14. Khuôn phim chồng lên nhau
2.3. Nhận xét, đánh giá về tình hình lập bản sao và chất lƣợng bản sao microfilm bảo hiểm
sao microfilm bảo hiểm
Phương pháp chụp microfilm tài liệu được ứng dụng ở nước ta bắt đầu vào năm 2004 cho đến nay, thời gian thực hiện cũng đã được gần 10 năm với khoảng hơn 4 năm thử nghiệm và 5 năm làm chính thức. Dựa trên những kinh nghiệm làm việc đã có, ta đã dần dần xây dựng được các quy trình và hướng dẫn lập bản sao microfilm bảo hiểm. Tiếp thu các ý kiến đóng góp của những người làm quản lý và những người làm trực tiếp công việc lập bản sao microfilm bảo hiểm, các quy trình đã có sự sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung và thay thế theo hướng hoàn thiện hơn, khắc phục được những nhược điểm của các quy trình cũ, như: sắp xếp lại trình tự các bước công việc hợp lý hơn, bổ sung các bước công việc cần phải làm mà trước đây chưa được đưa vào quy trình, loại bỏ những công việc trên thực tế không thực hiện hoặc không còn phù hợp với thực tế, hướng dẫn thực hiện quy trình được diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu hơn, quy định chi tiết hơn, đã quy định được những vấn đề cơ bản trong việc lập bản sao microfilm bảo hiểm.
Nhân lực thực hiện việc lập bản sao microfilm bảo hiểm bước đầu đã được đào tạo, ít nhiều đã có kinh nghiệm thực tế, biết cách sử dụng các thiết bị, cơ bản nắm được quy trình, hướng dẫn thực hiện.
76
Thiết bị máy móc, công cụ, dụng cụ, cơ sở vật chất được đầu tư tương đối hiện đại, đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của việc lập bản sao microfilm bảo hiểm.
Bên cạnh đó, tình hình lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước còn những vấn đề cần xem xét:
Thứ nhất, cho đến nay, ta vẫn chưa xây dựng được một bộ tiêu chuẩn nào về lập bản sao microfilm bảo hiểm cho riêng mình, vừa phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, vừa phù hợp với điều kiện tình hình trong nước. Các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lập bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta với số lượng không nhiều, các quy trình, hướng dẫn vẫn còn chung chung so với các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế về lập bản sao microfilm bảo hiểm một cách rất chi tiết, cụ thể, có thể khiến cho người thực hiện không biết cách làm thế nào.
Ví dụ:
- Chưa nêu được khái niệm (hoặc giải thích cách hiểu) về các thuật ngữ được sử dụng trong hướng dẫn, liên quan đến lập bản sao microfilm bảo hiểm nên có thể khiến cho người đọc không hiểu được.
- Chưa quy định cụ thể về nguyên tắc và cách thức đánh giá chất lượng phim như: cách thực hiện việc kiểm tra độ phân giải, mật độ và hình ảnh.
- Chưa liệt kê và mô tả được các khiếm khuyết mà phim thường mắc phải và các khiếm khuyết đặc biệt khác. Chưa phân loại được mức độ nghiêm trọng, không nghiêm trọng của các khiếm khuyết để trên cơ sở đó, người thực hiện kiểm tra chất lượng phim có căn cứ quyết định loại bỏ hay không loại bỏ phim.
- Chưa hướng dẫn cụ thể được cách phát hiện các khiếm khuyết, các mức độ mà người thực hiện kiểm tra chất lượng cần phải kiểm tra để đảm bảo một cuộn phim đã được kiểm tra kỹ càng, không bị bỏ sót khiếm khuyết.
- Chưa quy định và hướng dẫn về phạm vi, mức độ đánh giá chủ quan mà người kiểm tra được áp dụng khi tiến hành kiểm tra chất lượng phim. Chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm đôi khi có thể bị ảnh hưởng do phụ thuộc quá nhiều vào việc đánh giá chủ quan này.
- Chưa quy định cụ thể về cách thức và yêu cầu ghép nối phim: độ rộng, độ dày, độ xiên lệch… của các mối nối.
77
Những vấn đề chưa được quy định cụ thể, rõ ràng trên khiến cho người thực hiện nhiều lúc còn lúng túng, không có cơ sở để thực hiện. Trong những trường hợp này, đa số người thực hiện làm dựa trên kinh nghiệm chủ quan của mình, dẫn đến việc đánh giá chất lượng một cuộn phim trở nên không chính xác.
Thứ hai, chúng tôi cũng nhận thấy quy định và yêu cầu về chất lượng bản sao microfilm ở nước ta so với tiêu chuẩn quốc tế ISO, tiêu chuẩn của một số nước như Singapore và tiêu chuẩn Mỹ là thấp hơn. Yêu cầu về độ phân giải tối thiểu thấp hơn một mức so với tiêu chuẩn các nước. Yêu cầu về mật độ cũng dễ dãi hơn (từ 0,7 đến 1,3), cho phép khoảng dao động mật độ rất lớn (0,6) giữa các khuôn phim trong một cuộn phim, trong khi tiêu chuẩn các nước chỉ cho phép dao động trong từ 0,3 trở xuống. Yêu cầu về hình ảnh chưa cụ thể, rõ ràng. Số lượng khuôn phim bị khiếm khuyết phải chụp lại trong một cuộn phim cho phép là 20%, nhiều hơn 10% so với tiêu chuẩn các nước. Số lượng mối nối trong một cuộn phim được quy định là 10 mối nối, nhiều hơn tiêu chuẩn Singapore là 5 mối nối. Chính bởi vậy vấn đề nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta càng phải được quan tâm, xem xét. Những vấn đề cụ thể quy định về chất lượng bản sao microfilm cần phải được tiêu chuẩn hoá một cách rõ ràng.
Thứ ba, chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm ở nước ta còn ở mức thấp, vẫn còn nhiều cuộn phim không đạt tiêu chuẩn, số lượng cuộn phim đạt chất lượng ở mức độ thấp rất cao trong khi số lượng phim đạt chất lượng ở mức độ cao không nhiều. Các cuộn phim còn bị nhiều các sai sót/khiếm khuyết, phải chụp lại và ghép nối nhiều, ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản, khai thác sử dụng bản sao sau này. Mặt khác, gây mất nhiều thời gian, công sức, vật tư... để khắc phục sai sót.
Có thể tổng hợp những nguyên nhân chính làm hạn chế chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm như sau:
Thứ nhất, từ kết quả kiểm tra và từ quan sát quá trình thực hiện công việc, chúng tôi nhận thấy, một trong những nguyên nhân chính là do người thực hiện. Các nhân viên chuẩn bị tài liệu sử dụng và đặt sai tiêu chụp, nhân viên vận hành máy móc không vệ sinh sạch sẽ máy móc, thiết bị theo hướng dẫn thực hiện quy trình và còn sơ xuất trong quá trình làm việc như: đặt các
78
đồ dùng lên trên bàn chụp, bật đèn tuýp trên đầu máy chụp, quên không nhớ tua phim hay chưa, làm cuộn phim lộ sáng khi lắp phim vào máy chụp hoặc làm lộ sáng trong quá trình tráng rửa, làm tắt một số bước công việc như: bỏ qua việc chụp, tráng rửa và đo mật độ dải phim kiểm tra trước khi tráng rửa các cuộn phim... Chính những sơ xuất như vậy đã gây nên nhiều sai sót/khiếm khuyết trên các cuộn microfilm như: vật thể lạ trên khuôn phim, lỗi khoảng cách, mép phim bị đen, lỗi mật độ...
Thứ hai, đặc điểm của tài liệu lập bản sao bảo hiểm ở nước ta quá đa dạng về màu sắc (màu giấy, màu mực), kích cỡ (từ nhỏ hơn A4 đến lớn hơn A0), chất liệu giấy (giấy dày, giấy mỏng), chữ viết (chữ in, chữ viết tay, chữ đánh máy)… nên việc kiểm soát thời gian chụp và đặt thông số quét đối với từng loại hình tài liệu đối với người chụp là tương đối khó khăn, có thể ảnh hưởng đến mật độ của microfilm, đồng thời hạn chế tốc độ chụp phim. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến lỗi mật độ trên microfilm, ảnh hưởng đến chất lượng phim.
Thứ ba, việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị: Các máy móc, thiết bị trong dây chuyền đều là những máy móc chuyên dụng, hiện đại, không được sản xuất trong nước mà phải đặt mua từ nước ngoài, yêu cầu kỹ thuật cao, đặc biệt là hệ thống máy chụp lưỡng hệ OK300, máy tráng rửa phim, trong khi các nhà cung cấp những máy móc thiết bị này trong nước có hạn, thiếu kỹ thuật, dẫn đến việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng sau bán hàng không đảm bảo chất lượng, không có khả năng sửa chữa máy, không có hiểu biết về yêu cầu của lập bản sao microfilm bảo hiểm để trên cơ sở đó hiệu chỉnh máy cho thích hợp, gây hạn chế cả về chất lượng và tốc độ sản xuất. Do vậy, nước ta đã phải nhiều lần mời chuyên gia của hãng Kodak Singapore và chuyên gia Đức sang hiệu chỉnh, sửa chữa, mất rất nhiều kinh phí và thời gian. Rất nhiều sai sót/khiếm khuyết được phát hiện trên microfilm như: lỗi độ phân giải, lỗi mật độ, lỗi khoảng cách, khuôn phim lệch... bắt nguồn từ việc bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị không đảm bảo.
Thứ tư, việc nhập phim sống, hoá chất tráng rửa và bảo quản phim sống, bảo quản hoá chất và sử dụng hoá chất còn chưa chặt chẽ, cũng như việc tìm đối tác cung cấp còn hạn chế do tính chất đặc thù của công việc. Chưa có những tiêu chuẩn, quy định cụ thể đối với phim sống và hoá chất
79
tráng rửa phục vụ cho lập bản sao microfilm bảo hiểm để chất lượng vật tư, hoá chất đầu vào được đảm bảo.
Với những hạn chế đặt ra từ thực tiễn như trên, làm thế nào để nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn trong nước? Đó chính là vấn đề cốt lõi mà chúng tôi muốn nghiên cứu và đề xuất trong chương tiếp theo.
80
Chƣơng 3