4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách liên quan đến tiền mặt được sử dụng tại công ty
Tác giả xin phép được nêu một số chứng từ và sổ sách được sử dụng trong công tác kế toán quỹ tiền mặt tại chi nhánh Cần Thơ – Công ty Cổ phần Ôtô Trường Hải, như sau:
Chứng từ - Phiếu thu; - Phiếu chi; - Hóa đơn GTGT; - Chứng từ đặc thù,… ( Xem phụ lục 1) Sổ sách kế toán
- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111. - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt.
4.1.1.2 Tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty
Một số đặc điểm công tác kế toán tiền mặt tại quỹ tại Công ty - Công ty không lưu trữ tiền mặt có góc ngoại tệ, hoặc sử dụng trong giao dịch.
- Tiền mặt tại quỹ được thủ quỹ bảo quản, thủ quỹ đồng thời là kế toán bán hàng.
- Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại công ty, chuyển tiền mặt thành tiền gửi ngân hàng khi cần thiết và ngược lại. Lập sổ quỹ tiền mặt mỗi ngày, tập hợp tất cả các chứng từ kèm phiếu thu và phiếu chi lưu trử tại phòng kế toán vào cuối ngày.
- Do công ty cung cấp nhiều loại hình dịch vụ như bán xe, bán phụ tùng, sửa chữa xe… nên tùy nghiệp vụ kinh tế cụ thể mà kế toán chịu trách nhiệm cụ thể sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm và in phiếu thu, chi phù hợp. Cụ thể, kế toán bán hàng sẽ lo nghiệp vụ về kinh doanh xe, kế toán phụ tùng sẽ lo
nghiệp vụ về kinh doanh phụ tùng, kế toán dịch vụ sẽ lo nghiệp vụ về sửa chữa bảo dưởng xe, kế toán nghiệp vụ sẽ lo nghiệp vụ về các khoản tạm ứng, thanh toán.
- Các chứng từ đặc thù về tiền mặt tại công ty: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán.
- Sổ quỹ tiền mặt tại đơn vị được thiết kế theo mẩu riêng của đơn vị, tại công ty củng không có sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền, nhật ky chi tiền.
- Phần mềm kế toán Bravo tự động sắp xếp các nghiệp vụ phát sinh trong một ngày theo thứ tự các nghiệp vụ thu tiền nằm ở trên và các nghiệp vụ chi tiền năm ở dưới (không sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra nghiệp vụ).
- Khi có phát sinh doanh thu liên quan đến tiền mặt, khoản doanh thu này trước tiên sẽ được kế toán hạch toán trên tài khoản 1311 rồi sao đó sẽ được chuyển vào tài khoản 1111.
- Trường hợp kế toán trưởng đi công tác không có tại đơn vị, không thể tiến hành ký xác nhận vào giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng, kế toán phó là kế toán nghiệp vụ có trách nhiệm ký nhái vào giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng.
- Phiếu thu, chi chỉ được lập thành một liên để lưu trữ, nhưng sẽ được lập thành hai liên khi có yêu cầu từ người nộp (nhận) tiền, liên thứ hai sẽ được giao cho người nộp (nhận).
Các trường hợp phát sinh liên quan đến kế toán tiền mặt tại quỹ - Trường hợp thu tiền: Thu tiền bán hàng, thu nợ khách hàng, thu hồi tạm ứng, thu rút tiền gửi ngân hàng, thu lãi tiền gửi,…
- Trường hợp chi tiền: Chi trả nợ nhà cung cấp, chi tạm ứng, chi trả lãi vay, tiền vay, chi nộp ngân sách, nộp thuế,…
Quy trình thực hiện kế toán tiền mặt tại công ty
Trường hợp thu tiền
(1) Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản thu tiền mặt, kế toán chịu trách nhiệm sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và sẽ in ra phiếu thu tương ứng, đồng thời cập nhật số liệu vào các sổ sách kế toán như sổ nhật ký chung, sổ quỷ tiền mặt,…
(2) Kế toán chịu trách nhiệm sẽ mang phiếu thu cùng số tiền nộp lên giao cho thủ quỹ nhập quỹ.
(3) Thủ quỹ thu tiền, ký vào phiếu thu. Liên 1 phiếu thu cùng các giấy tờ có liên quan được lưu trữ lại tại phòng kế toán. Liên 2 được trao lại cho người nộp (nếu người nộp có yêu cầu lập liên 2; liên 2 trong trường hợp này sẽ được đóng mọc treo).
(4) Cuối mỗi ngày thủ quỹ sẽ tập hợp tất cả các phiếu thu cùng các chứng từ có liên quan phát sinh trong ngay trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, đóng dấu.
(5) Phiếu thu cùng tất cả các chứng từ có liên quan khi đã hoàn tất được lưu trữ tại phòng kế toán.
Trường hợp chi tiền
(1) Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản chi tiền mặt hoặc tạm ứng, người đề nghị chi tiền hoặc tạm ứng sẽ mang giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng có chữ ký của mình cùng các chứng từ có liên quan đến giao cho trưởng bộ phận và kế toán trưởng ký xác nhận.
(2) Giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng có đũ các chữ ký, kèm theo các chứng từ có liên quan sẽ được mang đến cho kế toán nghiệp vụ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và sẽ in ra phiếu chi tương ứng, đồng thời cập nhật số liệu vào các sổ sách kế toán như sổ nhật ký chung, sổ quỷ tiền mặt,…
(3) Kế toán nghiệp vụ sẽ chuyển phiếu chi cùng các chứng từ có liên quan sang thủ quỹ tiến hành chi tiền.
(4) Thủ quỹ chi tiền, ký vào phiếu chi. Liên 1 phiếu chi cùng các giấy tờ có liên quan được lưu trử lại tại phòng kế toán. Liên 2 được trao lại cho người nhận (nếu người nhận có yêu cầu lập liên 2; liên 2 trong trường hợp này sẽ được đóng mọc treo).
(5) Cuối mỗi ngày thủ quỹ sẽ tập hợp tất cả các phiếu chi cùng các chứng từ có liên quan phát sinh trong ngay trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, đóng dấu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(6) Phiếu chi cùng tất cả các chứng từ có liên quan khi đã hoàn tất được lưu trữ tại phòng kế toán.
Lưu đồ luân chuyển chứng từ
Bắt đầu Tiền Chứng từ kèm theo Người nộp tiền Kiểm tra đối chiếu Tiền Chứng từ kèm theo Nhập vào phần mềm Phiếu thu 1 2 A Ghi nhận dữ liệu và in phiếu thu Chứng từ kèm theo A A Phiếu thu 1 2 Chứng từ kèm theo Tiền Thu tiền, ký xác nhận Tiền Chứng từ kèm theo
Phiếu thu đã thu tiền 2 1 N Người nộp tiền Hình 4.1 Lưu đồ quy trình thu tiền mặt Xem xét ký duyệt B Chứng từ kèm theo Chứng từ kèm theo B N
Phiếu thu đã thu tiền 1 Ký nhận đóng dấu Phiếu thu đã ký duyệt Chứng từ
kèm theo Phiđóng dếu thu ấuđã
Giám đốc ký nhận
Bắt đầu Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... Người đề nghị chi tiền Nhập vào phần mềm Xử lý dữ liệu và in phiếu chi Phiếu chi Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... 1 2 A A Phiếu chi 1 2 Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... Chi tiền, ký xác nhận Phiếu chi đã chi tiền 1 2 Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... Tiền Người đề nghị chi tiền Hình 4.2 Lưu đồ quy trình chi tiền mặt Xem xét ký duyệt B N
Phiếu chi đã chi tiền 1 Ký nhận đóng dấu Phiếu chi đã ký duyệt Phiếu chi đã đóng dấu Giám đốc ký nhận B Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,... Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng,...
4.1.1.3 Một số tài khoản sử dụng liên quan đến tiền mặt
Tại Chi nhánh Cần Thơ – Công ty Cổ phần Ôtô Trường Hải, kế toán sử dụng một số tài khoản sau để hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt:
- TK 1111 – Tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam. - TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam. - TK 1311 – Các khoản phải thu
- TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - TK 141 – Tạm ứng.
- TK 627 – Chi phí quản lý chung. - TK 6411 – Chi phí bán hàng.
- TK 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. …
Tổng quát một số nghiệp vụ thường phát sinh liên quan đến tiền mặt tại Tại Chi nhánh Cần Thơ – Công ty Cổ phần Ôtô Trường Hải:
- Nghiệp vụ thu tiền sửa chữa xe
Nợ TK 1111 Số tiền sửa chữa xe thu được Có TK 1311 Số tiền sửa chữa xe thu được - Nghiệp vụ thu tiền bán phụ tùng
Nợ TK 1111 Số tiền bán phụ tùng thu được Có TK 1311 Số tiền bán phụ tùng thu được - Nghiệp vụ thu tiền cọc xe, thu tiền xe từng lần
Nợ TK 1111 Số tiền cọc xe thu được Có TK 1311 Số tiền cọc xe thu được - Nghiệp vụ thu hoàn tiền tạm ứng
Nợ TK 1111 Số tiền hoàn tạm ứng Có TK 1411 Số tiền hoàn tạm ứng - Nghiệp vụ chi tạm ứng Nợ TK 1411 Số tiền tạm ứng Có TK 1111 Số tiền tạm ứng 42
- Nghiệp vụ chi tiền nộp vào tiền khoản ngân hàng
Nợ TK 1121 Số tiền nộp vào ngân hàng
Có TK 1111 Số tiền nộp vào ngân hàng - Nghiệp vụ chi thanh toán
Nợ TK 627 Chi phí quản lý chung
Nợ TK 6411 Chi phí bán hàng
Nợ TK 6421 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331 Thuế GTGT đầu vào
Có TK 1111 Số tiền thanh toán
4.1.1.4 Một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do số lượng nghiệp vụ phát sinh là tương đối lớn, nên tác giả xin phép được trích số liệu một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt tại quỹ trong tháng 6/2014 tại Chi nhánh Cần Thơ - Công ty Cổ phần ôtô Trường Hải.
- Căn cứ vào hợp đồng số HĐ: 250/2014, kế toán bán hàng tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung thu cọc tiền xe Ollin198-MBBI số tiền 10.000.000 đồng, đồng thời in phiếu thu PR1406001.
Nợ TK 1111 10.000.000
Có TK 131 10.000.000
- Căn cứ vào số phiếu sửa chữa SP: 1406002 ngày 02/06/2014, kế toán dịch vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung thu tiền sửa chữa và bảo trì xe 65C01096 số tiền 758.000 đồng, đồng thời in phiếu thu PR1406002.
Nợ TK 1111 758.000
Có TK 1311 758.000
- Căn cứ vào số phiếu sửa chữa SP: 14060002 ngày 02/06/2014, kế toán dịch vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung thu tiền sửa chữa và bảo trì xe 65A04883 số tiền 348.400 đồng, đồng thời in phiếu thu PR1406003.
Nợ TK 1111 348.400
Có TK 131 348.400
- Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên Nguyễn Thế Vinh thuộc phòng kinh doanh ngày 02/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi tạm ứng tiền đăng ký xe Frontier140-MBMI, SK: EC022048 của KH Trần Văn Nghĩa số tiền 9.630.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406001.
Nợ TK 1411 9.630.000
Có TK 1111 9.630.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán cùng chứng từ kèm theo của nhân viên Lương Văn Thả thuộc phòng dịch vụ ngày 02/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi thanh toán tiền vé xe công tác Cần Thơ <=> HCM ngày 31/05, 01/06/2014 số tiền 385.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406002.
Nợ TK 6278 385.000
Có TK 1111 385.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của nhân viên Đỗ Trung Hiếu thuộc phòng tổ chức hành chính ngày 02/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi tạm ứng tiền mua vật tư điện nhà ăn số tiền 500.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406004.
Nợ TK 141 500.000
Có TK 1111 500.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán cùng chứng từ kèm theo của kế toán trưởng Nguyễn Hoàng Thủy Tiên thuộc phòng kế toán ngày 02/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi thanh toán tiền vé xe công tác Cần Thơ <=> Tiền Giang ngày 31/05, 01/06/2014 số tiền 255.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406005.
Nợ TK 6427 255.000
Có TK 1111 255.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của nhân viên Đỗ Trung Hiếu thuộc phòng tổ chức hành chính ngày 02/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi thanh toán tiền thuê nhà cho lãnh đạo T6/2014 số tiền 3.500.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406006.
Nợ TK 6418 3.500.000
Có TK 1111 3.500.000
- Căn cứ vào số phiếu phụ tùng SP: 143/6 ngày 30/06/2014, kế toán phụ tùng tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung Thu tiền bán phụ tùng SP: 143/6 số tiền 13.046.000 đồng, đồng thời in phiếu thu PR1406759.
Nợ TK 1111 13.046.000
Có TK 1311 13.046.000
- Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của nhân viên Phạm Ngọc Thúy thuộc phòng tổ chức hành chính ngày 30/06/2014, kế toán nghiệp vụ tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi thanh toán tiền mua đồ cúng SR từ ngày 23-30/06/2014 số tiền 487.000 đồng, đồng thời in phiếu chi PP1406247.
Nợ TK 6418 487.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 1111 487.000
- Căn cứ vào số dư trên hệ thống ngân hàng điện tử ngày 30/06/2014, kế toán trưởng yêu cầu thủ quỹ rút quỹ tiền mặt 140.000.000 đồng nộp vào tài khoản ngân hàng của cty tại NH Vietcombank chi nhánh Tây Đô. Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán trưởng yêu cầu kế toán phó hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi nộp tiền vào TK cty tại NH Vietcombank CN Tây Đô số tiền 140.000.000 đồng, in phiếu chi PP1406248.
Nợ TK 11210283 140.000.000 Có TK 1111 140.000.000
- Căn cứ vào số dư trên hệ thống ngân hàng điện tử ngày 30/06/2014, kế toán trưởng yêu cầu thủ quỹ rút quỹ tiền mặt 60.000.000 đồng nộp vào tài khoản ngân hàng của cty tại NH Sacombank chi nhánh Cái Khế. Sau khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán trưởng yêu cầu kế toán phó hạch toán vào phần mềm kế toán với nội dung chi nộp tiền vào TK cty tại NH Sacombank CN Cái Khế số tiền 60.000.000 đồng, in phiếu chi PP1406249.
Nợ TK 11210096 60.000.000 Có TK 1111 60.000.000
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt được ghi nhận lên các sổ sách kế toán tổng hợp như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 111.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt được ghi nhận lên các sổ sách kế toán chi tiết như sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tài khoản 111.
Tác giả xin phép được trích một số sổ sách kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trình bài bên dưới.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2014 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 … … … … … … … … …
02/06 PR1406001 02/06 Thu cọc tiền xe Ollin 198-
MBBI theo HĐ: 250/2014 x 1111 10.000.000
02/06 PR1406001 02/06 Thu cọc tiền xe Ollin 198-
MBBI theo HĐ: 250/2014 x 1311 10.000.000
02/06 PR1406002 02/06 Thu tiền sửa chữa và bảo trì xe
65C01096, SP: 1406002 x 1111 758.000
02/06 PR1406002 02/06 Thu tiền sửa chữa và bảo trì xe
65C01096, SP: 1406002 x 1311 758.000
02/06 PR1406003 02/06 Thu tiền sửa chữa và bảo trì xe
65A04883, SP: 14060002 x 1111 348.400
02/06 PR1406003 02/06 Thu tiền sửa chữa và bảo trì xe
65A04883, SP: 14060002 x 1311 348.400
… … … … … … … … …
02/06 PP1406001 02/06
Chi tạm ứng tiền đăng ký xe
Frontier140-MBI, SK: