3.4.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG (kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán vật tư Kế toán công nợ Thủ quỹ
30
* Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng h p
Là người chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc cũng như thông tin cung cấp.
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác kế toán của công ty, tổ chức hạch toán kế toán, kiểm tra quản lý tài chính của công ty.
Bố trí, sắp xếp lực lượng, phân công công việc trong bộ máy kế toán. Sử dụng, bảo mật và cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo trong phạm vi trách nhiệm.
* Kế toán vật tư
Nhiệm vụ của kế toán kho là tập hợp các chứng từ xuất, nhập vật tư, thiết bị, phụ kiện công trình,… lập báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tình hình nhập xuất, kiểm kê đánh giá tình hình vật tư trong kho.
* Kế toán công n
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải phải thu từ các Chủ đầu tư cũng như các khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, phụ kiện công trình cùng với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp. Đồng thời theo dõi các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước, theo dõi, quản lý và phản ánh kịp thời, đầy đủ. Chịu trách nhiệm kê khai hồ sơ nộp cho cơ quan thuế theo quy định.
* Thủ quỹ
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý và giữ tiền mặt, thu chi tiền sau khi đã kiểm tra thấy chứng từ có đầy đủ điều kiện để thanh toán. Thủ quỹ là người có liên quan chặt chẽ đến kế toán tiền mặt. Hằng ngày thủ quỹ vào sổ các nghiệp vụ kinh tế và đối chiếu với số liệu đã phát sinh có liên quan.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định này gồm:
- Bảng Cân đối kế toán (mẫu số B 01 - DNN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B 02 - DNN) - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B 09 - DNN) - Bảng Cân đối tài khoản (mẫu số F 01 - DNN)
31
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kế thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ). Hình thức sở hữu vốn: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
3.4.2.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký – Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái được thể hiện đầy đủ qua sơ đồ sau:
- Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dung làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổquỹ Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
32
ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dung để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
3.4.3 Phương pháp kế toán
3.4.3.1 Phương pháp kế toán thuế GTGT
Công ty kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Theo thông tư 156/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế, doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 20 tỷ đồng trở xuống thì áp dụng khai thuế theo quý.
Hồ sơ khai thuế GTGT theo quý của công ty gồm: - Tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT
- Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra theo mẫu số 01-1/GTGT - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-2/GTGT.
Mức thuế suất được áp dụng: 0%, 5%, 10%.
3.4.3.2 Phương pháp kế toán thuế TNDN
Công ty TNHH Hải Thịnh áp dụng khai thuế TNDN là khai tạm tính theo quý và khai quyết toán thuế TNDN năm.
Hồ sơ khai thuế TNDN tạm tính theo quý là Tờ khai theo mẫu số 01A/TNDN.
33
Hồ sơ khai quyết toán thuế TNDN bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu số 03/TNDN.
- Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo mẫu số 03- 1A/TNDN, mẫu số 03-1B/TNDN, mẫu số 03-1C/TNDN.
Mức thuế suất được áp dụng: do tổng doanh thu năm trước liền kề dưới 20 tỷ nên thuế suất thuế TNDN áp dụng là 20%.
3.4.3.3 Giới thiệu phần mềm hỗ tr kê khai thuế HTKK
Để thuận lợi cho việc khai thuế nhanh và chính xác hiện nay Công ty TNHH Hải Thịnh sử dụng phần mềm “Hổ trợ kê khai thuế” do Tổng cục thuế xây dựng và cung cấp miễn phí cho các tổ chức và cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế.
Phần mềm HTKK cung cấp cho Công ty các chức năng sau:
- Lập tờ khai thuế và điền những thông tin trên các tờ khai thuế và các phụ lục kê khai theo đúng quy định tại các văn bản pháp luật thuế.
- Các nội dung hướng dẫn việc tính thuế, kê khai đối với từng sắc thuế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kê khai thuế một cách chính xác và nhanh chóng.
Sau khi kê khai, cơ sở kinh doanh cần phải in tờ khai có mã vạch 2 chiều, ký tên đóng dấu và nộp cho cơ quan thuế theo đúng quy định hiện hành. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm HTKK có giao diện như sau:
34 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Bảng 3.1 Bảng sơ lược báo cáo kết quả HĐKD 3 năm 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: 1.000VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012 với 2011 Chênh lệch 2013 với 2012 Giá trị (%) Giá trị (%) 1 Doanh thu bán hàng và dịch vụ 3.636.190 12.957.945 4.418.420 9.321.755 256,4 (8.539.525) (65,9) 2 Các khoản làm giảm trừ DT - - - - 3 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.636.190 12.957.945 4.418.420 9.321.755 256,4 (8.539.525) (65,9) 4 Giá vốn hàng bán 2.830.562 11.989.132 3.814.779 9.158.570 323,6 (8.174.353) (68,2) 5 LN gộp về bán hàng và dịch vụ 805.627 968.812 603.641 163.185 20,3 (365.171) (37,7) 6 DT hoạt động tài chính - 11.878 2.369 11.878 - (9.509) (80,1) 7 CP tài chính 32.490 111.692 79.403 79202 243,8 (32.289) (28,9)
8 Trong đó: CP lãi vay 32.490 111.692 79.403 79.202 243,8 (32.289) (28,9)
9 CP quản lý doanh nghiệp 716.814 772.539 524.523 55.725 7,8 (248.016) (32,1)
10 Tổng LN kế toán trước thuế 56.322 96.459 2.083 40.137 71,3 (94.376) (97,8)
11 CP Thuế TNDN 14.080 24.114 520 10.034 71,3 (23.594) (97,8)
12 LN sau thuế 42.242 72.344 1.562 30.102 71,3 (70.782) (97,8)
35
Qua bảng trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 - 2013 có sự biến động và không ổn định. Cụ thể:
- Giai đoạn 2011 – 2012, doanh thu bán hàng và dịch vụ của năm 2012 tăng đột biến gấp 3 lần so với năm 2011 (tăng 256,4%). Lý giải cho điều này là do trong năm 2012 công ty giành được nhiều gói thầu có giá trị lớn, lợi nhuận kế toán và chi phí thuế TNDN tăng 71,3% so với năm 2011 nhưng tỷ lệ tăng vẫn nhỏ hơn so với doanh thu. Chính vì giá vốn hàng bán và các chi phí khác cũng tăng theo để phục vụ cho các công trình. Giá vốn công trình năm 2012 tăng 323,6% so với năm 2011. Nguyên nhân là do giá vật tư, phụ kiện ngành điện trong năm này có sự tăng giá mạnh so với dự toán. Trong khi năm 2011 không có phát sinh doanh thu hoạt động tài chính thì sang năm 2012 số này là hơn 11 triệu đồng, con số này chủ yếu do nhập lãi các khoản tiền gởi ngân hàng.
- Giai đoạn 2012 – 2013, trái ngược với năm 2012 thì doanh thu bán hàng và dịch vụ năm 2013 giảm nhiều, cụ thể là giảm trên 8 tỷ, (giảm 65,9%). Doanh thu của công ty phụ thuộc vào số lượng và giá trị của các công trình. Nguyên nhân là do trong năm 2013 khi tình hình kinh tế chung suy giảm, giá cả vật tư biến động nên công ty không dám mạnh dạn đấu thầu công trình dẫn đến việc nhận ít công trình hơn. Xu hướng biến động của giá vốn hàng bán cũng cùng nhịp độ với doanh thu bán hàng. Lợi nhuận kế toán của năm 2013 giảm, cụ thể là giảm 97,8% nhưng vẫn giữ ở giá trị dương. Nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động này bắt nguồn từ sự biến động doanh thu và chi phí. Mặc dù chi phí giảm mạnh so với năm vừa qua nhưng doanh thu cũng giảm mạnh theo, khoản giảm của chi phí không bù đắp được khoản giảm của doanh thu. Chi phí lãi vay trong năm này cũng giảm nhiều so với năm 2012 (giảm 28,9%), do công ty nhận thầu các công trình rãi rác đều trong năm, không tập trung dồn vào một thời điểm nên doanh nghiệp có thể tự xoay vốn mà không cần nhiều vốn vay.
36
Bảng 3.2 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: đồng STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu bán hàng và dịch vụ 2.533.462.357 2 Các khoản làm giảm trừ DT - 3 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.533.462.357 4 Giá vốn hàng bán 2.473.079.625 5 LN gộp về bán hàng và dịch vụ 60.382.732 6 DT hoạt động tài chính 1.042.261 7 CP tài chính 18.716.004
8 Trong đó: CP lãi vay 18.716.004
9 CP quản lý doanh nghiệp 174.228.450
10 Tổng LN kế toán trước thuế (174.228.450)
11 CP Thuế TNDN 0
12 LN sau thuế 0
Nguồn: Báo cáo kết quả HĐKD Công ty TNHH Hải Thịnh 6 tháng đ u năm 2014
Trong 6 tháng đầu năm 2014, lợi nhuận kế toán của Công ty đang là số âm khi mà chi phí giá vốn chiếm khá lớn. Điều này là do tình hình lạm phát làm giá cả của các thiết bị, phụ kiện công trình tăng. Chi phí tài chính gồm các khoản lãi vay còn tồn đọng và cuối năm ngoái và đầu năm nay. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một con số đáng chú ý, công ty cần có biện pháp thích hợp để cắt giảm chi phí quản lý cũng như chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, một số công trình đang trong quá trình thi công, chưa hoàn thành nên chưa ghi nhận doanh thu. Doanh thu các công trình trong 6 tháng đầu năm không thể bù vào phần chi phí quá lớn nên lợi nhuận kế toán của nửa đầu năm 2014 ở mức âm. Trong thời gian 2 quý tới, sẽ có thêm nhiều công trình hoàn thành, quyết toán và ghi nhận doanh thu. Khoảng thời gian đến cuối năm trên địa bàn tỉnh sẽ có nhiều công trình công ích, sửa chữa đường dây điện, chiếu sáng công cộng,… công ty tranh thủ đấu thầu và thi công thêm nhiều công trình có giá trị lớn.
37
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
Nhân viên của công ty là một thể đoàn kết, có tinh thần thống nhất rất cao. Cùng với đội ngủ cán bộ quản lý năng động, giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn.
Công ty luôn chủ động tạo được nguồn lực sẳn có, trang bị thêm máy móc, thiết bị phục vụ cho thi công công trình. Ngoài ra, Ban Giám đốc luôn chú trọng tuyển chọn, đạo tào đội ngũ nhân viên nhằm nâng cao tay nghề.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Công ty TNHH Hải Thịnh đã tạo được sự tín nhiệm của các Chủ đầu tư trong và ngoài địa bàn tỉnh.
Chất lượng thi công luôn đảm bảo chất lượng khai thác tốt, đạt yêu cầu kỹ thuật để bàn giao cho Đơn vị quản lý.
3.6.2 Khó khăn
Hiện nay trên địa bàn tỉnh có nhiều công ty hoạt động cùng lĩnh vực, đa số các Chủ đầu tư đấu thầu rộng rãi, điều này đã tạo áp lực không nhỏ cho công ty.
Công ty chịu sức ép cạnh tranh do giá cả vật tư tăng đột biến, giá nhân công tăng làm ảnh hưởng đến giá đấu thầu và lợi nhuận của công ty. Mặc khác, do các công trình vốn từ Ngân sách Nhà nước vẫn còn tồn đọng nợ làm ảnh hưởng đến việc xoay vốn của công ty, dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu thi công.
Bên cạnh đó, các chính sách của Nhà nước chưa đồng bộ kịp thời và có nhiều thay đổi, những thông tư hướng dẫn, công văn đến các cấp chính quyền còn chậm làm ảnh hưởng đến công tác giao nhận thầu và đấu thầu.
3.6.3 Phương hướng hoạt động
Bên cạnh thị trường ngày càng khó khăn và có sự cạnh tranh với các công ty cùng ngành, để có thể đứng vững và nhận được sự quan tâm từ các Chủ đầu tư thì Công ty đã đề ra phương hướng hoạt động và phát triển như sau:
- Thứ nhất: đặt mục tiêu mang đến sự hài lòng, uy tín và chất lượng cho khách hàng lên hàng đầu. Vì vậy công ty mong muốn tiếp tục nhận được sự hợp tác từ các nhà đầu tư đã tín nhiệm, cũng như sự tin tưởng và hợp tác của các nhà đầu tư mới.
38
- Thứ hai: cải tiến công tác quản lý, chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên nâng cao tay nghề, thường xuyên mở các lớp tập huấn các kỹ năng an toàn lao động. Phát triển môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện, tạo cơ hội phát triển lâu dài cho tất cả nhân viên.
- Thứ ba: khai thác và mở rộng nguồn cung cấp vật tư – thiết bị chất lượng ổn định, giá cả hợp lý đảm bảo tiến trình và giao thầu đúng hạn.
- Thứ tư: phát triển môi trường làm việc thân thiện, năng động, hiệu quả và công bằng, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài với tất cả nhân viên.