a. Hình thức sổ kế toán:
Ghi chú:
Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật kí- chứng từ
Giải thích:
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
- Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng kê
hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Nhận xét:
Là công ty lớn với nhiều nghiệp vụ kế toán xảy ra nên việc áp dụng hình thức Nhật kí- chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức kế toán tốt hơn.
b. Hình thức kế toán áp dụng:
Hiện tại, công ty thực hiện hạch toán kế toán thông qua phần mềm FAST 2002
Phần mềm kế toán có các phân hệ sau:
- Kế toán tổng hợp: đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán điều chỉnh, các bút toán định
kỳ, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác, lên các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: cập nhật mọi phát sinh liên quan đến thu chi và thanh toán, là tiền mặt, tiền gửi hoặc tiền vay, quản lý chặt chẽ, chi tiết việc thu chi theo đúng đối tượng, theo hóa đơn, theo hợp đồng, theo khoản mục phí. Báo cáo nhanh về số dư tiền mặt tại quỹ, tiền gửi và tiền vay ở từng ngân hàng.
- Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: theo dõi chu trình bán hàng kết nối từ lập đơn hàng đến xuất hàng và thu tiền, giúp cho việc tiếp nhận đơn hàng đầy đủ, giao hàng đúng hạn và thu tiền kịp thời. Báo cáo bán hàng và phân tích đa dạng, hỗ trợ công tác phân tích bán hàng – nhóm hàng bán chạy, mặt hàng lãi cao, các khách hàng mua trung thành, thanh toán đúng hạn… từ đó đưa ra phương án bán hàng tốt hơn, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
- Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: theo dõi quá trình mua hàng từ khi đặt mua cho đến nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Các báo cáo về tồn kho, về đơn hàng bán… hỗ trợ cho việc đặt mua kịp thời, tồn kho tối ưu. Công nợ được theo dõi chi tiết theo hạn thanh toán của từng hóa đơn giúp cho việc thanh toán đúng hạn, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
- Kế toán hàng tồn kho: cung cấp các thông tin tức thời về tất cả các hàng hóa lưu kho của doanh nghiệp, quản lý tất cả các nghiệp vụ về nhập xuất tồn và luân chuyển hàng hóa, quản lý hàng hóa chi tiết tới từng vị trí cất giữ hàng hoá, tính chi phí hàng tồn kho theo các phương pháp thông dụng và tạo ra các báo cáo phân tích chi tiết về hàng hóa nhằm đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
- Kế toán chi phí và tính giá thành: đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ. Tính giá thành sản phẩm, lập dự toán chi phí sản xuất, bảng tính giá thành.
- Kế toán tài sản cố định: lưu giữ các thông tin cần thiết về TSCĐ từ thời điểm mua đến khi thanh lý, tình hình sử dụng tài sản của công ty, điều chỉnh giá trị tài sản, điều chỉnh khấu hao hàng kỳ, khai báo thôi khấu hao, điều chuyển bộ phận sử dụng tài sản, phân bổ khấu hao của từng tài sản theo công trình xây lắp hoặc theo tài khoản phí chi tiết giúp hỗ trợ nhiều cho việc tính giá thành công trình hoặc sản phẩm.
Trình tự ghi sổ bằng phần mềm FAST 2002:
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ ghi sổ bằng phần mềm FAST của công ty.
Giải thích:
- Hàng ngày kế toán từng phần hành căn cứ các chứng từ gốc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo quy trình phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
- Mỗi kế toán viên được phân quyền sử dụng trong hệ thống chương trình kế toán máy và được quản lý bởi mật khẩu riêng.
Nhận xét:
Việc áp dụng hình thức kế toán máy đã giảm bớt công việc cho phòng kế toán, tiết kiệm thời gian và việc định khoản ít bị sai sót.
Chứng từ kế toán PHẦN MỀM FAST 2002 MÁY VI TÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế toánn cùng loại. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị