5. TS Nguyễn Bích Liên
3.3.5. Nguyên nhân của những hạn chế
Đ i với Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo Nhà trường chưa thực sự quan tâm nhiều đến công tác KTQT tại trường. Vì vậy, họ chưa nhận thức được vai trò quan trọng cũng như tính hữu ích của thông tin KTQT trong quá trình điều hành hoạt động và ra quyết định, nên việc triển khai ứng dụng KTQT hết sức khó khăn. Tu nhi n, một s nhân viên khác (giáo viên dạy bộ môn KTQT) trong đơn vị có kiến thức về KTQT nhưng lại chưa có điều kiện tiếp cận trong việc tham mưu với Ban l nh đạo.
Đ i với nguồn nhân lực: Nhân viên phòng kế toán chưa tìm hiểu về KTQT, do đó kiến thức về KTQT còn hạn chế, chưa thấy được tầm quan trọng của công cụ quản lý này vì vậy chưa thể tham mưu cho lãnh đạo về việc vận dụng KTQT tại trường.
Hạn chế này một phần có ngu n nhân khách quan trong điều kiện thiếu nguồn nhân lực có kinh nghiệm, thiếu các cơ sở cung cấp dịch vụ tư vấn dịch vụ KTQT v đ o tạo nhân lực cho KTQT.
Thực tế vận dụng nội dung KTQT chỉ mới diễn ra chủ yếu ở các DN sản xuất kinh doanh v được hướng dẫn từ năm 2006 thông qua thông tư 53/2006/TT – BTC ngày 12/06/2006. Vì vậy, kiến thức về KTQT còn l điều mới mẻ ở nước ta và việc chưa vận dụng KTQT vào các tổ chức phi lợi nhuận là tất yếu khách quan.
KẾT LU ƢƠ 3
Chương ba đ n u l n thực trạng công tác kế toán và KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, cụ thể như sau:
+ Về tổ chức công tác kế toán bao gồm các nội dung sau: tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ th ng tài khoản kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ th ng sổ sách kế toán, tổ chức hệ th ng báo cáo kế toán
+ Một s biểu hiện của KTQT trong công tác kế toán bao gồm: lập kế hoạch, đánh giá trách nhiệm quản lý, xác định chi phí đ o tạo.
Thông qua thực trạng về tổ chức công tác kế toán và KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, tác giả đ đưa ra những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán và những nguyên nhân hạn chế của việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
Xuất phát từ các nguyên nhân của những hạn chế trên, vấn đề cần đặt ra là giải pháp để hoàn thiện những nội dung của KTQT, từ đó có thể vận dụng một cách thích hợp tại trường nhằm khắc phục những hạn chế đó để công tác KTQT thật sự là công cụ quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình điều hành hoạt động tại đơn vị. Vấn đề này sẽ được giải đáp tại chương 4.
ƢƠ 4: HOÀN THI N CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ T I ƢỜ AO ẲNG KINH TẾ - CÔNG NGH TP.HCM
4.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Kế toán quản trị được vận dụng trong mọi tổ chức bao gồm DN và các tổ chức phi lợi nhuận nhằm t i thiểu hoá chi phí đầu vào và t i đa hóa kết quả đầu ra để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể, tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. CM cũng không ngoại lệ, trường cũng cần phải hoạch định, kiểm soát chi phí, đánh giá trách nhiệm quản lý cũng như việc hoàn thành các mục ti u đề ra và các quyết định phù hợp.
ơn nữa, quy mô tổ chức tại đơn vị ngày càng mở rộng: s lượng HSSV cũng như GV tăng l n qua các năm, cơ sở vật chất ngày càng t t, s lượng các trường học tăng l n đáng kể, người học có nhiều sự lựa chọn hơn. Do đó, để thu hút được sinh vi n v thu hút được nguồn tài trợ, buộc các nhà quản lý phải nâng cao chất lượng, quản lý và kiểm soát các khoản chi là điều vô cùng cần thiết .
Bên cạnh đó, vì trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. CM l trường ngoài công lập, vì vậy không có sự hỗ trợ về ngân sách nh nước nên phải tự chủ hoàn toàn về mặt t i chính cũng như tất cả các mặt khác. Do đó, để có nguồn thu nhập nhằm trang trải chi phí và có thể tăng thêm thu nhập cho GV, CBCNV Nhà trường, các nhà quản lý tại đơn vị cần phải tiến hành xác định chi phí phát sinh riêng biệt cho từng đ i tượng và phân tích biến động chi phí nhằm tìm ra nguyên nhân gây biến động để quản lý, kiểm soát và tiết kiệm chi phí; xác định s lượng sinh viên đ o tạo t i thiểu; phân tích m i quan hệ giữa chi phí đ o tạo với s lượng sinh viên thông qua các kỹ thuật phân tích m i quan hệ CVP nhằm đạt được mục ti u đ o tạo của đơn vị.
Vì vậy, sự cần thiết phải hoàn thiện công tác KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM với những nội dung thích hợp là một tất yếu khách quan và cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại đơn vị.
4.2. ác quan điểm hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Hiện tại, đơn vị có một s biểu hiện của KTQT nhưng vẫn còn nhiều điểm yếu n n chưa phát hu được vai trò và tác dụng của nó. Trước khi tiến hành tổ chức, vận dụng công tác KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, cần phải xem xét, thấu hiểu một s nguyên tắc cơ bản để nâng cao tính khả thi trong việc hoàn thiện KTQT nhằm mang lại chất lượng đ o tạo cũng như những lợi ích kinh tế cho đơn vị.
4.2.1. Hoàn thiện công tác KTQT phù hợp với mô hình tổ chức quản lý tại trƣờng
Đặc điểm của KTQT là linh hoạt, không có tính pháp lý và mang tính chất nội bộ. Vì vậy, tùy thuộc v o đặc điểm mô hình tổ chức quản lý tại trường, để xác định hoàn thiện nội dung KTQT đảm bảo sự phù hợp và linh hoạt nhằm phát huy t i đa những lợi ích hệ th ng KTQT mang lại.
4.2.2. Hoàn thiện công tác KTQT phù hợp với yêu cầu v tr nh độ quản lý tại trƣờng
Vì KTQT không có tính pháp lý n n đơn vị có thể hoàn thiện những nội dung của KTQT sao cho đảm bảo phù hợp với yêu cầu và trình độ của các nhà quản lý đơn vị nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin cụ thể cho nhà quản lý để hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định về tình hình hoạt động của đơn vị.
4.2.3.Hoàn thiện công tác KTQT phù hợp giữa chi phí và lợi ích
Hoàn thiện công tác KTQT tại đơn vị cần phải có sự cân nhắc kỹ dựa trên nguyên tắc phù hợp giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra. Trước hết, phải xem xét những khoản chi phí phải bỏ ra để có thông tin đó v hiệu quả của thông tin mang lại sao cho lợi ích thu được từ việc cung cấp thông tin phải lớn hơn khoản chi phí đó. Do đó, việc phân tích v xác định đúng từng loại chi phí là bước quan trọng để
đưa ra qu ết định đúng đắn trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh của nhà quản trị tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
4.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến việc hoàn thiện KTQT tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Việc hoàn thiện công tác KTQT tại đơn vị bị ảnh hưởng bởi các nhân t sau: Đặc điểm hoạt động và quy mô của nh trường: Quy mô đ o tạo của Nhà trường ngày càng tăng và mở rộng, Nhà trường không chỉ tự thực hiện đ o tạo mà còn liên kết với các trường khác đặc biệt là các trường nước ngoài. Với đặc điểm hoạt động đ o tạo và quy mô đ o tạo như hiện nay, nhà trường cần phải có sự hỗ trợ các kỹ thuật phân tích của KTQT để đáp ứng yêu cầu quản lý.
Sự nhận thức và hiểu biết về KTQT của các cấp lãnh đạo: Việc nhận thức được tầm quan trọng của công tác KTQT trong việc điều hành và quản lý sẽ giúp các nhà quản lý quan tâm thông qua việc mở rộng đ o tạo, mở lớp bồi dưỡng KTQT, trang bị đầu tư hơn cho đội ngũ cán bộ quản lý và chỉ đạo thực hiện làm cho việc thực hiện công tác KTQT được thuận lợi và hoạt động có hiệu quả hơn.
Đội ngũ kế toán: để tổ chức và thực hiện t t công tác KTQT tại trường, đòi hỏi đơn vị phải có đội ngũ kế toán có đủ năng lực và trình độ chuyên môn cao cũng như việc bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ các nhân viên kế toán, để đảm bảo thực hiện các phần hành công việc KTQT nhằm cung cấp thông tin thích hợp, đáng tin cậy phục vụ yêu cầu quản trị của đơn vị trên cơ sở vận dụng các tiêu chuẩn, điều kiện của người làm kế toán quy định tại Luật kế toán.
Sự hỗ trợ của giảng viên KTQT: để Ban l nh đạo nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong công tác quản lý cũng như những lợi ích mà nó mang lại thì các GV phụ trách giảng dạy KTQT nên tư vấn, tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc áp dụng KTQT, đồng thời hỗ trợ cho phòng kế toán trong công tác KTQT.
Sự tự chủ về tài chính: vì trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM thuộc kh i trường ngoài công lập không có sự hỗ trợ ngân sách Nhà nước. Điều này ít nhiều cũng ảnh hưởng đến công tác KTQT tại đơn vị.
4.4. Hoàn thiện công tác KTQT tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TPHCM
Hoàn thiện công tác KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM được thực hiện trên một s nội dung sau:
4.4.1. Hoàn thiện dự toán ngân sách tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TPHCM
Việc lập dự toán ngân sách hàng năm có vai trò quan trọng trong việc hoạch định và kiểm soát, giúp cho việc phát hiện, phòng ngừa, hạn chế ở mức rủi ro thấp nhất trong hoạt động bởi vì thông qua dự toán Nhà trường sẽ:
+ Xác định được mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể các nguồn lực trong đơn vị được phân bổ v điều ph i một cách hợp lý như phòng ban, các khoa, bộ môn,…cùng với các cá nhân trong Nhà trường để làm cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý từ đó đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý của đơn vị.
+ u động được mọi nguồn lực trong đơn vị tham gia vào việc xây dựng dự toán ngân sách. Nâng cao tinh thần và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán đ i với mỗi thành viên thực hiện dự toán nhằm hướng đến mục tiêu chung của Nhà trường.
+ Giúp nhà quản lý dự đoán trước tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị từ đó chuẩn bị trước các giải pháp khắc phục khi tình hu ng bất lợi xảy ra nhằm xử lý kịp thời để mạng lại kết quả t t nhất.
Hiện tại, kế hoạch năm học được xem như là dự toán ngân sách thu - chi tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP CM đ được thực hiện thông qua mô hình thông tin từ trên xu ng tức là các chỉ tiêu dự toán đều được cấp trên định ra và kế toán tiến hành lập kế hoạch sau đó trình l n Ban giám hiệu xét duyệt. Ban giám hiệu sau khi kiểm tra, đưa ra ý kiến đóng góp và kế toán sẽ chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Ban giám hiệu và Ban giám hiệu sẽ kiểm tra một lần nữa trước khi ký duyệt, mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp trên. Lập dự toán theo mô hình này tại đơn vị khá đơn giản, tiết kiệm chi phí và thời gian. Tuy nhiên, mô hình lập dự toán này chỉ thực hiện ở hai bộ phận là
phòng kế toán và Ban giám hiệu, không động viên và tạo sự ph i hợp giữa các bộ phận khác vào quá trình lập dự toán, do đó không khai thác hết khả năng tiềm tàng của đơn vị. Vì vậy, theo tác giả hệ th ng dự toán tại trường cần được thực hiện như sau:
Mô hình lập dự toán: sử dụng mô hình thông tin phản hồi
Để các báo cáo dự toán phản ánh đúng tiềm lực, đảm bảo đạt được mục tiêu do đơn vị đề ra, đơn vị nên sử dụng mô hình thông tin phản hồi. Mặc dù mô hình n đòi hỏi t n nhiều thời gian, kinh phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua nhưng đảm bảo kế hoạch tính khả thi cao vì ph i hợp được các bộ phận tham gia.
Trình tự lập dự toán
Bước 1: Ban giám hiệu sẽ dựa vào các chỉ tiêu, kế hoạch chung về đ o tạo v đầu tư xâ dựng cơ bản cho các học kỳ sau để phân công nhiệm vụ cụ thể việc lập dự toán cho các bộ phận khác (phòng ban, khoa, tổ bộ môn) trong đơn vị thực hiện.
Bước 2: Truyền xu ng cho các bộ phận được phân công để lập dự toán. Khi lập dự toán xong sẽ nộp vào phòng Kế hoạch - tài chính, phòng Kế hoạch – tài chính trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các phòng ban, khoa, tổ bộ môn kết hợp với kế hoạch chung sẽ xem xét các bảng dự toán sau đó trình lên cho Ban giám hiệu xét duyệt
Bước 3: Tr n cơ sở tổng hợp s liệu từ các cấp dưới kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức Ban giám hiệu sẽ xét duyệt các dự toán và khi dự toán đ được xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức và được đưa xu ng cho các bộ phận để triển khai thực hiện để định hướng hoạt động cho năm học mới.
Kết thúc năm học, toàn bộ báo cáo thực hiện của các bộ phận sẽ được tổng hợp lại và tiến h nh phân tích, đánh giá để thấ được những tha đổi giữa thực hiện so với dự toán từ đó bổ sung, điều chỉnh những vấn đề cần thiết sau đó trình lên Ban lãnh đạo để lập dự toán tiếp cho các học kỳ tiếp theo.
Ghi chú:
Bước 1 Bước 2 Bước 3
Sơ đồ 4.1 Mô hình lập dự toán đƣợc đề nghị tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TPHCM
Hệ th ng các báo cáo dự toán ngân sách đề nghị cần lập tại trường:
Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. CM tự chủ về t i chính theo ngu n tắc tự cân đ i thu chi. Do đó, mức thu chỉ căn cứ vào các khoản thu học phí m trường thu được, mức chi căn cứ vào các khoản chi cho giáo dục đ o tạo tương ứng với từng bậc, hệ đ o tạo. Hiện nay, tại đơn vị dự toán thu, chi được lập chung một bảng và các nội dung thu, chi chưa chi tiết rõ ràng. Vì vậy, tác giả đề nghị dự toán thu, chi tách riêng ra từng bảng. Cụ thể như sau:
Dự toán thu từ học phí, lệ phí hoạt động đ o tạo chính quy, liên thông: Nội dung: các hệ đ o tạo, s lượng SV, nội dung thu, s tiền thu thực hiện, s tiền thu dự toán
Cách lập: được tính tr n cơ sở s lượng HSSV dự kiến trong năm học trước và mức học phí dự kiến tính cho một HSSV bao gồm học phí học sinh hệ cao đẳng chính quy; hệ trung cấp chuyên nghiệp chính quy ; hệ trung cấp liên thông lên cao đẳng, cao đẳng li n thông l n đại học và các khoản lệ phí học lại, thi lại, tuyển