5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.4.2. Các bước lập tờ khai Hải quan điện tử:
Chịu trách nhiệm khai Hải Quan điện tử: nhân viên chứng từ anh Nguyễn Tấn Phát
Đăng nhập vào hệ thống phần mềm khai Hải quan điện tử sử dụng phần mềm khai khai Hải quan ECUS-VNACCS (ECUS – K5)
Chọn doanh nghiệp khai báo (Thông tin doanh nghiệp khách hàng): Dựa vào danh sách khách hàng có áp mã số doanh nghiệp, bấm chọn sẽ hiện lên bảng thông tin về doanh nghiệp khai báo thể hiện:
o Mã DN, Tên DN, Địa chỉ, Điện thoại/fax
o Chương trình sẽ hỏi chọn đơn vị Hải quan, người khai Hải Quan sẽ chọn đơn vị khai Hải Quan sao cho thuận tiện nhất đối với công ty Khách hàng trong việc hoàn tất các thủ tục thông quan hoặc tuân theo quy định của pháp luật.
Bắt đầu khai: Để nhập tờ khai nhập khẩu mới cần theo các bước sau đây:
o Bước 1: Vào menu của chương trình và chọn chức năng sau đây: “tờ khai xuất nhập khẩu” sau đó chọn “ đăng kí mới tờ khai xuất nhập khẩu” hoặc đối với những lô hàng đã khai trước đó rồi thì có thể chọn “tìm tờ khai nhập khẩu đã có” có thể copy, thêm, sửa thông tin trên tờ khai đã có sẵn đảm bảo tiết kiệm thời gian.
Lưu ý:
Các ô có màu xám không cần nhập mà những ô dữ liệu này sẽ lấy từ các chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về.
o Bước 2: nhập thông tin theo yêu cầu
Nhập thông tin vào sheet 1: bấm vào nút THÔNG TIN CHUNG 1) Nhập thông tin mục NHÓM LOẠI HÌNH:
- Chọn loại hình: mục đích nhập khẩu lô hàng.
- Mã loại hình là ký hiệu để phân biệt loại hình nêu trên. - Mã HQ: nhập mã chi cục Hải quan làm thủ tục
- Tên HQ
2) Nhập thông tin vào mục ĐƠN VỊ XUẤT NHẬP KHẨU:
- Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, hoặc là doanh nghiệp nhập khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với mô hình đại lý. Người nhận là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu.
- Người xuất khẩu
3) Nhập thông tin vào mục VẬN ĐƠN: Số vận đơn, Số lượng kiện, Tổng trọng lượng hàng, Địa điểm lưu kho, Địa điểm dỡ hàng, Địa điểm xếp hàng, Phương tiện vận chuyển, Ngày hàng đến
Nhập thông tin vào sheet 2: bấm vào nút THÔNG TIN CHUNG 2 4) Nhập thông tin vào mục HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI
- Số hóa đơn, Ngày phát hành, Phương thức thanh toán, Tổng giá trị hóa đơn, Tổng giá tính thuế, Tổng hệ số phân bổ trị giá
5) Nhập thông tin vào mục THÔNG TIN HỢP ĐỒNG - Số hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng
Nhập thông tin tên hàng, nhấn vào sheet 3, bấm vào nút DANH SÁCH HÀNG - Tên hàng, Mã HS, Xuất xứ, Lượng, Đơn giá hóa đơn, Trị giá hóa đơn
o Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo: Chọn tab KHAI BÁO FILE ĐÍNH KÈM
Sau đó chọn sheet THÔNG TIN CHỨNG TỪ KÈM THEO
Chọn file muốn đính kèm (có thể là file list container hoặc file danh sách nguyên phụ liệu cung ứng). Lưu ý tổng dung lượng các file không vượt quá 2MB.
o Bước 4: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Bấm chọn nút “khai trước thông tin tờ khai (IDA)” chương trình sẽ gửi tờ khai đến hải quan chi cục. Khi khai báo áp dụng chữ ký số mà chúng ta đã thiết lập sẵn trong mục hệ thống, chương trình sẽ đưa ra thông báo: “ Bạn có muốn áp dụng chữ ký số hay không ?”. Chọn -> “yes”. Cửa sổ nhập mã bin sẽ hiện ra, sau khi được doanh nghiệp đồng ý ký và gửi trả chứng từ, tờ khai sẽ có yêu cầu xác nhận “Muốn khai báo tờ khai chứng từ này với Hải quan không ?” -> “yes” để khai báo. Nếu không có lỗi gì chương trình sẽ tự động thông báo kết quả giao dịch trạng thái:
“khai báo thành công” và thông báo số tiếp nhận cho tờ khai. Tờ khai đã được cấp số (gồm 12 chữ số).
o Bước 5: Lấy phản hồi từ Hải quan
Sau đó hệ thống Hải Quan sẽ trả tờ khai đã khai báo trước về cho người khai kiểm tra lại một lần nữa. Sau đó tiến hành khai báo chính thức và lấy thông tin tờ khai nhấn vào nút “lấy thông tin tờ khai từ Hải Quan”. Hệ thống Hải Quan thông báo lô hàng trên được phân luồng (đỏ, vàng, xanh), kèm theo các chứng từ cần thiết đó là Chứng từ ghi số lệ phí phải thu và thông báo thuế.
Luồng xanh: chấp nhận thông tin khai tờ khai Hải quan điện tử cho phép “Thông quan” hoặc “giải phóng hàng” hoặc “ đưa hàng hóa về bảo quản” Luồng vàng: nộp xuất trình chứng từ giấy thuộc hồ sơ Hải quan điện tử để
kiểm tra
Luồng đỏ: nộp, xuất trình chứng từ giấy thuộc hồ sơ Hải quan điện tử và hàng hóa để kiểm tra.