5. TS Nguyễn Bích Liên
3.3.2.3. Qu trình đánh giá CBVC được thực hiện theo trình tự sau
ƣớc 1:
Phòng công tác chính trị Sinh vi n đánh giá nề nếp giảng dạy của GV, hàng tuần tổng hợp báo cáo nộp cho Ban giám hiệu vào buổi họp giao ban đầu tuần.
Công chức, vi n chức tự trình b bản đánh giá, phân loại công chức, vi n chức tại cuộc họp của đơn vị thông qua 04 biểu mẫu của Phòng Khảo thí.
Trưởng các phòng, ban, khoa, bộ môn…triệu tập v chủ trì họp to n thể công chức, vi n chức thuộc bộ phận mình quản lý
Dựa vào các nội dung của tiêu chí đánh giá, các Trưởng khoa, bộ môn sẽ có ý kiến về phần tự đánh giá của công chức, vi n chức. Các ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý tại cuộc họp đều được ghi v o bi n bản.
ƣớc 2:
Ban giám hiệu triệu tập v chủ trì cuộc họp cán bộ chủ ch t của đơn vị (Ban giám đ c, Trưởng, Phó các phòng, khoa,…) để đánh giá, nhận xét .
Các Trưởng và Phó các phòng, khoa, bộ môn tự trình b bản tự đánh giá, phân loại của mình và bộ phận mình trực thuộc quản lý.
Dựa vào mức độ hoàn thành công việc thông qua các tiêu chí đánh giá, Ban lãnh đạo đơn vị phát biểu góp ý, nhận xét, đánh giá v th ng nhất đánh giá, phân loại. Các ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý, phân loại tại cuộc họp được ghi v o bi n bản.
Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm ghi nhận xét, đánh giá v kết quả phân loại v o Phiếu đánh giá, phân loại của Phó thủ trưởng đơn vị v Trưởng các phòng, khoa.
ƣớc 3:
L nh đạo các đơn vị sau khi thực hiện theo đúng trình tự sẽ nộp hồ sơ về phòng Kế hoạch – T i chính theo thời hạn qu định.
3.3.2.4. áo cáo đánh giá trách nhiệm
Trưởng các phòng, ban, khoa, bộ môn sẽ triển khai công tác đánh giá trách nhiệm đến từng cá nhân thuộc bộ phận mình phụ trách về nội dung, ti u chí, đánh giá. Sau đó, các cá nhân sẽ viết bảng tự nhận xét theo các tiêu chí Nh trường đưa ra v trình b trước l nh đạo các bộ phận. L nh đạo các bộ phận căn cứ vào bảng tự nhận xét của từng cá nhân, đưa ra ý kiến đóng góp v tổng hợp trình b trước Ban lãnh đạo về kết quả hoạt động của bộ phận mình phụ trách.
Mẫu đánh giá CBVC (phụ lục 6)
3.3.3. Xác định chi ph đ o tạo
Xác định chi phí đ o tạo cho một năm học tại đơn vị thông qua việc xác định chi phí một HSSV/ năm học nhằm xác định được mức học phí đ i với từng HSSV. Việc xác định chi phí một HSSV theo bậc và hệ đ o tạo năm 2012 được kế toán xác định khi lập kế hoạch năm học như sau:
S SSV bình quân trong năm K = S HSSV có mặt đầu năm KH + S SSV tăng bình quân trong năm K – S SSV giảm bình quân trong năm K
+ Vào cu i năm học, căn cứ vào s lượng HSSV có mặt đầu năm, s SSV tăng bình quân trong năm v s HSSV giảm bình quân trong năm kế hoạch để tính ra s SSV bình quân trong năm kế hoạch.
+ Xác định các khoản chi bao gồm: tiền lương của GV trực tiếp giảng dạy, chi phí điện, nước, các vật dụng cần thiết cho việc giảng dạy: chi phí về micro, phấn, nước u ng cho GV, dụng cụ lau bảng, máy chiếu, viết, chi phí khấu hao giảng đường, phòng học, phòng thí nghiệm, phòng thực h nh, các phương tiện giảng dạy, chi phí vật tư văn phòng: văn phòng phẩm, đồ dùng tạp vụ, mực in, photo, chi phí tiền điện, nước, điện thoại, fax, chi phí khấu hao tài sản c định, chi phí dịch vụ thuê ngoài như thu bảo vệ,…, tiền lương v phụ cấp cho cán bộ, nhân viên quản lý và phục vụ cho to n trường và ở các phòng, ban, khoa, chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí và các chi phí hành chính và nghiệp vụ chuyên môn khác. Chi phí phục vụ và hỗ trợ HSSV: bao gồm các khoản chi phí cho thư viện, y tế, chi hoạt động đo n trường, hội sinh vi n, công đo n, học bổng, …
Ví dụ: Xác định chi phí đ o tạo dự kiến cho năm học 2012, từ đó xác định mức học
phí của SV bậc CĐCQ, kế toán thực hiện như sau: (ĐVT: đồng) Tổng số SV bậc CĐ chính quy năm 2012 5822
Tổng chi phí đào tạo cho SV CĐCQ 42.485.469.210
Chi phí của một SV 7.297.401
3.3.4. ánh giá tổ chức KTQT tại trƣờng ao đẳng kinh tế - công nghệ TP.HCM
3.3.4.1.Ƣu điểm
Trong quá trình tổ chức công tác kế toán, mặc dù bộ máy kế toán của đơn vị chủ yếu thực hiện KTTC nhưng có những biểu hiện nhất định của KTQT như:
Về lập kế hoạch năm học
+ Qua khảo sát thực trạng tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, mặc dù cụm từ “lập dự toán” chưa đề cập đến nhưng Nhà trường đ tiến hành lập kế hoạch năm học hàng năm. Nhìn chung, bước đầu Ban l nh đạo đ có khái niệm và
hình dung sơ bộ về hoạt động dự toán cho năm kế hoạch, đồng thời thể hiện tư du chiến lược, có tầm nhìn xa, đặt ra mục ti u cho to n đơn vị thông qua việc lập kế hoạch thu chi h ng năm theo từng hoạt động riêng, có tiến hành thuyết minh để phân tích kế hoạch nhưng việc phân tích chỉ giới hạn ở mức độ so sánh thực tế với dự toán. nh động này phần n o cũng đáp ứng nhu cầu của ban quản lý trong việc kiểm soát đánh giá chi phí, l căn cứ để kiểm soát các khoản chi phí thực tế phát sinh tại đơn vị.
Về đánh giá trách nhiệm quản lý
+ Hiện na , Nh trường đ xác định được quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất. Bên cạnh đó, Nh trường cũng đ tổ chức đánh giá trách nhiệm các bộ phận theo các mức độ hoàn thành công việc thông qua các tiêu chí đánh giá chặt chẽ và có hệ th ng rõ ràng. Việc đánh giá trách nhiệm quản lý tại đơn vị, đã giúp cho các nhà quản trị quản lý t t hơn các bộ phận do mình đảm trách.
Về xác định chi phí đ o tạo
+ Tại đơn vị đ tiến hành theo dõi các khoản chi phí thực tế phát sinh theo các khoản mục nhằm xác định tổng chi phí đ o tạo từ đó xác định được mức học phí của một SV do bộ phận kế toán thực hiện. Hành động này phần nào cũng đ giúp đơn vị xác định được mức thu nhập nhất định để có thể bù đắp chi phí của quá trình đ o tạo.
3.3.4.2. hƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, tại đơn vị vẫn tồn tại một s nhược điểm sau:
Về lập kế hoạch năm học
+ Kế hoạch năm học được lập chủ yếu dựa trên thực tế chi kỳ trước, ước tính năm kế hoạch của Ban lãnh đạo nhà trường và phòng kế toán. Vì vậy, việc so sánh kết quả thực phát sinh với mục ti u đề ra có khả năng xảy ra chênh lệch lớn, ảnh hưởng đến việc kiểm tra, kiểm soát và ra quyết định không chính xác.
+ Vào cu i năm, kế toán có thực hiện đ i chiếu giữa dự toán và thực tế thông qua thuyết minh kế hoạch. Tuy nhiên, đơn vị cũng chưa có một bộ phận chuyên trách về việc lập kế hoạch. Nội dung lập kế hoạch chủ yếu theo những chỉ tiêu và kế hoạch Ban l nh đạo nh trường đặt ra, chưa theo mô hình thông tin phản hồi, chưa có sự tham gia, đóng góp ý kiến của cấp dưới và sự kết hợp với các phòng, ban khác nên thông tin để lập kế hoạch còn bị hạn chế. Các s liệu dự toán chưa được coi trọng và chỉ mang tính hình thức, chưa được lập một cách chi tiết. Vì vậy, điều này sẽ gây khó khăn cho việc phân tích biến động chi phí.
Về đánh giá trách nhiệm quản lý
+ Mặc dù Nhà trường đ có sự phân cấp quản lý, tiêu chí đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý chặt chẽ và rõ ràng nhưng việc đánh giá đó chủ yếu nghiêng về mặt định tính. Vì vậy, việc đánh giá trách nhiệm của một s bộ phận chưa có độ chính xác cao, chưa có sự phân chia quyền hạn và quy rõ trách nhiệm cho các trung tâm của Nhà trường. Do đó, việc đánh giá trách nhiệm và thành quả hoạt động của các trung tâm không được quan tâm đúng mức. Vì vậy, hiệu quả kinh doanh ở các trung tâm chưa cao.
Về phân tích, xác định chi phí
+ Việc phân tích chi phí tại đơn vị vẫn chưa đầ đủ để tạo thuận lợi cho việc quản lý v xác định học phí, chưa phân tích sự biến động của chi phí và những nguyên nhân gây ra sự biến động đó. Việc phân tích biến động chi phí trong kinh doanh là một công cụ kiểm tra rất quan trọng trong việc thực hiện hệ th ng dự toán chi phí của các trung tâm trách nhiệm. Đơn vị chưa thực sự quan tâm đến cách phân loại chi phí để cung cấp cho nhà quản trị trong việc quản lý, kiểm tra, đánh giá các trung tâm trách nhiệm. Để đáp ứng t t hơn vai trò cung cấp thông tin, phục vụ việc ra quyết định cho các nhà quản trị, Nh trường nên phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, tức phân chi phí th nh định phí và biến phí.
Đơn vị chưa tiến hành phân tích m i quan hệ chi phí, kh i lượng đ o tạo và lợi nhuận để phân tích điểm hòa v n, đâ l một công đoạn rất quan trọng trong nội dung KTQT nhằm giúp cho nhà quản lý có thể xác định được kh i lượng dịch vụ
cần cung cấp để đạt được điểm hòa v n, từ đó tận dụng triệt để nguồn lực dư thừa để tăng thu nhập v xác định được s lượng HSSV cần đ o tạo t i thiểu đạt điểm hòa v n để tạo thu nhập thặng dư cho đơn vị.
3.3.5.Nguyên nhân của những hạn chế
Đ i với Ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo Nhà trường chưa thực sự quan tâm nhiều đến công tác KTQT tại trường. Vì vậy, họ chưa nhận thức được vai trò quan trọng cũng như tính hữu ích của thông tin KTQT trong quá trình điều hành hoạt động và ra quyết định, nên việc triển khai ứng dụng KTQT hết sức khó khăn. Tu nhi n, một s nhân viên khác (giáo viên dạy bộ môn KTQT) trong đơn vị có kiến thức về KTQT nhưng lại chưa có điều kiện tiếp cận trong việc tham mưu với Ban l nh đạo.
Đ i với nguồn nhân lực: Nhân viên phòng kế toán chưa tìm hiểu về KTQT, do đó kiến thức về KTQT còn hạn chế, chưa thấy được tầm quan trọng của công cụ quản lý này vì vậy chưa thể tham mưu cho lãnh đạo về việc vận dụng KTQT tại trường.
Hạn chế này một phần có ngu n nhân khách quan trong điều kiện thiếu nguồn nhân lực có kinh nghiệm, thiếu các cơ sở cung cấp dịch vụ tư vấn dịch vụ KTQT v đ o tạo nhân lực cho KTQT.
Thực tế vận dụng nội dung KTQT chỉ mới diễn ra chủ yếu ở các DN sản xuất kinh doanh v được hướng dẫn từ năm 2006 thông qua thông tư 53/2006/TT – BTC ngày 12/06/2006. Vì vậy, kiến thức về KTQT còn l điều mới mẻ ở nước ta và việc chưa vận dụng KTQT vào các tổ chức phi lợi nhuận là tất yếu khách quan.
KẾT LU ƢƠ 3
Chương ba đ n u l n thực trạng công tác kế toán và KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, cụ thể như sau:
+ Về tổ chức công tác kế toán bao gồm các nội dung sau: tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ th ng tài khoản kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ th ng sổ sách kế toán, tổ chức hệ th ng báo cáo kế toán
+ Một s biểu hiện của KTQT trong công tác kế toán bao gồm: lập kế hoạch, đánh giá trách nhiệm quản lý, xác định chi phí đ o tạo.
Thông qua thực trạng về tổ chức công tác kế toán và KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, tác giả đ đưa ra những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán và những nguyên nhân hạn chế của việc tổ chức công tác KTQT tại đơn vị.
Xuất phát từ các nguyên nhân của những hạn chế trên, vấn đề cần đặt ra là giải pháp để hoàn thiện những nội dung của KTQT, từ đó có thể vận dụng một cách thích hợp tại trường nhằm khắc phục những hạn chế đó để công tác KTQT thật sự là công cụ quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình điều hành hoạt động tại đơn vị. Vấn đề này sẽ được giải đáp tại chương 4.
ƢƠ 4: HOÀN THI N CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ T I ƢỜ AO ẲNG KINH TẾ - CÔNG NGH TP.HCM
4.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại trƣờng ao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Kế toán quản trị được vận dụng trong mọi tổ chức bao gồm DN và các tổ chức phi lợi nhuận nhằm t i thiểu hoá chi phí đầu vào và t i đa hóa kết quả đầu ra để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể, tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. CM cũng không ngoại lệ, trường cũng cần phải hoạch định, kiểm soát chi phí, đánh giá trách nhiệm quản lý cũng như việc hoàn thành các mục ti u đề ra và các quyết định phù hợp.
ơn nữa, quy mô tổ chức tại đơn vị ngày càng mở rộng: s lượng HSSV cũng như GV tăng l n qua các năm, cơ sở vật chất ngày càng t t, s lượng các trường học tăng l n đáng kể, người học có nhiều sự lựa chọn hơn. Do đó, để thu hút được sinh vi n v thu hút được nguồn tài trợ, buộc các nhà quản lý phải nâng cao chất lượng, quản lý và kiểm soát các khoản chi là điều vô cùng cần thiết .
Bên cạnh đó, vì trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. CM l trường ngoài công lập, vì vậy không có sự hỗ trợ về ngân sách nh nước nên phải tự chủ hoàn toàn về mặt t i chính cũng như tất cả các mặt khác. Do đó, để có nguồn thu nhập nhằm trang trải chi phí và có thể tăng thêm thu nhập cho GV, CBCNV Nhà trường, các nhà quản lý tại đơn vị cần phải tiến hành xác định chi phí phát sinh riêng biệt cho từng đ i tượng và phân tích biến động chi phí nhằm tìm ra nguyên nhân gây biến động để quản lý, kiểm soát và tiết kiệm chi phí; xác định s lượng sinh viên đ o tạo t i thiểu; phân tích m i quan hệ giữa chi phí đ o tạo với s lượng sinh viên thông qua các kỹ thuật phân tích m i quan hệ CVP nhằm đạt được mục ti u đ o tạo của đơn vị.
Vì vậy, sự cần thiết phải hoàn thiện công tác KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM với những nội dung thích hợp là một tất yếu khách quan và cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tại đơn vị.
4.2. ác quan điểm hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại trƣờng Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM
Hiện tại, đơn vị có một s biểu hiện của KTQT nhưng vẫn còn nhiều điểm yếu n n chưa phát hu được vai trò và tác dụng của nó. Trước khi tiến hành tổ chức, vận dụng công tác KTQT tại trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP.HCM, cần phải xem xét, thấu hiểu một s nguyên tắc cơ bản để nâng cao tính khả thi trong việc hoàn thiện KTQT nhằm mang lại chất lượng đ o tạo cũng như những lợi ích