Kho bạc Nhà nước Hưng Yên
2.2.2.1. Kiểm soát hồ sơ ban đầu
Giai đoạn này chính là kiểm soát trước, sau khi được phân bổ kế hoạch vốn đầu tư năm. chủ đầu tư phải đến mở tài khoản giao dịch và gửi hồ sơ tài liệu của dự án đến KBNN ( phòng hoặc bộ phận Kiểm soát chi NSNN). Hồ sơ tài liệu bao gồm: - Đối với vốn chuẩn bị đầu tư: văn bản phê duyệt dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư kèm theo dự toán được duyệt; văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; hợp đồng giữa chủ đầu tư với đơn vị nhận thầu (trường hợp chủ đầu tư tự thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư: văn bản cho phép tự thực hiện của cấp có thẩm quyền, dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt, văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ).
- Đối với vốn thực hiện đầu tư: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu; dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng không bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư thì tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN gồm: Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dựng công trình được duyệt; quyết định phê duyệt dự toán kèm theo dự toán chi phí cho các công việc chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt hoặc dự toán cho từng công việc được duyệt; văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
của hồ sơ, hồ sơ phải được lập đúng mẫu quy định (trường hợp có mẫu được cấp có thẩm quyền ban hành); chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự đầu tư XDCB (chỉ tiêu này được phản ánh về mặt thời gian trên các hồ sơ),. Kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tư trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tư trong dự án đầu tư đã được phê duyệt. Nắm được các chỉ tiêu cơ bản như: các hạng mục công trình chính, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia đầu tư dự án, cơ cấu vốn đầu tư, hợp đồng kinh tế. Đây là khâu quan trọng, là cơ sở để thanh toán từng lần được nhanh chóng, đảm bảo đúng thời gian quy định.
2.2.2.2. Kiểm soát hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán
Tùy theo nội dung tạm ứng, thanh toán từng lần mà chủ đầu tư gửi đến KBNN các hồ sơ tạm ứng, thanh toán cho phù hợp với từng nội dung công việc trong từng giai đoạn của dự án đầu tư.
Nội dung kiểm tra, kiểm soát:
- Đối với các khoản tạm ứng; kiểm tra, kiểm soát nội dung tạm ứng xem có đúng đối tượng được tạm ứng; mức vốn tạm ứng (tỷ lệ tạm ứng %) phù hợp với chế độ tạm ứng theo quy định.
- Đối với các khoản thanh toán giá trị khối lượng hoàn thành: kiểm tra, kiểm soát theo dự toán được duyệt (đối với công việc không tổ chức đấu thầu) hoặc theo giá trúng thầu (đối với công việc tổ chức đấu thầu).
+ Thanh toán theo dự toán: Kiểm tra, kiểm soát nội dung thanh toán với dự toán được duyệt về khối lượng thanh toán phải phù hợp với khối lượng trong dự toán, kiểm tra lỗi số học. Số vốn thanh toán tối đa bằng dự toán được duyệt.
+ Thanh toán theo giá trúng thầu bao gồm: Hợp đồng trọn gói là hợp đồng theo giá khoán gọn và không điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện, khống chế mức vốn thanh toán theo hợp đồng, kiểm tra các khoản phát sinh trên nguyên tắc được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn giá theo đơn giá trúng thầu, trường hợp phát sinh theo đơn giá trúng thầu hoặc đơn giá được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hợp đồng có điều chỉnh giá thực hiện kiểm tra, kiểm soát khối lượng hoàn thành tại từng thời điểm, các chính sách chế độ dự án được hưởng tại mỗi thời điểm và theo quy định của hợp đồng.
Trong mỗi khâu trên, KBNN luôn luôn phải kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của mỗi tài liệu, hồ sơ phải được lập đúng mẫu quy định (trường hợp có mẫu được cấp có thẩm quyền ban hành); chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng; các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự đầu tư XDCB.
Đối với vốn tạm ứng, trước khi làm thủ tục tạm ứng, công chức kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản quy định trong hợp đồng và kế hoạch vốn hàng năm.
Trường hợp sau khi kiểm tra, số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch với số vốn đã tạm ứng cho chủ đầu tư, KBNN thông báo cho chủ đầu tư biết và trừ vào những lần tạm ứng tiếp theo (nếu số vốn chấp nhận tạm ứng nhỏ hơn số vốn đã tạm ứng) hoặc thu hồi số vốn đã tạm ứng vượt nếu hợp đồng quy định chỉ tạm ứng một lần.
Trường hợp chủ đầu tư đề nghị tạm ứng nhiều lần theo quy định của hợp đồng thì công chức thanh toán phải theo dõi lũy kế số vốn đã tạm ứng, tổng mức vốn của các hợp đồng thực hiện trong năm tối đa là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án.
Theo quy định tại Chỉ thị số 1792/CT-TTg ngày 15/10/2011 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường quản lý đầu tư từ vốn ngân sách nhà nước và vốn trái phiếu Chính phủ thì việc tạm ứng theo hợp đồng giữa chủ đầu tư cho nhà thầu được thực hiện theo quy định hiện hành; tổng mức vốn tạm ứng của các hợp đồng thực hiện trong năm tối đa là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án. Quy định mới này đã hạn chế và khắc phục được tình trạng tạm ứng ồ ạt của chủ đầu tư cho
nhà thầu. Do đó, tỷ lệ tạm ứng trong 3 năm 2012 và 2014 giảm xuống tương ứng là: (2012: 5%; 2013: 3%, 2014: 2,9%).
Bảng 2.3: Tình hình tạm ứng vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN Hưng Yên giai đoạn 2012 - 2014
Đơn vị tính: triệu đồng Năm Tổng số thanh toán Tạm ứng Tỷ lệ (%) 1 2 3 4=3/2 2012 1.430.078 71.179 5% 2013 1.652.038 52.777 3% 2014 1.601.101 47.773 2,9%
(Nguồn: Phòng Kiểm soát chi NSNN, KBNN Hưng Yên )
Đối với khâu thanh toán khối lượng hoàn thành, công chức kiểm soát chi thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định, đối chiếu với công việc, khối lượng hoàn thành, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo. Trường hợp kết quả kiểm soát có sự chênh lệch, số vốn chấp nhận thanh toán khác với số vốn đã thanh toán, KBNN sẽ thông báo cho chủ đầu tư và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).
Trường hợp cần thiết công chức kiểm soát chi của KBNN có thể chủ động báo cáo xin ý kiến lãnh đạo để phối hợp với chủ đầu tư nắm bắt tiến độ thực hiện dự án để đôn đốc, hướng dẫn chủ đầu tư hoàn thiện hồ sơ.