3.2.2.1. Đánh giá nhu cầu đào tạo trong công ty
Đánh giá nhu cầu đào tạo là một nội dung quan trọng hàng đầu trong quản lý đào tạo trong doanh nghiệp. Đây là bƣớc đầu tiên, vì chỉ khi nhận ra tầm quan trọng của hoạt động này và có phƣơng pháp đánh giá phù hợp thì mới tìm ra đƣợc nhu cầu đào tạo đúng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng các doanh nghiệp chƣa thật quan tâm đến công tác này.
Đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên là một phƣơng pháp đánh giá nhu cầu đào tạo sát thực tế. Theo nhƣ kết quả khảo sát của tác giả thì có đến 62% ngƣời quản lý bộ phận trong công ty trả lời có sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc (kể cả việc đánh giá không chính thức) để tìm ra nhu cầu đào tạo cho ngƣời lao động. Nhƣ vậy còn có đến 38% ngƣời quản lý bộ phận không sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc trong đánh giá nhu cầu đào tạo. Đây là kết quả khá khả quan về hoạt động này trong công ty.
Biểu đồ 3.1: Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc để đánh giá nhu cầu đào tạo
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả
Với cách hỏi khác trong khảo sát này thì mức độ đồng ý về việc công ty có thực hiện phân tích kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động để đánh giá nhu cầu đào tạo cũng khá cao (điểm TB = 3,93; độ lệch chuẩn =0,89). Mặt khác, trong đánh giá nhu cầu đào tạo ngƣời ta rất quan tâm đến việc công ty có thảo luận và đi đến thống nhất về các yêu cầu đào tạo cá nhân với ngƣời lao động của công ty hay không. Theo kết quả khảo sát thì chỉ tiêu này có Điểm trung bình =3,75, độ lệch chuẩn =1,025, tức vấn đề thảo luận trao đổi với ngƣời lao động còn chƣa phổ biến (sự đồng ý của ngƣời trả lời về kết quả này thấp hơn và sự khác biệt ý kiến cũng lớn hơn). Nếu ta tính tỷ trọng các loại điểm thì tỷ trọng điểm từ 1-3 (chƣa thực hiện tốt) vẫn chiếm từ một phần tƣ đến một phần ba trong tổng số.
Bảng 3.6: Hoạt động đánh giá nhu cầu đào tạo
Đơn vị tình:%
STT Nội dung Điểm từ
1-3 Điểm 4 Điểm 5 Tổng cộng
1 Phân tích kết quả thực hiện công việc của
ngƣời lao động để xác định nhu cầu đào tạo 13,5 22,7 13,8 50
2 Thảo luận và đi đến thống nhất với ngƣời
lao động về các yêu cầu đào tạo cá nhân 16,8 21,2 12 50
3
Phát hiện loại hình và nội dung đào tạo phù hợp để nâng cao kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động
10,7 24 25,3 50
(1: hoàn toàn không đồng ý; 5: hoàn toàn đồng ý)
Tuy nhiên theo kết quả phỏng vấn, công ty Biti’s đã thực hiện đánh giá nhu cầu nhƣng chƣa có phƣơng pháp bài bản. Công ty đã tiến hành việc đánh giá nhu cầu đào tạo căn cứ vào:
- Nhu cầu đào tạo hàng năm, quản lý các đơn vị lập phiếu nhu cầu đào tạo huấn luyện gửi về phòng QLNS&HCPL. Trƣởng phòng QLNS&HCPL xem xét và phối hợp với trƣởng các đơn vị thực hiện các điều chỉnh bổ sung nếu cần.
- Nhu cầu đào tạo đột xuất nội bộ, quản lý các đơn vị lập phiếu nhu cầu đào tạo gửi về phòng QLNS&HCPL. Quản lý các đơn vị căn cứ vào nội dung các khóa đào tạo bên ngoài và nhu cầu đào tạo CBCNV, tiến hành lập phiếu trình thể hiện rõ: Nội dung khóa đào tạo, thuyết minh sự cần thiết của việc cử CBCNV tham gia khóa đào tạo, danh sách CBCNV đề cử tham gia khóa đào tạo. Phòng QLNS&HCPL tập hợp các phiếu trình này cùng thông báo chiêu sinh, nội dung khóa học (nếu có) để xem xét trƣớc khi chuyển trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Theo phần lý thuyết trên đã nêu ở chƣơng 1, việc đánh giá nhu cầu đào tạo đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tích ở 3 mức độ: Phân tích tổ chức, phân tích hoạt động và phân tích cá nhân. Nhƣ vậy, qua nghiên cứu ta thấy việc đánh giá nhu cầu đào tạo ở công ty Biti’s có đặc điểm nhƣ sau:
Phân tích tổ chức: Phân tích nhu cầu của tổ chức đòi hỏi công ty phải xác định rõ các mục tiêu hoạt động trong tƣơng lai, phân tích các nguồn lực hiện tại và các vấn đề cơ bản của công ty để từ đó nhìn thấy đƣợc sự cần thiết của công tác đào tạo. Để làm đƣợc điều này, Công ty phải có đƣợc chiến lƣợc kinh doanh rõ ràng và nắm bắt đƣợc những xu hƣớng thay đổi của môi trƣờng kinh doanh cũng nhƣ xác định rõ những mục tiêu kinh doanh của mình. Qua phỏng vấn ta thấy việc đánh giá nhu cầu đào tạo ở cấp độ tổ chức đã đƣợc công ty thực hiện.
Phân tích công việc: Cần dựa vào bản mô tả công việc và kết quả công việc của nhân viên để từ đó xác định đƣợc loại kỹ năng và các kiến thức nào là cần thiết để giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Công ty đã có bản mô tả công việc cho từng vị trí công việc.
Phân tích cá nhân: việc xác định nhu cầu đào tạo dựa trên phân tích cá nhân còn chƣa thể hiện rõ ràng. Công ty vẫn chủ yếu dựa vào các ý kiến chủ quan đánh
giá chủ quan của lãnh đạo về các lĩnh vực cần đƣợc đào tạo của họ. Việc phân tích cá nhân ngƣời lao động để tìm ra nguyên nhân của việc hoàn thành không tốt công việc còn chƣa sát thực tế. Công tác đánh giá kết quả công việc cũng chỉ đƣợc thực hiện mang tính hình thức. Chỉ có bộ phận bán hàng là có đánh giá theo doanh số bán hàng. Phần lớn chƣa có tiêu thức đánh giá rõ ràng, chƣa thực hiện đánh giá định kỳ theo phƣơng pháp bài bản. Chính vì vậy, chƣa có căn cứ để tìm ra việc hoàn thành công việc không tốt có phải là do thiếu kiến thức, kỹ năng cần phải đào tạo hay không.
3.2.2.2. Lập kế hoạch đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, công ty cần phân tích, lập thứ tự ƣu tiên những nhu cầu đào tạo cần thiết, cấp bách để lập kế hoạch đào tạo.
Việc phát hiện những nội dung và hình thức đào tạo cần thiết cho sự thành công của công ty là rất quan trọng. Kết quả khảo sát cũng cho thấy rằng công ty đã thực hiện hoạt động này (điểm bình quân = 3,98 và độ lệch chuẩn là 0,89). Hơn nữa công ty đã thực hiện tƣơng đối tốt việc lựa chọn loại hình và nội dung đào tạo phù hợp để nâng cao kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động (điểm bình quân = 4; độ lệch chuẩn =0,92).
Bảng 3.7: Đánh giá về lập kế hoạch đào tạo
Đơn vị tính: % STT Nội dung Số phiếu trả lời Điểm trung bình Độ lệch chuẩn 1
Phát hiện những nội dung và hình
thức đào tạo quan trọng cho sự thành công của công ty trong lập kế hoạch đào tạo
48 3,98 0,89
2 Lập kế hoạch đào tạo có quĩ đào tạo phù hợp
cho công ty 47 3,93
0,86 3 Lập kế hoạch tổng thể cho việc thực hiện đào
tạo tại công ty 47 3,93
0,94 (Điểm: 1 hoàn toàn không đồng ý; 5 hoàn toàn đồng ý).
Nhƣ vậy kết quả khảo sát của tác giả cho thấy rằng công ty đã lập kế hoạch đào tạo và có quĩ đào tạo. Hàng năm công ty dành 3 tỷ đồng để đào tạo tay nghề cho công nhân. Đây là một số tiền không nhỏ, chứng tỏ công ty luôn có sự đầu tƣ rất lớn cho đào tạo nguồn nhân lực. Việc dự trù kinh phí phụ thuộc: quỹ cho hoạt động đào tạo, chƣơng trình đào tạo, quy định của Công ty Biti’s. Tất cả các nhân viên trong Công ty Biti’s đều có cơ hội tham dự các lớp huấn luyện đào tạo nghiệp vụ theo nhu cầu công việc và đƣợc Công ty tài trợ mọi chi phí đào tạo.
Việc lập kế hoạch đào tạo có quỹ đào tạo phù hợp và việc lập kế hoạch tổng thể cho việc thực hiện đào tạo là yêu cầu rất quan trọng để kế hoạch có tính khả thi cao. Căn cứ kế hoạch đào tạo năm hoặc phiếu nhu cầu đào tạo nội bộ đột xuất đã đƣợc Ban Giám đốc phê duyệt, quản lý các đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ lập chƣơng trình đào tạo, phân công cho các cá nhân, đơn vị thực hiện các công việc sau:
+ Lập chƣơng trình tổ chức khóa đào tạo + Lập danh sách học viên
+ Lập quyết định thành lập Ban tổ chức lớp học + Soạn giáo trình và nội dung giảng dạy
Các tài liệu này đƣợc chuyển về Phòng QLNS&HCPL 3 ngày trƣớc khi khóa học khai giảng. Nhân viên đào tạo xem xét và phối hợp với các đơn vị điều chỉnh nội dung trên các phiếu nếu cần và chuyển trình Ban Giám đốc.
3.2.2.3. Tổ chức thực hiện đào tạo NNL
Sau khi lên kế hoạch đào tạo, Công ty bắt đầu triển khai các công tác chuẩn bị đào tạo nhƣ tổ chức lớp đào tạo, chuẩn bị tài liệu phục vụ lớp học, nhận đề cƣơng hƣớng dẫn khóa đào tạo từ giảng viên đƣợc phân công hƣớng dẫn....
Đối với đào tạo nội bộ: Các đơn vị thực hiện theo chƣơng trình tổ chức khóa đào tạo, điểm danh học viên, ra đề kiểm tra và chấm bài từng học phần, cung cấp và nhận lại Bảng góp ý giảng viên từ học viên. Cuối khóa đào tạo, phòng QLNS&HCPL tổ chức ra đề thi, chấm bài học viên, lập báo cáo kết quả đào tạo.
Đối với việc đào tạo nhân viên tuyển dụng mới: các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm hƣớng dẫn thực hiện CBCNV theo chƣơng trình thử việc. Kết thúc thời gian thử việc,
đơn vị có CBCNV mới thực hiện đánh giá kết quả đào tạo thử việc và ghi nhận vào Phiếu đề nghị ký hợp đồng lao động và chuyển phiếu này về phòng QLNS&HCPL.
Đối với đào tạo bên ngoài: Các cá nhân tham gia phải nộp kết quả môn học, văn bằng, chứng chỉ và các tài liệu liên quan trong quá trình học tập về phòng QLNS&HCPL. Sau khóa học các học viên phải làm bài thu hoạch nêu rõ những kiến thức đã tiếp thu đƣợc và việc ứng dụng nó vào thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty. Bài thu hoạch phải đƣợc chuyển về phòng QLNS&HCPL chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc khóa học.
Kết quả khảo sát của tác giả trong bảng 3.8 dƣới đây cũng cho thấy công ty có phối hợp với các tổ chức đào tạo bên ngoài để tổ chức các khóa đào tạo cho cán bộ, công nhân viên (điểm trung bình = 3,65, độ lệch chuẩn = 0,42). Năm 2013, công ty tổ chức đào tạo 29 khóa, trong đó có 26 khóa đào tạo nội bộ, chiếm 63.41% và 3 khóa đào tạo bên ngoài, chiếm 25%. Công ty thƣờng phối hợp với các trƣờng nghiệp vụ để hàng quý đƣa công nhân sang đào tạo. Với những công việc đặc thù nhƣ thiết kế mẫu, tạo mô hình trên máy, công ty mời giảng viên của Đại học Mỹ thuật hoặc Đại học Sƣ phạm kỹ thuật về giảng dạy. Ông Nguyễn Duy Thanh, Phó tổng giám đốc công ty Biti’s cho biết, thậm chí có một số vị trí cần nâng cao nghiệp vụ, công ty mời các chuyên gia Trung Quốc, Hàn Quốc sang huấn luyện.
Tuy nhiên, công ty chƣa phân bổ thời gian hợp lý dành cho công tác đào tạo. (điểm trung bình = 4,4 và độ lệch chuẩn cao = 0,74); nội dung các khóa học chƣa thực sự hấp dẫn (điểm trung bình =3,98; độ lệch chuẩn = 0,84).
Bảng 3.8: Tình hình thực hiện đào tạo tại công ty
STT Nội dung Số phiếu
trả lời Điểm trung bình Độ lệch chuẩn
1 Tổ chức các khóa đào tạo bên ngoài cho
cán bộ nhân viên 196 3,65
0,42
2 Thời gian đào tạo phù hợp 198 4,40 0,74
3 Nội dung đào tạo phù hợp 199 3,98 0,64
(điểm: 1 Hoàn toàn không đồng ý; 5 hoàn toàn đồng ý)
Tuy nhiên, theo kết quả phỏng vấn thì nội dung các khóa đào tạo (thƣờng là các khóa đào tạo cho phòng ban) do các đơn vị đƣa ra thƣờng không mang tính khả thi cả về thời gian và nội dung hƣớng dẫn. Nội dung đào tạo còn mang tính chất lý thuyết nhiều, không áp dụng thực tế.
Kế hoạch đào tạo năm đƣợc các đơn vị thiết lập làm cơ sở cho việc đào tạo khá nhiều nhƣng số khóa đào tạo thực hiện theo kế hoạch rất thấp, chủ yếu là lĩnh vực sản xuất, còn các lĩnh vực khác ít đƣợc thực hiện.
Để đảm bảo tiến độ sản xuất và hiệu quả công việc, công ty Biti’s thƣờng tổ chức các khóa đào tạo ngoài giờ làm việc, tức là từ 17:00 đến 21:00. Rõ ràng thời gian đào tạo sẽ làm ảnh hƣởng rất nhiều tới hiệu quả công tác đào tạo. Ngƣời lao động phải làm việc tất cả các ngày trong tuần, họ đều cảm thấy mệt mỏi và không có động lực để tìm hiểu thêm. Và nhƣ vậy, nó làm lãng phí thời gian và không mang lại kết quả nhƣ mong đợi. Đó là lý do vì sao những khóa đào tạo có trong kế hoạch nhƣng không thể thực hiện đƣợc bởi không có sự tham gia của ngƣời lao động.