4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách
a. Chứng từ
Hàng quý, kế toán theo doanh thu và chi phí để xác định thuế TNDN tạm tính. Kế toán thuế TNDN tạm tính xuất hiện một số chứng từ sau: Hóa đơn GTGT bán hàng (ghi nhận doanh thu, thu nhập); Hóa đơn GTGT đầu vào (ghi nhận chi phí) và các chứng từ khác có liên quan.
b. Sổ sách
Kế toán theo dõi trên sổ tổng hợp Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ và các chứng từ đã ghi sổ, kế toán đồng thời theo dõi trên các Sổ chi tiết TK 511, 515, 711, 632, 635, 642. Sau khi tổng hợp và xác định được doanh thu và chi phí, kế toán lập Tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý và theo dõi thuế TNDN trên sổ chi tiết TK 3334 và TK 821.
4.2.1.2 Quá trình luân chuyển chứng từ
Giải thích quá trình
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu và chi phí, kế toán ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng Nhật ký – Sổ Cái và các sổ chi tiết. Cuối mỗi quý, kế toán dựa vào Nhật ký – Sổ Cái, các Sổ chi tiết TK 511, 515, 632, 635, 642 để xác định thuế TNDN tạm tính. Kế toán lập Tờ khai thuế TNDN tạm tính để ghi nhận số thuế TNDN tạm phải nộp và Chi phí thuế TNDN hiện hành, theo dõi trên TK 3334 và TK 821. Hồ sơ kê khai thuế TNDN bao gồm: Tờ khai thuế tạm tính theo quý theo mẫu thống nhất của Bộ Tài chính ban hành.
56 Tờ khai thuế TNDN tạm tính Bắt đầu Cơ quan thuế Lập tờ khai thuế TNDN tạm tính Cuối quý Nhật ký – Sổ Cái Các sổ chi tiết 511, 515, 711, 632, 635, 642 Nhật ký – Sổ Cái Các sổ chi tiết 511, 515, 711, 632, 635, 642 Tờ khai thuế TNDN tạm tính Ghi nhận thuế TNDN và chi phí thuế Sổ chi tiết TK 3334 Sổ chi tiết TK 821 Tờ khai thuế TNDN tạm tính
57
a. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thuế và nộp thuế TNDN, kế toán sử dụng TK 3334 và TK 821. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn liên quan đến một số tài khoản để theo dõi doanh thu và chi phí:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; - TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- TK 711 – Thu nhập khác - TK 632 – Giá vốn hàng bán - TK 635 – chi phí tài chính
- TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh - Và một số TK khác có liên quan.
Định khoản chủ yếu của nghiệp vụ thuế TNDN như sau:
* Căn cứ số thuế TNDN phải nộp vào NSNN hàng quý theo quy định, ghi: Nợ TK 821 – Chi phí thuế TNDN
Có TK 3334 – Thuế TNDN
* Khi nộp tiền thuế TNDN vào NSNN, ghi: Nợ TK 3334 - Thuế TNDN
Có TK 111, 112,…
b. Kế toán tổng hợp doanh thu và thu nhập khác
Công ty TNHH Hải Thịnh hoạt động về lĩnh vực xây lắp, có những đặc thù riêng biệt so với các ngành sản xuất khác ảnh hưởng đến công tác quản lý và hạch toán. Mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và dự toán riêng, lấy dự toán làm thước đo. Với mỗi công trình tại Công ty TNHH Hải Thịnh, giá tiêu thụ chính bằng giá trị dự toán hoặc giá thanh toán với Chủ đầu tư, giá này được xác định trước khi thi công thông qua hợp đồng. Thông thường, sản phẩm xây lắp thuộc đối tượng sử dụng lâu dài và giá trị lớn nên đòi hỏi đơn vị thi công phải kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo chất lượng và tuổi thọ của công trình theo thiết kế. Doanh thu phát sinh chủ yếu từ thanh toán hợp đồng thi công, thu nhập khác chủ yếu từ lãi tài khoản tiền gởi.
Trích số liệu một số nghiệp vụ phát sinh doanh thu và thu nhập khác trong quý 2 năm 2014 tại Công ty TNHH Hải Thịnh.
58
Nghiệp vụ 13. Ngày 29/04/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán lãi nhập vào vốn tài khoản tiền gửi Ngân hàng Sacombank – Chi nhánh Trà Vinh, số tiền 12.523đ.
- Chứng từ ghi sổ: PHT045 (minh họa trong Phụ lục 25)
- Chứng từ kèm theo: Giấy báo có 20140430 (minh họa trong Phụ lục 26)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT044, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 112(Sacombank) 12.532
Có TK 515 12.532
Nghiệp vụ 14. Ngày 16/05/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán thanh toán khối lượng hoàn thành Công trình hệ thống chiếu sáng công cộng Ao khóm 6, thị trấn Càng Long. Giá trị công trình: 289.402.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, chủ đầu tư sẽ thanh toán bằng chuyển khoản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT047 (minh họa trong Phụ lục 27) - Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000155 (minh họa trong Phụ lục 28)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT047, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 131 289.402.000
Có TK 511 263.092.727 Có TK 3331 26.309.273
c. Kế toán chi phí hợp lý, hợp lệ
Qua thực tế, chi phí hợp lý, hợp lệ của công ty được xác định bao gồm: - Giá vốn
- Chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí tài chính
Trong kỳ kế toán quý 2 năm 2014, phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế về chi phí nhưng tác giả chỉ trích một số nghiệp vụ để minh họa.
Nghiệp vụ 15. Ngày 10/05/2014, chi tiền mặt cho ông Trang Minh Hoàng – giám đốc công ty trả tiền cơm tiếp khách Mỹ Long Nam, số tiền 1.200.000đ, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu chi PC074 (minh họa trong Phụ lục 29)
59
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PC074, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 642 1.090.909
Nợ TK 133 109.091
Có TK 111 1.200.000
Nghiệp vụ 16. Ngày 12/05/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán kết chuyển giá vốn của Công trình hệ thống chiếu sáng công cộng Ao khóm 6, thị trấn Càng Long, số tiền: 280.400.000đ.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT046 (minh họa trong Phụ lục 31)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT043, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 632 248.400.000
Có TK 154 248.400.000
Nghiệp vụ 17. Ngày 30/05/2014, chi tiền mặt cho bà Phạm Yến Nhi – Kế toán công nợ thanh toán tiền điện tháng 5, số tiền 185.592đ đã bao gồm 10% thuế GTGT.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu chi PC083 (minh họa trong Phụ lục 32)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0223897 (minh họa trong Phụ lục 33)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PC083, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 642 168.720
Nợ TK 133 16.872
Có TK 111 185.592
Nghiệp vụ 18. Ngày 03/06/2014, bà Phạm Yến Nhi – Kế toán công nợ đề nghị hạch toán phí chuyển trả tiền dây cáp cho nhà cung cấp 11.000đ, trừ trực tiếp vào tài khoản tiền gởi ngân hàng MHB chi nhánh Trà Vinh.
- Chứng từ ghi sổ: PHT049 (minh họa trong Phụ lục 34)
- Chứng từ kèm theo: Trích Sổ Phụ quý 2 (minh họa trong Phụ lục 37) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT049, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 642 11.000
60
Nghiệp vụ 19. Ngày 10/06/2014, bà Phạm Yến Nhi – Kế toán công nợ đề nghị hạch toán trả lãi mỗi kỳ số tiền 1.909.135 đồng (món vay 1), số tiền được trừ trực tiếp từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng MHB chi nhánh Trà Vinh
- Chứng từ ghi sổ: PHT050 (minh họa trong Phụ lục 35)
- Chứng từ kèm theo: Trích Sổ Phụ quý 2 (minh học trong Phụ lục 37)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT050, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 635 1.909.135
Có TK 112 (MHB) 1.909.135
Nghiệp vụ 20. Ngày 10/06/2014, bà Phạm Yến Nhi – Kế toán công nợ đề nghị hạch toán trả lãi mỗi kỳ số tiền 1.725.003 đồng (món vay 2), số tiền được trừ trực tiếp từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng MHB chi nhánh Trà Vinh.
- Chứng từ ghi sổ: PHT051 (minh họa trong Phụ lục 36)
- Chứng từ kèm theo: Trích Sổ Phụ quý 2 (minh học trong Phụ lục 37)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT051, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 635 1.725.003
Có TK 112(MHB) 1.725.003
d. Thực hiện kế toán tổng hợp
Khi các nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, Có để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
61
Trích Nhật ký – Sổ cái quý 2 năm 2014 của Công ty TNHH Hải Thịnh Công ty TNHH Hải Thịnh
Bến Có – Nguyệt Hóa – Châu Thành – Trà Vinh
Mẫu số: S01 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Năm 2014 Số TT dòng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số tiền phát
sinh Số hiệu TK đối ứng Số TT dòng TK 111 TK 112 TK 131 Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số dư đ u kỳ … … … … … … SPS trong tháng …. 1 29/04/2014 PHT045 29/04/2014 Lãi nhập vốn (Sacombank) 12.532 112 515 1 12.532
2 10/05/2014 PC074 10/05/2014 Trả tiền cơm tiếp khách 1.200.000 642 133 111 2 1.200.000
3 12/05/2014 PHT046 12/05/2014 Kết chuyển giá vốn (Ao khóm 6) 248.400.000 3
4 16/05/2014 PHT047 16/05/2014 Thanh toán công trình (Ao khóm 6) 289.420.000 131 511 3331 4 289.420.000
5 30/05/2014 PC083 30/05/2014 Thanh toán tiền điện tháng 5 185.592 642 133 111 5 185.592
6 03/06/2014 PHT049 03/06/2014 Phí chuyển tiền (MHB) 11.000 642 112 6 11.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7 10/06/2014 PHT050 10/06/2014 Trả lãi hàng tháng (món 1) 1.909.135 635 112 7 1.909.135
8 10/06/2014 PHT051 10/06/2014 Trả lãi hàng tháng (món 2) 1.725.003 635 112 8 1.725.003
62 Số TT dòng TK 133 TK 154 TK 3331 TK 511 TK 515 TK 632 TK 635 TK 642 TK … Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 9 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 … … … … … … … 1 12.532 2 109.091 1.090.909 3 248.400.000 248.400.000 4 26.309.273 263.092.727 5 16.827 168.720 6 11.000 7 1.909.135 8 1.725.003 9 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Người ghi sổ (đã ký) Phạm Yến Nhi Kế toán trưởng (đã ký) Dương Thị Cúc Giám đốc (đã ký)
63
e. Thực hiện kế toán chi tiết
Các chứng từ kế toán sau khi đã ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái được dung làm cơ sở để ghi vào sổ chi tiết các TK 511, 515, 632, 635, 642 để theo dõi doanh thu và chi phí (minh họa trong Phụ lục 37)
Các nghiệp vụ này được tóm tắt trong sơ đồ sau:
1.833.743.600 1.911.604.545 .... 248.400.000 …. 1.833.743.600 TK 632 … 263.092.727 …. 1.911.604.545 TK 511 .... 1.909.135 1.725.003 … 10.401.234 TK 635 10.401.234 91.156.400 ... 12.532 … 249.630 … 1.909.909 168.720 11.000 …. 91.156.400 249.630 TK 642 23.446.459 TK 421 TK 515 23.446.459 TK 911
64
Theo hình 4.4 tóm tắt các nghiệp vụ ta thấy, trong quý 2 năm 2014, chi phí lớn hơn so với doanh thu, hoạt động kinh doanh trong kỳ lỗ. Vì thế, trong kỳ quý 2 năm 2014 công ty không cần thực hiện nộp thuế TNDN nhưng vẫn lập hồ sơ kế khai nộp cho cơ quan thuế.