Bảng 2.3: Hệ thống chứng từ trong công ty
STT Tên chứng từ Nơi lập Nơi lưu trữ
1 Bảng chấm công Tổ trưởng PX Phân xưởng 2 Bảng thanh toán tiền lương, thưởng KT TGNH KT tài chính 3 Hợp đồng lao động Phòng KD Phòng KD 4 Phiếu xác định sản phẩm công việc
hoàn thành
Phòng kế hoạch cung ứng
KT tài chính
5 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Phòng KT KT tài chính 6 Bảng tính giá thành Phòng KT KT tài chính 7 Phiếu nhập kho Thủ kho KT tài chính 8 Phiếu xuất kho BP kho KT tài chính 9 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ BP kho KT tài chính 10 Phiếu xuất kho vật tư theo định mức BP kho KT tài chính 11 Biên bản kiểm nghiệm vật tư BP kho KT tài chính 12 Hóa đơn GTGT Phòng KT KT tài chính 13 Đơn đặt hàng Phòng KD Phòng KD 14 Hợp đồng ngoại thương Phòng KD Phòng KD 15 Hợp đồng bán hàng Phòng KD Phòng KD 16 Hóa đơn thương mại Phòng KD Phòng KD
17 Lệnh bán hàng Phòng KD Phòng KD 18 Hợp đồng bảo hiểm Cty bảo hiểm
19 Giấy phép xuất khẩu Hải quan Phòng KD 20 Vận đơn đường biển Chủ tàu
21 Giấy chứng nhận xuất xứ Phòng TM và CNVN
22 Hợp đồng ủy thác xuất khẩu Phòng KD KT tài chính 23 Bảng kê mua hàng Phòng KT P. Hành chính 24 Giấy đi đường P hành chính KT tài chính 25 Phiếu thu Thủ quỹ KT tài chính 26 Phiếu chi Thủ quỹ KT tài chính 27 Giấy đề nghị tạm ứng Nhân viên KT tài chính 28 Giấy báo nợ Ngân hàng KT tài chính 29 Giấy báo có Ngân hàng KT tài chính 30 Ủy nhiệm chi KT TGNH KT tài chính 31 Bảng kê thu tiền mặt KT tiền mặt KT tài chính 32 Bảng kê chi tiền mặt KT tiền mặt KT tài chính 33 Giấy thanh toán tạm ứng KT tiền mặt KT tài chính 34 Biên bảng kiểm kê quỹ KT trưởng KT tài chính 35 Giấy đề nghị rút tiền KT TGNH KT tài chính
36 Séc KT TGNH KT tài chính
37 Hồ sơ vay vốn P Tài chính KT tài chính 38 Hợp đồng vay vốn P Tài chính KT tài chính 39 Tờ khai thuế GTGT KT Trưởng KT tài chính 40 Tờ khai thuế TNDN KT Trưởng KT tài chính 41 Biên bản giao nhận TSCĐ Bên giao KT tài chính 42 Biên bản thanh lí TSCĐ Ban T. lý TSCĐ KT tài chính 43 Biên bản kiểm kê TSCĐ Ban kiểm kê KT tài chính 44 Bảng tính và phân bổ khấu hao KT TSCĐ KT tài chính
Nhận xét:
Chứng từ của công ty được lập theo mẫu của Bộ Tài chính, được tổ chức luân chuyển có hệ thống thuận tiện cho việc ghi sổ và đối chiếu. Việc bảo quản chứng từ cũng được chú trọng tránh sự mất mát và đảm bảo thông tin được bảo mật.