a) Lựa chọn nội dung tài liệu lưu trữ
Để có được những tài liệu lưu trữ giá trị, trong quá trình khai thác, cần lựa chọn tài liệu có nội dung liên quan trực tiếp đến chủ đề, phản ánh sự kiện lịch sử quan trọng và tiêu biểu nhất trong số các tài liệu cùng chủ đề. Quá trình khai thác tài liệu lưu trữ theo chủ đề không chỉ diễn ra khi người khai thác, sử dụng đến các cơ quan lưu trữ mà quá trình này được diễn ra trước đó. Theo cách thông thường, trước hết, người khai thác phải xác định được tài
liệu lưu trữ mình cần đang bảo quản tại cơ quan lưu trữ nào, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ đó ra sao... Khi đến với cơ quan lưu trữ, thông qua Sách chỉ dẫn phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và sự hướng dẫn của cán bộ phòng đọc, người khai thác sẽ biết tài liệu lưu trữ mình cần thuộc phông nào, đơn vị bảo quản nào... Với cách làm như vậy, cần đầu tư khá nhiều thời gian và công sức để lựa chọn được tài liệu có giá trị. Song, có một phương pháp đơn giản hơn là lựa chọn tài liệu lưu trữ từ các trưng bày, triển lãm; các ấn phẩm lưu trữ; các bài công bố, giới thiệu tài liệu trên báo, tạp chí, chủ yếu là Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam. Bởi vì:
- Chủ đề các trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; các ấn phẩm lưu trữ thường gắn liền với các sự kiện lịch sự trọng đại của đất nước. Tài liệu lưu trữ được công bố, giới thiệu tại các trưng bày, triển lãm, trong các ấn phẩm có thể khai thác, sử dụng phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ tại các trưng bày, triển lãm, ấn phẩm là một hệ thống, bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Thông qua các trưng bày, triển lãm hoặc ấn phẩm như vậy, dễ dàng lựa chọn được các tài liệu lưu trữ tiêu biểu, có giá trị trong một hệ thống tài liệu cùng chủ đề.
- “Công bố - Giới thiệu tài liệu lưu trữ” là một chuyên mục đặc thù của Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam. Nhiều tài liệu lưu trữ quý, hiếm đang được bảo quản tại các cơ quan lưu trữ, những tài liệu mới được thu thập, sưu tầm... được công bố, giới thiệu trên Tạp chí. Chuyên mục này giúp cho các nhà nghiên cứu, giáo viên, sinh viên và đông đảo bạn đọc biết đến những sử liệu chân thực, tin cậy và quý báu. Và đây chính là kênh thông tin thường xuyên, cung cấp tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng, không phải tất cả các tài liệu lưu trữ có giá trị, liên quan đến lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 đều đã được công bố, giới thiệu. Do đó, quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu tại các cơ quan lưu trữ vẫn rất cần thiết và hiệu quả.
b) Lựa chọn hình thức tài liệu lưu trữ
Hiện nay, các cơ quan lưu trữ cung cấp tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: - Nghiên cứu trực tiếp tài liệu tại phòng đọc;
- Cung cấp bản sao tài liệu giấy dưới dạng phôtô đen trắng hoặc phôtô màu; - In sao phim điện ảnh;
- In ảnh đen trắng từ phim gốc; - Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc; - In sao tài liệu ghi âm;
- In từ microfilm; - Sao từ kỹ thuật số;