3.2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
( Nguồn: phòng Kế toán - tài vụ) Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ phối hợp
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên:
Kế toán trưởng:
- Là người điều hành, kiểm tra, chỉ đạo toàn bộ hệ thống kế toán và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về toàn bộ các hoạt động trong phòng kế toán như kết quả kế toán của đơn vị, theo dõi việc ghi chép tất cả sổ sách, chứng từ xuất, nhập.
- Ký duyệt các chứng từ thanh toán, nhập xuất vật tư, hàng hóa; trực tiếp hoặc gián tiếp kiểm tra công tác của các kế toán viên. Tính toán lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Sau đó, lập bảng tổng hợp tiền lương. Kế Toán Trưởng Kế toán Thanh toán Thủ quỹ Kế toán kho
- Mở sổ chi tiết cho từng khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp, đã nộp. Lập bảng báo cáo thuế. Tổng hợp, kê khai và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác cho Nhà nước đúng thời gian và quy định của luật thuế.
Kế toán Thanh toán:
Theo dõi, ghi chép và lập báo cáo về các khoản thu chi hàng ngày và định kỳ. Sau đó, đối chiếu với thủ quỹ thường xuyên để tránh các sai sót như bỏ sót các nghiệp vụ hay ghi dư nghiệp vụ. Các phiếu chi, phiếu thu gồm có 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu cùi, 1 liên lưu chứng từ gốc.
Kế toán kho:
Theo dõi, cập nhật tình hình nhập - xuất - tồn kho của hàng hóa, vật tư, nguyên nhiên vật liệu hàng ngày và định kỳ. Kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu với sổ sách để kịp thời xử lý các trường hợp thiếu (thừa) hàng hóa,vật tư, nguyên nhiên vật liệu.
Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm việc thu chi, bảo quản tiền mặt, ghi chép và giữ sổ quỹ tiền mặt, theo dõi sự biến động tiền mặt, lập các báo cáo tiền mặt theo yêu cầu của công ty.
3.2.2.3 Chế độ và hình thức kế toán được áp dụng tại công ty1:
Chế độ kế toán áp dụng:
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01, kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
+ Đơn vị sử dụng tiền tệ trong kế toán: đồng Việt Nam (VNĐ). + Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
o Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
o Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền lúc cuối kỳ.
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá và giá trị còn lại.
+ Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
+ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ. Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký- Sổ cái. Đồng thời, được dùng để ghi vào Sổ quỹ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kỳ, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký-Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản để thực hiện bút toán khóa sổ và tiến hành kiểm tra, đối chiếu nếu khớp với số liệu giữa Nhật ký- Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), đúng sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “ Nhật ký- Sổ cái”. Hình thức này có các loại sổ kế toán sau:
+ Nhật ký - Sổ cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ,thẻ kế toán chi tiết Nhật ký-Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
Hình 3.3: Sơ đồ hình thức Nhật ký-Sổ cái