Quy trình thực hiện chỉ định thầu quy định tại Điều 41 Nghị định 85/2009/NĐ- CP ngày 15/10/2009 bao gồm các bước như khi thực hiện đấu thầu. Bởi vì áp dụng hình thức chỉ định thầu cũng phải bảo đảm rằng đã chọn được nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu (các yêu cầu của gói thầu). Tuy nhiên vì chỉ định thầu là một hình thức lựa chọn đặc biệt nên quy trình thực hiện cũng có những nội dung khác với hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế. Theo đó, trước khi gửi HSYC thì chủ đầu tư phải xác định một nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu để mời nhận HSYC98.
Trong Nghị định không quy định chi tiết việc tiến hành xác định một nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm để gửi HSYC. Do vậy việc xác định nhà thầu này là tùy thuộc vào chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư đã tổ chức đấu thầu, đã có hợp đồng được ký thì hoàn toàn đủ thông tin để xác định một nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm đối với gói thầu. Trường hợp gói thầu là đặc thù, chủ đầu tư chưa có đủ thông tin về nhà thầu thì có thể thông báo cho một số nhà thầu để họ gửi hồ sơ về năng lực và kinh
96
khoản 4 Điều 2 Luật số 38/2009/QH12 ngày 19/6/2009sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản
97
khoản 4 Điều 2 Luật số 38/2009/QH12 ngày 19/6/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản
98
Điều 41 Nghị định 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật xây dựng
nghiệm để chủ đầu tư xem xét, quyết định. Điều quan trọng là chủ đầu tư phải hiểu rõ yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với gói thầu cụ thể của mình để có cơ sở xác định một nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với gói thầu.
HSYC cho gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu có những khác biệt so với HSMT. Theo đó, trong HSYC có nội dung yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm dựa trên đặc thù của gói thầu. Với yêu cầu này thì chủ đầu tư đủ cơ sở để xác định một nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm đối với gói thầu mà không cần chờ tới khi có HSYC đầy đủ (bao gồm các yêu cầu khác về kỹ thuật, về tài chính/thương mại).
Như vậy, việc xây dựng HSYC có thể được xây dựng trước hoặc sau khi xác định một nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm đối với gói thầu. HSYC là một tài liệu độc lập phản ánh đầy đủ các yêu cầu cho một gói thầu (trong đó có yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu). Việc xác định một nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm là phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của gói thầu thuộc dự án mà chủ đầu tư được giao nhiệm vụ quản lý và thực hiện.
Hơn nữa, hình thức chỉ định thầu là một trong những hình thức lựa chọn nhà thầu đặc biệt, do vậy chỉ những gói có đặc thù mới đủ điều kiện để được phê duyệt trong KHĐT là áp dụng hình thức này. Do chỉ mời một nhà thầu tham gia nên yếu tố cạnh tranh trong chỉ định thầu là không có hoặc không như trong đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế nên khi thực hiện có kèm theo những quy định chặt chẽ như phải có dự toán đối với gói thầu phải được phê duyệt theo quy định. Nhưng trong Luật Đấu thầu (Điều 20) và Nghị định 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 (Điều 40) đều chỉ quy định “dự toán được duyệt theo quy định” là điều kiện bắt buộc khi áp dụng chỉ định thầu mà không nói rõ duyệt tại thời điểm nào. Do vậy, đôi khi gây ra sự lúng túng cho người thực hiện.
Tuy nhiên, nếu hiểu rõ ý nghĩa của việc phải phê duyệt dự toán cho gói thầu trong thực hiện chỉ định thầu thì mặc dù trong Luật, Nghị định không nêu chi tiết nhưng hoàn toàn có thể hiểu thời điểm cần phê duyệt dự toán trong chỉ định thầu.
Mục đích của dự toán là xác định chính xác chi phí để thực hiện gói thầu và là cơ cở để so sánh với giá đề nghị trúng thầu của nhà thầu được lựa chọn nhằm đảm bảo điều kiện trúng thầu/trúng chỉ định thầu. Do vậy, dự toán phải được phê duyệt trong bước chuẩn bị HSYC. Với quy định tại Điều 20 Luật Đấu thầu như đề cập ở trên thì nhiều người cho rằng có một số gói thầu việc phê duyệt dự toán gói thầu trước thời điểm mở HSĐX sẽ gây bất lợi cho chủ đầu tư. Với các phân tích trên thì giá gói thầu được công khai thông qua KHĐT thì dự toán cũng không phải là con số
bí mật. Thực ra, không phải nhà thầu biết các con số này thì có thể gây sức ép đối với bên mời thầu. Bởi vì, nhà thầu phải hiểu rằng một khi nhà thầu đưa ra giá dự thầu (hoặc giá đề xuất) không phù hợp thì họ phải giải trình và nếu sự giải trình là không thuyết phục thì được coi là tạo ra sai lệch99 có thể gây rủi ro cho nhà thầu hoặc không đảm bảo đủ điều kiện để được lựa chọn. Trong đấu thầu nói chung và trong chỉ định thầu nói riêng thì sự khôn ngoan của nhà thầu chính là đưa ra các giá trị mang tính cạnh tranh phù hợp với thị trường để có cơ hội được lựa chọn.
Như vậy, mặc dù không có quy định chi tiết về thời gian duyệt dự toán trong chỉ định thầu nhưng nếu duyệt dự toán sau khi nhà thầu đã nộp HSĐX là không có ý nghĩa, dễ gây sự nghi ngờ là duyệt mang tính hình thức (trừ trường hợp phải duyệt điều chỉnh). Nếu việc xây dựng, thẩm định, phê duyệt dự toán cho gói thầu đảm bảo theo quy định, đảm bảo chất lượng, khách quan, đủ cơ sở thì việc duyệt dự toán trong quá trình chuẩn bị HSYC phục vụ cho công tác chỉ định thầu không có gì phải băn khoăn.
* Quy trình chỉ định thầu rút gọn: đối với gói thầu MSHH có giá gói thầu không quá 500 triệu đồng được thực hiện theo trình tự sau:
Bước một, bên mời thầu gửi dự thảo hợp đồng cho một nhà thầu được chủ đầu tư xác định có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Nội dung dự thảo hợp đồng bao gồm các yêu cầu về phạm vi, nội dung công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, chất lượng công việc cần đạt được và giá trị tương ứng;
Bước hai, trên cơ sở dự thảo hợp đồng, bên mời thầu và nhà thầu được đề nghị
chỉ định thầu tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng làm cơ sở ký kết hợp đồng;
Bước ba, sau khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, bên mời thầu trình chủ
đầu tư phê duyệt kết quả chỉ định thầu và ký kết hợp đồng với nhà thầu100.