Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích khấu hao tài sản,… Sau khi kiểm tra tính chính xác của các chứng từ, kế toán lập các chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627.
4.3.1.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng để sản xuất cá tra phi lê gồm cá tra nguyên liệu, hóa chất và vật liệu khác. Chi phí này được hạch toán chung cho tất cả các loại sản phẩm cá tra phi lê trên sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621).
a) Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập kho
1) Ban kiểm nhận: Bao gồm thủ kho, cán bộ phụ trách bộ phận. Khi nhà cung cấp đem hàng đến thì ban kiểm nhận sẽ tiến hành kiểm tra và lập biên bản kiểm tra cùng hóa đơn GTGT giao cho kế toán nguyên vật liệu.
(2) Kế toán nguyên vật liệu: Tiếp nhận hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nhận tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên đưa cho kế toán trưởng ký.
(3) Kế toán trưởng: Kiểm tra đơn đặt hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho sau đó ký và chuyển cho các bộ phận. Liên 1 Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nhận giao cho kế toán nguyên vật liệu. Liên 2 phiếu nhập kho giao cho nhà cung cấp để làm căn cứ thu tiền. Liên 3 giao cho thủ kho.
(4) Kế toán nguyên vật liệu: Phiếu nhập kho sau khi được ký dùng ghi sổ chi tiết và lưu cùng với biên bản kiểm nhận và hóa đơn GTGT.
(5) Thủ kho: Dựa vào phiếu nhập kho tiến hành kiểm tra nhập kho nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho, lưu tại kho.
Nhận xét: Quy trình nhập mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp theo hóa đơn giá trị gia tăng đơn giản, dễ thực hiện, việc kiểm tra thông qua nhiều bộ phận sẽ chính xác hơn. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phù hợp với nhu cầu lưu trữ chứng từ và đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
Lưu đồ xuất kho nguyên vật liệu
(1) Bộ phận điều hành: Khi có nhu cầu sản xuất bộ phận điều hành lập lệnh xuất kho giao cho giám đốc ký duyệt.
(2) Giám đốc: Ký lệnh xuất kho, chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. (3) Kế toán nguyên vật liệu: Tiếp nhận Lệnh xuất kho tiến hành lập Phiếu xuất kho gồm 3 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký.
(4) Kế toán trưởng: Kiểm tra lệnh xuất kho cùng với phiếu xuất kho sau đó ký và chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho, lệnh xuất được kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu lưu.
(5) Thủ kho: Tiến hành xuất kho nguyên vật liệu và ký vào phiếu xuất kho sau đó chuyển cho các bộ phận: Liên 1 phiếu xuất kho giao cho kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết và lưu, liên 2 phiếu xuất kho giao cho bộ phận điều hành lưu, Liên 3 Phiếu xuất kho lưu tại kho.
Nhận xét: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu chặt chẽ, có sự kiểm tra giữa các bộ phận. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên phù hợp với nhu cầu lưu trữ chứng từ và đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan.
b) Sổ sách kế toán áp dụng
- Chứng từ ghi sổ: Mẫu số S02a- DN.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Mẫu sổ S02b-DN. - Sổ chi tiết TK 621: Mẫu sổ S36-DN
- Sổ cái TK 621: Mẫu sổ S02c1-DN c) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Do nhu cầu sản xuất là cần số lượng nguyên vật liệu nhiều, liên tục và phải tươi sống nên nhập và xuất nguyên liệu diễn ra thường xuyên. Vì thế, em chỉ nêu một số nghiệp vụ đại diện sau:
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/07/2014 xuất kho 115.378 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 23.500 đồng/kg, tổng trị giá 2.711.383.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 158 (phụ lục 1).
Nợ TK 621: 2.711.383.000 đồng Có TK 152: 2.711.383.000 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 01/07/2014 xuất 10.151 kg hóa chất, đơn giá 50.012 đồng/kg, tổng trị giá 507.671.812 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 159 (phụ lục 2).
Nợ TK 621: 507.671.812 đồng Có TK 152: 507.671.812 đồng
Nghiệp vụ 3: Ngày 01/07/2014 xuất 12.473 kg bao bì, đơn giá 125.140 đồng/kg, tổng trị giá 1.560.871.220 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 160 (phụ lục 3).
Nợ TK 621: 1.560.871.220 đồng Có TK 152: 1.560.871.220 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 03/07/2014 xuất kho 62.567 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 23.000 đồng/kg, tổng trị giá 1.439.041.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 161 (phụ lục 4).
Nợ TK 621: 1.439.041.000 đồng Có TK 152: 1.439.041.000 đồng
Nghiệp vụ 5: Ngày 05/07/2014 xuất kho 126.584 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 23.500 đồng/kg, tổng trị giá 2.974.724.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 162 (phụ lục 5).
Nợ TK 621: 2.974.724.000 đồng Có TK 152: 2.974.724.000 đồng
Nghiệp vụ 6: Ngày 06/07/2014 xuất kho 101.445 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 22.500 đồng/kg, tổng trị giá 2.282.512.500 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 163 (phụ lục 6).
Nợ TK 621: 2.282.512.500 đồng Có TK 152: 2.282.512.500 đồng
Nghiệp vụ 7: Ngày 08/07/2014 xuất kho 67.097 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 22.500 đồng/kg, tổng trị giá 1.509.682.500 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 164 (phụ lục 7).
Nợ TK 621: 1.509.682.500 đồng Có TK 152: 1.509.682.500 đồng
Nghiệp vụ 8: Ngày 10/07/2014 xuất kho 122.044 kg cá tra nguyên liệu, đơn giá 23.500 đồng/kg, tổng trị giá 2.868.034.000 đồng, căn cứ vào phiếu xuất kho số 167 (phụ lục 8).
Nợ TK 621: 2.868.034.000 đồng Có TK 152: 2.868.034.000 đồng
Để cho tiện việc theo dõi CPNVLTT em lập sơ đồ tổng hợp chữ T sau:
Hình 4.4: Sơ đồ tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 621 TK 152 2.711.383.000 (1) 507.671.812 (2) 1.560.871.220 (3) 1.439.041.000 (4) 2.974.724.000 (5) 2.282.512.500 (6) 1.509.682.500 (7) 2.868.034.000 (8) … 35.750.788.397 2.711.383.000 (1) 507.671.812 (2) 1.560.871.220 (3) 1.439.041.000 (4) 2.974.724.000 (5) 2.282.512.500 (6) 1.509.682.500 (7) 2.868.034.000 (8) …
Bảng 4.1: Sổ cái chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CÔNG TY CP XNK THỦY SẢN CẦN THƠ Mẫu sổ: S02c1-DN
Lô 2-12, KCN Trà Nóc 2, Q. Ô Môn, TP. Cần Thơ Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621
Từ ngày 01/07/2014 đến ngày 31/07/2014
Đơn vị tính: Đồng
Nguồn: Phòng Kế toán công ty Caseamex
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng 01/07 143 01/07 Xuất cá tra 152 2.711.383.000 01/07 143 01/07 Xuất hóa chất 152 507.671.812 01/07 143 01/07 Xuất bao bì 152 1.560.871.220 03/07 144 03/07 Xuất cá tra 152 1.439.041.000 05/07 145 05/07 Xuất cá tra 152 2.974.724.000 06/07 146 06/07 Xuất cá tra 152 2.282.512.500 08/07 147 08/07 Xuất cá tra 152 1.509.682.500 10/07 150 10/07 Xuất cá tra 152 2.868.034.000 12/07 151 12/07 Xuất cá tra 152 2.579.219.000 13/07 152 13/07 Xuất cá tra 152 2.656.868.000 15/07 153 15/07 Xuất cá tra 152 1.330.155.000 17/07 155 17/07 Xuất cá tra 152 2.539.800.000 18/07 156 18/07 Xuất cá tra 152 2.531.909.000 20/07 157 20/07 Xuất cá tra 152 2.214.832.500 23/07 158 23/07 Xuất cá tra 152 2.599.920.000 25/07 159 25/07 Xuất cá tra 152 2.289.555.000 28/07 160 28/07 Xuất cá tra 152 1.154.609.865 31/07 164 31/07 Kết chuyển CPNVLTT 154 35.750.788.397 - Cộng số phát sinh 35.750.788.397 35.750.788.397 - Số dư cuối tháng
Bảng 4.2: Sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN CẦN THƠ Mẫu số S36- DN
Lô 2-12, KCN Trà Nóc 2, Q. Ô Môn, TP. Cần Thơ Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: 621 Từ ngày 01/07/2014 đến ngày 31/07/2014 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ghi nợ tài khoản Ghi nợ TK
Số hiệu tháng Ngày Số tiền 6211 6212
A B C D E 1 2
-Số dư đầu tháng -Số PS trong tháng
01/07 158 01/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.711.383.000 2.711.383.000
01/07 159 01/07 Xuất hóa chất 1522 507.671.812 507.671.812 01/07 160 01/07 Xuất bao bì 1522 1.560.871.220 1.560.871.220 03/07 161 03/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 1.439.041.000 1.439.041.000
05/07 162 05/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.974.724.000 2.974.724.000 06/07 163 06/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.282.512.500 2.282.512.500 08/07 164 08/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 1.509.682.500 1.509.682.500 10/07 167 10/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.868.034.000 2.868.034.000 12/07 168 12/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.579.219.000 2.579.219.000
Nguồn: Phòng kế toán công ty Caseamex
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ghi nợ tài khoản Ghi nợ TK Số hiệu Ngày
tháng Số tiền 6211 6212
13/07 169 13/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.656.868.000 2.656.868.000 15/07 170 15/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 1.330.155.000 1.330.155.000 17/07 173 17/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.539.800.000 2.539.800.000 18/07 174 18/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.531.909.000 2.531.909.000 20/07 175 20/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.214.832.500 2.214.832.500 23/07 176 23/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.599.920.000 2.599.920.000 25/07 177 25/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 2.289.555.000 2.289.555.000 28/07 178 28/07 Xuất cá tra nguyên liệu 1521 1.154.609.865 1.154.609.865
31/07 31/07 Kết chuyển CPNVLTT 154 35.750.788.397 33.682.245.365 2.068.543.032 Cộng số phát sinh 35.750.788.397 33.682.245.365 2.068.543.032 Số dư cuối tháng
Sổ cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đã thể hiện tất cả các khoản chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ phát sinh. Sổ cái này được theo dõi chung cho tất cả các sản phẩm cá tra phi lê do không thể theo dõi riêng được.
Sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng được theo dõi chung cho tất cả sản phẩm nhưng nó phản ánh cụ thể hơn chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ của các sản phẩm cá tra phi lê, làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
4.3.1.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp của công ty bao gồm: Tiền lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN.
Công ty trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất theo số lượng sản phẩm thực tế làm ra.
Lương theo sản phẩm = Số lượng sản phẩm hoàn thành x tiền lương 1sp Công ty thực hiện các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất dựa theo tiền lương thực tế của công nhân theo đúng tỷ lệ quy định: BHXH 18%, BHYT 3%, KPCĐ 2%, BHTN 1%.
a) Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Chứng từ
Chứng từ sử dụng là bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, phiếu chi.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Cuối tháng, dựa vào bảng chấm công của từng tổ, phòng tổ chức hành chánh lập bảng thanh toán lương trình giám đốc ký duyệt. Sau khi ký duyệt chứng từ này được chuyển về phòng tổ chức hành chánh. Phòng tổ chức hành chánh chuyển bảng thanh toán lương đến kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi và bảng thanh toán lương được chuyển cho thủ quỹ để làm căn cứ chi và phát lương. Kế toán tổng hợp sẽ dựa vào bảng thanh toán tiền lương để nhập vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và sổ cái tương ứng.
b) Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái nhân công trực tiếp.
c) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 07 năm 2014 CPNCTT phát sinh ở phân xưởng được tổng hợp bao gồm:
Nghiệp vụ 1: Ngày 31/07/2014, chi phí nhân công trực tiếp sản xuất là 2.861.100.300 đồng, căn cứ bảng phân bổ tiền lương và BHXH (phụ lục 9).
Nợ TK 622: 2.861.100.300 đồng Có TK 334: 2.861.100.300 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 31/07/2014, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào CPNCTT là 626.378.760 đồng, căn cứ bảng phân bổ tiền lương và BHXH (phụ lục 9). Nợ TK 622: 686.664.072 đồng Có TK 3383: 514.998.054 đồng Có TK 3384: 85.833.009 đồng Có TK 3382: 57.222.006 đồng Có TK 3389: 28.611.003 đồng H
Hình 4.5: Sơ đồ tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
Sổ cái chi phí nhân công trực tiếp sản xuất đã thể hiện được tất cả các khoản lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và các khoản trích theo lương. Công ty đã cập nhật và thực hiện tốt việc trích lập các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn đúng theo tỷ lệ mới quy định là 24% trong năm 2014. Sổ cái chi phí nhân công sản xuất phản ánh chung toàn bộ chi phí nhân công của các sản phẩm cá tra phi lê. Bên cạnh đó thì việc trả lương theo sản phẩm đã khuyến khích công nhân sản xuất tăng cường và nhanh chóng hoàn thành kế hoạch sản xuất, thúc đẩy tăng năng suất lao động.
TK 622 3.547.764.372 TK 334 2.861.100.300 (1) x 2.861.100.300 (1) x 686.664.072 (2) … x 686.664.072 (2) TK 338
Bảng 4.3 : Sổ cái chi phí nhân công trực tiếp
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN CẦN THƠ Mẫu sổ: S02c1-DN
Lô 2-12, KCN Trà Nóc 2, Q. Ô Môn, TP. Cần Thơ (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp Số hiệu: 622
Từ 01/07/2014 đến 31/07/2014
Đơn vị tính: Đồng
Nguồn: Phòng Kế toán công ty Caseamex
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 - Số dư đầu tháng - Số phát sinh trong tháng 31/07 163 31/07 Lương CNTTSX 334 2.861.100.300
Bảo hiểm xã hội 338 514.998.054
Bảo hiểm y tế 338 85.833.009
Kinh phí công đoàn 338 57.222.006
Bảo hiểm thất nghiệp 338 28.611.003
31/07 164 31/07 Kết chuyển CPNCTT 154 3.547.764.372
- Cộng số phát sinh 3.547.764.372 3.547.764.372
4.3.1.3 Kế toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Cần Thơ là những chi phí phục vụ và quản lý chung cho tất cả các tổ sản xuất và toàn phân xưởng bao gồm: Khấu hao tài sản cố định, chi phí chờ phân bổ, tiền điện, điện thoại, nhiên liệu, kiểm vi sinh, kiểm mẫu, chi phí khác bằng tiền,…
a) Chứng từ - Phiếu xuất kho
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản - Phiếu chi
- Hóa đơn GTGT,… b) Sổ sách:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái chi phí sản xuất chung - Số chi phí sản xuất chung c) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 07/2014 CPSXC được tổng hợp bao gồm:
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/07/2014, xuất 4.966 lít nhiên liệu, đơn giá 24.711 đồng/lít phục vụ cho phân xưởng là 122.714.826 đồng, căn cứ phiếu xuất kho số 08 (phụ lục 10).
Nợ TK 627: 122.714.826 đồng Có TK 152: 122.714.826 đồng
Nghiệp vụ 2: Ngày 09/07/2014, thanh toán chi phí sửa xe phát sinh là 8.746.702 đồng, căn cứ phiếu chi số 88 (phụ lục 11).
Nợ TK 627: 8.746.702 đồng Có TK 111: 8.746.702 đồng
Nghiệp vụ 3: Ngày 30/07/2014, chi phí bảo hành, bảo trì phát sinh là 13.595.705 đồng, căn cứ vào phiếu chi số 96 (xem phụ lục 12).
Nợ TK 627: 13.595.705 đồng Có TK 111: 13.595.705 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 31/07/2014, trích khấu hao tài sản cố định trị giá