4.1.1 Kế toán các khoản nợ phải thu
Phương thức hạch toán: Công ty hạch toán độc lập với Tổng Công ty Công Nghiệp Tàu Thủy
.1.1.1 Ch ng từ và ổ liên u n
a. Chứng từ
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Hóa đơn bán hàng theo mẫu số 01GTKT3/001
- Phiếu thu theo mẫu số 01-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Giấy báo Có, giấy báo Nợ
b. Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) - Sổ Cái
- Sổ chi tiết phát sinh Công nợ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ tổng hợp
- Bảng kê chi tiết phải thu khách hàng - Báo cáo phải thu khách hàng
c.Tài khoản sử dụng
- Công ty CP Công Nghiệp Tàu Thủy và Vận Tải Cần Thơ sử dụng hệ thống tài khoản theo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi theo Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Trong đó tài khoản được sử dụng trong kế toán công nợ:
49
+ TK 131: Phải thu của khách hàng. Sử dụng tài khoản theo dõi chi tiết 131: chi tiết theo từng khách hàng dựa vào sổ theo dõi khách hàng.
131.A0019: Công ty Vần Tải Hà Tiên
131.A0005: Công ty TNHH xi măng Holcim Việt Nam…
+ Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan: 511, 3331, 111, 112.
50
Bộ phân kho Kế toán bán hàng Kế toán công nợ
Bắt đầu Phòng KD Đơn hàng bán Lập phiếu
xuất kho Hóa đơn
GTGT Phiếu xuất kho Lập hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Giấy giao hàng BP giao hàng Phiếu xuất kho Giấy giao hàng Ghi nhật ký bán hàng Hóa đơn GTGT Nhật ký bán hàng CTGS
Ghi sổ chi tiết phát sinh công nợ Giấy giao hàng Hóa đơn GTGT Sổ chi tiết phát sinh công nợ Đối chiếu và ghi sổ cái Sổ cái Lập CTGS BP kho giao KH Kết thúc Phòng KD Đơn hàng bán Đơn hàng bán Phiếu xuất kho
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty
Hình 4.1 Sơ đồ lưu chuyển chứng từ kế toán nợ phải thu Đơn hàng
51 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mô tả qu t ình:
Căn cứ vào đơn hàng bán đã được phê chuẩn từ phòng kinh doanh, thủ kho lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: liên 1 được lưu tại kho, liên 2 chuyển cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng
Sau khi kế toàn bán hàng nhận được phiếu xuất kho và đối chiếu với đơn hàng bán được gửi từ phòng KD thì tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng thành 3 liên: Liên 1 của hóa đơn đơn dùng để căn cứ ghi vào nhật ký bán hàng và sổ cái các tài khoản liên quan trong nghiệp vụ bán hàng. Liên 2 chuyển cho bộ phận kho giao khách hàng kèm hàng hóa và giấy giao hàng. Liên 3 chuyển cho kế toán công nợ theo dõi chi tiết nợ phải thu
Kế toán bán hàng: hóa đơn sau khi lập được tổng hợp vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi nhận doanh thu, rồi dựa vào đó để ghi chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán bán hàng tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Từ sổ cái và đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh sau đó lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu. Hóa đơn bán hàng liên 1, đơn đặt hàng và phiếu xuất kho được lưu tại đây.
Kế toán công nợ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và giấy giao hàng từ bộ phận giao hàng tiến hành ghi sổ chi tiết phát sinh công nợ, lập bảng kê chi tiết phát sinh công nợ và báo cáo phải thu khách hàng để theo dõi công nợ. Hóa đơn và giấy giao hàng được lưu nội bộ. Kết thúc quá trình ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi nợ phải thu tại phòng kế toán của Công ty.
Nhận xét: - Ưu điểm:
+ Trình tự luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ: Mỗi chứng từ được lập thành các liên có chữ ký của các bên liên quan và được lưu lại ở các bộ phận mà nó đi qua để dễ dàng đối chiếu kiểm tra khi có sai sót.
+ Bảng báo giá và chính sách bán hàng được cung cấp rõ ràng thông qua hợp đồng
+ Hóa đơn được đánh số thứ tự
+ Mỗi khách hàng có bộ mã riêng để theo dõi cộng nợ. + Đối chiếu công nợ thường xuyên với các khách hàng
52 -Nhược điểm:
+ Việc lập hóa đơn vẫn do phòng kế toán thực hiện dẫn đến nội dung trên hóa đơn có thể chưa chính xác do bộ phận kế toán không trực tiếp bán hàng
+ Hóa đơn trước khi gửi khách hàng chưa được kiểm tra bởi một người độc lập khác với người lập hóa đơn, có thể gây ra sai sót khi nhập giá cả, tên mặt hàng hoặc ghi không đúng số lượng hàng đã bán.
+ Hóa đơn viết tay có thể dẫn tới sai sót…
.1.1.3 Các nghiệp vụ phát inh
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tháng 06/2014 của Công ty. Sau khi nghiên cứu, các nghiệp vụ kinh tế được thu thập và trích lọc trong tháng 06 năm 2014 tiêu biểu cho những khách hàng có phát sinh nghiệp vụ kinh tế trong tháng tại Công ty. Mỗi khách hàng được Công ty lập ra một mã số để theo dõi về chi tiết các khoản nợ phải thu; các nghiệp vụ được trích lọc để nghiên cứu về khoản nợ phải thu bán hàng nên các định khoản chỉ đề cập tới phần Nợ phải thu của khách hàng.
BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU THÁNG 6 (TK 131)
Đơn vị tính: đồng
Ngày Nội dung nghiệp vụ Số tiền
Tăng công nợ Giảm công nợ
02/06/14 Công ty TNHH Liên Hợp Xây Dựng
vạn Cường Công ty TNHH: Thu tiền sửa chữa sà lan theo HĐ 11/HĐSC.14
69.308.961
03/06/14
Xuân Mạnh: Thu tiền thuê xe Vinaxuki
vận chuyển túi khí 1.000.000
Công ty TNHH Xi Măng Holcim VN: Doanh thu cvc vỏ bao, xi măng, thuê kho tháng 06/14 (Cảng)
163.314.178
Công ty TNHH Xi Măng Holcim VN: Doanh thu cvc vỏ bao, xi măng, thuê kho tháng 06/14
16.331.418 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
04/06/14 Công ty TNHH Xi Măng Holcim VN:
Thu tiền cvc 1.054.201.034
… … … …
10/06/14 Cty Bảo Hiểm Pjico Cần Thơ: Doanh
53
lan SG.2933 theo BB nghiệm thu hoàn thành ngày 29/05/2014
Cty Bảo Hiểm Pjico Cần Thơ: Thuế VAT sửa chữa cabin, nắp hầm hàng sà lan SG.2933 theo BB nghiệm thu hoàn thành ngày 29/05/2014
2.879.919
… … … …
13/06/14
Quyết Tiến (Công ty Bảo Đảm An Toàn Hàng Hải Tây Nam Bộ): Thu tiền đặt cọc sửa chữa Cano Định An theo HĐ 29/HĐSC/.14
70.000.000
Vân Thắng: Thu Tiền sửa chữa tàu
hàng theo HĐ 25/HĐSC/.14 150.000.000
… … … …
16/06/14 Huỳnh Hải (Công ty CP VT Hà Tiên):
Thu tiền cảng phí tàu SG.4490 630.000
17/06/14 Cty CP XD TM T&Thuế VAT Hòng
Hà: Thu tiền gia công chế tạo lắp đặt cơ khí gới thầu 19 theo HĐ 12/HĐKT
500.000.000
… … … …
19/06/14 CN Tổng Công ty PB & Hóa Chất Dầu
Khí – CTCP: Thu tiền cvc phân đạm theo HĐ 171/HĐVC.14
456.450.500
… … … …
30/06/14
Cty CP TM DV – Đại Khánh: Doanh thu phí gửi giữ xe theo HĐ 02/HĐGGX.14 – HĐ.0000599
6.750.000
Cty CP TM DV – Đại Khánh: Thuế VAT phí gửi giữ xe theo HĐ 02/HĐGGX.14 – HĐ.0000599
675.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
… … … …
ạch toán nghiệp vụ bán chịu:
Ngày 01/06/2014 công ty nhận được đơn hàng nhờ vận chuyển vỏ bao, xi măng, bốc xếp, thuê kho tháng 06/2014 cho Công ty TNHH Xi Măng Holcim VN
+ Phòng Kế hoạch tổng hợp cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng.
54
+ Sau khi xem xét tình hình tài chính của khách hàng, Công ty thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng là bên mua phải thanh toán trong hạn hợp đồng, thông báo giá thực hiện và tiến hành lập hợp đồng thương mại gửi Giám đốc ký duyệt.
+ Khi 2 bên đã thống nhất các thỏa thuận trong hợp đồng thì Công ty tiến hành thực hiện theo yêu cầu, dựa vào hợp đồng và bảng kê chi tiết hàng hóa, phòng Tài chính kế toán tiền hàng lập hóa đơn GTGT số 0000590 ngày 03/06/2014 (Phụ lục 6: Hóa đơn GTGT)
+ Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán bán hàng tiến hành ghi nhận doanh thu 163.314.178 đồng và thuế GTGT 16.331.418 đồng (10%) vào bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, từ chứng từ phát sinh và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, kế toán bán hàng tiền hành ghi chứng từ ghi sổ ( Phụ lục 2: Chứng từ ghi sổ).. Từ chứng từ ghi sổ lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái (Phụ lục 3, phụ lục 4).
+ Kế toán công nợ dựa vào các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cũng loại để ghi nhận vào sổ chi tiết phát sinh công nợ (Phụ lục 1: Sổ chi tiết phát sinh công nợ)
+Cuối kỳ lập bảng tổng chi tiết công nợ (Phụ lục 5: Bảng tổng hợp số dư và phát sinh tài khoản 131) và đối chiếu với sổ cái.
Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền bán chịu bằng tiền gửi ngân hàng
Ngày 19/06/2014 nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền CN Tổng CTPB & Hóa Chất Dầu Khí-CTCP thanh toán tiền vận chuyển phân đạm theo HĐ 171/HĐVC.14, số tiền 456.450.500.
+ Khi nhận được thông báo từ ngân hàng Viettinbank, kế toán ngân hàng đến ngân hàng nhận sổ phụ và giấy báo Có (Phụ lục 9: Giấy báo Có)
+ Tiến hành ghi sổ theo trình tự: sổ chi tiết phát sinh công nợ, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết công nợ.
+ Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số dư trong sổ chi tiết tài khoản 112
Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền bán chịu bằng tiền mặt
Ngày 16/06/2014 KH Cao Huỳnh Hải (Công ty CP VT Hà Tiên) đến thanh toán tiền cảng phí tàu SG.4490 bằng tiền mặt số tiền 630.000 đồng
+ Khi khách hàng đến công ty thanh toán, kế toán lập phiếu thu (Phụ lục 7: Phiếu thu)
55
+ Tiến hành ghi sổ theo trình tự: sổ chi tiết phát sinh công nợ, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chi tiết công nợ.
+ Đối chiếu với sổ qu tiền mặt.
Một số nhận xét: Ưu điểm:
- Về chứng từ:
+ Về mẫu chứng từ: Công ty sử dụng mẫu hóa đơn số 01GTKT3/001 và mẫu phiếu thu số 01-TT do bộ tài chính quy định được ban hành theo QĐ số: 15/2006QĐ-BTC
+ Nội dung hóa đơn: Hóa đơn GTGT được trình bày đầy đủ thông tin gồm: thông tin về khách hàng, nội dung hàng hóa dịch vụ, đơn vị, số lượng, giá thành, thuế, chữ ký các bên liên quan.
+ Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong công ty đã đảm bảo phản ánh được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Hóa đơn và phiếu thu được đánh số thứ tự. Chứng từ được lưu trữ và bảo quản và có hệ thống và được phân loại hợp lí theo nội dung kinh tế, tạo thuận lợi cho việc sử dụng lại khi cần thiết.
- Về sổ sách:
+ Mẫu sổ không hoàn toàn giống với mẫu sổ trong hình thức trong hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
+ Sổ sách được ghi theo đúng trình tự của hình thức chứng từ ghi sổ, các nghiệp vụ được ghi rõ ràng, dễ hiểu, chính xác nội dung. Sổ cái, sổ chi tiết được ghi hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ. Sổ chi tiết công nợ được ghi và theo dõi theo từng khách hàng.
- Nhược điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Một vài hóa đơn còn thiếu họ tên của người ký.
+ Hóa đơn GTGT và phiếu thu được lập bằng tay khó sửa chữa khi có sai sót
+ Sổ sách ghi chưa đầy đủ nội dung: thiếu ngày tháng ghi sổ, số hiệu chứng từ.
56
4.1.2 Kế toán các khoản nợ phải trả
.1.2.1 Ch ng từ và ổ liên u n
a. Chứng từ
- Đơn đặt hàng
- Hóa đơn mua hàng theo mẫu số 01GTKT3/001
- Phiếu chi mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Giấy báo Có, Giấy báo Nợ
b.Sổ sách
- Chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Sổ Cái (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC)
- Sổ chi tiết phát sinh công nợ (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) - Bảng tổng hợp
- Báo cáo phải trả nhà cung cấp
c. Tài khoản sử dụng
- Công ty CP Công Nghiệp Tàu Thủy và Vận Tải Cần Thơ sử dụng hệ thống tài khoản theo theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi theo Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009. Trong đó tài khoản được sử dụng trong kế toán tiền lương:
+ TK 331: Phải trả người bán. Sử dụng tài khoản theo dõi chi tiết 331: chi tiết theo từng nhà cung cấp dựa vào sổ theo dõi nhà cung cấp.
331.B0001: Cửa hàng Xăng Dầu Công ty CP Gentraco
331.B0002: DNTN Thanh Lâm…
+ Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan: 152, 1331, 627, 111, 112…
57 Y/c mua 2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng B/c nhận 1 hàng BP nhận hàng NCC Kho hàng Chọn NCC Ghi sổ chi tiết công nợ Lập CTGS Ghi sổ Kiểm tra và xác thực hóa đơn CTGS Sổ mua hàng Sổ chi tiết công nợ Sổ cái File thông tin NCC BP mua hàng Y/c mua 2 hàng Hóa đơn GTGT Hóa đơn 1 Đơn đặt hàng Y/c mua2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng Hóa đơn GTGT Đơn đặt 2 hàng Hóa đơn GTGT Đối chiếu và ghi sổ cái B/c nhận hàng Kết thúc Các q/trình đấu thầu, cạnh tranh.
Kế toán mua hàng Kế toán công nợ
BP nhận hàng B/c nhận2 hàng Đơn đặt 1 hàng A A Hóa đơn GTGT
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
58
Mô tả qu t ình:
Khi cần nhập hàng, bộ phận kho sẽ gửi yêu cầu mua hàng để Giám đốc duyệt, sau khi chọn được nhà cung cấp tiến hành gửi đơn đặt hàng, nhận bảng báo giá và ký kết hợp đồng mua hàng
Sau khi nhà cung cấp gửi hàng kèm hóa đơn GTGT, dựa vào báo cáo nhận hàng từ bộ phận nhận hàng, yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng để kiểm tra xác thực hóa đơn GTGT. Hóa đơn sau khi được kiểm tra chuyển cho kế toán mua hàng.
Kế toán mua hàng dựa vào hóa đơn GTGT và đơn đặt hàng được gửi từ bộ phận mua hàng tiến hành ghi nhận vào bảng tổng hợp chứng từ cùng loại rồi dựa vào đó để ghi chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán bán hàng tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Từ sổ cái và đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lập bảng cân đối số phát sinh sau đó lập các