.1.2.1 Ch ng từ và ổ liên u n
a. Chứng từ
- Đơn đặt hàng
- Hóa đơn mua hàng theo mẫu số 01GTKT3/001
- Phiếu chi mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Giấy báo Có, Giấy báo Nợ
b.Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ Cái (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC)
- Sổ chi tiết phát sinh công nợ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) - Bảng tổng hợp
- Báo cáo phải trả nhà cung cấp
c. Tài khoản sử dụng
- Công ty CP Công Nghiệp Tàu Thủy và Vận Tải Cần Thơ sử dụng hệ thống tài khoản theo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi theo Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Trong đó tài khoản được sử dụng trong kế toán tiền lương:
+ TK 331: Phải trả người bán. Sử dụng tài khoản theo dõi chi tiết 331: chi tiết theo từng nhà cung cấp dựa vào sổ theo dõi nhà cung cấp.
331.B0001: Cửa hàng Xăng Dầu Công ty CP Gentraco
331.B0002: DNTN Thanh Lâm…
+ Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan: 152, 1331, 627, 111, 112…
57 Y/c mua 2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng B/c nhận 1 hàng BP nhận hàng NCC Kho hàng Chọn NCC Ghi sổ chi tiết công nợ Lập CTGS Ghi sổ Kiểm tra và xác thực hóa đơn CTGS Sổ mua hàng Sổ chi tiết công nợ Sổ cái File thông tin NCC BP mua hàng Y/c mua 2 hàng Hóa đơn GTGT Hóa đơn 1 Đơn đặt hàng Y/c mua2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng Hóa đơn GTGT Đối chiếu và ghi sổ cái B/c nhận hàng Kết thúc Các q/trình đấu thầu, cạnh tranh.
Kế toán mua hàng Kế toán công nợ
BP nhận hàng B/c nhận2 hàng Đơn đặt 1 hàng A A Hóa đơn GTGT
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty
58
Mô tả qu t ình:
Khi cần nhập hàng, bộ phận kho sẽ gửi yêu cầu mua hàng để Giám đốc duyệt, sau khi chọn được nhà cung cấp tiến hành gửi đơn đặt hàng, nhận bảng báo giá và ký kết hợp đồng mua hàng
Sau khi nhà cung cấp gửi hàng kèm hóa đơn GTGT, dựa vào báo cáo nhận hàng từ bộ phận nhận hàng, yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng để kiểm tra xác thực hóa đơn GTGT. Hóa đơn sau khi được kiểm tra chuyển cho kế toán mua hàng.
Kế toán mua hàng dựa vào hóa đơn GTGT và đơn đặt hàng được gửi từ bộ phận mua hàng tiến hành ghi nhận vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại rồi dựa vào đó để ghi chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán bán hàng tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Từ sổ cái và đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh sau đó lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu. Đơn đặt hàng được lưu tại đây.
Kế toán công nợ dựa vào hóa đơn GTGT và báo cáo nhận hàng để làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ những chứng từ liên quan đến việc mua hàng thì tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn và báo cáo nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ.
Nhận xét:
-Ưu điểm:
+ Quy trình luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ
+ Các chứng từ có thông tin rõ ràng và được lập với số lượng phù hợp để lưu trữ
+ Giấy yêu cầu mua hàng được đánh số thứ tự liên lục trước khi sử dụng và giao cho bộ phân mua hàng bao quản để hạn chế rủi ro những người không có thẩm quyền vẫn có thể mua hàng
+ Thông tin nhà cung cấp, bảng báo giá được lựa chọn, xem xét k càng
-Nhược điểm:
+ Bộ phận kho không gửi bộ chứng từ gồm: phiếu nhập kho, hợp đồng, hóa đơn GTGT… chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán và tránh không thanh toán quá lượng hàng đã đặt mua.
59
+ Hóa đơn GTGT chưa có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn.
+ Chưa đối chiếu ghi chép giữa bộ phận kế toán mua hàng và bộ phận kho nhằm trành những sai sót trong số liệu được ghi chép.
+ Chưa đối chiếu giữa kế toán với nhà cung cấp.
.1.2.3 Các nghiệp vụ phát inh
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tháng 06/2014 của Công ty. Sau khi nghiên cứu, các nghiệp vụ kinh tế được thu thập và trích lọc trong tháng 06 năm 2014 tiêu biểu cho những khách hàng có phát sinh nghiệp vụ kinh tế trong quý tại Công ty. Mỗi nhà cung cấp cũng được Công ty lập ra một mã số để theo dõi về chi tiết các khoản nợ phải trả; các nghiệp vụ được trích lọc để nghiên cứu về khoản nợ phải trả nên các định khoản chỉ đề cập tới phần Nợ phải trả của nhà cung cấp.
BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU THÁNG 6 (TK 331)
Đơn vị: Đồng
Ngày Nội dung nghiệp vụ Số tiền
Tăng công nợ Giảm công nợ
… … … …
06/06/14 DNTN Ngũ Nhiều: TT tiền mua thép
tấm các loại 700.000.000
07/06/14
Nhập kho nhớt Vanellus Multi 20W50 CF/FS_209L; đồng thời phải trả cho Cty TNHH Tâm Thái Bình Dương theo HĐ 0002413 ngày 31/05/14
2.238.010
Thuế VAT được khấu trừ mua nhớt Vanellus Multi 20W50 CF/SF_209L; đồng thời phải trả cho Cty TNHH Tâm Thái Bình Dương theo HĐ 0002413 ngày 31/05/14
22.380.100
… … … …
10/06/14
Nhập kho Dầu DO: Công ty Cổ Phần Gentraco theo HĐ 0002415 ngày 01/06/2014
147.095.000
Nhập kho Dầu DO: Công ty Cổ Phần Gentraco theo HĐ 0002415 ngày 01/06/2014, VAT 10%
60
… … … …
19/06/14
DNTN Thanh Lâm: TT cước bốc xếp
03/14 theo HĐ 0000138-21/03/14 30.000.000
Cty Gentraco: TT tiền nhiên liệu 200.000.000
… … … …
20/06/14
Trạm TP.HCM: Thanh toán tiền cvc phân theo HĐ 16A/HĐVCĐL.13 cho Cty TNHH TMDV VT Tuấn Lợi (AG.12159)
66.690.000
Cty TNHH MTV Nghĩa Đạt: TT tiền
thuê bộ túi khí theo HĐ 84/HĐ.14 15.000.000
… … … …
25/06/14 Tiến Nghĩa: Thu tiền tiền nước sơn 3.128.400
… … … …
30/06/14
Phong Nhã: Nhập oxy, que hàn N48
của XN Hơi k nghệ Sovigaz 13.920.000
Phong Nhã: Nhập oxy, que hàn N48
của XN Hơi k nghệ Sovigaz 1.392.000
Tiến Nghĩa: Nhập gas của Nghĩa Đạt 7.220.000
Tiến Nghĩa: Nhập gas của Nghĩa Đạt 722.000
… … … …
Hạch toán nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán:
Ngày 10/06/2014 nhập kho Dầu DO của công ty Cổ Phần Gentraco theo HĐ 0002415 ngày 01/06/2014 có giá trị 161.804.500 đồng, VAT 10%, chưa thanh toán cho nhà cung cấp
+ Bộ phận kho lập yêu cầu mua hàng gửi ban Giám đốc ký duyệt, chọn nhà cung cấp Gentraco, sau đó gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận mua hàng
+ Bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu mua hàng được gửi từ bộ phận kho lập đơn đặt hàng, nhận bảng báo giá, xem xét và trình hợp đồng mua chịu cho Giám đốc ký.
+ Sau khi nhập kho hàng kèm hóa đơn nhà cung cấp gửi kế toán mua hàng dựa vào đơn đặt hàng và hóa đơn GTGT số 0000376 (Phụ lục 11: Hóa đơn GTGT), bộ phận mua hàng dựa vào yêu cầu mua hàng, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng để kiểm tra xác thực hóa đơn. Hóa đơn sau khi được kiểm tra thì chuyển cho kế toán mua hàng.
61
+ Kế toán mua hàng tập hợp các chứng từ như hóa đơn GTGT và đơn đặt hàng để tiến hành ghi chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2: chứng từ ghi sổ). Dựa vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ (Phụ lục 3: Sổ ĐKCTGS) và sổ cái (Phụ lục 4: Sổ cái).
+ Cuối kỳ dựa vào sổ cái và đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính theo yêu cầu.
+ Hóa đơn GTGT sau khi được ghi nhận ở kế toán mua hàng sẽ chuyển cho kế toán công nợ cũng với báo cáo nhận hàng tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ (Phụ lục 1). Sau đó lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ cái
Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng.
Ngày 19/06/2014 nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về thanh toán tiền nhiên liệu cho Công ty CP Gentraco, số tiền 200.000.000 đồng
+ Căn cứ vào yêu cầu của cấp trên, kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi.
+ Chuyển Ủy nhiệm chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. + Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ (Phụ lục 10: Lệnh chi)
+ Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
+ Sau đó giấy báo nợ được chuyển cho kế toán mua hàng và kế toán công nợ ghi sổ theo trình tự.
Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Ngày 25/06/2014 Công ty tiến hành thanh toán thanh toán tiền nước sơn cho Doanh nghiệp Tiến Nghĩa bằng tiền mặt số tiền 3.128.400 đồng.
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn giá trị gia tăng kế toán ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp
+ Khi trả tiền, kế toán lập phiếu chi (Phụ lục 12:Phiếu chi) gửi cho thủ qu chi tiền đồng thời tiến hành ghi sổ theo trình tự: sổ chi tiết phát sinh công nợ, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết công nợ.
62
Một số nhận xét: Ưu điểm:
- Về chứng từ:
+ Về mẫu chứng từ: Công ty sử dụng mẫu phiếu chi số 01-TT do bộ tài chính quy định được ban hành theo QĐ số: 15/2006QĐ-BTC
+ Về nội dung: rõ ràng, chính xác các nội dung
+ Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong công ty đã đảm bảo phản ánh được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Phiếu nhập kho và phiếu chi được đánh số thứ tự. Chứng từ được lưu trữ và bảo quản và có hệ thống và được phân loại hợp lí theo nội dung kinh tế, tạo thuận lợi cho việc sử dụng lại khi cần thiết.
- Về sổ sách:
+ Mẫu sổ không hoàn toàn giống với mẫu sổ trong hình thức trong hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
+ Sổ sách được ghi theo đúng trình tự của hình thức chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ được ghi rõ ràng, dễ hiểu, chính xác nội dung. Sổ cái, sổ chi tiết được ghi hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ. Sổ chi tiết công nợ được ghi và theo dõi theo từng khách hàng.
- Nhược điểm:
+ Một vài chứng từ còn thiếu họ tên của người ký. + Hóa đơn còn thiếu chữ ký của người đi mua hàng + Phiếu chi được lập bằng tay khó sửa chữa khi có sai sót
+ Sổ sách ghi chưa đầy đủ nội dung: thiếu ngày tháng ghi sổ, số hiệu chứng từ.