a. Chức năng
Công ty Interlogistics là một công ty Cổ Phần 100% vốn trong nước, hạch toán độc lập kể từ năm 2005, hoạt động theo giấy phép đã đăng ký và theo luật doanh nghiệp Việt Nam, công ty có những chức năng chính như sau:
− Tự tạo nguồn vốn cho kinh doanh và dịch vụ công ty, bảo đảm đổi mới và mở rộng các hoạt động kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
− Thay mặt người gởi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hoá qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng.
− Thực hiện các dịch vụ thương mại liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không.
− Đại lý giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước , làm các dịch vụ có liên quan đến ngành vận tải như: khai thuê hải quan, dịch vụ chứng từ, bảo hiểm hàng hóa thương mại, đại lý tàu biển , cho thuê kho , đại lý ký gửi hàng hóa vv...
b. Nhiệm vụ
Công ty có những nhiệm vụ cơ bản sau:
− Kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại trong phạm vi ngành nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh của công ty.
− Xây dựng và tổ chức kế hoạch kinh doanh nhằm đi đúng mục đích và nội dung hoạt động của công ty thực hiện các biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng kinh doanh, dịch vụ..
− Mở rộng thị trường trong và ngoài nước, tạo điều kiện tăng vốn cổ đông và phục vụ cho nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế..
− Tạo dựng uy tín nhằm giữ vững thương hiệu đồng thời xây dựng công ty ngày càng phát triển lớn mạnh.
− Giám đốc công ty có trách nhiệm xây dựng và ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty, làm đầy đủ các thủ tục kinh doanh.
− Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ được các mối quan hệ kinh doanh lâu dài, nhằm tạo tiền đề đưa công ty phát triển đi lên.
− Chịu trách nhiệm trước Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và trước khách hàng về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
− Báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo, công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty.
− Tuân thủ mọi quy định pháp luật của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và các điều ước Quốc Tế mà nhà nước Việt Nam chính thức tham gia và công nhận.
− Thực hiện các chế độ về lương, thưởng và cam kết sử dụng lao động theo đúng bộ luật lao động hiện hành, đảm bảo công tác bảo hộ an toàn lao động cho người lao động tại Công ty.
− Thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, hổ trợ chi phí phụ cấp, chăm sóc đời sống cho cán bộ, nhân viên.
− Chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ, chính sách quy định của nhà nước và chính quyền địa phương nơi đặt công ty.
Cơ cấu tổ chức – bộ máy quản lý
Hình 3.1 Tổ chức nhân sự của công ty Interlogistics
Chức năng của các phòng ban:
- Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định các công việc quan trọng liên quan đến vốn, phương hướng kinh doanh, cổ phần, các mục tiêu chiến lược của công ty.
- Hội đồng quản trị
Được Đại hội đồng cổ đông bầu ra và thay mặt cổ đông quản trị tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
- Ban kiểm soát
Được đại hội đồng cổ đông bầu ra và có nhiệm vụ kiểm soát, điều hành hoạt động kinh doanh. Đồng thời, khi có vấn đề phát sinh phải kịp thời thông báo và giải quyết nhanh chóng cũng như chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông và pháp luật.
-Ban giám đốc
Điều hành mọi hoạt động của công ty, đại diện công ty ký hợp đồng với khách hàng. Thực hiện các định hướng chính sách và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
- Phó giám đốc
Bên cạnh Giám đốc còn có 2 Phó Giám đốc phụ trách về chuyên môn, hỗ trợ Giám đốc các công việc quản lý điều hành sản xuất khai thác kinh doanh, nghiên cứu thị trường, điều phối nắm bắt nguồn hàng, xây dựng phương án kinh doanh...
- Phòng kinh doanh xuất – phòng kinh doanh nhập
Là nơi tìm kiếm khai thác, tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu và các đại lý trong và ngoài nước. Nghiên cứu thị trường, thương mại chào bán các dịch vụ giá cả cạnh tranh công ty cho khách hàng.
- Phòng Chứng từ Vận tải Quốc tế
Chứng từ vận chuyển chia làm hai ban phụ trách về các loại hàng hóa xuất khẩu và phụ trách về các loại hàng hóa nhập khẩu. Lưu trữ các dữ liệu, thông tin chứng từ của khách hàng và phối hợp với phòng kế toán khi phát sinh các nghiệp vụ cần thiết.
- Phòng Hiện trường
Thực hiện các thủ tục khai quan, mở cont, cược công, thủ tục lưu kho, lưu bãi tại cảng. Theo dõi, báo cáo tình trạng cont hàng và sắp xếp, điều phối hỗ trợ các phòng kinh doanh nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng chính xác.
- Phòng Kế toán
Quản lý nguồn vốn sử dụng có hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng báo cáo cho giám đốc cũng như hội đồng quản trị.
- Phòng Co-loader
Tìm hiểu về giá cả thị trường, làm việc với các Forwader khác để trao đổi hàng hóa khi đóng cont Consol, book cước theo yêu cầu của bộ phận Sales và thực hiện đề nghị cước vận chuyển với các hãng tàu…
- Phòng Marketing tổng hợp
+ Bộ phận Marketing: Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lược quảng bá kịp thời và phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhằm mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh.
+ Bộ phận Nhân sự: Chịu trách nhiệm các công tác liên quan đến nhân sự : quản lý, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và thực hiện các chương trình xây dụng văn hóa công ty.
+ Bộ phận Hành chính: Chịu trách nhiệm các công tác hành chính đảm bảo các điều kiện hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ để hoạt động công ty được vận hành hiệu quả.
- Kho Tân Thuận: có vai trò đóng gói, bảo quản và lưu kho hàng hóa.
-Phòng phát triển Kinh doanh
+ Bộ phận Phát triển đại lý : Tìm và tạo mối quan hệ với đại lý nước ngoài. Thương lượng, đàm phán với các đại lý các điều kiện về giá cả, thời gian vận chuyển, chất lượng dịch vụ… Hỗ trợ cho phòng kinh doanh trong việc duy trì và tìm kiếm khách hàng mới. Tổng hợp và báo cáo tình hình đại lý ở nước ngoài cho Giám đốc.
+ Bộ phận chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ phòng kinh doanh, hiện trường và chứng từ sau khi bán gói dịch vụ. Giải quyết các khiếu nại phát sinh sau khi bán gói dịch vụ. Thường xuyên liên lạc hỏi thăm khách hàng lâu năm, thường xuyên. Lập bảng thống kê và báo cáo tình hình khách hàng với các phòng ban.
- Bộ phận Nhơn Trạch: Có chức năng như một chi nhánh của công ty chào bán dịch vụ, trực tiếp vận chuyển hàng hóa và quản lý trực tiếp đội xe.
Nhận xét
− Bộ máy quản lý của công ty như trên là khá chặt chẽ. Nhân sự của công ty đã được chia ra từng phòng ban theo những chức năng riêng biệt nhưng vẫn liên kết với nhau thành một khối thống nhất đồng bộ thực hiện các hoạt động của công ty một cách nhuẫn nhuyễn.
− Cơ cấu tổ chức của công ty như vậy là khá phù hợp với yêu cầu quản lý hiệu quả của một công ty có khối lượng công việc nhiều và yêu cầu hiệu quả cao như công ty interlogistics.