5. TS Nguyễn Bích Liên
4.4.2. Hoàn thiện kế toán chi phí và phân tích biến động chi phí
Chi phí là một nhân t trực tiếp tác động đến lợi nhuận. Chính vì vậy, để có thể kiểm soát và tiết kiệm được chi phí, tác giả đề nghị hệ th ng kế toán chi phí bao gồm những nội dung sau:
Phân loại chi phí
Bất kỳ một loại hình tổ chức hay dù ở cấp bậc quản trị nào trong tổ chức, việc hiểu được bản chất của chi phí phát sinh để có thể kiểm soát hoặc sử dụng chúng như một công cụ nhằm gia tăng kết quả kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng. Cụ thể, hiện tại chi phí tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM được phân loại đơn giản chỉ mới đáp ứng theo yêu cầu của cơ quan quản lý chứ chưa nhằm mục đích quản trị. Theo tác giả, chi phí tại đơn vị nên được phân loại thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí bất biến (định phí). Cách phân loại chi phí này giúp cho nhà quản trị của đơn vị xác định được chi phí sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi hoạt động của nhà trường tha đổi, tức là khoản chi phí cần thiết phải chi, thời điểm thích hợp với mức độ để phục vụ cho quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Đồng thời, xác định được doanh thu hòa v n v xác định được m i quan hệ giữa chi phí – doanh thu – lợi nhuận, từ đó nh quản trị đề ra những quyết định ngắn hạn kịp thời và có hiệu quả. Cụ thể như sau:
Biến phí là những khoản chi phí mà tổng của nó có quan hệ tỷ lệ thuận với s lượng SV. Biến phí khi tính cho một SV thì không tha đổi, biến phí chỉ phát sinh khi có SV, nếu không có HSSV thì chi phí này bằng không. Biến phí trong trường bao gồm các khoản chi phí gắn liền với hoạt động đ o tạo điển hình như: + Chi phí tiền lương GV trực tiếp trả theo giờ
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ công tác giảng dạy như: phấn, viết, bảng, giẻ lau bảng, tiền thuê phòng bên ngoài, biến phí quản lý và phục vụ HS như chi phí như vật tư thực tập cho học sinh,…
ịnh phí là các chi phí mà tổng s không tha đổi khi có sự tha đổi về s
lượng SV. Khi tính cho một SV thì định phí tha đổi. Định phí trong trường bao gồm:
+ Các khoản chi phí như tiền lương tháng v phụ cấp của GV theo ngạch, bậc + Học bổng cho SV
+ Chi phí khấu hao giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm
+ Chi đầu tư cơ sở vật chất phục vụ lớp học: các phương tiện giảng dạy, chi phí khấu hao văn phòng, cấp trường
+ Tiền lương cán bộ, nhân viên, giảng viên ở cấp khoa, cấp trường theo mức c định
+ Chi phí dịch vụ công cộng, chi phí bảo hiểm ch ng trộm và ch ng chá ,…
Việc phân loại chi phí như tr n chỉ đúng ở mức độ thích hợp và trong phạm vi nghiên cứu luận văn, tác giả cũng giới hạn s lượng HSSV ở mức độ phù hợp.Ví dụ: mặc dù bản chất của định phí không đổi khi s lượng HSSV tha đổi, nhưng mức độ của định phí cũng chỉ có thể đảm bảo cho một phạm vi phù hợp của s lượng HSSV đó. Khi s lượng HSSV phát triển vượt quá phạm vi phù hợp n , định phí buộc phải tha đổi để phù hợp với sự phát triển của mức hoạt động như: s lượng HSSV tăng l n quá nhiều thì có nhiều yếu t chi phí sẽ tăng l n như s lượng giảng vi n tăng l n l m chi phí về lương giảng viên (biến phí) tăng, lớp học có thể được xây dựng làm chi phí khấu hao (định phí) tha đổi hoặc nếu s lượng HSSV chỉ tăng l n ít thì s lượng giảng viên có thể không tha đổi lúc này biến phí không đổi. Ngoài ra, với những chi phí được xác định như trên không hẳn hoàn toàn là biến phí hoặc định phí mà trong một s trường hợp nó có thể vừa là định phí vừa là biến phí (chi phí hỗn hợp).Vì vậy, việc phân loại như trên chỉ mang tính chất tương đ i.
Việc xác định đ i tượng tập hợp chi phí v đ i tượng tính giá thành là cơ sở để tính học phí phải nộp của từng HSSV trong một năm học hay toàn khóa học. Đồng thời, dựa trên việc xác định đó ban quản trị Nh trường lập dự toán để kiểm soát chi phí cho từng ngành học và từng khóa học, bậc học. Cụ thể như sau:
Đ i tượng tập hợp chi phí: Hiện tại nhà trường đ o tạo 30 chuyên ngành với các bậc đ o tạo: CĐCQ, CĐCQLT, TCCN, CĐLTĐH. Do đó, đ i tượng tập hợp chi phí nên tập hợp theo từng bậc đ o tạo, và hệ đ o tạo. Cụ thể như: bậc CĐCQ ngành quản trị kinh doanh, bậc CĐCQ liên thông ngành công nghệ thông tin, bậc TCCN ngành nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, bậc CĐLTĐH ngành điện công nghiệp và dân dụng, bậc CĐLTĐH ngành công nghệ kỹ thuật điện - điện tử.
Đ i tượng tính giá thành sản phẩm đ o tạo (đ i tượng tính chi phí đ o tạo cho 1 HSSV): Với đ i tượng tập hợp chi phí như tr n thì đ i tượng tính giá thành là HSSV của từng bậc đ o tạo, và từng hệ đ o tạo của một khoá học.
Kỳ tính giá thành đ o tạo: Nhà trường hiện đ o tạo theo niên khoá, dó đó kỳ tính giá thành được xác định l năm học.
Phương pháp tính giá thành đ o tạo: Phương pháp trực tiếp Quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đ o tạo
+ Bước 1: Tập hợp chi phí phát sinh theo biến phí và định phí căn cứ vào thực tế phát sinh. Ví dụ:
* Tập hợp biến phí thực tế phát sinh:
- Tiền lương v tiền giờ giảng dạy của GV trực tiếp giảng dạy căn cứ vào hệ s lương và thời khóa biểu phân công giảng dạy, máy chấm công và lịch trình giảng dạy của từng khoa, bộ môn.
- Chi phí vật tư được tính tr n cơ sở s liệu báo cáo của các khoa về tình hình sử dụng vật tư.
- Chi phí khấu hao giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm, phương tiện giảng dạ căn cứ vào thời gian sử dụng (tỷ lệ khấu hao năm) phụ thuộc vào s buổi học, lớp học, s ca thực tập, thí nghiệp trong một ngày.
- Tiền lương cán bộ, nhân viên, GV theo mức c định căn cứ vào Bảng thanh toán lương
- Học bổng HSSV căn cứ vào báo cáo tổng kết năm học của phòng đ o tạo từ đó tính ra mức học bổng phải chi.
- Chi phí khấu hao giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm, phương tiện giảng dạ căn cứ vào thời gian sử dụng (tỷ lệ khấu hao năm).
+ Bước 2: Tập hợp và tiến hành phân bổ những chi phí gián tiếp phát sinh chung cho các đ i tượng có liên quan. Tiêu thức phân bổ là s lượng HSSV của từng bậc, hệ đ o tạo. Ví dụ:
- Chi phí phục vụ khoa, tổ bộ môn (tiền lương, chi phí điện, nước,..) phân bổ theo s lớp học.
- Chi phí phục vụ, hỗ trợ HSSV bao gồm các khoản chi phí cho thư viện, y tế, hoạt động đoàn hội,… phân bổ theo s lượng HSSV của bậc đ o tạo, hệ đ o tạo.
+ Bước 3: Tính giá thành sản phẩm đ o tạo theo từng bậc đ o tạo và hệ đ o tạo cho từng năm v chia s lượng HSSVcủa từng ngành.
Ví dụ: Quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đ o tạo bậc cao đẳng
chính quy năm 2012 như sau:
Bƣớc 1: Tập hợp chi phí phát sinh theo biến phí và định phí căn cứ vào thực tế phát
sinh + Biến phí của 1 HSSV: 17.141.435.000/ 8.919 = 1.921.900.998 + Tổng định phí: 34.632.926.108 + Tổng s lượng HSSV: 8.919 CĐCQ: 6.929 SV CĐCQLT: 1030 SV TCCN: 886 SV CĐLTĐH: 74
ƣớc 2: Phân bổ định phí và biến phí cho bậc CĐCQ
Phân bổ biến phí
ƣớc 3: Tính giá thành sản phẩm đ o tạo cho 1 SV bậc CĐCQ
Tổng chi phí đ o tạo = 26.905.655.903 + 13.316.852.014 = 40.222.507.918 Chi phí đ o tạo 1 SV = 40.222.507.918/ 6.929 = 5.804.951
(Cách xác định giá thành sản phẩm đ o tạo cho 1 HSSV các bậc còn lại được minh hoạ ở phụ lục 8)
Qua ví dụ trên, việc xác định giá thành sản phẩm đ o tạo cho 1 SV thực tế năm 2012 cho thấy để đ o tạo cho một SV hệ CĐCQ cho một năm học nhà trường phải chi ra một khoản chi phí là 5.804.951đ, trong khi đó s thu được từ một SV CĐCQ là 8.000.000đ. Như vậy, s thu học phí của một SV lớn hơn chi vì vậy nhà trường sẽ dùng khoản lời này để trang trải chi phí.
Phân tích biến động chi phí
Thực trạng hiện nay tại đơn vị, việc lập dự toán về các khoản mục chi phí một cách chung chung chưa phân loại các yếu t chi phí thành biến phí v định phí, chủ yếu là liệt kê, điều này rất bất lợi cho việc phân tích biến động chi phí. Do đó, tác giả đề xuất nhà trường nên dự toán chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể hơn, trên cơ sở đó lập bảng phân tích biến động chi phí giữa thực tế và dự toán theo từng yếu t chi phí với mục đích l để đánh giá xem đơn vị có sử dụng vượt quá dự toán định mức không Bảng phân tích biến động chi phí (phụ lục 9)
4.4.3. Hoàn thiện đánh giá trách nhiệm quản lý tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Hiện nay, tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM đ phân chia CBVC thành hai kh i đó là kh i GV và CBQL, phục vụ với những công việc cụ thể trong phạm vi quyền hạn được giao, có thể kiểm soát được và chịu trách nhiệm về
kết quả hoạt động của mình thông qua nội dung đánh giá, mức độ đánh giá, quy trình đánh giá cũng như các chỉ tiêu đánh giá từng cá nhân được thực hiện tương đ i t t. Tuy nhiên, theo tác giả Nhà trường nên bổ sung kh i thứ ba đó là các trung tâm dịch vụ, kh i này bao gồm: trung tâm tin học ứng dụng, trung tâm ngoại ngữ, trung tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn.
Về ti u chí đánh giá: Ngoài các tiêu chí của Nhà trường đưa ra để đánh giá kh i GV và kh i CBQL, phục vụ thì nên thêm chỉ ti u định lượng cụ thể như s lượng HSSV chi u sinh trong năm, s học phí thu được, các khoản chi phí bỏ ra,… đ i với trung tâm tin học ứng dụng, trung tâm ngoại ngữ, trung tâm đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ. Các chỉ tiêu n được thể hiện trong báo cáo tổng hợp của các trung tâm. Bên cạnh đó, ngo i s liệu năm báo cáo thì các trung tâm này phải nêu s liệu của năm trước để làm cơ sở so sánh, phân tích, đánh giá. Như vậ , để đạt được mục tiêu chung của tổ chức, mỗi trung tâm phải nổ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đ vạch ra. Trong tất cả các tiêu chí đánh giá, nếu chỉ tiêu nào cá nhân hay bộ phận đó chưa đạt được thì phải nêu rõ nguyên nhân vì sao chưa đạt được.
Về quy trình đánh giá: Theo tác giả, ngoài việc các cán bộ chủ ch t của đơn vị tự trình bày bản tự đánh giá, phân loại của mình thì còn phải nộp bản tóm tắt về kết quả hoạt động của bộ phận mình phụ trách và bản này phải nộp cho Ban giám hiệu trước khi tiến hành cuộc họp để Ban giám hiệu nắm được tình hình hoạt động của các bộ phận trước khi đưa ra những nhận xét và đánh giá cụ thể.
Về báo cáo đánh giá trách nhiệm: Hiện nay, tại trường sử dụng 2 mẫu báo cáo đó là phiếu đánh giá viên chức dành cho GV và phiếu đánh giá công chức dành cho CBQL và phục vụ. Ngoài 2 phiếu này, theo tác giả Nhà trường nên bổ sung thêm các báo cáo sau:
+ Báo cáo tình hình thực hiện dự toán các khoản chi và báo cáo tình hình thực hiện dự toán các khoản thu: Căn cứ vào s liệu thực tế và s dự toán của từng nội dung thu, chi từ đó tính ra s chênh lệch và phân tích nguyên nhân gây chênh lệch. Phòng kế hoạch – tài chính sẽ chịu trách nhiệm lập 2 báo cáo này.
+ Báo cáo kết quả cung ứng dịch vụ: Căn cứ vào bảng báo cáo chi tiết về tình hình thu, chi của các trung tâm nộp về, Phòng kế hoạch – tài chính tiến hành lập báo cáo này.
( Các mẫu báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý được minh hoạ ở phụ lục 10).
4.4.4. Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận ( ) để ra quyết định ngắn hạn
Theo tác giả, trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM nên vận dụng kỹ thuật phân tích m i quan hệ chi phí – s lượng SV đ o tạo – lợi nhuận, từ đó xác định s lượng đ o tạo t i thiểu để bù đắp được định phí hay xác định điểm hòa v n chính l xác định mức thu nhập nhất định bù đắp chi phí của quá trình đ o tạo nhằm xem xét quá trình đ o tạo một cách chủ động và tích cực, xác định được trong trường hợp nào thì mở rộng, duy trì hay thu hẹp qu mô đ o tạo nhằm đạt hiệu quả cao nhất…điều này rất cần thiết để áp dụng tại các trung tâm của nhà trường như: trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tin học, trung tâm đ o tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ vì giúp đơn vị đạt được mức lợi nhuận mong mu n.
Việc phân tích m i quan hệ CVP được thực hiện căn cứ vào toàn bộ chi phí của đơn vị đó là biến phí và định phí. Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí, kế toán quản trị sử dụng khái niệm s dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí - kh i lượng - lợi nhuận. SDDP là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí, bằng cách phân tích này cho các nhà quản trị sẽ xác định được trong khoảng thời gian ngắn hạn, đơn vị mu n t i đa hoá lợi nhuận thì phải t i đa hoá s dư đảm phí, hay biết được kết cấu chi phí giữa biến phí v định phí như thế nào là hợp lý nhất.
Xác định s lượng HSSV đ o tạo t i thiểu năm 2012
Theo tác giả, biến phí trong trường hợp này không tính trên một SV mà nên tính theo một lớp học. Hiện nay, mỗi lớp học s lượng SV khác nhau, vì vậy sẽ tính s lượng sinh viên trung bình cho một lớp học của các ngành đ o tạo, bậc đ o tạo của từng năm trong ba năm, sau đó tính tiếp s lượng SV trung bình cho một lớp qua 3 năm.
Ng nh đ o tạo CĐCQ
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
S lượng SV S lượng lớp S lượng SV S lượng lớp s lượng SV S lớp KT – TC – NH 223 2 135 1 240 2 QTKD 125 1 105 1 120 1 CNTT 190 2 98 1 180 2 Điện - Điện tử 185 2 220 2 220 2 Cơ khí – xây dựng 132 1 120 1 110 1 Công nghệ sinh học 102 1 98 1 90 1 Tổng 957 9 776 7 960 9 Bảng 4.2 Số lƣợng SV và số lớp học qua a nă 2010, 2011, 2012
Thông qua bảng s liệu trên, s lượng sinh viên trung bình cho một lớp học của các ngành đ o tạo bậc CĐCQ của từng năm là:
Năm 2010: 957/9 =106 SV