp bách của sản xuất kinh doanh, đặc biệt là các mảng nghiệp vụ liên quan đến kinh doanh như ấn phẩm, tổ chức sự kiện,… Các khuyết điểm nổi bật của việc này là số lượng không đủ lớn để nhà thầu đưa ra mức giá cạnh tranh, thường chỉ có các nhà thầu tại địa phương với lợi thế về chi phí vận chuyển mới tham gia đấu thầu, công tác lựa chọn nhà thầu thường xuyên phải thực hiện biện pháp xử lý tình huống trong đấu thầu (cho phép mở thầu hoặc gia hạn thời gian để tìm kiếm thêm nhà thầu tham dự) do không đủ số lượng nhà thầu nộp HSDT vào thời điểm đóng thầu,… Không những thế, Công ty Thông tin Di động có sáu Trung tâm Thông tin Di động trên cả nước, các nội dung nêu trên ở mỗi Trung tâm hầu như là giống nhau, riêng chỉ có Trung tâm I có trụ sở tại Hà Nội và Trung tâm II có trụ sở đặt tại thành phố Hồ Chí Minh là hạn chế được các tình huống trên.
Hiện tại, để phần nào khắc phục các vấn đề nêu trên, Công ty Thông tin Di động đã ban hành Quyết định số 1291/QĐ-VMS-TCKT ngày 11/9/2012 (đính kèm tại Phụ lục) với quy định về việc đấu thầu và chào hàng là cho cả năm, do vậy cần
có những điều khoản nêu rõ về thời gian giao hàng phù hợp với nhu cầu cho từng thời kỳ (tháng, quý)123.
Vấn đề trên hầu như đều vướng mắc tại các đơn vị khác trong cả nước, do vậy, việc Luật Đấu thầu năm 2013 quy định về mua sắm tập trung là một nội dung rất được quan tâm tại Trung tâm IV nói riêng và Công ty Thông tin Di động nói chung. Đấu thầu tập trung là một quy định mới trong Luật Đấu thầu năm 2013 cho phép thông qua một đơn vị mua sắm để tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hóa với số lượng nhiều, chủng loại tương tự ở một hoặc nhiều đơn vị có nhu cầu mua sắm. Đơn vị mua sắm tập trung đứng ra tổ chức lựa chọn nhà thầu, sau đó ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn hoặc ký thỏa thuận khung (có giá trị tối đa ba năm) với nhà thầu để làm cơ sở cho đơn vị có nhu cầu mua sắm ký hợp đồng với nhà thầu124. Nội dung này chắc chắn phải chờ sự hướng dẫn thực hiện trong Nghị định của Chính phủ để có cơ sở triển khai. Thông qua đấu thầu tập trung sẽ nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác đấu thầu, đây là một dạng của đấu thầu chuyên nghiệp.
3.2.2. Thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu
Thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã nhận hồ sơ mời thầu tối thiểu là 10 ngày trước ngày có thời điểm đóng thầu; đối với sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ yêu cầu thì tối thiểu là 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu. Trường hợp thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ không đáp ứng quy định trên, bên mời thầu thực hiện gia hạn thời điểm đóng thầu tương ứng bảo đảm quy định về thời gian gửi văn bản sửa đổi hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu125. Đây là nội dung mới được quy định trong Luật Đấu thầu năm 2013 và tác giả hoàn toàn ủng hộ vì thực tiễn công tác đã cho thấy tính ưu việt của nội dung này như sau:
Trong một gói thầu mua sắm máy photocopy phục vụ công tác tại các đơn vị của trung tâm, Trung tâm IV đã phát hành HSMT với một yêu cầu kỹ thuật thuộc dạng không còn tiếp tục sản xuất của nhà sản xuất (yêu cầu này là phù hợp trong thời gian lập, thẩm định, phê duyệt dự án). Khi bên mời thầu nhận được thông tin thì thời gian còn lại để gửi thông báo sửa đổi HSMT đến các nhà thầu đã mua HSMT còn 11 ngày trước thời điểm đóng thầu, vừa dư đúng 01 ngày so với quy
123
Mục 5 Quyết định 1291/QĐ-VMS-TCKT ngày 11/9/2012 của Chủ tịch Công ty Thông tin Di động về việc ban hành quy định về quản lý và thực hiện nguồn chi phí sản xuất kinh doanh
124
Điều 44 Luật Đấu thầu năm 2013
125
định nêu tại Luật Đấu thầu năm 2005126. Bất kỳ bên mời thầu nào khi đã từng trải qua tình huống vừa nêu đều hiểu được giá trị của việc cho phép gia hạn thời điểm đóng thầu được quy định tại Luật Đấu thầu năm 2013. Đây là quy định rất linh hoạt của Luật Đấu thầu năm 2013, khắc phục được việc tốn thời gian và nguồn lực cho việc tiến hành các điều chỉnh cần thiết.
3.2.3. Một vài kinh nghiệm rút ra từ các tình huống cụ thể trong thực tiễn công tác đấu thầu MSHH trong nước tại Trung tâm IV tác đấu thầu MSHH trong nước tại Trung tâm IV
* Kinh nghiệm 1: Những sai sót thường gặp khi chuẩn bị HSDT và biện pháp khắc phục
Việc chuẩn bị HSDT nên được coi là một việc làm vừa mang tính kỹ thuật lại vừa mang tính nghệ thuật.
Về nội dung kỹ thuật: trước tiên, cần thống nhất rằng trong đấu thầu nếu HSMT được coi là đầu bài thi thì HSDT được coi là bài dự thi. Bài dự thi không được đánh giá cao (hoặc bị loại) nếu không theo đúng hoặc không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trong đầu bài thi. Trong lúc chuẩn bị HSDT thường có những sai sót (hoặc sơ suất) như sau:
Một là, chưa đọc kỹ HSMT: khi làm bài thi mà không đọc kỹ đầu bài thì
có thể dẫn đến lạc đề, hiểu sai do suy đoán, thậm chí rơi vào bẫy vô tình hay hữu ý của đầu bài thi là HSMT. Khi chuẩn bị HSDT cần hiểu rõ các nội dung các nội dung sau trong HSMT:
- Yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm: thường trong HSMT đưa ra mức yêu cầu tối thiểu, ví dụ: doanh thu trung bình trong 2-3 năm gần nhất, số hợp đồng tương tự
- Yêu cầu chi tiết về mặt kỹ thuật: yêu cầu về chất lượng của thiết bị như thông số kỹ thuật, công suất, tiêu hao năng lượng,…
- Về tiêu chuẩn đánh giá: đây là một nội dung song hành với các yêu cầu của HSMT. Nó là công cụ (như một cái thước đo, cái cân) để đánh giá sự đáp ứng của HSDT so với yêu cầu của HSMT. Trong một số trường hợp, TCĐG là ở mức trung bình (bình thường), song ở một số trường hợp đặc biệt yêu cầu kỹ thuật cao thì TCĐG lại đưa ra ở mức cao. Có trường hợp sử dụng thang điểm (100, 1000…) nhưng cũng có trường hợp sử dụng tiêu chí đạt/ không đạt. Cũng có TCĐG quy
126
định khi nhà thầu không đáp ứng đối với yêu cầu tối thiểu chỉ ở một trong nhiều nội dung thì sẽ được coi là không đáp ứng HSMT.
- Về dự thảo hợp đồng: tuy là dự thảo nhưng trong HSMT đã công bố một số tiêu chí để nhà thầu nắm bắt khi chuẩn bị HSDT, ví dụ: tỷ lệ tiền tạm ứng, bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo hành,…
- Các biểu mẫu dự thầu: đây không phải là các nội dung có tính hướng dẫn để tham khảo mà khi chuẩn bị HSDT thì nhà thầu phải thực hiện theo. Chỉ cần dẫn để tham khảo mà khi chuẩn bị HSDT thì nhà thầu phải thực hiện theo. Chỉ cần sơ suất là có thể dẫn đến HSDT bị loại. Ví dụ: mẫu số 1 về đơn dự thầu. Theo đó, trong mẫu này các nội dung yêu cầu không thể không đáp ứng gồm:
+ Thẩm quyền của người ký; + Giá dự thầu;
+ Thời gian có hiệu lực của HSDT; + Thời gian thực hiện hợp đồng;
+ Cam kết đáp ứng các yêu cầu của HSMT.
Lý do là nếu đơn dự thầu chỉ cần không nêu hoặc không đáp ứng một trong các nội dung nêu trên thì không còn giá trị nữa, không có cơ sở để gắn trách nhiệm của nhà thầu đối với gói thầu nhằm đảm bảo tính khả thi trong thực hiện.
Như vậy, những sơ suất xảy ra khi chuẩn bị HSDT thường là do không nghiên cứu, chủ quan, không chịu tìm các giải pháp để đáp ứng các yêu cầu của HSMT. Nhà thầu muốn khắc phục thì phải đọc kỹ HSMT trước khi lập HSDT. Một điều cần lưu ý rằng khi đã nắm chắc mẫu HSMT mua sắm hàng hóa do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành thì việc đọc HSMT cho một gói thầu cụ thể sẽ thuận lợi, có hiệu quả. Thậm chí trong một vài trường hợp, nhà thầu có thể phát hiện ra các sai sót, định hướng trong HSMT để có biện pháp đối ứng phù hợp.
Việc lập HSDT thường không phải chỉ do một người thực hiện nên việc đọc kỹ HSMT thuộc trách nhiệm đối với từng người dù chỉ đảm trách một nội dung của HSDT. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp, phía nhà thầu nên có một nhóm trưởng để điều phối các chuyên gia/ nhóm chuyên gia tham gia lập HSDT nhằm tránh chồng chéo, mâu thuẫn hoặc bỏ sót nội dung.
Hai là, lỗi do vô tình: kinh nghiệm lập HSDT là một nội dung nên được truyền đạt lại cho các thành viên có liên quan trong đơn vị, mang tính kế thừa. Những sơ suất nêu trên mới chỉ là những vấn đề cơ bản. Khi lập HSDT đôi khi lại