a) Tài liệu lưu trữ hành chính
Sau khi khai thác, đa số tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn được sử dụng nguyên bản. Tài liệu hành chính có thể được sử dụng nguyên bản, một phần hoặc truyền đạt lại.
Truyền đạt tài liệu lưu trữ phải giữ được các đặc điểm ngôn ngữ phong cách diễn đạt trong tài liệu gốc. Khi truyền đạt văn bản cần bảo đảm nguyên tắc về tính chính xác. Nhằm bảo đảm tính chính xác, có thể vận dụng một số phương pháp truyền đạt nội dung văn bản khi công bố tài liệu lưu trữ. Cụ thể là:
- Trung thành với nguyên bản của tài liệu
Khi truyền đạt tài liệu của thời kỳ lịch sử nào cũng trung thành với tài liệu, không nên hiện đại hoá tài liệu lịch sử. Đồng thời, không được cắt xén, thay đổi tuỳ tiện lời văn của tài liệu. Tuy nhiên, khi truyền đạt tài liệu, nếu bắt gặp những từ, những chữ mà nếu truyền đạt nguyên gốc như tài liệu sẽ gây nên sự hiểu lầm thì có thể thay thế bằng những từ, những chữ khác. Những điều đó nhất thiết phải được chú thích rõ - “nguyên văn trong văn bản”, hoặc “trong văn bản gốc ghi là …”.
- Truyền đạt tài liệu viết liền mạch
Người sử dụng phải phân chia tài liệu thành từng câu, từng đoạn; kiểm tra lại lời văn, đánh dấu câu theo đúng quy tắc ngữ pháp.
Trong nhiều tài liệu, nhất là những tài liệu thuộc thời kỳ trước cách mạng, thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, có nhiều chữ viết tắt. Có những chữ viết tắt ít thông dụng, gây khó khăn cho người đọc nên người sử dụng phải nghiên cứu, khám phá những chữ viết tắt đó và đưa vào trong dấu móc vuông… [….]. Cách làm này hoàn toàn giữ được đặc điểm vốn có trong nguyên bản của tài liệu, đồng thời, giúp cho độc giả không mất công tìm tòi để hiểu đúng tài liệu.
- Truyền đạt những chữ bị “thiếu” trong nguyên bản
Dấu móc vuông […] được sử dụng để ghi một đoạn, một câu hoặc một chữ vì lý do nào đó (in, viết, đánh máy thiếu; bị mờ, nhoè, rách không đọc được…) bị thiếu trong tài liệu gốc mà người sử dụng đã nghiên cứu, xác minh được bằng cách đối chiếu với những tài liệu khác có nội dung tương tự hoặc bằng cách phán đoán theo lôgíc nội dung tài liệu.
Trong dấu móc vuông đặt những chấm lửng (…) vì không thể đọc hoặc phỏng đoán được những chữ bị “thiếu”, bị mờ, bị rách nát của văn bản đó. Gặp những trường hợp này, phải giải thích rõ trong chú thích: “trong bản gốc bị mờ, xác minh do đối chiếu với bản sao” hoặc “trong bản gốc bị mất... chữ”...
- Truyền đạt những chữ khó hoặc có tính chất ám chỉ một người, một sự vật nào đó
Trong tài liệu, những từ dùng có tính chất “ám chỉ” một người, một sự vật rất phổ biến. Những chữ khó đó, khi dùng không phải ai cũng hiểu được. Bởi vậy, khi truyền đạt tài liệu, cần sáng tỏ những chữ có tính chất “ám chỉ” ấy. Khối tài liệu hình thành ra từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945, có rất nhiều chữ, câu nhằm ám chỉ các sự kiện nổi tiếng như: “Chiến cục Đông Xuân 1953 - 1954”, “Vụ đầu độc Phú Lợi”, “Trận Điện Biên Phủ trên không”, “Thông báo Thượng Hải (1972)”… Trong quá trình truyền đạt tài liệu, gặp những chữ nói trên, phải làm rõ nghĩa.
Ngoài ra, trong quá trình truyền đạt văn bản, cũng cần chú ý đến nguyên tắc truyền đạt các dấu hiệu “mật”, “tối mật”, “khẩn”… của tài liệu; những lời ghi chép, bổ sung ở ngoài lề tài liệu; các đơn vị đo lường trong tài liệu…
b) Tài liệu lưu trữ ảnh
Tài liệu ảnh khi khai thác, sử dụng phải bảo đảm tính khoa học và tính mỹ thuật. Tài liệu ảnh phải kèm theo lời giới thiệu, thuyết minh nội dung và chú thích xuất xứ. Lời giới thiệu bức ảnh do người khai thác, sử dụng trình bày. Lời giới thiệu cần nêu rõ ý nghĩa bức ảnh, được viết ngắn gọn, súc tích, in bên cạnh bức ảnh.
Phía dưới bức ảnh kèm lời thuyết minh để giải thích nội dung bức ảnh. Lời thuyết minh ảnh gồm ba thông tin chính: nội dung ảnh, thời gian và địa điểm ra sự kiện được máy ảnh ghi lại. Thông tin về nội dung ảnh cần viết cụ thể như ghi rõ họ tên, chức vụ nhưng người có mặt trong bức ảnh.
Phía dưới lời thuyết minh bức ảnh kèm một thành phần không kém quan trọng là chú thích xuất xứ của bức ảnh. Nó giúp tra tìm khi cần thiết và bảo đảm tính chân thực của ảnh. Chú thích xuất xứ không viết thông tin chung chung như về nơi bảo quản mà phải trình bày cụ thể, chính xác. Chú thích viết trong ngoặc đơn, chữ nhỏ.
Khi chú thích xuất xứ của tài liệu ảnh thường gặp các trường hợp sau: - Tài liệu ảnh sưu tầm từ các kho lưu trữ thì xuất xứ phải viết tên Kho lưu trữ (hoặc Trung tâm lưu trữ) và số tra tìm cụ thể của bức ảnh.
Ví dụ: Ảnh nhân dân giành chính quyền tại Bắc Bộ Phủ ngày 19 tháng 8 năm 1945 (Hồ sơ số 76-12154, phông tài liệu ảnh Nguyễn Bá Khoản, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III).
- Tài liệu ảnh sưu tầm từ các lưu trữ nước ngoài thì xuất xứ phải viết tên kho lưu trữ, tên nước, số tra tìm.
- Tài liệu ảnh sưu tầm từ các xuất bản phẩm thì chú thích xuất xứ phải ghi tên tác giả, tên sách, cơ quan xuất bản, thời gian xuất bản, lần xuất bản, địa điểm xuất bản và số trang.
Ví dụ: Ảnh niềm hạnh phúc đơn sơ trong sự khắc nghiệt của chiến tranh, Sài Gòn, Gia Định, 1969 (Báo Cựu binh Việt Nam, Ký ức thời oanh liệt, Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, năm 2003, trang 95).
- Tài liệu ảnh sưu tầm từ báo, tạp chí thì chú thích xuất xứ phải viết tên tờ báo (tên tạp chí), số báo (hoặc tạp chí), thời gian xuất bản và số trang.
Ví dụ: Ảnh nhân dân giành chính quyền tại Bắc Bộ Phủ ngày 19 tháng 8 năm 1945 (Báo Quân đội Nhân dân, số 8139, ngày 19 tháng 8 ănm 1976, trang 2).