pháp chụp microfilm
Để tạo lập ra bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, người ta có thể sử dụng các công nghệ với những cách thức, phương pháp khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp lập bản sao microfilm bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trước hết là liệu phương pháp đó có đáp ứng được mục đích của công tác bảo quản tài liệu hay không, ưu/nhược điểm mà phương pháp đó mang lại, sau đó đến các yếu tố về tài chính, công nghệ, máy móc, thiết bị, nhân lực và các điều kiện khác. Theo xu thế phát triển của kinh tế, xã hội và khoa học công nghệ, người ta luôn hướng đến các biện pháp hiện đại, thuận tiện, mang lại hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí mà vẫn đáp ứng được yêu cầu, mục đích của công tác bảo quản.
Hiện nay, các nước trên thế giới như Mỹ, Australia, Singapore, Canada, Đức, Ấn Độ, Malaysia… và nhiều nước khác, trong đó có Việt Nam đã và đang lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ theo hai phương pháp: một là ứng dụng công nghệ microfilm để chụp microfilm tài liệu lưu trữ và hai là ứng dụng kết hợp công nghệ số hóa và công nghệ COM để số hoá tài liệu lưu trữ trước, sau đó chuyển dữ liệu ở dạng ảnh số sang microfilm.
Vì đối tượng nghiên cứu của đề tài là chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ dạng cuộn, loại phim silver-gelatin trên nền polyester, đen trắng, kích cỡ 35mm, được tạo lập theo phương pháp chụp microfilm bằng máy chụp tĩnh đối với tài liệu (lưu trữ) hành chính và bản vẽ
27
kỹ thuật, nên ở đây chúng tôi chỉ đi sâu vào việc lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp microfilm.
Theo hướng dẫn NAS-IPL-G-02 của Singapore về chụp phim bảo quản “Chụp microfilm bảo hiểm là quá trình tái tạo với kích thước thu nhỏ nội dung tri thức của tài liệu lưu trữ và tư liệu thư viện trên microfilm theo những tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật đã được thừa nhận” [13, tr. 2]. Nói một cách dễ hiểu, để sản xuất hay tạo lập ra một bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này, người ta phải thực hiện trình tự các công việc theo các tiêu chuẩn, hướng dẫn đã được thừa nhận như sau:
- Chuẩn bị tài liệu để chụp microfilm;
- Sử dụng máy chụp microfilm để chụp ảnh tài liệu lưu trữ lên microfilm với một tỷ lệ thu nhỏ nhất định (gọi là chụp phim).
- Sử dụng máy tráng rửa để làm hiện hình ảnh trên microfilm đã được chụp (gọi là tráng rửa phim).
- Sử dụng các thiết bị kiểm tra chất lượng để tiến hành kiểm tra chất lượng phim.
* Hướng dẫn và yêu cầu việc chuẩn bị tài liệu để chụp microfilm thường gồm các nội dung như sau:
+ Hướng dẫn kiểm tra trật tự hồ sơ và sắp xếp của tài liệu trong từng hồ sơ.
+ Hướng dẫn bóc tách, tháo gỡ ghim kẹp và làm phẳng tài liệu. + Hướng dẫn xác định số lượng tài liệu chụp trong một cuộn phim. + Hướng dẫn xác định tiêu chụp cần sử dụng và vị trí đặt tiêu chụp. + Hướng dẫn xác định số cuộn phim và tỷ lệ chụp phim.
+ Hướng dẫn làm mục lục hồ sơ, tài liệu được chụp trong một cuộn phim.
+ Hướng dẫn tu sửa hoặc nâng cao chất lượng nội dung thông tin tài liệu trước khi chụp phim.
Yêu cầu:
28
- Tài liệu được tháo bỏ hết ghim kẹp, bóc tách (trừ tài liệu đóng quyển) và được làm phẳng.
- Các tiêu chụp được sử dụng đúng và được đặt đúng vị trí quy định. - Mục lục hồ sơ được làm theo đúng quy định.
- Xác định đúng số cuộn phim và tỷ lệ chụp phim.
* Hướng dẫn và yêu cầu việc chụp phim thường gồm các nội dung như sau:
- Quy định về các khái niệm được sử dụng trong chụp phim.
- Hướng dẫn về điều kiện chụp phim: thiết bị chụp phim, microfilm sống (microfilm vật tư), kích thước tài liệu, định hướng ảnh, mã hoá khuôn phim, tỷ lệ thu nhỏ, khoảng cách giữa các khuôn phim, các vật dụng đi kèm.
- Hướng dẫn về trình tự chụp phim (trật tự chụp tài liệu và các tiêu chụp).
- Hướng dẫn về chụp các tài liệu khổ nhỏ kèm theo và tài liệu quá khổ. - Hướng dẫn về cách điều chỉnh mức độ (thời gian) phơi sáng thích hợp đối với từng loại tài liệu.
Yêu cầu:
- Chụp đúng theo trình tự quy định.
- Đảm bảo các điều kiện thích hợp về chụp phim.
- Chụp tài liệu khổ nhỏ và tài liệu quá khổ đúng quy định.
- Kiểm soát được mức độ (thời gian) phơi sáng thích hợp đối với từng loại tài liệu.
* Hướng dẫn và yêu cầu việc tráng rửa phim thường gồm các nội dung như sau:
- Hướng dẫn về điều kiện tráng rửa: thiết bị tráng rửa, hoá chất tráng rửa, các bước tráng rửa, các vật dụng đi kèm.
- Hướng dẫn kiểm soát nhiệt độ của hoá chất hiện, tốc độ tráng rửa, chuyển động hoá chất, bổ sung hoá chất.
29
Yêu cầu:
- Đảm bảo các điều kiện tráng rửa thích hợp. - Kiểm soát được quá trình tráng rửa.
Sau đó nhằm đảm bảo bản sao microfilm bảo hiểm đã lập ra đạt chất lượng để đưa vào bảo quản, người ta phải sử dụng các thiết bị kiểm tra (gồm: kính hiển vi, thiết bị đo mật độ, thiết bị kiểm tra hình ảnh, quang phổ kế) để kiểm tra chất lượng microfilm theo cách thức và các tiêu chí nhất định.
* Hướng dẫn và yêu cầu việc kiểm tra chất lượng phim gồm các nội dung như sau:
- Hướng dẫn về điều kiện kiểm tra phim: thiết bị kiểm tra, các vật dụng đi kèm.
- Hướng dẫn cách thức tiến hành kiểm tra: độ phân giải, mật độ, hình ảnh, độ dư thừa hoá chất.
- Hướng dẫn cách đánh giá chất lượng một cuộn phim dựa trên kết quả kiểm tra và dựa vào yếu tố chủ quan của người kiểm tra.
Yêu cầu:
- Đảm bảo các điều kiện thực hiện kiểm tra phim.
- Thực hiện đúng quy trình, cách thức tiến hành kiểm tra. - Đánh giá đúng chất lượng cuộn phim.
Phương pháp chụp microfilm đã được thư viện và lưu trữ nhiều nước trên thế giới thực hiện từ hàng chục năm nay nên phương pháp này còn được gọi là phương pháp chụp microfilm truyền thống.
Phương pháp này có khá nhiều ưu điểm:
Thứ nhất, đây là phương pháp đã được nhiều nước trên thế giới thực hiện và đã được chấp nhận rộng rãi trong việc bảo hiểm tài liệu giấy.
Thứ hai, có các hệ thống tiêu chuẩn, quy tắc thực hành và hướng dẫn về tạo lập, xử lý, bảo quản microfilm rất rõ ràng. Có thể kể đến những hệ thống tiêu chuẩn điển hình về lập bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này như: hệ thống tiêu chuẩn quốc tế ISO, hệ thống tiêu chuẩn Australia, hệ thống tiêu chuẩn Anh, hệ thống tiêu chuẩn Singapore, hệ thống tiêu chuẩn
30
Mỹ (Xem Phụ lục 1 – Hệ thống tiêu chuẩn của một số nước về chụp microfilm).
Thứ ba, tính pháp lý của bản sao microfilm được nhiều nước trên thế giới thừa nhận, các bản sao microfilm có thể thay thế tài liệu gốc một cách hợp pháp.
Thứ tư, bản sao microfilm được tạo lập ra có tuổi thọ cao nếu được xử lý và bảo quản đúng cách (VD: tuổi thọ của phim silver-gelatin nền axetat nếu được xử lý và bảo quản đúng cách có thể là 100 năm, phim silver-gelatin nền polyester có thể lên đến 500 năm). Điều này tạo ra khả năng khai thác lâu dài thông tin trong tài liệu gốc, thậm chí đến tận lúc tài liệu gốc đã bị hư hỏng hoàn toàn do lão hoá.
Thứ năm, lưu giữ được độ trung thực của thông tin trong tài liệu gốc do hình ảnh trên microfilm không dễ bị chỉnh sửa.
Thứ sáu, phương pháp này cho độ phân giải ảnh cao và có thể chụp được những tài liệu đóng quyển và khổ lớn (nhờ vào máy chụp).
Thứ bảy, tiết kiệm được diện tích bảo quản, giảm diện tích bảo quản xuống hơn 90% so với tài liệu giấy do microfilm có thể lưu giữ được lượng thông tin đáng kể so với tài liệu giấy (vd: một cuộn microfilm 35mm nhỏ gọn có thể lưu trữ được thông tin của khoảng 500 trang tài liệu khổ từ A3 đến A0, khoảng 500 đến 800 trang tài liệu khổ A4 và chỉ cần một không gian lưu giữ tương đương với kích thước của hộp đựng phim 35mm là 10cm x 10cm x 3cm).
Thứ tám, việc nhân bản và số hoá từ bản sao microfilm cũng rất dễ dàng, có thể cung cấp các bản sao sử dụng cho nhu cầu khai thác, hạn chế việc khai thác, sử dụng tài liệu gốc. Đây cũng là một cách gián tiếp đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu gốc.
Và cuối cùng, việc đọc microfilm không bị phụ thuộc nhiều vào công nghệ do công nghệ microfilm ít bị lỗi thời. Nếu như một bản số hoá chỉ sau 10 năm đã có thể không đọc được do sự lỗi thời của phần mềm máy tính thì một cuộn microfilm sau hàng trăm năm, để đọc được nó, người ta chỉ cần đến một thiết bị phóng lớn hình ảnh mà thôi.
31
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, phương pháp này cũng bộc lộ một số nhược điểm như: khó kiểm soát chất lượng của bản sao microfilm vì chất lượng của bản sao microfilm gần như chỉ có thể xác định được sau khi đã chụp và tráng rửa; độ phân giải của bản sao microfilm sẽ bị giảm qua mỗi lần nhân sao; microfilm rất dễ bị xước, do đó phải rất thận trọng khi tiếp xúc với nó; hệ thống thiết bị đọc microfilm thủ công nên hạn chế tốc độ khai thác, sử dụng. Chi phí cho hệ thống dây chuyền thiết bị lập bản sao microfilm bảo hiểm theo phương pháp này tương đối lớn. Việc sử dụng các thiết bị chụp và tráng rửa microfilm khá phức tạp, đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ kỹ thuật nhất định để có thể kiểm soát được các biến số ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm trong quá trình chụp và tráng rửa phim.
Mặc dù vậy, với những ưu điểm của phương pháp và tính năng ổn định, có khả năng lưu giữ thông tin qua hàng thế kỷ của microfilm, lập bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp microfilm vẫn là giải pháp được lựa chọn của nhiều cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới, trong đó có Việt Nam.