3.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ của chi nhánh có các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh một cách tốt nhất.
Giám Đốc chi nhánh Phòng Kinh doanh Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán Phòng Dịch vụ - Phụ tùng Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức hành chính 27
3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc chi nhánh: là người lãnh đạo các phòng ban, chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động của chi nhánh và Tổng công ty, đại diện cho quyền, nghĩa vụ của công ty. Điều hành hoạt động của các bộ phận trong công ty, phê duyệt các kế hoạch kinh doanh do phòng kinh doanh lập ra.
- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám Đốc về lĩnh vực kinh doanh xe ô tô mới, đề xuất cho Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế về tiêu thụ xe. Phòng có trách nhiệm về nghiên cứu thị trường trong các lĩnh vực kinh doanh xe, phối hợp với các phòng ban có liên quan thực hiện các hoạt động kích thích tiêu thụ như quảng cáo, khuyến mãi, đề xuất các biện pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ xe và mở rộng thị trường. Xây dựng và triển khai các chính sách bán hàng, chính sách giá, lập kế hoạch mua xe từ Công ty cổ phần ô tô Trường Hải, lập kế hoạch giao xe cho khách hàng. Ngoài ra phòng còn có trách nhiệm đôn đốc và theo dõi việc thu hồi các công nợ từ những khách hàng chưa thanh toán đủ tiền mua xe của chi nhánh. Phòng kinh doanh còn thực hiện nhiệm vụ thống kê bán hàng, tổ chức và thực hiện bảo quản, bàn giao và trưng bày xe.
- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực của công tác tổ chức nhân sự, hành chính, đảm nhận công tác đánh giá, khen thưởng kỷ luật, tuyển dụng và đào tạo. Xây dựng kế hoạch tiền lương, phân phối tiền lương, thưởng, tiếp khách và công tác hành chính văn phòng nhằm phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Cần Thơ – Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải.
- Phòng kế toán: Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát các nhiệm vụ có liên quan công tác kế toán - tài chính. Quản lý chi phí, tài sản, thu chi công nợ, dự báo nhu cầu thị trường. Tổ chức thực hiện công tác kế toán đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Đứng đầu trong bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm điều hành bộ phận kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng còn là người trực tiếp giám sát kiểm toán tình hình tài chính tại chi nhánh.
- Kế toán nghiệp vụ: Tổng hợp các số liệu của kế toán viên, từ đó lập sổ chi tiết từng tài khoản, báo cáo tài chính, khai thuế, làm quyết toán thuế theo quy định của bộ phận tài chính và báo cáo thống kê theo yêu cầu của cơ quan quản lý, đồng thời theo dõi tăng giảm các nguồn vốn kinh doanh của công ty. Kết hợp hỗ trợ với các kế toán khác nếu có yêu cầu.
- Kế toán dịch vụ: Ghi chép các hoạt động dịch vụ sửa chữa phát sinh trong ngày, cập nhật vào phần mềm. Định khoản và phân loại chứng từ theo từ nghiệp vụ sửa chữa phát sinh, cuối ngày tổng hợp toàn bộ số liệu về dịch vụ sửa chữa giao cho kế toán nghiệp vụ, kiểm tra đối chiếu với nhân viên phòng dịch vụ sửa chữa xem số liệu đã khớp chưa.
- Kế toán phụ tùng: Hàng ngày cập nhật sổ sách, chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất phụ tùng tại công ty vào phần mềm. Cập nhật đơn giá phụ tùng nhập, xuất để báo thay đổi giá phụ tùng cho nhân viên bán hàng (nếu có), tổng hợp số liệu bán phụ tùng trong ngày và lập bảng tổng hợp phụ tùng bán được sau đó giao kế toán nghiệp vụ, lập hóa đơn tài chính nều khách hàng yêu cầu.
- Kế toán bán hàng: Hàng ngày cập nhật sổ sách chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất hàng hóa tại công ty vào phần mềm. Cập nhật đơn giá hàng xuất, nhập để báo thay đổi giá cho nhân viên bán hàng (nếu có). Định khoản và phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ phát sinh, lập tờ khai hàng hóa mua vào theo biểu mẫu kê khai thuế GTGT, viết hóa đơn tài chính nếu khách hàng yêu cầu.
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán Bán hàng Kế toán Dịch vụ Kế toán Nghiệp vụ Kế toán Phụ tùng 29
3.4.2 Chính sách kế toán áp dụng
3.3.2.1 Chế độ kế toán
-Chế độ kế toán áp dụng QĐ số 15/2006/QĐ.BTC.
-Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. -Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
-Hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ.
-Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
3.3.2.2 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ
Hình 3.3: Ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 30
3.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 đến sáu tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 6 tháng 2013 6 tháng 2014
Năm 2012/ Năm 2011 Năm 2013/ Năm
2012 6 tháng 2014/ 6 tháng 2013 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) DT thuần BH và CCDV 234.497.802 209.353.120 194.574.573 81.137.255 113.192.875 (25.144.682) (10,72) (14.778.547) (7,06) 32.055.620 39,51 GVHB 224.880.761 200.255.262 186.346.592 77.729.022 108.519.653 (24.625.499) (10,95) (13.908.670) (6,95) 30.790.631 39,61 LN gộp 9.617.041 9.097.858 8.227.981 3.408.233 4.673.221 (519.183) (5,40) (869.877) (9,56) 1.264.988 37,11 DTTC 24.511 22.597 9.918 6.752 2.477 (1.914) (7,81) (12.679) (56,1) (4.275) (63,3) CPTC - - 1.474.706 - - - - 1.474.706 - - - CPBH 3.917.584 4.776.977 5.237.172 2.370.121 2.717.340 859.393 21,94 460.195 9,63 347.219 14,65 CP QLDN 2.984.591 2.707.058 1.922.555 934.822 1.212.569 (277.533) 9,30 784.503 28,98 277.747 29,71 LN thuần từ HĐKD 2.739.377 1.636.419 1.076.697 110.042 745.790 (1.102.958) (40,26) (559.722) (34,2) 635.748 577,7 31
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 6 tháng 2013 6 tháng 2014
Năm 2012/ Năm 2011 Năm 2013/ Năm
2012 6 tháng 2014/ 6 tháng 2013 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) TN khác 712.903 444.081 474.300 186.776 244.549 (268.822) (37,71) 30.219 6,80 57.773 30,93 CP khác 249.222 143.549 45.156 42.779 6.927 (105.673) (42,40) (98.393) (68,5) (35.852) (83,8) LN khác 463.681 300.532 429.144 143.997 237.622 (163.149) (35,19) 128.612 42,79 93.625 65,02 Tổng LNTT 3.203.058 1.936.952 1.505.841 254.038 983.412 (1.266.106) (39,53) (431.111) (22,3) 729.374 287,1
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Cần Thơ - Công ty Cổ phần ôtô Trường Hải, 2011, 2012, 2013, và 6 tháng đầu năm 2014) Ghi chú:
+ DT: Doanh thu + CPTC: Chi phí tài chính + BH: Bán hàng + CPBH: Chi phí bán hàng
+ CCDV: Cung cấp dịch vụ + CPQLDN: Chi phí quản lý doanh nghiệp + GVHB: Giá vốn hàng bán + TN: Thu nhập
+ LN: Lợi nhuận + CP: Chi phí
+ DTTC: Doanh thu tài chính + HĐKD: Hoạt động kinh doanh + LNTT: Lợi nhuận trước thuế
Nhận xét:
- Dựa vào kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây ta thấy: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm 2012 đạt 209.353.120 ngàn đồng, giảm 25.144.682 ngàn đồng so với năm 2011 tương ứng với tỷ lệ giảm 10,72%. Đến năm 2013 khoản doanh thu này đạt 194.574.573 ngàn đồng tiếp tục giảm 14.778.547 ngàn đồng tương ứng với tỷ lệ 7,06% so với năm 2012, tỷ lệ giảm này đã ít hơn so với giai đoạn 2011 đến 2012. Nguyên nhân của việc giảm này là do trong gian đoạn này kinh tế thế giới khó khăn, kéo theo kinh tế Việt Nam phát triển chậm lại, người dân giảm nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng xi xỉ phẩm đặc biệt là ôtô, việc này đã làm ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu của công ty. Đến đầu năm 2014, công ty đã đưa ra nhiều chính sách khuyến mãi, liên kết với các ngân hàng hổ trợ khuyến khích việc mua xe trả góp, dẩn đến sáu tháng đầu năm 2014 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu được là 113.192.875 ngàn đồng tăng 32.055.620 ngàn đồng so với sáu tháng đầu năm 2013, tương ứng với tỷ lệ tăng là 39,51%.
Ngoài khoản doanh thu chính trên, công ty còn hai khoản doanh thu nửa là doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác. Đối với doanh thu từ hoạt động tài chính, mặc dù nguồn thu này chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng doanh thu, nhưng nó củng là một phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. Từ bảng 3.1 trên ta thấy, doanh thu từ hoạt động tài chính giảm dần qua các năm. Năm 2011 đạt 24.511 ngàn đồng đến năm 2012 giảm đi 1.914 ngàn đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 7,81%. Vào năm 2013 thì doanh thu tài chính tiếp tục giảm 12.679 ngàn đồng so với năm 2012, tương ứng với tỷ lệ giảm 56,1%. Xu hướng giảm này tiếp tục kéo dài cho đến sáu tháng đầu năm 2014 với mức giảm 4.275 ngàn đồng so với sáu tháng đầu năm 2013, tương ứng với tỷ lệ giảm 63,3%. Lý do có sự giảm sút trên là do tổng công ty Ôtô Trường Hải có quy định mới về việc các chi nhánh phải ngây gửi tiền bán hàng về cho tổng công ty tránh trường hợp chi nhánh giử tiền ở ngân hàng quá lâu, điều này làm chi tiền lãi từ ngân hàng giảm xuống dẩn đến doanh thu từ hoạt động tài chính giảm đáng kể.
Về phần thu nhập khác thì khoản thu nhập này phát sinh từ các hoạt đông như thanh lý nhượng bán tài sản cố định, phu tiền phạt vi phạm hợp đồng, bán phế liệu…Thông qua bảng 3.1 trên ta thấy, khoản mục thu nhập khác có sự biến đổi qua các năm, cụ thể năm 2012 đạt 444.081 ngàn đồng giảm 268.822 ngàn đồng so với năm 2011, tương ứng với mức giảm 37,71%. Đến năm 2013 thì khoản thu nhập khác đạt 474.300 ngàn đồng tăng 30.219 ngàn đồng so với năm 2012, tương ứng tỷ lệ tăng 6,8%. Đến sáu tháng đầu năm 2014 thu nhập
khác đạt 244.549 ngàn đồng tăng 57.773 ngàn đồng so với sáu tháng đầu năm 2013, tương ứng với tỷ lệ tăng 30,93%. Nguyên do của việc tăng giảm này rất khó xác định vì thu nhập khác của công ty chủ yếu đến từ tiền bán phế liệu, mà lượng phế liệu mà công ty tạo ra mỗi năm là không dự đoán được.
- Về khoản chi phí của công ty: Qua bảng số liệu 3.1 trên, ta thấy chi phí giá vốn hàng bán có sự biến động mạnh, làm ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí của công ty. Giá vốn hàng bán năm 2011 là 224.880.761 ngàn đồng thì đến năm 2012 giảm xuống 24.625.499 ngàn đồng so với năm 2011 tương ứng với tỉ lệ giảm là 10,95%. Và đến năm 2013 giá vốn hàng bán là 186.346.592 ngàn đồng, giảm 6,95% ứng với số tiền 13.908.670 ngàn đồng so với năm 2012. Giá vốn hàng bán giảm trong giai đoạn 2011 đến 2013 là do doanh số bán hàng của công ty giảm liên tiếp qua ba năm kéo theo số lượng sản phẩm bán ra giảm làm giá vốn hàng bán giảm theo. Đối với 6 tháng đầu năm 2014 thì tỉ lệ giá vốn hàng bán tăng 39,61% ứng với số tiền là 30.790.631 ngàn đồng so với 6 tháng đầu năm 2013. Trong kỳ 6 tháng đầu năm 2014, do các sản phẩm của công ty tăng về số lượng bán nên khoản chi phí này cũng tăng lên đáng kể so với cùng kỳ năm 2013. Những sự thay đổi của giá vốn hàng bán trong thời gian qua có tác động mạnh và làm cho tổng chi phí của công ty thay đổi cùng chiều với nó.
Ngoài ra khoản mục chi phí bán hàng của công ty qua các năm cũng có sự biến động tăng lên rõ rệt. Năm 2012, chi phí bán hàng tăng lên 859.393 ngàn đồng ứng với tỉ lệ 21,94% so với năm 2011. Vào năm 2013 thì tiếp tục tăng lên 460.195 ngàn đồng với tỉ lệ 9,63% so với năm 2012. Nguyên nhân của chi phí bán hàng tăng lên là do công ty đã áp dụng các biện pháp marketing nhầm kích thích mua hàng trong giai đoạn kinh tế khó khăn. Bên cạnh đó thì khoản chi phí này cũng đồng loạt tăng lên mạnh 6 tháng đầu năm 2014, trong thời gian này đã tăng 347.219 ngàn đồng, ứng với tỉ lệ là 14,65% so với 6 tháng đầu năm 2013. Việc tăng chi phí bán hàng nhầm kích thích việc tiêu thụ hàng quá của công ty đã đạt được hiệu quả khi doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 của công ty đã tăng so với 6 tháng đầu năm 2013 như đã phân tích bên trên.
- Lợi nhuận trước thuế của Công ty cũng giảm mạnh qua 3 năm, cụ thể năm 2011 lợi nhuận trước thuế của Công ty đạt 3.203.058 ngàn đồng, đến năm 2012 lợi nhuận trước thuế của Công ty giảm mạnh còn 1.936.952 ngàn đồng, giảm 1.266.106 ngàn đồng ứng với 39,53% so với năm 2011. Sang năm 2013, lợi nhuận trước thuế của Công ty tiếp tục giảm xuống còn 1.505.841 ngàn đồng, giảm 431.110 ngàn đồng ứng với mức giảm 22,3% so với năm 2012. Nguyên do của việc giảm chủ yếu xuất phát từ doanh thu bán hàng của công ty
giảm xuống qua ba năm. Từ 6 tháng đầu năm 2014, lợi nhuận trước thuế của công ty đã tăng mạnh đạt 983.412 ngàn đồng so với lợi nhuận trước thuế đạt được 254.039 ngàn đồng của 6 tháng đầu năm 2013, tăng mạnh 729.373 ngàn đồng, tỷ lệ tăng 287,1%. Đến sáu tháng đầu năm 2014 như đã trình bày ở trên công ty đã có những chính sách đúng dẩn đến kích cầu việc mua ôtô làm doanh thu công ty tăng kéo theo lợi nhuận tăng lên.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
- Chi nhánh nằm tại trung tâm thành phố Cần Thơ, là một thành phố trực thuộc trung ương tiếp giáp nhiều khu vực, là trong điểm của đồng bằng Sông Cửu Long, tạo thuận lợi cho việc mua bán, giao dịch cũng như giao xe cho khách hàng.
- Thương hiệu Thaco đã được đông đảo khách hàng tín nhiệm, có sức ảnh hưởng lớn đến người tiêu dùng.
- Sản phẩm của công ty mang tính độc quyền, đa dạng về chuẩn loại, tải trọng phù hợp ,đáp ứng nhu cầu của từng phân khúc khách hàng khác nhau, hệ thống trưng bày, dịch vụ sửa chữa lớn, trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là sửa chữa lưu động. Đội ngũ cán bộ - công nhân viên có sự kết hợp giữa một bộ phận trẻ, năng động nhiệt tình, hoạt bát và một bộ phận có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn.
- Hệ thống bán hàng và dịch vụ hậu mãi ngày càng phát triển, đủ sức cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.
3.6.2 Khó khăn
- Chính sách thắt chặt chi tiêu của chính phủ và các biện pháp kiềm chế lạm phát đã tác động không nhỏ đến sự phát triển chung của nền kinh tế. Theo đó các đơn vị, cơ quan nhà nước phải cắt giảm chi tiêu, hạn chế mua sắm nếu không thật sự cần thiết, tạo cho người dân tâm lý tiết kiệm, ít tiêu tiền vào các mặt hàng xa xỉ phẩm vì vậy mà nhu cầu mua ôtô củng giảm theo.
- Bên cạnh đó, chính phủ đã ban hành một số chính sách gây bất lợi cho ngành công nghiệp ô tô Việt Nam nói chung và Thaco nói riêng.
- Sự biến động giá cả xăng dầu thế giới ảnh hƣởng đến tình hình xăng dầu trong nước thời gian qua đã làm cho việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn.
- Đối thủ cạnh tranh như Toyota, Mescedes...đang liên tục đưa ra các chương trình khuyến mãi, giảm giá lôi kéo khách hàng, làm ảnh hưởng đến