7. Phương pháp nghiên cứ u
3.3.3. Ứng dụng phần mềm CNTT-TT một cách toàn diện vào tất cả các
khâu của quản lý hoạt động đào tạo từ xa
Mục đích của biện pháp:
Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên (Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ngày 12/10/2007 của Bộ trưởng Bộ
Giáo dục và Đào tạo) đã nêu các yêu cầu của công tác lập và quản lý hồ sơ
học sinh, sinh viên [2, tr.3]:
1. Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời;
2. Nắm chắc tình hình của mỗi học sinh, sinh viên và số liệu thống kê tổng hợp về học sinh, sinh viên của từng trường;
3. Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực hiện chếđộ bảo mật theo quy định.
Đưa phần mềm ứng dụng CNTT-TT vào hoạt động quản lý đào tạo ở
tất cả các khâu, các bước của công tác quản lý đào tạo từ xa là đảm bảo được các yêu cầu của Quy định. Mặt khác, trong đào tạo từ xa, việc ứng dụng phần mềm của CNTT-TT còn có nhữ thuận lợi khác như dễ cập nhật, giảm chi phí, giảm được thời gian tìm kiếm (vì nhiều trung tâm đào tạo...).
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
Sử dụng phần mềm ứng dụng CNTT-TT trong quản lý đào tạo từ xa của cán bộ công nhân viên. Với từng nội dung của quản lý đào tạo, phần mềm
ứng dụng CNTT-TT cần phải được sử dụng từng bước, từng khâu khi thực hiện quản lý nội dung đó.
Để giải quyết bài toán quy mô và chất lượng cùng với những đặc thù riêng của loại hình đào tạo từ xa, Viện Đại học Mở Hà Nội xây dựng phần mềm ứng dụng trong quản lý học viên từ xa. Phần mềm này giúp người sử
dụng có thể quản lý hồ sơ tuyển sinh; quản lý kết quả học tập; quản lý thi, bảo vệ, xét tốt nghiệp; quản lý sau tốt nghiệp và cập nhật cũng như in ấn thông tin dễ dàng nhanh chóng. Phần mềm giúp người sử dụng tựđộng các công việc như in thẻ sinh viên, in địa chỉ sinh viên.
Chương trình quản lý đào tạo được mô tảở sơđồ 3.1.
Thông tin tuyển sinh
- In danh sách học viên - In thẻ học viên - In địa chỉ học viên
- Chuyển đổi dữ liệu sang Excel khi cần xử lý - In bảng điểm môn học - In bảng điểm cá nhân - In bảng điểm kết quả học tập - Tính điểm trung bình học tập - Thẩm định điều kiện tốt nghiệp - In danh sách đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp - Tính điểm trung bình tốt nghiệp - Xếp loại tốt nghiệp - In kết quả học tập toàn khóa - In danh sách công nhận tốt nghiệp - In bảng theo dõi cấp phát bẳng đại học Lưu trữ Sơđồ 3.1. Chương trình quản lý đào tạo từ xa Quản lý tuyển sinh Quản lý kết quả học tập Xét duyệt điều kiện tốt nghiệp Quản lý sau tốt nghiệp Kết quả thi
Việc sử dụng phần mềm quản lý các hoạt động trong đào tạo từ xa
được cụ thể hóa bằng các biện pháp sau:
3.3.3.1. Biện pháp ứng dụng CNTT-TT vào quản lý công tác tuyển sinh
Mục đích của biện pháp:
Việc sử dụng CNTT-TT trong quản lý công tác tuyển sinh nhằm làm
cho hoạt động này thuận tiện, hiệu quả và chất lượng.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
- Quản lý thông tin học viên:
Nhà trường cần quản lý được đầy đủ các thông tin về học viên từ khi nhập học đến khi ra trường. Mỗi học viên có mã số riêng. Căn cứ vào đó để xác
định được năm bắt đầu vào học, ngành học, cùng các thông tin cá nhân của mỗi học viên. Thông qua hệ thống, người quản lý dễ dàng truy nhập, tìm kiếm thông tin về quá trình học tập cũng như thông tin cá nhân của học viên. Giúp sự
trao đổi thông tin hai chiều giữa học viên và nhà trường được thuận lợi.
Hồ sơ được nhận về từ các trung tâm liên kết đào tạo, sau khi thẩm
định sẽđược nhập vào chương trình quản lý theo các thông tin: Họ tên Ngày sinh Nơi sinh Giới tính Dân tộc Địa chỉ liên hệ Cơ quan công tác Sốđiện thoại
Văn bằng tốt nghiệp phổ thông hoặc tương đương Nơi cấp
Năm nhập học Ngành học Đợt học Địa điểm học Mỗi hồ sơ sẽđựơc gán mã số tương ứng với năm học, đợt học, ngành học, địa điểm học, mã số phụ.
Theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về thời gian học của loại hình đào tạo từ xa là 4,5 năm cho ngành đào tạo cử nhân và 5 năm cho ngành đào tạo kỹ sư. Ngoài ra những ngành có chương trình đào tạo liên thông như ngành Kế toán, Tiếng Anh, Điện tử Viễn thông thì Bộ quy định 3,5 năm cho những những học viên đã tốt nghiệp THCN cùng chuyên ngành, và 2 năm cho những học viên đã tốt nghiệp Cao đẳng cùng chuyên ngành.
Chính vì vậy mã năm nhập học của học viên sẽ giúp quản lý được đầu ra của học viên tránh tình trạng nhảy cóc trong thi cử.
Năm nhập học cũng là một diều kiện để học viên đươc dự thi tốt nghiệp là phải đủ thời gian theo học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo tính từ năm nhập học.
Mã số này có thể thay đổi khi học viên muốn chuyển xuống khoá học sau vì không theo kịp chương trình đào tạo hoặc sau khi xin bảo lưu kết quả
xét tuyển và có thể chuyển lên khoá học trước khi học viên này được xét miễn môn học, theo quy định học viên được miễn từ 10 môn trở lên sẽđược chuyển lên 1 khoá, tương đương với việc được giảm 1 năm học. Những học viên không được miễn môn hoặc được miễn dưới 10 môn không được chuyển lên khoá trước.
Chương trình quản lý tuyển sinh sẽ giúp cho nhà quản lý:
- Quản lý được số lượng lớn học viên theo năm, theo ngành, theo địa
- Theo dõi được quá trình học tập của từng khoá, từng học viên - In danh sách học viên đủ tiêu chuẩn học (Phụ lục 2)
- In thẻ học viên (Phụ lục 3) - In địa chỉ học viên
- Thay cho việc tìm kiếm hồ sơ lưu trữ theo cách truyền thống thì chỉ
bằng một cái clich chuột ta có thể tìm kiếm được mọi thông tin trên chương trình quản lý tuyển sinh.
+ Để tìm kiếm theo họ tên, hoặc ngành học ta chỉ cần đánh họ
tên hoặc mã ngành học là được.
+ Để tìm kiếm theo từng lớp học hoặc từng sinh viên cụ thể ta có thể tìm kiếm theo mã sinh viên.
3.3.3.2. Biện pháp ứng dụng CNTT-TT vào quản lý kết quả học tập
Mục đích của biện pháp:
Đánh giá kết quả học tập và rèn luyện của học viên là một nội dung quan trọng quản lý trong quản lý đào tạo. Việc đánh giá cần đảm bảo tính khách quan, trung thực, sát đối tượng, đúng nội dung đào tạo, v.v... đểđảm bảo đánh giá đúng chất lượng đào tạo nhất là đào tạo từ xa.
Việc tổ chức đánh giá lại cần tính đến tính kịp thời, chính xác, thuận lợi, giảm chi phí (công sức, kinh phí, thời gian...).
Việc ứng dụng CNTT-TT phần nào đấy sẽđảm bảo được các yêu cầu trên.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
Kết quả học tập là điểm thi hết môn được quản lý theo chương trình
đào tạo của từng ngành học (môn học, sốđơn vị học trình)
Số môn học và số đơn vị học trình của mỗi ngành học được quy định theo khung chương trình của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Kết quả thi hết môn sau khi được ghép phách sẽđược nhập vào bảng
Mỗi một môn học sinh viên có thể thi “n” lần cho đến khi đạt từ 5 diểm trở lên.
Dựa trên bảng điểm tổng hợp đó chương trình sẽ tính điểm trung bình học tập, điểm trung bình thi tốt nghiệp, điểm trung bình tốt nghiệp, xếp loại tốt nghiệp
Tổng (Điểm thi x Sốđơn vị học trình) Tổng sốđơn vị học trình
Những học viên được miễn môn học nào thì khi nhập điểm sẽ quy định nhập điểm thi môn đó là số 99. Khi đó máy tính sẽ hiểu môn học đó được miễn máy tính sẽ không cộng điểm môn và sốđơn vị học trình của môn đó để
tính điểm trung bình môn học. Khi in ra bảng điểm máy tính sẽ in ra chữ M - có nghĩa là miễn thi.
Học viên sau khi hoàn thành đủ số lượng môn học quy định theo từng ngành đạt từ điểm 5 trở lên sẽ được coi là hoàn thành chương trình học và
được xét thi tốt nghiệp.
Chương trình quản lý kết quả học tập sẽ giúp cho nhà quản lý:
- Theo dõi được quá trình học tập của từng lớp, từng học viên ở từng trung tâm.
- Tính điểm trung bình học tập, điểm trung bình tốt nghiệp, xếp loại tốt nghiệp.
- In bảng điểm môn học của từng lớp - In bảng điểm cá nhân
- In bảng điểm tổng hợp của từng lớp.
3.3.3.3. Biện pháp ứng dụng CNTT-TT vào quản lý thi, bảo vệ và xét tốt nghiệp
Mục đích của biện pháp:
Đây là nội dung quản lý có ý nghĩa và giá trị quan trọng đối với kết quả đào tạo. Việc sử dụng CNTT-TT trong quản lý thi, bảo vệ và xét tốt nghiệp
nhằm làm cho các hoạt động này thuận tiện, nhanh chóng, chính xác, bảo mật, hiệu quả và chất lượng.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
Điều kiện để học viên được dự thi tốt nghiệp là đã hoàn thành đủ các môn học thuốc chuyên ngành học của mình và điểm thi của các môn học phải từ 5 điểm trở lên (≥ 5).
Trên bảng điểm kết quả học tập của khoá học máy tính sẽ kiểm tra xem học viên nào đã hoàn thành đủ các môn thi để tính điểm trung bình học tập máy tính chỉ tính điểm trung bình học tập cho những học viên đã có đủ các
đầu điểm theo quy định và phải đạt từ 5 điểm trở lên.
Những học viên có điểm trung bình học tập đạt từ 7.0 trở lên sẽđược bảo vệ tốt nghiệp.
Chương trình quản lý thi, bảo vệ xét tốt nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý:
- In bảng điểm tính trung bình học tâp
- In danh sách học viên đủđiều kiện dự thi/ bảo vệ tốt nghiệp
3.3.3.4. Biện pháp ứng dụng CNTT-TT vào quản lý sau tốt nghiệp
Mục đích của biện pháp:
Quản lý sau tốt nghiệp cũng là một nội dung cần quản lý. Việc quản lý này sẽ giúp cho cơ sởđào tạo có dược các thông tin phản hồi sau đào tạo: số
SV có việc làm, chuyên môn được sử dụng, mức lương được chi trả, khả năng tiếp tục phát triển chuyên môn (đánh giá so với chuẩn đầu ra); các thông tin phản hồi để cải tiến chương trình đào tạo… Vì vậy, việc sử dụng CNTT-TT vào quản lý sau tốt nghiệp là cần thiết.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
Sau khi có kết quả thi tốt nghiệp, điểm thi sẽđược nhập vào máy tính và được tính điểm trung bình tốt nghiệp và xếp loại tốt nghiệp.
TB học tập + TB thi TN (bảo vệ tốt nghiệp) 2
Xếp loại tốt nghiệp sẽđược tính như sau:
- Điểm trung bình tốt nghiệp ≥ 5,0 và ≤ 5,99 xếp loại trung bình - Điểm trung bình tốt nghiệp ≥ 6,0 và ≤ 6,99 xếp loại trung bình khá - Điểm trung bình tốt nghiệp ≥ 7,0 và ≤ 7,99 xếp loại khá
- Điểm trung bình tốt nghiệp ≥ 8,0 xếp loại giỏi.
Sau khi tính điểm trung bình tốt nghiệp và xếp loại tốt nghiệp máy tính sẽ in ra danh sách học viên được công nhận tốt nghiệp.
Trên danh sách học viên được công nhận tốt nghiệp máy tính sẽ cho ta nhập số hiệu bằng, số vào sổ và năm tốt nghiệp giúp ta in bảng theo dõi cấp phát bằng đại học.
Chương trình quản lý sau tốt nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý
- Tính điểm trung bình tốt nghiệp - Xếp loại tốt nghiệp
- In kết quả học tập toàn khóa - In danh sách công nhận tốt nghiệp
- In bảng theo dõi việc cấp phát văn bằng số hiệu bằng; số vào sổ; năm tốt nghiệp của từng học viên
3.3.3.5. Biện pháp ứng dụng CNTT-TT vào quản lý hoạt động dạy học
Mục đích của biện pháp:
Việc quản lý dạy học của đào tạo từ xa có nhiều phức tạp và khó khăn hơn so với đào tạo chính quy tập trung. Việc ứng dụng CNTT-TT vào quản lý hoạt động dạy học là quản lý tất cả các nội dung của hoạt động dạy: kế hoạch dạy học, lực lượng dạy học, tổ chức dạy học, tiến trình dạy học, v.v... nhằm giúp cho việc quản lý các hoạt động này thuận lợi hơn, hiệu quả hơn, kịp thời và đảm bảo được chất lượng đào tạo từ xa.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp:
- Kế hoạch giảng dạy:
Thông qua hệ thống, giáo viên biết được lịch giảng, lịch phụđạo, hướng dẫn ôn tập giải đáp thắc mắc cho học viên. Biết lịch ra đề, chấm bài theo môn
được phân công.
- Lập kế hoạch học tập:
Lập kế hoạch ôn tập, giải đáp thắc mắc, chuẩn bị học liệu, tổ chức thi lần đầu, thi lại trong mỗi năm học, lên kế hoạch truyền tải thông tin bài học qua các phương tiện thông tin (truyền thanh, truyền hình, Internet…)
- Đánh giá học viên theo học phần:
Giáo viên có thể thông qua hệ thống đểđánh giá học viên theo học môn của mình giảng, từđó định hướng chuyên môn tốt hơn.
- Quản lý tiến trình đào tạo:
Hệ thống cho phép các bộ môn tự cập nhật tiến trình giảng dạy các môn thuộc phạm vi bộ môn. Hệ thống phân tích, xử lý dữ liệu để bộ phận đào tạo khi truy nhập vào hệ thống là có ngay tiến trình đào tạo toàn khóa đối với mỗi khóa học.
- Quản lý dạy - học:
Thông qua hệ thống, bộ môn có thể cập nhật kết quả đánh giá đối với từng môn học cho từng học viên một cách trực tiếp vào hệ thống. Nhờ việc cập nhật dữ liệu cần thiết, cho hệ thống kịp thời nên giúp cho các bộ phận lên kế hoạch, tài chính dễ dàng kết xuất các thông tin cần thiết. Bên cạnh đó bộ
môn cũng luôn theo dõi được sát sao kế hoạch giảng dạy của từng cán bộ
giảng dạy trong bộ môn.
Cách thức ứng dụng máy tính vào dạy học quyết định bởi chương trình
bị, mạng,..), trình độ người sử dụng (giáo viên, học viên,…), v.v. Ứng dụng theo ba hình thức: dạy-học trên lớp, dạy-học qua mạng và dạy-học kết hợp.
* Dạy-học trên lớp:
Đối với dạy-học trên lớp (Classroom teaching), việc ứng dụng được chia làm hai hình thức dựa vào hạ tầng công nghệ như sau:
- Phòng học một máy tính:
Phòng học được bố trí như lớp học truyền thống có trang bị thêm một máy tính kết nối với máy chiếu dữ liệu (Data projector) và màn chiếu (Wall screen) hoặc bảng tương tác (Interactive whiteboard).
Kiểu phòng học dạng này có thể phục vụ cho cả hoạt động của thầy (Trình bày bài giảng); nhưng cũng có thểđược sử dụng cho hoạt động của trò (Ví dụ: một học viên viết bài trên máy tính, những học viên còn lại nhận xét và cùng sửa trực tiếp trên máy).
Máy tính có thể kết nối Internet hoặc không.
- Phòng học nhiều máy tính:
Thường được biết đến với những cái tên tiếng Anh như Computer lab, Computer room, Computer Network room,…
Phòng học có nhiều máy tính (mỗi người học một máy hoặc một nhóm người học một máy), thường có kết nối mạng LAN, có thể có kết nối Internet.