Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong giảng dạy lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 bậc Trung học Phổ thông, theo quan điểm của chúng tôi, trách nhiệm phần lớn thuộc về cơ quan lưu trữ. Bởi tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng nhất của các cơ quan lưu trữ. Nếu quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và minh bạch; tài liệu lưu trữ được thu thập, bổ sung đầy đủ, tổ chức khoa học, bảo quản chu đáo nhưng không được khai thác, sử dụng đó là một sự lãng phí lớn và công tác lưu trữ không mang lại hiệu quả thiết thực. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan lưu trữ phải chủ động trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 bậc Trung học Phổ thông. Sự chủ động này thể hiện bằng các hành động cụ thể sau:
a) Hoàn thiện hệ thống văn bản
Nội dung các quy định hiện hành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã: - Khẳng định rõ trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cán nhân trong khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Chỉ rõ đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: các cơ quan, tổ chức; công dân Việt Nam và người nước ngoài.
- Quy định các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: thông báo, giới thiệu tài liệu; tổ chức phòng đọc; trưng bày, triển lãm tài liệu; công bố tài liệu; cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu và cung cấp thông tin tài liệu từ xa hoặc gián tiếp.
Những quy định trên là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các cơ quan lưu trữ thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng. Khai thác, sử dụng tài liệu trong giáo dục lịch sử cho học sinh ở mọi cấp học, mọi trình độ, trong đó có học sinh bậc Trung học Phổ thông là hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
Tuy nhiên, để đẩy mạnh hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 bậc Trung học Phổ thông nói riêng, cần tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện một số vấn đề sau:
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Về nội dung: quy định rõ thẩm quyền trong xác định tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng; cấp bản sao, chứng thực tài liệu; giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng; công bố các ấn phẩm lưu trữ; đưa tài liệu ra trưng bày, triển lãm; khai thác, sử dụng tài liệu do các cá nhân tặng, ký gửi.
+ Về cấp xét duyệt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: phân định rõ trách nhiệm của Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Chánh văn phòng Bộ, Trưởng phòng Lưu trữ Bộ; Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Giám đốc các trung tâm lưu trữ quốc gia; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Giám đốc Sở Nội vụ...
Đồng thời, tiếp tục nghiên cứu, đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng đơn giản, nhanh gọn, minh bạch và hiệu quả để công
chúng nói chung và các cơ quan giáo dục, giáo viên, học sinh nói riêng có thể tiếp cận dễ dàng hơn với tài liệu lưu trữ.
- Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: bổ sung thêm các quy định về phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ xa; cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ theo hợp đồng; khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ...
- Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ do cá nhân tặng, ký gửi, bán cho cơ quan lưu trữ cần xác định rõ quyền của cá nhân, quyền của cơ quan lưu trữ trong khai thác, sử dụng tài liệu; thủ tục xin khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân, loại tài liệu lưu trữ cá nhân được sử dụng rộng rãi...
Mặt khác, trong các văn bản, cần quy định rõ ràng, cụ thể hơn về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan quản lý lưu trữ, cơ quan lưu trữ trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Chủ động tuyên truyền, giới thiệu về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - bằng chứng về các sự kiện trong quá khứ. Đồng thời, tiếp cận thông tin tài liệu là quyền, là lợi ích chính đáng của mọi công dân. Song hiện nay, nhiều người vẫn quan niệm rằng kho lưu trữ là địa điểm dành riêng cho các nhà nghiên cứu lịch sử. Bởi vậy, cơ quan lưu trữ cần chủ động tuyên truyền, giới thiệu về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ đến xã hội, trong đó có giáo viên và học sinh bậc Trung học Phổ thông.
* Nguyên tắc tuyên truyền, giới thiệu
Quá trình tuyên truyền, giới thiệu cho giáo viên, học sinh về vai trò của tài liệu lưu trữ trong dạy và học lịch sử Việt Nam giai đoạn 1945 - 1975 bậc Trung học Phổ thông cần bảo đảm ba nguyên tắc sau:
Một là, thực hiện đồng bộ các biện pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ;
Hai là, xác định nội dung, phương thức tuyên truyền, giới thiệu cụ thể để đề ra phương châm, phương pháp và chọn thời điểm thích hợp;
Ba là, vận dụng linh hoạt, đa dạng hoá các hình thức, phương thức tuyên truyền, giới thiệu.
* Nội dung tuyên truyền, giới thiệu - Nội dung tuyên truyền gồm:
+ Lịch sử hình thành và phát triển của ngành lưu trữ Việt Nam; + Giá trị của tài liệu lưu trữ;
+ Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam;
+ Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam...
- Nội dung giới thiệu gồm:
+ Tổng quan số lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho lưu trữ;
+ Khối tài liệu lưu trữ quý, hiếm trong các kho lưu trữ;
+ Tài liệu lưu trữ mới được sưu tầm, bổ sung vào kho lưu trữ; + Tài liệu lưu trữ theo chuyên đề trong kho lưu trữ.
* Hình thức tuyên truyền, giới thiệu - Hình thức tuyên truyền gồm:
+ Tuyên truyền miệng qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, nói chuyện chuyên đề;
+ Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin như báo, phát thanh, truyền hình, mạng Internet;
+ Biên soạn và phát hành tài liệu: sách hướng dẫn, cẩm nang, áp phích, tờ rơi, băng rôn, khẩu hiệu...
+ Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về công tác lưu trữ, tài liệu. - Hình thức giới thiệu gồm:
+ Biên soạn các thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ gửi đến các cơ quan quản lý giáo dục, trường Trung học Phổ thông với các hình thức như: thông báo tài liệu lưu trữ tổng hợp, thông báo tài liệu lưu trữ chuyên đề, thông báo mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề;
+ Mời các cơ quan quản lý giáo dục, giáo viên, học sinh... đến tham dự các hội nghị, hội thảo về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; các trưng bày, triển lãm tài liệu; các buổi nói chuyện chuyên đề; các buổi công bố, giới thiệu ấn phẩm lưu trữ.
Mặt khác, để tuyên truyền, vận động giáo viên, học sinh khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam thì chính các cơ quan lưu trữ, cán bộ lưu trữ cũng phải đổi mới nhận thức của mình. Quan niệm lưu trữ là “bảo mật”, là “khép kín” vẫn còn tồn tại trong một bộ phận cán bộ lưu trữ. Vì vậy mà tài liệu lưu trữ chưa phát huy được hết giá trị trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Thời gian qua, tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội như: chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, kinh tế... Tuy nhiên, trong lĩnh vực giáo dục, đặc biệt là giảng dạy lịch sử Việt Nam còn hạn chế. Chính vì vậy, các cơ quan lưu trữ phải quan tâm, chủ động hơn nữa trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giảng dạy lịch sử Việt Nam.
c) Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Hiện nay, đa số tài liệu lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ đã được chỉnh lý, lập hồ sơ nhưng chất lượng của các hồ sơ chưa chưa cao. Nguyên nhân một phần là do tài liệu lưu trữ thu thập về các cơ quan lưu trữ trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ. Bởi vậy, các cơ quan lưu trữ phải tiến hành chỉnh lý, lập hồ sơ từ đầu. Với khối lượng tài liệu lớn, số lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ có hạn... khó có thể đòi hỏi tất cả các phông, sưu tập lưu trữ đều được tổ chức khoa học trong một thời gian ngắn. Mặc dù vậy, để phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả thì các cơ quan
lưu trữ cần chú trọng hơn đến công tác tổ chức khoa học tài liệu. Trong đó, cần ưu tiên những phông, sưu tập lưu trữ có nhu cầu sử dụng thường xuyên.
Trước hết là, những phông, sưu tập lưu trữ đã chỉnh lý sơ bộ cần được nâng cấp, hoàn thiện. Đó là: hệ thống hoá lại tài liệu; xác định lại giá trị của các hồ sơ, không nên duy trì hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời; loại bỏ tài liệu hết giá trị trong hồ sơ; chuẩn lại tiêu đề hồ sơ... Từ đó, nâng cao chất lượng hồ sơ đưa ra khai thác, sử dụng.
Tiếp đó là, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Hệ thống công cụ tra cứu là phương tiện giúp cho độc giả tiếp cận tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Do đó, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là yêu cầu cấp thiết hiện nay đối với các cơ quan lưu trữ. Cụ thể là: xây dựng công cụ tra cứu đối với những phông, sưu tập lưu trữ chưa có công cụ tra cứu; hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu hiện có:
- Mục lục hồ sơ:
+ Biên dịch mục lục hồ sơ bằng tiếng nước ngoài, chủ yếu là tiếng Anh, tiếng Pháp ra tiếng Việt;
+ Bổ sung thêm phần “Mức độ tiếp cận” để xác định mức độ tiếp cận hồ sơ là hạn chế sử dụng hay sử dụng rộng rãi;
+ Tách hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời thành các mục lục riêng.
- Cơ sở dữ liệu:
+ Hoàn thiện cơ sở dữ liệu tất cả các phông, sưu tập lưu trữ; + Tra cứu xuyên phông, sưu tập lưu trữ;
+ Tra cứu toàn văn tài liệu lưu trữ.
- Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ cần được sửa đổi, bổ sung thường xuyên để cập nhật thông tin mới.
d) Tăng cường sưu tầm tài liệu lưu trữ
Do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như điều kiện khí hậu khắc nghiệt, chiến tranh kéo dài cộng với sự nhận thức chưa đầy đủ của xã hội về giá trị tài liệu lưu trữ nên nhiều tài liệu lưu trữ giai đoạn 1945 - 1975 về Việt Nam và của Việt Nam đã bị mất mát hoặc phân tán, rải rác ở nhiều nơi, cả trong nước và ngoài nước, dẫn đến sự thiết hụt đáng kể về thành phần tài liệu của các phông lưu trữ hiện đang bảo quản tại các cơ quan lưu trữ. Bởi vậy, để phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giai đoạn 1945 - 1975 thì việc sưu tầm tài liệu là thực sự cần thiết.
Những năm qua, các cơ quan lưu trữ đã có những nỗ lực đáng ghi nhận trong việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam ở trong nước và ở nước ngoài. Tuy nhiên, đó hoàn toàn chỉ là hoạt động đơn lẻ, không đồng bộ, không thường xuyên, vì từ trước đến nay, Nhà nước chưa có một kế hoạch tổng thể nhằm sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam còn lưu giữ trong các cá nhân, gia đình dòng họ ở trong nước và các cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện, cá nhân ở nước ngoài. Mặt khác, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ chưa được tiến hành một cách đồng bộ và triệt để do hạn chế về cơ chế chính sách, nhân lực và nguồn kinh phí.
Theo điều tra, khảo sát của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ thuộc các giai đoạn lịch sử Việt Nam, trong đó có giai đoạn 1945 - 1975 đang được bảo quản tại các lưu trữ, thư viện, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài… tại một số nước trên thế giới như: Pháp, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Thái Lan, Nga, Đức, Nhật Bản, Anh, Hà Lan, Ý… Ví dụ, tại Pháp, Trung tâm Lưu trữ Hải ngoại Aix-en-Provence đang bảo quản nhiều tài liệu về các nhân vật lịch sử Việt Nam như: Bảo Đại, Ngô Đình Diệm, Hà Huy Tập, Võ Nguyên Giáp, Trần Văn Giàu; Lưu trữ Bộ Quốc phòng bảo quản nhiều ảnh Không quân Pháp tại chiến dịch Điện Biên Phủ....
Chính vì vậy, trong thời gian tới, hoạt động sưu tầm tài liệu lưu trữ cần được các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh nhằm bổ sung tài liệu lưu trữ quý, hiếm cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam đang bị thiếu hụt, mất cân đối; phục vụ tốt hơn nữa yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới đất nước và phát triển kinh tế - xã hội.
Nội dung của hoạt động sưu tầm tài liệu lưu trữ gồm:
- Điều tra, thống kê và lập danh mục những tài liệu lưu trữ của Việt Nam và về Việt Nam hiện đang bảo quản ở trong nước và nước ngoài.
- Lựa chọn, sưu tầm các tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên các vật mang tin khác nhau hiện đang bảo quản ở trong nước và nước ngoài để bổ sung vào Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
- Xây dựng tài liệu lịch sử khẩu vấn (phỏng vấn, ghi âm, ghi hình) đối với các cá nhân (các nhà hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sỹ…) để bù đắp cho những sự kiện lịch sử không còn giữ được tài liệu.
e) Tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ
Trong quá trình hoạt động của Đảng và Nhà nước hình thành nhiều tài liệu lưu trữ có nội dung mật với ba cấp độ mật, tối mật, tuyệt mật. Đó là tài liệu liên quan đến bí mật quân sự, ngoại giao, biên giới, đời tư của các cá nhân... Tuy nhiên, nhiều tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan lưu trữ đã hết độ mật, cần được giải mật để đáp ứng yêu cầu thông tin của toàn xã hội, đặc biệt là các nhà khoa học, nhà nghiên cứu lịch sử. Nếu không giải mật tài liệu lưu trữ thì không những không khai thác, sử dụng đầy đủ, kịp thời thông tin có giá trị trong tài liệu mà còn gây nên tình trạng tồn động quá nhiều tài liệu đóng dấu chỉ mức độ mật nhưng nội dung không còn mật hoặc đã giảm độ mật. Mặt khác, thông tin trong các tài liệu mật thường liên quan trực tiếp đến nhiều sự kiện, nhân vật được quan tâm, nghiên cứu. Nếu không cung cấp