3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
3.3.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán TSCĐ và chi phí Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán nợ phải trả Kế toán nợ phải thu Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư và tạm ứng Kế toán hàng hóa và thành phẩm
17
3.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán tại Công ty. Ban giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty, cùng với Kế toán tổng hợp lập báo cáo báo tài chính, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cũng như trong việc ghi chép hạch toán các nghiệp vụ. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và nhà nước về mặt pháp lý tài chính. Trên triển khai thực hiện các thông tư, nghị định mới của Nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ khóa sổ và tính toán giá thành toàn bộ, xác định kết quả kinh doanh. Lập bảng cân đối tài khoản, lập bảng cân đối kế toán, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính khác, phân tích hoạt động sản xuất.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản thu, chi tiền mặt báo cáo tình hình biến động của quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.
Kế toán TSCĐ: Tổng hợp các số liệu, chứng từ của các thành phần kế toán, theo dõi tình hình mua bán tài sản. Các khoản chi phí phát sinh năm, mở thẻ theo dõi chi tiết từng sản phẩm và lập bảng phát sinh trong năm.
Kế toán Thuế: Phải lập tờ khai nộp thuế, xác định các khoản thuế phải nộp cho nhà nước. Phải mở sổ chi tiết cho từng tài khoản liên quan, đến cuối năm phải đối chiếu với đội thuế để định khoản thuế và được khấu trừ và các khoản thuế còn phải nộp cho nhà nước.
Kế toán thanh toán ngân hàng: Trực tiếp giao dịch với ngân hàng, chịu trách nhiệm mở tài khoản, theo dõi và ghi vào sổ để đối chiếu với ngân hàng, giám sát chặt chẽ các số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, dài hạn ở ngân hàng.
Kế toán nợ phải thu: Theo dõi tình hình bán, tiêu thụ hàng hóa, tình hình thanh toán của người mua để căn cứ ghi vào sổ kế toán. Thường xuyên đối chiếu công nợ với người mua để theo dõi các khoản nợ phải thu.
Kế toán nợ phải trả: Theo dõi tình hình mua hàng, tình hình thanh toán với người bán để ghi vào sổ kế toán. Thường xuyên đối chiếu công nợ với người bán nhằm để theo dõi các khoản nợ phải thu.
Kế toán lương và BHXH: Có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về lao động và quỹ lương. Trên cơ sở tính toán các khoản trích theo lương, tính toán tiền phụ cấp, tiền thưởng cho công nhân viên, cung cấp số liệu về tình hình quỹ lương cho kế toán trưởng.
18
Lập bảng lương cần thanh toán cung cấp cho thủ quỹ, kế toán tính giá thành làm cơ sở trả lương cho công nhân viên.
Kế toán vật tư và tạm ứng: Theo dõi tình hình biến động, nhập xuất vật tư hàng ngày theo yêu cầu thực tế tại công xưởng thông qua phiếu đề nghị xuất vật tư để phản ánh chính xác kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí.
Từ phiếu nhập, xuất vật tư kế toán có trách nhiệm ghi vào thẻ kho và sổ chi tiết vật tư để theo dõi biến động từ loại vật tư.
Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo vật liệu khi cần thiết. Đồng thời, kiểm kê giám sát tài khoản tạm ứng để nguồn vốn của Công ty được quản lý tốt hơn.
Kế toán hàng hóa thành phẩm: Phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình luân chuyển hàng hóa, phản ánh đúng giá vốn nhập kho, xuất kho và giá vốn hàng hóa tiêu thụ.
Lập sổ chi tiết bán hàng: Từ phiếu xuất hàng hóa kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hóa để theo dõi từng loại hàng hóa. Công ty áp dụng giá xuất kho theo phương pháp FIFO.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng hóa, xác định kết quả bán hàng, theo dõi tình hình tồn kho, giám sát hàng hóa để báo cáo kịp thời sản phẩm, hàng hóa tồn kho.
Cung cấp chứng từ có liên quan cho kế toán công nợ và kế toán phải trả.
3.3.2 Hình thức kế toán tại Công ty
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm và tổ chức của Công ty, phòng kế toán đã áp dụng hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Phương pháp kế toán nguyên liệu, vật liệu là phương pháp. Nhập trước- Xuất trước.
Hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành tại Công ty không có gì thay đổi với hệ thống tài khoản đã học.
Là Công ty xây dựng, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nên Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
19
Hình 3.3 Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Trong đó:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Quan hệ hỗ trợ
*Trình tự sử dụng và luân chuyển chứng từ
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các đơn vị trực thuộc Công ty lập các chứng từ và chuyển lên phòng kế toán. Vì có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên từ chứng từ gốc phải lên Bảng tổng hợp chứng từ gốc,
Chứng từ gốc
Sổ quỹ - Thẻ kho
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái
20
sau đó lập chứng từ ghi sổ. Nếu nghiệp vụ phát sinh trong tháng thì sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ sẽ vào sổ cái. Sau khi số liệu kiểm tra trùng khớp với nhau thì bảng cân đối số phát sinh dùng làm cơ sở lập báo cáo kế toán.
Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc sổ kế toán chi tiết, chúng được dùng để làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ cái thông qua Bảng cân đối số phát sinh.
Cuối tháng, kế toán trưởng cân đối tất cả các số liệu xong sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối để lập báo cáo kế toán.
*Chế độ kế toán áp dụng:
- Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC.
- Niên độ kế toán: theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (đồng).
- Ngôn ngữ sử dụng trong ghi chép kế toán: tiếng Việt Nam.
- Công ty đã tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.
3.4 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ 3.4.1 Chức năng của Công ty 3.4.1 Chức năng của Công ty
- Công ty hoạt động theo định hướng phát triển của nhu cầu con người, đô thị hóa, công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
- Công ty nhận thi công xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, san mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng, khu dân cư trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long và một số địa phương khác.
- Lãnh đạo Công ty luôn nghiên cứu những phương thức mới nhằm nâng cao quá trình thi công, đảm bảo chất lượng cho các công trình.
3.4.2 Nhiệm vụ của Công ty
- Tổ chức điều hành kế toán sản xuất kinh doanh của đơn vị thực thi tiến độ phân kỳ của kế hoạch. Đồng thời, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính thống kê theo quy định của pháp luật.
- Về công tác quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình cũng được thực hiện theo đúng quy định của Công ty.
- Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả đầu tư hoạt động kinh doanh. - Mở rộng quan hệ đối tác trong nước và ngoài nước.
21
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh.
3.5 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Bảng 3.1 Bảng kê thành tích đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh 2010-2012 Đơn vị tính: Triệu đồng Nội dung 2010 2011 2012 2011 so 2010 2012 so 2011 Tiền % Tiền % Doanh thu 7.139,1 6.920,5 7.758,6 (218,6) (3,06) 838,1 12,1 Chi phí 6.373,8 6.202,7 6.834,6 (171,1) (2,68) 631,9 10,2 Lợi nhuận 765,3 717,8 924 (47,5) (6,2) 206,2 28,7
(Nguồn: nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010- năm2012 tại phòng kế toán tài vụ Công ty)
Trong những năm gần đây, tình hình kinh tế khó khăn cả trong và ngoài nước. Chính vì thế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra rất gay gắt, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong cùng một ngành nghề, một lĩnh vực. Nhờ tình hình kinh doanh của Công ty rất tốt, thu được lợi nhuận cao và có xu hướng ngày càng phát triển mạnh nên Công ty đã dứng vững trên thi trường, mặc dù vài năm trở lại đây, nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này đua nhau mọc lên với máy móc trang thiết bị hiện đại, lại thêm sự biến động của nền kinh tế thị trường, vật giá leo thang khiến hầu hết các doanh nghiệp trong nước đều gặp khủng hoảng khó khăn, không ngoại trừ bản thân Công ty, để giữ chân khách hàng Công ty đã đầu tư, nghiên cứu tìm ra nhiều sản phẩm mới, cung cấp vật liệu ngành xây dựng với chất lượng tốt nhất do đó làm cho lợi nhuận của Doanh nghiệp vẫn giữ được ở mức độ tương đối ổn định. Cụ thể:
Qua bảng 3.1 ta thấy: Doanh thu bán hàng năm 2011 so với 2010 giảm 218,6 triệu đồng tương đương giảm 3,06%. Năm 2012 so với 2011 tăng lên 838,1 triệu đồng tương đương 12,1%.Về lợi nhuận năm 2011 so với 2010 giảm 47,5 triệu đồng, năm 2012 so với 2011 tăng lên 206,2 triệu đồng. Tuy doanh thu năm 2011 có giảm nhưng về lợi nhuận sau thuế của Công ty vẫn cao qua các năm, điều này cho thấy Công ty hoạt động rất tốt.
22
Bảng 3.2 Bảng kê thành tích đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm 2012-6 tháng đầu năm 2013
Đơn vị tính: Triệu đồng
Nội dung 6 tháng đầu 2012 6 tháng đầu 2013 6tháng 2013 so 6 tháng 2012 Tiền % Doanh thu 3.829,3 4.819 989,7 25,8 Chi phí 3.352,3 4.224,1 871,8 26 Lợi nhuận 477 594,9 117,9 24,7
(Nguồn: nguồn báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010-2013 tại phòng kế toán của Công ty.)
Qua bảng 3.2 ta thấy doanh thu bán hàng 6 tháng đầu năm 2013 tăng hơn 6 tháng đầu năm 2012 là 989,7 triệu đồng tương đương 25,8% về lợi nhuận cũng tăng, cụ thể 6 tháng đầu năm 2013 so với 6 tháng đầu năm 2012 tăng 117,9 triệu đồng tương đương 24,7%, Công ty cần giữ vững tình hình hoạt động này và phát huy thế mạnh của mình nhiều hơn nữa.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
Về đường thủy lẫn đường bộ phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh.
Đa số cán bộ công nhân viên Công ty còn trẻ, có sự năng nổ sáng tạo và đầy lòng nhiệt quyết về sự phát triển của Công ty, biết nắm bắt kịp thời các công nghệ mới và đưa ra những ý tưởng mới.
Đoàn kết tin tưởng vào định hướng phát triển của Công ty nên toàn thể công nhân viên chung sức chung lòng xây dựng thương hiệu Công ty ngày càng lớn mạnh.
Hệ thống thông tin liên lạc trong nội bộ và phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách nhanh chóng, chủ yếu bằng phương tiện như: máy tính, laptop, máy in, máy server với hệ thống thông tin như thế đã tạo nhiều thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh như liên lạc với khách hàng.
23
3.6.2 Khó khăn
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là vật liệu xây dựng, do đó chi phí cho việc vận chuyển vật tư về kho rồi từ kho đến khách hàng là rất lớn.
Sự thay đổi về chính sách của nhà nước về tài chính tín dụng.
Giá cả của vật tư luôn biến động làm cho doanh thu Công ty không ổn định.
Là Doanh nghiệp mới thành lập 5 năm còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất hạ tầng và tuổi đời công nhân viên còn trẻ cần phải học hỏi kinh nghiệm và kiến thức thực tế.
3.6.3 Định hướng phát triển
Trong bảng số liệu (bảng 3.1) doanh số hàng năm qua các năm tăng tuy doanh số năm 2011 có giảm nhưng Công ty vẫn thu được lợi nhuận cao.
Từ sự phát triển vượt bật đó là nền tảng khẳng định Công ty sẽ còn phát triển trong thời gian tới, hiệu quả kinh doanh của Công ty đạt lợi nhuận ổn định và sẽ giúp Công ty phát triển bền vững, và mở rộng thêm nhiều mặt hàng thỏa mãn nhu cầu của nhiều tầng lớp tiêu dùng, nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngủ nhân viên,…là tiền đề cho mục tiêu Công ty TNHH một thành viên TM-XD và DV Trương Phi trong tương lai.
24
CHƯƠNG 4
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TM-XD VÀ DV
TRƯƠNG PHI
4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.1.1 Kế toán tiền mặt 4.1.1 Kế toán tiền mặt
4.1.1.1 Hệ thống chứng từ
Phiếu thu:
Các khoản thu tiền của Công ty từ nguồn bán hàng, thu nợ hoàn tạm ứng, tiền gửi ngân hàng.
Phiếu chi:
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ, tạm ứng hay các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì kế toán căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu chi.
4.1.1.2 Thủ tục luân chuyển chứng từ
Phiếu thu được kế toán lập thành 03 liên.
+ Liên 01 lưu ở nơi lập phiếu (kèm theo chứng từ ban đầu) + Liên 02 giao cho khách hàng.
+Liên 03 thủ quỷ thu tiền giữ lại để ghi vào sổ quỹ.
Chứng từ thu tiền sẽ được kế toán ghi vào sổ chi tiết và làm cơ sở lập báo cáo các lượng tiền thu được trong ngày.
Kế toán có nhiệm vụ theo dõi việc luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ hợp lý thì tiến hành lập phiếu chi.
Phiếu chi:
Phiếu chi: cũng được kế toán lập thành 03 liên.
+ Liên 01 lưu ở nơi lập phiếu (kèm theo chứng từ gốc). + Liên 02 giao cho người nhận tiền.
25
4.1.1.3 Hệ thống sổ sách kế toán chi tiết và hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp tổng hợp
-Sổ chi tiết cho từng đối tượng tài khoản. -Sổ quỹ cho từng đối tượng tài khoản. -Bảng tổng hợp chi tiết.
-Chứng từ ghi sổ.
-Sổ cái cho từng tài khoản.
4.1.1.4 Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản: 111
Tài khoản cấp 2
TK 1111: Tiền mặt Việt Nam
4.1.1.5 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 07/2012 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
-Ngày 5/07/2012 thu tiền hàng Công ty TNHH Triều Thuận Nguyên (kèm theo hóa đơn GTGT) theo phiếu thu số PT/632 với số tiền là 4.202.550 VNĐ. (Kèm phụ lục số 01,02)
Nợ TK 1111 4.202.550 Có TK 131 4.202.550
-Ngày 06/07/2012 chi tiền mặt để thanh toán tiền điện cho Công ty điện lực Vĩnh Long (kèm theo Hóa đơn GTGT) theo phiếu chi số PC/547 với số tiền là 11.275.000 VNĐ. (Kèm phụ lục số 03,04)
Nợ TK 642 11.275.000
Có TK 1111 11.275.000
-Ngày 15/07/2012 thu tiền hàng DNTN DV-TM Quốc Dũng (kèm theo