Tài sản trong đơn vị được hình thành từ nguồn vốn NSNN cấp và được đầu tư từ nguồn thu sự nghiệp của trường. Trong đó phần lớn tài sản được đầu tư từ nguồn vốn NSNN cấp. Dù được đầu tư bằng nguồn vốn nào đi chăng nữa đơn vị vẫn phải thực hiện quản lý tài sản theo đúng chế độ nhà nước quy định.
Việc mua sắm và sửa chữa TSCĐ là hết sức cần thiết, đảm bảo cho nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học được giao.
Để thực hiện công tác quản lý tài sản, nhà trường cần thực hiện tốt quy chế quản lý và sử dụng tài sản của nhà trường đề ra. Thực hiện quản lý chặt chẽ từ khâu lập dự toán về mua sắm sửa chữa lớn TSCĐ, sử dụng tài sản đến khâu quyết toán, thanh lý tài sản như sau:
- Khâu lập dự toán: Lập dự toán về mua sắm và sửa chữa lớn tài sản phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của đơn vị. Hiện nay lập dự toán cho khoản mục chi này, kế toán phần lớn căn cứ vào tình hình thực hiện năm báo cáo và ước sẽ chi trong năm kế hoạch. Chưa có sự phối hợp giữa các phòng, các
sắm. Điều này làm cho công tác lập dự toán mua sắm , sửa chữa tài sản không sát với thực tế nhu cầu của đơn vị và việc bố trí mua sắm tài sản sẽ bị động. Vì vậy trước khi lập dự toán, yêu cầu phòng tổ chức quản lý hành chính và phòng Kế toán phối hợp với các phòng thực hiện đầy đủ việc kiểm kê và đánh giá tài sản trong đơn vị; yêu cầu các phòng, các bộ phận thông báo nhu cầu về sử dụng tài sản trong năm kế hoạch. Dựa vào các căn cứ đó kế toán tiến hành lập dự toán chi khoản mục này năm kế hoạch sẽ sát với nhu cầu thực tế của đơn vị.
Đối với các khoản đầu tư mua sắm tài sản với giá trị lớn, đơn vị thực hiện theo Thông tư của Thủ tướng Chính phủ Lào số 03 ngày 09/01/2004 quy định về việc đấu thầu mua hàng hoá, xây dựng, sửa chữa và dịch vụ bằng nguồn vốn NSNN, Thì đơn vị cần phải thông báo mời dự thầu. Đảm bảo các yếu tó khách quan trong quá trình đấu thầu. Đối với các khoản mua sắm giá trị nhỏ, đơn vị có thể lựa chọn nhà cung cấp có uy tín trong việc cung cấp và lắp đặt máy móc thiết bị và phải qua việc lực chọn so sánh giá.
- Tài sản mua sắm đưa vào sử dụng phải có biên bản bàn giao cho các bộ phận sử dụng tài sản. Bộ phận nào trực tiếp sử dụng tài sản phải có trách nhiệm quản lý tài sản đó. Định kỳ, Phòng Tổ chức quản lý hành chính thực hiện việc bảo dưỡng tài sản máy móc thiết bị để nâng cao năng lực của tài sản. Các bộ phận khi có tài sản bị hư hỏng cần báo cáo ngay với phòng Quản trị thiết bị để kịp thời sửa chữa. Không được để tài sản hư hỏng trong thời gian dài mà không được sửa chữa, khắc phục gây lãng phí ách tắc công việc. Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm cho đơn vị đối với các tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng tốt thì đơn vị để lại để sử dụng, thay vì phần kinh phí để đầu tư đổi mới tài sản đó thì để đầu tư vào các tài sản khác phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học được tốt hơn.
Việc sửa chữa lớn TSCĐ căn cứ nhu cầu trong năm và bố trí kinh phí thực hiện theo kế hoạch đã định.
Do đặc thù của đơn vị là đào tạo, nên số lượng máy móc thiết bị phục vụ cho công tác học tập và giảng dạy rất lớn. Hiện trường có 1 phòng máy
với 23 máy tính. Số tài sản ở các phòng học cần phải quản lý chặt chẽ bởi đây là tài sản dùng chung nhiều người có thể sử dụng. Phải phân định rõ trách nhiệm về quản lý và sử dụng tài sản. Cụ thể: Trong giờ học trách nhiệm quản lý tài sản thuộc giáo viên và học sinh; hết giờ học phải có người quản lý trực tiếp kiểm tra và khoá, mở các phòng học. Khi phát hiện mất mát, hư hỏng tài sản cần kịp thời thông báo với phòng Tổ chức hành chính để tiến hành lập biên bản quy trách nhiệm bồi thường vật chất (nếu có) và kịp thời sửa chữa để đảm bảo cho việc giảng dạy và học tập.
Nhà trường cần đưa ra cách xác định mức độ bồi thường tài sản, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân có liên quan trực tiếp tới quản lý tài sản chung, đặc biệt là trong việc quản lý tài sản phục vụ trực tiếp cho công tác giảng dậy và học tập.
Tài sản bị hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng, Phòng Tổ chức quản lý hành chính tiến hành lập biên bản thu hồi nhập kho quản lý chờ thanh lý.
Tài sản của các bộ phận khi không còn nhu cầu sử dụng; sử dụng vượt quá tiêu chuẩn định mức, hoặc có sự thay đổi về chức năng nhiệm vụ, nhà trường thực hiện thu hồi và điều chuyển cho bộ phận khác phù hợp với tiêu chuẩn và chức năng nhiệm vụ được giao.
Cuối năm Phòng Tổ chức quản lý hành chính kết hợp với Phòng Tài chính kế toán và các bộ phận khác liên quan tới việc quản lý và sử dụng tài sản phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tài sản, báo cáo tình hình sử dụng tài sản trong năm. Đối với tài sản mà không sử dụng đến, tài sản đã khấu hao hết thực việc thanh lý phải thông báo đấu thầu.