5. TS Nguyễn Bích Liên
2.5.2.3.Trình tự lập dự toán ngân sách
Mỗi cấp quản lý đều có trách nhiệm với những chi phí thuộc phạm vi kiểm soát của mình. Tr n cơ sở phân tích biến động chi phí giữa dự toán v thực tế, nh quản trị ở mỗi cấp sẽ biết được họ đ điều khiển công việc dưới sự kiểm soát của họ như thế n o. Do đó, trách nhiệm lập dự toán ở cấp n o do nh quản trị ở cấp đó thực hiện.
Lập dự toán ngân sách cũng đồng nghĩa với việc hoạch định cho tương lai, vì vậy, việc lập dự toán chính xác l điều rất khó. Để t i đa hóa sự chính xác và giảm thiểu sai sót, ban lập dự toán ngân sách phải hoạch định một trình tự dự toán ngân
sách phù hợp để dựa v o đó m họ có thể làm t t công việc dự toán thông qua sự tham gia của mọi cấp quản trị v o việc lập dự toán, do đó độ tin cậ v chính xác của s liệu sẽ cao hơn.
Dự toán thường được xâ dựng từ cấp có trách nhiệm thấp nhất đến cấp có trách nhiệm cao nhất. Căn cứ v o chức năng, nhiệm vụ v qu ền hạn được giao, nh quản trị cấp cơ sở sẽ chịu trách nhiệm lập dự toán cho bộ phận của mình v trình l n các nh quản trị cấp trung gian. Các dự toán n được các nh quản trị cấp trung gian xem xét, điều chỉnh nếu cần thiết v sau đó được gửi l n các nh quản trị cấp cao nhất. Trình tự lập dự toán ngân sách được thể hiện qua sơ đồ sau:
ơ đồ 2 1 r nh tự lập ự toán 2.5.2.4.Các mô hình lập dự toán
Mô hình 1: Mô hình thông tin từ trên xu ng
Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của tổ chức, sau đó truyền đạt cho các quản lý cấp trung gian, tr n cơ sở đó, cấp quản lý trung gian xem xét sẽ chuyển xu ng cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận của tổ chức.
Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp cao xu ng, điều này dễ làm cho cấp dưới không thực hiện được, tạo ra sự phản đ i gây
Nh quản trị cấp cơ sở Nh quản trị cấp cao Nh quản trị cấp trung gian Nh quản trị cấp trung gian Nh quản trị cấp cơ sở Nh quản trị cấp cơ sở Nh quản trị cấp cơ sở
mâu thuẫn. Khi áp dụng mô hình n đòi hỏi các nhà quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện và chi tiết cụ thể về mọi mặt của DN, đồng thời phải xem xét khả năng thực hiện, năng lực của các bộ phận so với chỉ ti u do áp đặt xu ng.
ơ đồ 2.2 Mô hình thông tin từ trên xuống
Mô hình 2: Mô hình thông tin phản hồi
Theo mô hình này việc lập dự toán được thực hiện theo các quy trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu ti n được dự thảo từ ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp v sau đó tru ền xu ng cho các cấp quản lý trung gian. Tr n cơ sở đó, các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu xu ng các đơn vị cấp cơ sở.
Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng v điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng l n. Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, tr n cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở đồng thời kết hợp với khả năng thực tế cũng như kinh nghiệm của bộ phận mình tiến h nh xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình. Sau đó, tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao. Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở
Bộ phận quản lý cấp cao tr n cơ sở tổng hợp s liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý cấp trung gian xét duyệt thông qua cho bộ phận quản lý cơ sở. Khi dự toán đ được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Việc lập dự toán mô hình n tu đòi hỏi t n nhiều thời gian, kinh phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua, nhưng mô hình n có tính khả thi cao vì ph i hợp được các bộ phận tham gia.
Bước 1 Bước 2 Bước 3
ơ đồ 2.3 Mô hình thông tin phản hồi
Mô hình 3: Mô hình thông tin từ dưới lên
Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình lập các chỉ tiêu của bộ phận mình, sau đó, trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp s liệu của cấp cơ sở v căn cứ v o năng lực của bộ phận mình để tiến hành lập dự toán và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao
Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở
sẽ tổng hợp s liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tính khả thi và mục tiêu của tổ chức để xét duyệt v đưa ra dự toán chính thức l m căn cứ thực hiện kế hoạch trong kỳ.
Bước 1 Bước 2
ơ đồ 2.4 Mô hình thông tin từ dƣới lên 2.5.2.5. ội ung ự toán ng n sách
Dự toán ngân sách bao gồm những dự toán sau:
Dự toán ti u thụ l dự toán chủ ếu của to n hệ th ng v được lập đầu ti n. Do đó nó phải được lập một cách chính xác, phù hợp với điều kiện v khả năng của DN. Để lập dự toán ti u thụ thường phải xem xét nhiều ếu t như: tình hình ti u thụ s lượng sản phẩm của các kỳ trước v xu hướng biến động của nó, chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, sự cạnh tranh, xu hướng chung của nền kinh tế,…
Dự toán sản xuất l dự toán về s lượng sản phẩm sản xuất phải đủ để thoả m n cho u cầu ti u thụ v cho yêu cầu tồn kho cu i kỳ. Dự toán sản phẩm sản xuất được tính bằng cách lấ dự toán sản phẩm ti u thụ cộng với dự toán sản phẩm tồn kho cu i kỳ v trừ đi dự toán sản phẩm tồn kho đầu kỳ.
Dự toán mua hàng và tồn kho là dự toán phản ánh giá trị của hàng hoá mua vào, tồn kho, phản ánh lịch trình chi tiền để mua hàng hoá dựa trên dự toán doanh thu để đảm bảo thực hiện được mục ti u doanh thu đ đề ra một cách có thuận lợi. Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến định mức tồn quỹ, quy trình mua hàng của
Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở
DN cũng như xem xét đến các yếu t chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường.
Dự toán chi phí ngu n vật liệu trực tiếp l dự toán về lượng nguyên vật liệu v chi phí ngu n vật liệu trực tiếp cần thiết cho quá trình sản xuất. Dự toán n được lập tr n cơ sở dự toán sản xuất v định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp l dự toán nhằm xác định thời gian lao động v chi phí nhân công cần thiết đảm bảo cho tiến trình sản xuất. Việc lập dự toán n cũng căn cứ tr n dự toán sản xuất. Nhu cầu lao động trực tiếp phải được tính sao cho đáp ứng đúng v đủ đ i với nhu cầu sản xuất.
Dự toán chi phí sản xuất chung l dự toán về to n bộ chi phí phát sinh tại phân xưởng sản xuất ngoại trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp v chi phí nhân công trực tiếp. Dự toán n được xâ dựng theo hai ếu t biến phí v định phí sản xuất chung, căn cứ tr n đơn giá phân bổ kế hoạch chi phí sản xuất chung v mức hoạt động kế hoạch.
Dự toán thành phẩm tồn kho cu i kỳ là dự toán phản ánh hai nội dung đó l phản ánh giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm; phản ánh giá trị của thành phẩm tồn kho cu i kỳ. Dự toán này được lập căn cứ vào các dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung và kh i lượng thành phẩm tồn kho cu i kỳ.
Dự toán chi phí bán h ng v chi phí quản lý doanh nghiệp: dự toán n cung cấp thông tin định hướng về chi phí bán h ng trong m i quan hệ với các th nh phần biến phí, định phí v lượng tiền cần thiết để đảm bảo cho chí bán h ng v quản lý doanh nghiệp. Dự toán n được lập căn cứ v o dự toán ti u thụ, các bản dự thảo nhỏ hơn v các bản dự thảo cá nhân về chi phí do những người có trách nhiệm ở bộ phận bán h ng v bộ phận quản lý lập.
Dự toán tiền mặt l dự toán về s tiền thu v o chi ra li n quan đến các hoạt động của DN trong kỳ dự toán nhằm xác lập mức dự trữ tiền mặt t i thiểu hợp lý để phục vụ cho mọi hoạt động của DN. Lập dự toán n sẽ giúp cho DN tránh dư tiền mặt nhiều hơn nhu cầu của mình, v nh quản lý có thể sử dụng s tiền mặt dư ra để
đầu tư ngắn hạn.
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh l dự toán trình b về các khoản doanh thu v chi phí dự kiến trong kỳ kế hoạch với giả định hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ xả ra đúng như kế hoạch. Các ếu t trong dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lấ từ dự toán ti u thụ v các dự toán chi phí.
Dự toán bảng cân đ i kế toán: phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn v n của một DN tại một thời điểm nhất định. Dự toán n được lập dựa trên cơ sở của bảng cân đ i kế toán cu i kỳ trước và các s liệu trên các dự toán có liên quan như: dự toán tiền, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh…
2.5.3. ế toán trách nhiệ 2.5.3.1. hái niệ
Theo James R.Martin, “Kế toán trách nhiệm là một hệ th ng cung cấp các thông tin về kết quả và hiệu quả hoạt động của các bộ phận bên trong một DN; là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của các bộ phận có li n quan đến hoạt động đầu tư, doanh thu, chi phí v lợi nhuận mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng”.
Nói tóm lại, kế toán trách nhiệm là công cụ để thu thập những thông tin về tình hình hoạt động của từng bộ phận, công cụ để đánh giá kết quả, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó, xác định được trách nhiệm của mỗi bộ phận, của mỗi cá nhân phụ trách từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn bộ DN.
2.5.3.2. ội ung ế toán trách nhiệ
Sự phân cấp quản lý
Phân cấp quản lý l việc người quản lý giao qu ền cho các cấp quản lý thấp hơn v các cấp quản lý n chỉ được qu ền ra qu ết định trong phạm vi trách nhiệm, qu ền hạn của mình nhằm thực hiện mục ti u của tổ chức.
Các trung tâm trách nhiệm
Một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm đ i với thành quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách được gọi là trung tâm trách nhiệm. Để đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý các cấp, KTQT chia
tổ chức DN thành 4 loại trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận v trung tâm đầu tư.
Trung tâm chi phí là trung tâm có quyền kiểm soát chi phí nhưng không kiểm soát được lợi nhuận và v n đầu tư. Trong hệ th ng tổ chức quản lý, trung tâm chi phí thường là các phân xưởng sản xuất. Cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm chi phí là dựa vào tình hình thực tế các định mức về chi phí.
Trung tâm doanh thu là trung tâm trách nhiệm mà các nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc được quyền ra quyết định đ i với doanh thu phát sinh ở trung tâm đó. Th nh quả của các trung tâm doanh thu thường được đánh giá bằng việc so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán và phân tích các chênh lệch phát sinh.
Trung tâm lợi nhuận là trung tâm trách nhiệm mà các nhà quản lý phải chịu trách nhiệm hoặc chỉ được quyền quyết định đ i với lợi nhuận đạt được trong trung tâm đó. Th nh quả của các trung tâm lợi nhuận thường được đánh giá bằng việc so sánh các dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế với các dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt.
Trung tâm đầu tư l trung tâm trách nhiệm mà các nhà quản lý ngoài việc chịu trách nhiệm với chi phí, doanh thu, lợi nhuận của trung tâm còn phải chịu trách nhiệm với v n đầu tư của đơn vị đó. Th nh quả của các trung tâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo: tỷ lệ hoàn v n đầu tư (ROI); lợi nhuận còn lại (RI).
ảng 2 2 ác trung t trách nhiệm Trung tâm đầ u tư
Đánh giá hiệu quả đầu tư
Trách nhi ệm củ a từ ng trung tâm Trung tâm lợ i nhu ận Xác định lợi nhuận
Trung tâm doanh thu
Quản lý doanh thu
Trung
tâm
chi
phí Quản lý chi phí (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉ ti u đánh giá th nh quả của các trung tâm trách nhiệm
Đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí: để đánh giá trách nhiệm của trung tâm n thì chủ ếu dựa v o phương pháp phân tích nhân t biến động về lượng v biến động về giá. Kết quả phân tích sẽ cung cấp thông tin cho nh quản trị biết được ngu n nhân của các biến động tr n l khách quan ha chủ quan từ đó sẽ có các biện pháp đúng đắn, kịp thời để điều chỉnh hoặc phát hu các biến động theo chiều hướng có lợi cho tổ chức.
Đánh giá trách nhiệm của trung tâm doanh thu: để đánh giá trách nhiệm của trung tâm n thì chủ ếu dựa v o phương pháp phân tích tình hình thực hiện doanh thu giữa thực tế v dự toán, giữa kỳ n v kỳ trước, so sánh các chi phí đầu v o tại trung tâm để đánh giá hiệu năng hoạt động của trung tâm li n quan đến việc bán