Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn quản trị hiện nay tại cỏc doanhnghiệp xõy dựng trờn địa bàn chỉ mới cung cấp đƣợc thụng tin thực hiện, chƣa đỏp ứng đầy đủ cỏc yờu cầu của quản lý. Thụng tin trờn cỏc bỏo cỏo mới chỉ đỏp ứng đƣợc yờu cầu kế toỏn tài chớnh, vỡ vậy cần phải xõy dựng hệ thống bỏo cỏo vừa phản ỏnh đƣợc thụng tin định hƣớng, thụng tin thực hiện và cỏc phõn tớch đỏnh giỏ.
Mục tiờu là nhằm xõy dựng hệ thống bỏo cỏo đầy đủ, cung cấp cho cỏc nhà quản trị doanh nghiệp xõy dựng cú đƣợc những thụng tin hữu ớch để thực hiện tốt cỏc chức năng mỡnh đảm nhận.
- Xõy dựng hệ thống bỏo cỏo định hƣớng hoạt động sản xuất kinh doanh
* Hệ thống bỏo cỏo định hƣớng hoạt động: hoạt động sản xuất kinh doanh cung cấp thụng tin định hƣớng để triển khai, giỏm sỏt, là thƣớc đo để đỏnh giỏ kết quả cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo nhu cầu thị trƣờng gắn liền với từng trung tõm trỏch nhiệm trong mụ hỡnh tổ chức quản trị của doanh nghiệp nhƣ trung tõm chi phớ, đầu tƣ, lợi nhuận, đầu tƣ. Quản trị quỏ trỡnh tạo ra giỏ trị của doanhnghiệp gắn liền với việc hoạch định những thụng tin cần thiết nhƣ giỏ bỏn, doanh thu, sản xuất, chi phớ, kết quả sản xuất kinh doanh. Do vậy hệ thống bỏo cỏo định hƣớng hoạt động sản xuất kinh doanh phải đƣợc xõy dựng linh hoạt, phải bao quỏt đƣợc cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Dự toỏn giỏ bỏn theo phƣơng phỏp trực tiếp: cung cấp những thụng tin định hƣớng giỏ bỏn trong mối quan hệ với chi phi đƣợc phõn thành định phớ và biến phớ với lợi nhuận mục tiờu.
- Dự toỏn giỏ bỏn theo phƣơng phỏp toàn bộ: cung cấp những thụng tin định hƣớng giỏ bỏn trong mối quan hệ với cỏc bộ phận cấu thành nờn giỏ bỏn theo phƣơng phỏp toàn bộ, giỏ vốn, chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp, lợi nhuận mục tiờu.
- Dự toỏn doanh thu, dự toỏn sản xuất, dự toỏn chi phớ và cung ứng nguyờn vật liệu, dự toỏn nhõn cụng, dự toỏn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh,… (đó trỡnh
bày ở phần trờn).
* Quy trỡnh thu thập thụng tin lập bỏo cỏo định hƣớng
- Bƣớc 1: xỏc định năng lực, điều kiện thực tế của bộ phận ở kỳ bỏo cỏo.
- Bƣớc 2: dự bỏo năng lực, điều kiện và triển vọng của bộ phận trong kỳ dự toỏn. - Bƣớc 3: Xõy dựng chiến lƣợc, mục tiờu chung của toàn doanh nghiệp kỳ dự toỏn. - Bƣớc 4: trờn cơ sở giữa năng lực, điều kiện thực tế của bộ phận trong mối quan hệ chung với chiến lƣợc, mục tiờu chung của doanh nghiệp, xõy dựng hệ thống định mức và nhiệm vụ của bộ phận trong kỳ dự toỏn.
- Bƣớc 5: căn cứ vào hệ thống định mức, nhiệm vụ của từng bộ phận kỳ dự toỏn kết hợp với phƣơng phỏp dự toỏn, mụ hỡnh dự toỏn tiến hành xõy dựng hệ thống dự toỏn cho từng bộ phận.
- Xõy dựng hệ thống bỏo cỏo kết quả thực hiện
+ Hệ thống bỏo cỏo kết quả thực hiện cung cấp thụng tin về kết quả thực hiện cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh là cơ sở để nhận định, kiểm soỏt, đỏnh giỏ, điều chỉnh tỡnh hỡnh thực hiện trong doanh nghiệp. Bỏo cỏo phải phản ỏnh đƣợc đầy đủ thụng tin về kết quả thực hiện của cỏc hoạt động kinh doanh đó lập dự toỏn nhƣ: Bỏo cỏo chi phớ sản xuất và giỏ thành cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất, bỏo cỏo kết quả hoạt động tiờu thụ,…
* Quy trỡnh thu thập thụng tin lập hệ thống bỏo cỏo kết quả thực hiện
Trờn cơ sở hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản đƣợc ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp hiện nay, cỏc doanh nghiệp xõy dựng căn cứ vào yờu cầu cung cấp thụng tin của nhà quản trị cú thể thiết kế chi tiết bổ sung thờm cỏc thụng tin phự hợp.
Hỡnh 3.1: Sơ đồ quy trỡnh thu thập thụng tin lập bỏo cỏo kết quả thực hiện
Hệ thống bỏo cỏo kết quả thực hiện
Chứng từ kế toỏn
3.2.6 Hoàn thiện mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị
Hiện nay cú 3 mụ hỡnh tổ chức kế toỏn quản trị đang đƣợc sử dụng:
- Mụ hỡnh thứ nhất: Tổ chức kế toỏn quản trị xen kẻ với việc tổ chức Kế toỏn tài chớnh trong cựng một bộ mỏy, trờn cựng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toỏn thống nhất. hỡnh thức tổ chức này hiện đang phổ biến tại cỏc doanh nghiệp và cỏc nƣớc ỏp dụng mụ hỡnh kế toỏn động. Theo cỏch thức tổ chức này, cỏc doanh nghiệp chỉ việc tiến hành mở cỏc tài khoản chi tiết theo từng cấp trờn hệ thống tài khoản kế toỏn tài chớnh doanh nghiệp đang sử dụng, đồng thời xỏc định nội dung, phƣơng phỏp ghi chộp trờn cỏc tài khoản chi tiết sao cho phự hợp với việc thu thập, xử lý và cung cấp thụng tin cụ thể.
- Mụ hỡnh thứ hai: tổ chức kế toỏn quản trị cú tớnh độc lập với kế toỏn tài chớnh. Kế toỏn quản trị sẽ cú hệ thống tài khoản riờng, hệ thống sổ kế toỏn riờng và do đú cú bộ phận làm cụng tỏc kế toỏn quản trị độc lập với kế toỏn tài chớnh.
- Mụ hỡnh thứ ba: mụ hỡnh hỗn hợp giữa hai mụ hỡnh trờn. Hiện nay hầu hết cỏc doanh nghiệp xõy dựng đó bƣớc đầu xõy dựng mụ hỡnh kế toỏn quản trị cho mỡnh đú là theo mụ hỡnh hỗn hợp nhƣng chƣa rừ ràng và đồng bộ, quan trọng hơn là việc xõy dựng mụ hỡnh này chỉ dừng lại trờn gúc độ tỡm hiểu và việc vận dụng chƣa sõu.
Vỡ vậy cỏc doanh nghiệp xõy dựng cần quan tõm nhiều hơn nữa đến mụ hỡnh kế toỏn quản trị này, sử dụng nú nhƣ cụng cụ quản lý đắc lực cho việc phõntớch số liệu, ra quyết định chiến lƣợc phỏt triển.
Mục tiờu của việc vận dụng mụ hỡnh:
- Nhằm tổ chức kế toỏn quản trị khoa học, hợp lý, hệ thống kế toỏn hoạt động hiệu quả, tiết kiệm với bộ mỏy kế toỏn gọn nhẹ, phỏt huy hết đƣợc cỏc tiềm nanƣg của cỏc yếu tố của hệ thống kế toỏn.
- Tạo điều kiện cho hệ thống kế toỏn cung cấp thụng tin hữu ớch, kịp thời cho nhà quản trị.
Hiện nay theo tỏc giả cỏc doanh nghiệp xõy dựng trờn địa bàn nờn ỏp dụng theo mụ hỡnh kết hợp là phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành ở Việt Nam khi đang xõy dựng mụ hỡnh kế toỏn theo nguyờn tắc và chuẩn mực kế toỏn động.
Tổ chức kế toỏn quản trị theo mụ hỡnh kết hợp sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp xõy dựng cú thể kết hợp giữa quản lý tổng hợp và quản lý chi tiết theo từng bộ phận đƣợc chặt chẽ và cụ thể hơn. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phõn cụng cụng việc của
nhõn viờn phũng kế toỏn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thụng tin giữa kế toỏn quản trị và kế toỏn tài chớnh, nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp.
Nhƣ đó đề cập ở trờn kế toỏn quản trị là một lĩnh vực cũn khỏ mới mẻ đối với cỏc doanh nghiệp trờn địa bàn cũng nhƣ trờn cả nƣớc, cỏc doanh nghiệp cũn đang rất lỳng tỳng trong việc xỏc định mục tiờu, nội dung, phƣơng phỏp để tổ chức thực hiện kế toỏn quản trị. Do đú, khi thực hiện theo mụ hỡnh kết hợp này sẽ tạo điều kiện cho cỏc doanh nghiệp xõy dựng từng bƣớc vận dụng và dần hoàn thiện việc tổ chức và thực hiện kế toỏn quản trị.
Hỡnh 3.2: Sơ đồ mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị
Nhõn sự kế toỏn quản trị: Việc bố trớ nhõn sự thực hiện kế toỏn quản trị nhằm xỏc lập quyền hạn và trỏch nhiệm của cỏc cỏ nhõn, bộ phận trong chỉ đạo, thực hiện quy trỡnh thu thập trao đổi thụng tin cần thiết để đảm bảo thiết lập hệ thống cỏo cỏo kế toỏn quản trị hữu ớch, đảm bảo phự hợp với cơ chế vận hành nội dung kế toỏn quản trị trong doanh nghiệp.
Phũng kế toỏn
Kiểm soỏt nội bộ Thủ quỹ
Bộ phận kế toỏn tài chớnh Bộ phận kế toỏn quản trị Bộ phận dự toỏn Bộ phận tƣ vấn quyết định Bộ phận phõn tớch đỏnh giỏ Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn nguồn vốn Kế toỏn chi phớ Kế toỏn thanh toỏn
Kế toỏn quản trị là một chuyờn ngành kế toỏn độc lập thuộc phõn hệ của kế toỏn nờn việc tổ chức thực hiện kế toỏn quản trị do nhà quản trị cú quyền lực cao nhất chịu trỏch nhiệm tổng thể trƣớc doanh nghiệp. Doanh nghiệp xõy dựng cú đặc điểm là quy mụ sản xuất lớn, địa bàn sản xuất rộng, cần thiết thực hiện việc phõn cấp quản lý, cỏc nhà quản trị cấp thấp cú quyền hạn và trỏch nhiệm nhất định và chịu trỏch nhiệm của họ trƣớc cấp trờn, cỏc thành viờn trong doanh nghiệp. Vỡ vậy, chớnh sự xỏc lập trỏch nhiệm của nhà quản trị về kế toỏn quản trị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhõn sự kế toỏn quản trị cú đƣợc sự kết nối cần thiết, hữu ớch với cỏc bộ phận khỏc trong doanh nghiệp trong việc thực hiện quy trỡnh kế toỏn quản trị.
Hệ thống chứng từ: Đa phần cỏc doanh nghiệp trờn địa bàn hiện nay đang vận dụng hệ thống chứng từ đƣợc ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/02/2006 của Bộ tài chớnh nhƣng cần bổ sung thờm thụng tin tựy theo loại chứng từ cụ thể: đối với cỏc chứng từ về chi phớ chỳng ta cần thiết kế bổ sung để phản ỏnh thụng tin về chi phớ theo cỏc cỏch phõn loại chi phớ theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp và đảm bảo tớnh quy chuẩn, nhất quỏn trong quy trỡnh phản ỏnh và cung cấp thụng tin về chi phớ; đối với cỏc chứng từ phản ỏnh doanh thu, thu nhập cần bổ sung thờm thụng tin để phản ỏnh đƣợc doanh thu, thu nhập thực tế và tiềm ẩn do sự biến động của mụi trƣờng kinh doanh khỏ phức tạp do vậy, cần phõn phõn loại ra doanh thu, thu nhập của từng hoạt động; doanh thu, thu nhập của từng cụng đoạn; doanh tthu, thu nhập của từng trung tõm trỏch nhiệm,…. Đối với chứng từ phản ỏnh lợi nhuận đƣợc lập dựa trờn cơ sở chứng từ chi phớ và chứng từ thu nhập.
Hệ thống tài khoản kế toỏn: tài khoản là một phƣơng phỏp kế toỏn dựng để phõn loại, phản ỏnh chi tiết, thƣờng xuyờn, liờn tục từng đối tƣợng kế toỏn. Do vậy tài khoản cũng là phƣơng phỏp, kỹ thuật để phản ỏnh cung cấp thụng tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xõy dựng theo yờu cầu quản trị của doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/02/2006 của Bộ tài chớnh đó thể hiện đƣợc cỏc thụng tin chi phớ, doanh thu, lợi nhuận thực tế phỏt sinh đỏp ứng yờu cầu của kế toỏn tài chớnh, do vậy doanh nghiệp cần quan tõm, bổ sung, điều chỉnh tài khoản thớch hợp để phản ỏnh chi tiết, cung cấp thụng tin cơ bản về chi phớ, doanh thu, lợi nhuận cho mục đớch quản trị nội bộ doanh nghiệp. Trờn cơ sở hệ thống tài khoản do Bộ Tài chớnh ban hành điều chỉnh bổ sung những chi tiết cao bản sau:
Đối với những tài khoản phản ỏnh chi phớ:
TK cấp 1: sử dụng cỏc tài khoản theo chế độ quy định TK cấp 2: chi tiết theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh TK cấp 3: chi tiết theo yếu tố chi phớ hoặc nội dung kinh tế
TK cấp 4: chi tiết theo tớnh chất biến phớ hay định phớ của yếu tố chi phớ
TK cấp 5: chi tiết theo từng trung tõm trỏch nhiệm nhƣ trung tõm chi phớ, trung tõm doanh thu, trung tõm kinh doanh, trung tõm đầu tƣ….
Đối với tài khoản phản ỏnh doanh thu, chi phớ:
TK cấp 1: sử dụng cỏc tài khoản theo chế độ quy định
TK cấp 2: chi tiết theo từng chức năng hoạt động (xõy lắp, dịch vụ, sản xuất) TK cấp 3: chi tiết theo từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh
TK cấp 4: chi tiết theo từng trung tõm trỏch nhiệm nhƣ trung tõm chi phớ, trung tõm doanh thu, trung tõm kinh doanh, trung tõm đầu tƣ….
Chỳng ta cũng cú thể sử dụng tài khoản mó húa nhƣ sau:
Tài khoản mó húa: Abc
A: thể hiện loại Doanh thu, b: thể hiện loại sản phẩm thực hiện, c: thể hiện đội thi cụng.
Mỗi doanh nghiệp tựy theo loại hỡnh kinh doanh của doanh nghiệp là nhiều hay ớt mặt hàng, loại sản phẩm kinh doanh và đội thi cụng mà mó húa tài khoản sử dụng sao cho phự hợp với yờu cầu quản lý của doanh nghiệp mỡnh.
Vớ dụ:
A.xdtl.đ1: doanh thu xõy dựng thủy lợi do đội thi cụng 1 thực hiện. A.slmb.đ2: doanh thu san lắp mặt bằng do đội thi cụng 2 thực hiện A.tvgs.đ3: Doanh thu tƣ vấn giỏm sỏt do đội 3 thực hiện.
…..
+ Tài khoản chi phớ chi tiết theo sản phẩm, nhúm sản phẩm, bộ phận phỏt sinh. Tài khoản mó húa: C.x.y
C: thể hiện chi phớ theo chức năng hoạt động, x: thể hiện loại chi phớ, y: thể hiện bộ phận phỏt sinh chi phớ.
Vớ dụ:
Cql.Nv.Acc: Chi phớ nhõn viờn quản lý bộ phận kế toỏn (Cql: chi phớ quản lý, Nv: nhõn viờn, Acc: Accounting Department (phũng kế toỏn).
Cql.Nv.đ1: Chi phớ quản lý nhõn viờn kế toỏn đội 1 (Cql: chi phớ quản lý, Nv: nhõn viờn, đ1: đội thi cụng 1.
Cql.Tk,đ2: Chi phớ quản lý tiếp khỏch của đội thi cụng 2 (Cql: chi phớ quản lý, Tk: tiếp khỏch, đ2: đội thi cụng 2.
+ Tài khoản cụng nợ xõy dựng chi tiết theo khoản phải thu, phải trả. Đối với khoản phải thu chi tiết theo nhà đầu tƣ, theo thời hạn thanh toỏn, thời hạn bảo hành,… Đối với khoản phải trả, chi tiết theo thời hạn thanh toỏn, theo từng nhà cung cấp…
+ Tài khoản giỏ vốn hàng bỏn xõy dựng chi tiết theo sản phẩm và theo đội thi cụng. + Tài khoản nợ vay chi tiết theo từng ngõn hàng, đơn vị tiền tệ.
Phần mềm kế toỏn và kế toỏn quản trị (phụ lục 4)
3.3 Cỏc giải phỏp hỗ trợ cho cụng tỏc xõy dựng hệ thống kế toỏn quản trị.
Kế toỏn quản trị là một bộ phận trong hệ thống kế toỏn của doanh nghiệp, kế toỏn quản trị đƣợc hỡnh thành và tồn tại song song với kế toỏn tài chớnh nhằm cung cấp thụng tin một cỏch đầy đủ cho nhà quản lý. Trờn thế giới, kế toỏn quản trị đó hỡnh thành và phỏt triển khỏ lõu nhƣng ở nƣớc ta kế toỏn quản trị cũn khỏ mới mẻ, chƣa đƣợc cỏc nhà quản trị từ cỏc doanh nghiệp quan tõm. Đa phần cỏc doanh nghiệp chƣa nhận thức đƣợc vai trũ và tầm quan trọng của kế toỏn quản trị. Vỡ vậy cần cú giải phỏp hỗ trợ cho cụng tỏc tổ chức kế toỏn quản trị trong bộ mỏy hoạt động của doanh nghiệp để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp cận với hệ thống này.
- Hệ thống kế toỏn quản trị khụng cú một chuẩn phỏp lý chung nào về hỡnh thức lẫn nội dung bỏo cỏo. Do đú, doanh nghiệp phải tự xõy dựng một hệ thống chỉ tiờu kế toỏn quản trị cụ thể theo mục tiờu quản trị đặt ra. Cỏc chỉ tiờu này phải đảm bảo so sỏnh đƣợc giữa cỏc thời kỳ để đƣa ra cỏc đỏnh giỏ chớnh xỏc về thực tế tỡnh hỡnh hoạt động của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cần xõy dựng quy trỡnh sản xuất thống nhất, thiết lập hệ thống quản lý chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ. Điều này khụng những giỳp doanh nghiệp chuẩn húa hoạt động mà cũn là cơ sở để cung cấp nguồn số liệu chớnh xỏc cho kế toỏn quản trị trong quỏ trỡnh lập bỏo cỏo. Chớnh sự thống nhất về bản chất số liệu sẽ giỳp cho việc so sỏnh cỏc chỉ tiờu hiệu quả hơn.
- Cần xõy dựng một đội ngũ nhõn sự làm cụng tỏc kế toỏn khụng những cú chuyờn mụn nghiệp vụ mà cũn cú sự hiểu biết về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đú mới cú thể đƣa ra cỏc phõn tớch, đỏnh giỏ chớnh xỏc trờn cơ sở số
liệu thu thập đƣợc.