4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
a. Chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế GTGT đầu vào tại Công ty TNHH Hải Thịnh chủ yếu là mua vật tư, phụ kiện công trình, chi phí điện nước,…Một số chứng từ thường xuyên xuất hiện như: Hóa đơn GTGT mua hàng hóa, dịch vụ; Phiếu nhập kho vật liệu; Phiếu chi; Ủy nhiệm chi; Các chứng từ khác có liên quan.
b. Sổ sách
Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Với hình thức này, Kế toán thuế GTGT đầu vào có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký – Sổ Cái; Sổ chi tiết TK 133.
4.1.1.2 Quá trình luân chuyển chứng từ
Giải thích quá trình
Tại công ty, sau khi nhận thầu công trình, bộ phận Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ căn cứ vào hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, dự toán được duyệt và bảng kê vật tư tồn trong kho để ra quyết định đặt mua vật tư, phụ kiện phục vụ cho từng công trình. Bộ phận kế hoạch sẽ gởi hợp đồng mua vật tư (đơn đặt hàng) đến nhà cung cấp để thỏa thuận các điều khoản về giá cả, nơi giao hàng. Nhà cung cấp sẽ xuất liên 2 của hóa đơn GTGT gởi kèm cùng với vật tư, kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu hóa đơn sau đó theo dõi tổng hợp trên Nhật ký – Sổ Cái. Sau khi ghi vào Nhật ký – Sổ Cái, kế toán tiến hành theo dõi thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dịch vụ vào Sổ chi tiết tài khoản 133 để kê khai thuế cuối mỗi quý. Vì đặc trưng của công ty xây lắp theo công trình nên các hóa đơn chứng từ sẽ được sắp xếp, lưu trữ theo từng công trình cụ thể.
40
Hình 4.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ thuế GTGT đầu vào
Bắt đầu Bộ phận kế hoạch NCC Hợp đồng mua hàng Hóa đơn GTGT 2 Ghi vào Nhật ký – Sổ Cái Sổ chi tiết TK 133 Hóa đơn GTGT 2 Theo dõi công nợ Bảng kê hóa đơn Hồ sơ khai thuế
Kê khai thuế
Kết thúc Nhật ký – Sổ Cái Hợp đồng mua hàng Hóa đơn GTGT 2 Ghi vào Sổ chi tiết TK 133,
Bảng kê hóa đơn
41
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ để theo dõi thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn liên quan đến một số tài khoản sau đây:
- TK 111 – Tiền mặt;
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu;
- TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang; - TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh;
- TK 331 – Phải trả cho người bán; - Và một số TK khác có liên quan.
Định khoản chủ yếu của các nghiệp vụ tại Công ty như sau: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,…(Tổng giá thanh toán)
b. Các nghiệp vụ phát sinh
Trong kỳ kế toán quý 2 năm 2014 có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế GTGT, sau đây tác giả trích số liệu một số nghiệp vụ phát sinh để minh họa cho kế toán thuế GTGT đầu vào tại Công ty.
Nghiệp vụ 1. Ngày 13/05/2014, bà Trần Ngọc Tường Vi – kế toán vật tư điện thoại đặt mua một số trụ điện BTLT của Công ty Tiền Phong (phục vụ công trình Hạ thế đường điện dọc kênh cấp 2 khu vực Rẩy Chà - Rẩy Cá Kèo), nhập kho chưa thanh toán. Tổng giá thanh toán 85.550.000đ, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: PNK097 (minh họa trong Phụ lục 01)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0002826 (minh họa trong Phụ lục 02)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PNK097, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 152 77.772.727 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 133 7.777.273
Có TK 331 85.550.000
Nghiệp vụ 2. Ngày 19/05/2014, ông Châu Bửu Lợi – nhân viên kho nhập Dây cáp điện chưa thanh toán cho công ty Tân Nghệ Nam (theo Hợp đồng số 914-0513 ngày 12/05/2014), số tiền thanh toán 101.794.440đ, trong đó thuế GTGT 10%.
42
- Chứng từ ghi sổ: PNK98 (minh họa trong Phụ lục 03)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0001638 (minh họa trong Phụ lục 04)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PNK098, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 152 92.540.400
Nợ TK 133 9.254.040 Có TK 331 101.794.440
Nghiệp vụ 3. Ngày 01/06/2014, chi tiền mặt cho bà Phạm Yến Nhi – kế toán công nợ trả tiền cước điện thoại (từ ngày 01/05/2014 đến ngày 31/05/2014) số tiền 252.539đ, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: PC085 (minh họa trong Phụ lục 05)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 3982193 (minh họa trong Phụ lục 06)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PC085, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 642 229.581
Nợ TK 133 22.958
Có TK 111 252.539
Nghiệp vụ 4. Ngày 04/06/2014, ông Võ Văn Mến – nhân viên phòng Kế hoạch – Kỹ thuật mua 1 Máy biến thế trong dầu 1P 50Hz 100KVA (phục vụ cho công trình Đường dây trung, hạ thế và trạm biến thế phục vụ sinh hoạt, sản xuất khóm 2 thị trấn Long Thành, huyện Duyên Hải, tỉnh Trà Vinh), nhập kho chưa thanh toán cho của Công ty Nguyên Vĩnh Tiến. Tổng giá thanh toán 71.657.806đ, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: PNK101 (minh họa trong Phụ lục 07)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000192 (minh họa trong Phụ lục 08)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PNK101, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 152 65.143.460
Nợ TK 133 6.514.346
Có TK 331 71.657.806
Nghiệp vụ 5. Ngày 12/06/2014, nhân viên Châu Bửu Lợi nhập về kho vật tư, phụ kiện công trình của công ty TNHH MTV Hoàng Phát EVN (phục
43
vụ công trình Di dời đường dây trung, hạ thế và trạm biến thế nhánh 22kV Tân An, huyện Càng Long, tỉnh Trà Vinh). Tổng giá thanh toán: 57.772.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán.
- Chứng từ ghi sổ: PNK102 (minh họa trong Phụ lục 09)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000378 (minh họa trong Phụ lục 10)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PNK102, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 152 52.520.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 133 5.252.000
Có TK 331 57.772.000
Nghiệp vụ 6. Ngày 16/06/2014, chi tiền mặt cho nhân viên Nguyễn Văn Út Nhỏ thanh toán chi phí đóng cắt điện – Căng dây đấu nối nhánh rẻ 12,7Kv Nguyễn Thanh Tùng, số tiền 545.681, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: PC092 (minh họa trong Phụ lục 11)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000017 (minh họa trong Phụ lục 12) và Bảng chiết tính chi phí đóng cắt điện (minh họa trong Phụ lục 13)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PC092, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 154 496.074
Nợ TK 133 49.607
Có TK 111 545.681
Nghiệp vụ 7. Ngày 30/06/2014, chi tiền mặt cho bà Nguyễn Thị Thu Thủy – nhân viên của DNTN Quốc Bình, thanh toán tiền dầu xe cẩu tháng 6. Tổng giá thanh toán 12.000.050đ, trong đó thuế GTGT 10%.
- Chứng từ ghi sổ: PC098 (minh họa trong Phụ lục 14)
- Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0002879 (minh họa trong Phụ lục 15)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PC098, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 152 10.909.136
Nợ TK 133 1.909.914
44 4.1.2 Kế toán thuế GTGT đầu ra
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách
a. Chứng từ
Tại Công ty, hoạt động chính là thi công các công trình về lưới điện, đường dây và trạm biến thế. Vì vậy, các nghiệp vụ phát sinh thuế GTGT đầu ra khi thanh toán giá trị công trình khi hoàn thành. Kế toán thuế GTGT đầu ra xuất hiện một số chứng từ sau: Hóa đơn GTGT bán hàng hóa, dịch vụ; Phiếu thu; Giấy báo Có; Các chứng từ khác có liên quan.
b. Sổ sách
Tương tự với thuế GTGT đầu vào, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng Nhật ký – Sổ Cái. Sau đó, căn cứ vào các chứng từ đã ghi sổ, kế toán tiến hành theo dõi thuế GTGT đầu ra trên Sổ chi tiết TK 3331.
4.1.2.2 Quá trình luân chuyển chứng từ
Giải thích quá trình
Thuế GTGT đầu ra tại công ty chủ yếu phát sinh khi hoàn thành công trình và bàn giao cho Chủ đầu tư. Khi đó kế toán sẽ dựa vào hợp đồng thi công và Hồ sơ quyết toán để xuất hóa đơn cho Chủ đầu tư và thanh toán hợp đồng. Sau khi Bộ phận Kỹ thuật và Chủ đầu tư ký Bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành công trình, kế toán sẽ xuất hóa đơn GTGT 2 liên. Liên 2 giao cho Chủ đầu tư, liên còn lại dùng làm căn cứ để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái. Theo trình tự của hình thức kế toán này, sau khi ghi vào sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký – Sổ Cái, kế toán sẽ theo dõi thuế GTGT đầu ra của hàng hóa dịch vụ vào Sổ chi tiết tài khoản 3331 để dễ dàng cho việc theo dõi và kê khai thuế cuối mỗi quý.
45 Bắt đầu Bộ phận kỹ thuật Bản nghiệm thu Lập hóa đơn GTGT 2 liên Bản nghiệm thu 2 Hóa đơn GTGT 1 Chủ đầu tư
Ghi vào Nhật ký – Sổ Cái Sổ chi tiết TK 133,
Bảng kê hóa đơn
Hóa đơn GTGT 1 Sổ chi tiết TK 133 Bảng kê hóa đơn Nhật ký – Sổ Cái Theo dõi công nợ Hồ sơ khai thuế
Kê khai thuế
Kết thúc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng quý
46
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra để theo dõi thuế GTGT đầu ra. Ngoài ra, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn liên quan đến một số tài khoản sau đây:
- TK 131 – Phải thu của khách hàng; - TK 112 – Tiền gửi ngân hàng;
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ; - Và một số TK khác có liên quan.
* Định khoản chủ yếu của các nghiệp vụ tại Công ty như sau: Nợ TK 131, 112 (Giá quyết toán công trình)
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
b. Các nghiệp vụ phát sinh
Khi hoàn thành và quyết toán công trình, kế toán ghi nhận doanh thu và phát sinh thuế GTGT đầu ra. Do đặc thù của công ty xây dựng, giá trị công trình lớn và thời gian thi công lâu dài. Bên cạnh đó một số công trình còn xây dựng dang dở chưa hoàn thành nên tác giả chỉ trích minh họa một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế GTGT đầu ra trong khoản thời gian quý 2 năm 2014 tại Công ty TNHH Hải Thịnh.
Nghiệp vụ 8. Ngày 14/04/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán thanh toán hợp đồng thi công Công trình nâng công suất trạm biến áp Công ty cổ phần Đại Phúc từ 560kVA lên 1000kvA. Giá trị hợp đồng: 700.000.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT039 (minh họa trong Phụ lục 16) - Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000150 (minh họa trong Phụ lục 17)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT039, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 131 700.000.000
Có TK 3331 63.636.364 Có TK 511 636.363.636
Nghiệp vụ 9. Ngày 14/04/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán thanh toán hợp đồng số 17/2013/HĐKT về việc thi công xây dựng công trình Trung tâm dạy nghề và giới thiệu việc làm huyện Châu Thành, Trà
47
Vinh (gói thầu số 4 đường điện hạ áp, hệ thống cấp điện ngoài nhà). Giá trị hợp đồng: 329.563.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT040 (minh họa trong Phụ lục 18) - Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000151 (minh họa trong Phụ lục 19)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT040, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 131 329.563.000
Có TK 3331 29.960.273 Có TK 511 299.602.727
Nghiệp vụ 10. Ngày 18/04/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán thanh toán hợp đồng số 18/2013/HĐ-XD ngày 7/12/2013 về việc thi công Công trình đường giao thông chợ Dừa Đỏ đi trường THCS Nhị Long, xã Nhị Long, huyện Càng Long (hạng mục di dời hệ thống điện trung – hạ thế). Giá trị hợp đồng 696.000.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT041 (minh họa trong Phụ lục 20) - Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000152 (minh họa trong Phụ lục 21)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT041, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 131 696.000.000
Có TK 3331 63.272.727 Có TK 511 632.727.273
Nghiệp vụ 11. Ngày 12/05/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán thanh toán khối lượng hoàn thành Công trình di dời đường dây trung, hạ thế và trạm biến thế nhánh 22kv Tân An. Giá trị công trình: 87.800.000đ, trong đó thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT042 (minh họa trong Phụ lục 22) - Chứng từ kèm theo: HĐ GTGT 0000154 (minh họa trong Phụ lục 23) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT042, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ Cái như sau:
Nợ TK 131 87.800.000
Có TK 3331 7.981.818 Có TK 511 79.818.182
48
Nghiệp vụ 12. Ngày 30/06/2014, bà Dương Thị Cúc – Kế toán trưởng đề nghị hạch toán nghiệp vụ khấu trừ thuế GTGT quý 2 năm 2014.
- Chứng từ ghi sổ: Phiếu hạch toán PHT055 (minh họa trong Phụ lục 24)
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ PHT055, kế toán tiến hành định khoản lên Nhật ký – Sổ cái như sau:
Nợ TK 3331 191.160.455
Có TK 133 191.160.455
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế GTGT trong quý 2 năm 2014 của Công ty được tóm tắt bằng sơ đồ sau đây:
SD: 99.008.941 (1) 7.777.273 (2) 9.254.040 (3) 22.958 (4) 6.514.346 (5) 5.257.000 (6) 49.607 (7) 1.909.914 (…)
Hình 4.3 Tóm tắt các nghiệp vụ thuế GTGT trong quý 2
TK 133 TK 3331 (8) 63.636.364 (9) 29.960.273 (10) 63.272.727 (11) 7.981.818 (…) (12) 191.160.455 12.219.691
49
c. Thực hiện kế toán tổng hợp
Khi các nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, Có để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Trích Nhật ký – Sổ cái quý 2 năm 2014 của Công ty TNHH Hải Thịnh Công ty TNHH Hải Thịnh
Bến Có – Nguyệt Hóa – Châu Thành – Trà Vinh
Mẫu số: S01 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Quý 2 năm 2014 STT dòng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số tiền phát sinh Số hiệu TK đối ứng STT dòng TK 111 TK131 TK 133 Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Số dư đầu kỳ ... ... 103.599.612 ... 99.008.941 ... SPS trong kỳ … … … … … … … … … … … … … … … …
1 14/04/2014 PHT039 14/04/2014 Thanh toán công trình (Đại Phúc) 700.000.000 131 3331 511 1 700.000.000
2 14/04/2014 PHT040 14/04/2014 Thanh toán công trình (TTDN
GTVL Châu Thành) 329.563.000 131 3331 511
2 329.563.000
3 18/04/2014
50
4 12/05/2014 PHT045 12/05/2014 Thanh toán công trình (Tân An) 87.800.000 131 3331 511 4 87.800.000
5 13/05/2014 PNK097 13/05/2014 Mua trụ điện (Tiền Phong) 85.550.000 152 133 331 5 7.777.273 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 19/05/2014 PNK098 19/05/2014 Mua dây cáp (Tân Nghệ Nam) 101.794.440 152 133 331 6 9.254.040
7 01/06/2014 PC085 01/06/2014 Thanh toán cước điện thoại 252.539 642 133 111 7 252.539 22.958