5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
3.1.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ
Ta thấy rằng công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt mới chỉ chiếm được thị phần rất nhỏ trong thị trường giao nhận vận tải đường biển một phần là do chất lượng dịch vụ chưa cao, một số khách hàng khi uỷ thác cho công ty giao nhận một lô hàng do gặp quá nhiều trục trặc đã không quay lại công ty nữa. Do vậy, việc cạnh tranh bằng chất lượng là rất cần thiết, nó giúp công ty bớt được gánh nặng cạnh tranh bằng giá vì trong cuộc chiến giá cả, công ty không thể đấu lại được với các công ty nước ngoài có tiềm lực về vốn.
3.1.2.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Muốn nâng cao chất lượng dịch vụ một cách tốt nhất, đòi hỏi nhất thiết phải có một số điều kiện sau đây:
Tự bản thân doanh nghiệp phải hiểu rõ như thế nào là chất lượng dịch vụ, và có ý muốn nâng cao từ bản chất bên trong doanh nghiệp thì dịch vụ công ty cung cấp mới có chất lượng – chất lượng từ bên trong.
Tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ một cách nhất quán, từ việc đơn giản nhất cho đến hoàn thiện cả một quy trình giao nhận, tránh trường hợp lơ là, bỏ sót, gây kém hiệu quả mà còn không mang lại tin tưởng trong mắt khách hàng một cách tuyệt đối.
Công ty nắm vững các quy định, luật lệ, thị trường, luật pháp quốc tế, điều ước quốc tế,… mục đích tránh sai phạm cho mình và tư vấn kỹ càng cho khách hàng.
Đội ngũ nhân viên đồng lòng với chiến lược nâng cao dịch vụ của công ty, họ phải hoạt động hết mình và có thái độ làm việc tích cực.
Cơ sở vật chất đáp ứng được nhu cầu công việc cũng như đáp ứng được việc mở rộng thị trường cùng lúc với nâng cao chất lương dịch vụ. Bởi vì mọi yếu tố trên liên quan mật thiết với nhau, cái này bổ trợ cái kia, không thể tỷ lệ nghịch.
Đi liền với việc nâng cao chất lượng dịch vụ là chi phí tăng lên, muốn chất lượng cung cấp được nâng lên đòi hỏi phải có nguồn tài chính ổn định dành riêng cho giải pháp này. Nếu điều này không được đáp ứng, thì chất lượng dịch vụ khó mà nâng cao, hoặc có thế nâng cao cũng khó mà giữ vững. Phong độ thất thường là điều mà không một công ty thành công nào có thể mang theo bên mình.
3.1.2.3. Kết quả đạt được từ giải pháp
Những dịch vụ bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong cạnh tranh.
Không chỉ mang lợi ích về một thương hiệu cung cấp dịch vụ giao nhận chất lượng mà còn phải kể đến về lâu dài, khi đã xây dựng một chuỗi làm việc chất lượng sẽ góp phần làm giảm chi phí đáng kể dành cho việc sửa chữa
những sai sót khi mà nó xảy ra do làm việc không theo một chuẩn mực chất lượng như đang cố gắng.
3.1.3. Giải pháp về xúc tiến thương mại 3.1.3.1. Cơ sở của giải pháp 3.1.3.1. Cơ sở của giải pháp
Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú. Mọi công ty đều biết đến tầm quan trọng của hoạt động này nhưng để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các công ty Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài. Nhưng để phát triển bền vững, công ty cần thúc đẩy hoạt động này.
Hiện nay bộ phận kinh doanh của công ty còn thiếu kinh nghiệm trong Marketing nên đẩy mạnh phát triển bộ phận này để tìm kiếm khách hàng, duy trì mối quan hệ lâu dài. Từ đó tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để kịp thời đáp ứng cũng như có dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Đây là yếu tố cần thiết và quan trọng trong việc tìm ra nguồn hàng mới và giữ vững được uy tín trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
3.1.3.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Xúc tiến thương mại với một doanh nghiệp dịch vụ bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: quảng cáo và quan hệ khách hàng mà trong đó quan trọng là chính sách chăm sóc khách hàng.
Về phương tiện quảng cáo: công ty có thể quảng cáo trên báo, làm paner, áp phích quảng cáo. Ngoài ra, tăng cường quảng cáo tại các cơ sở giao dịch cũng là biện pháp thường dùng đối với một ngân sách không lớn phù hợp với loại công ty có quy mô vừa và nhỏ.
Hiện nay công ty cũng sử dụng nhiều loại hình tiếp thị như: in các ấn phẩm giới thiệu về công ty có hình thức đẹp, tham gia các hội trợ triển lãm… Tuy nhiên hình thức được ưa chuộng nhất có vẻ như là các nhân viên của công ty đi đến các đơn vị xuất nhập khẩu để xây dựng quan hệ bằng cách đưa báo giá, tờ rơi, thuyết phục khách hàng. Bên cạnh đó, để giành được sự ủng hộ của khách hàng, công ty có thể áp dụng một số cách sau: cho khách hàng hưởng hoa hồng thoả đáng, với những khách hàng lớn có lượng hàng ổn định cho hưởng mức giá ưu đãi, quan tâm đến khách hàng khi ốm đau, thai sản, hiếu hỉ.
Muốn thực hiện những công việc trên để một giải pháp về xúc tiến thương mại thành công thì không thể thiếu các điều kiện sau đây:
Công ty cần phải tự xây dựng cho mình một chiến lược Marketing riêng, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trên cơ sở những nghiên cứu đã được thực hiện.
Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng có trình độ chuyên môn, tinh thần chịu khó và hiểu tâm lý khách hàng cần gì, ai cần, cần bao nhiêu. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất so với kinh phí đã bỏ ra.
3.1.3.3. Kết quả đạt được từ giải pháp
Nâng tầm thương hiệu công ty, nhiều khách hàng biết đến công ty hơn.
Không chỉ là thưòng xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau.
3.1.4. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ 3.1.4.1. Cơ sở của giải pháp 3.1.4.1. Cơ sở của giải pháp
Như trên đã phân tích, một đặc thù mà cũng là một tồn tại cần khắc phục của Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt đó là tính thời vụ. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bởi lượng hàng hoá xuất nhập khẩu chính là đối tượng của hoạt động giao nhận. Khắc phục được tình trạng này công ty sẽ đảm bảo có được những đơn hàng ổn định trong cả năm, giảm sự biến động lớn.
3.1.4.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Muốn hạn chế được ảnh hưởng của tính thời vụ, công ty phải có được sự tín nhiệm của khách hàng, hoặc phải ký được những hợp đồng uỷ thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Đây là một công việc đòi hỏi phải có chiến lược lâu dài nhưng trước mắt công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau:
3.1.4.2.1. Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng
Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng nếu không làm gì, công ty cũng sẽ vẫn phải trả lương nhân viên, khấu hao máy móc thiết bị. Còn nếu thực hiện chiến lược giảm giá, công ty còn có một cái lợi là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được.
Khi tiến hành giảm giá, công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì mùa hàng xuống, các hãng tàu biển cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, nếu các doanh nghiệp như công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt đều bị cuốn vào vòng xoáy cạnh tranh thì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất. Do đó, quý công ty nên chuyển theo hướng thứ hai.
3.1.4.2.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi
Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nhưng chất lượng dịch vụ không phải ngày một ngày hai mà có được. Muốn nâng cao chất lượng dịch vụ tuy rất khó khăn và phải được tiến hành đồng bộ
sau một quá trình chuẩn bị chu đáo, điều đó giúp dễ dàng tạo được ý niệm trong tâm tưởng của khách hàng.
3.1.4.3. Kết quả đạt được từ giải pháp
Dù có lúc lượng hàng hoá có sụt giảm nhưng không phải là không có hàng, nếu biết khai thác tốt, công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt vẫn có thể ổn định được nguồn hàng, tiến tới chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu thực hiện chiến lược giảm giá, công ty còn có một cái lợi là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được.
Tạo một cái nhìn thân thiện trong mắt khách hàng khi mà cũng bỏ ra một số tiền đó khách hàng nhận được nhiều lợi ích hơn từ phía công ty mang lại.
3.1.5. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới 3.1.5.1. Cơ sở của giải pháp 3.1.5.1. Cơ sở của giải pháp
Trong quá trình thực hiện công việc, thường có những sai sót xảy ra đối với các cán bộ nhân viên. Đó là do sự hạn chế về trình độ nghiệp vụ nên không đủ khả năng hoàn thành tốt công việc được giao và do tư tưởng nhận thức chưa tốt nên còn thiếu trách nhiệm trong công việc.
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng Container là hoạt động hết sức phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực. Cho nên, dù chỉ là một sai sót nhỏ cũng có thể gây tốn kém và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Do vậy, ngoài hiểu biết về lĩnh vực giao nhận, người giao nhận còn cần có kiến thức về luật pháp quốc tế, thông thạo ngoại ngữ, vi tính...
Con người bao giờ cũng là yếu tố quyết định sự thành bại của hoạt động kinh doanh. Có được một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao là đã có được chìa khóa của sự thành công.
3.1.5.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Mặt dù có đội ngũ nhân viên trình độ tay nghề cao và nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải và logistics. Tuy nhiên, cũng cần phải có giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho hoạt động Logistics. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn và thành công trong hoạt động Logistics – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.
Công ty đưa ra doanh số bán hàng của từng tháng hoặc từng quý và từ đó đặt mục tiêu cho từng nhân viên làm việc nếu nhân viên nào có thành tích tốt, đạt nhiều hợp đồng hay bán hàng hiệu quả thì nhân viên đó sẽ được trích mức hoa hồng cho tháng hoặc quý. Hơn nữa, sẽ tăng lương và các chế độ phúc lợi khác lên khoảng 10% đến 20% nếu nhân viên có tinh thần và trách nhiệm cao cho công ty
Đào tạo nhân viên bằng cách cho tham gia học thêm bồi dưỡng các lớp nghiệp vụ ngắn ngày về giao nhận và dịch vụ logistics.
Thường xuyên cho nhân viên tham gia các hội thảo hay các buổi lễ của các công ty về giao nhận để tích lũy thêm kinh nghiệm từ họ
Một điều đặc biệt quan trọng là đào tạo và nâng cao nhân viên bằng cách giữ lại sau mỗi kỳ thực tập vì đây là nguồn nhân lực tốt nhất, nhằm tìm kiếm các sinh viên có tiềm năng về kiến thức giao nhận và logistics.
Cử các nhân viên có ưu tú ra nước ngoài tham gia các khóa huấn luyện về chuyên môn, học hỏi những tập đoàn giao nhận quốc tế là đại lý của công ty. Để thực hiện tốt các công việc trên không thể không kể đến một số điều kiện tiên quyết sau đây:
Công ty chuẩn bị nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo nhân viên
Người lãnh đạo cần có con mắt nhìn nhận chính xác, nhân viên nào cần được đào tạo, đào tạo về lĩnh vực chuyên sâu nào là hợp lý. Để không bị bỏ phí nguồn tài chính một cách tràn lan.
Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành, ý thức, tiết kiệm, trách nhiệm cao trong công việc.
Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác. Đãi ngộ tốt với nhân viên có sáng kiến cải tiến trong công việc.
3.1.5.3. Kết quả đạt được từ giải pháp
Tính chuyên môn và kỹ năng nhân viên cao hơn.
Cung cách làm việc chuyên nghiệp hơn.
Giúp công ty giảm bớt được một phần chi phí cho công tác tuyển dụng.
Tạo lợi thế cạnh tranh về mặt nhân sự so với những công ty khác
Tận dụng được những sáng kiến bổ ích từ chính nhân viên của công ty
Nâng cao uy tín và củng cố thương hiệu của công ty đối với khách hàng
Đội ngũ nhân viên sẽ đem lại chất lượng dịch vụ cho công ty tốt hơn, hạn chế những sai sót trước đây do thiếu kỹ năng chuyên môn trong quá trình thực hiện quy trình giao nhận.
3.1.6. Tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật cho công ty 3.1.6.1. Cơ sở của giải pháp 3.1.6.1. Cơ sở của giải pháp
Ngoài yếu tố sức lao động, công cụ lao động cũng là một yếu tố sản xuất mang tính chất quyết định tới sức sản xuất xã hội. Để tiếp cận dần tới trình độ tiên tiến trên thế giới, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao nhất, các công ty cần phải tiếp tục đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng cũ, hiện đại hóa các trang thiết bị hiện có, mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho công tác giao nhận hàng hóa cũng như công tác quản lý của công ty đạt được hiệu quả cao.
Mua sắm những thiết bị tốt như máy tính, máy fax, máy in, scan, cài đặt các hệ thống phần mềm liên quan đến công tác giao nhận như phần mềm: kế toán, xuất nhập khẩu.
Thuê phương tiện vận tải, công cụ cần thiết nếu nhu cầu sử dụng cao hơn mức bình thường.
Liên kết web của các đại lý với công ty như cập nhật thông tin, tin tức chính xác để báo cho khách hàng yên tâm về quá trình vận chuyển lô hàng.
Các nhân viên trong công ty sẽ được cung cấp một Email khác nhau trong hệ thống máy tính giúp khi nhân viên này chưa cập nhật trước thì nhân viên sau sẽ tiếp nhận Email và trả lời ngay lập tức cho khách hàng.
Nâng cấp cải tiến trang web chính của công ty như đưa nhiều thông tin vào đó, dịch vụ cho khách hàng lựa chọn.
Công ty cần xây dựng cho mình những kho bãi Container riêng, tạo thuận lợi cho việc đóng hàng, giao nhận Container. Đối với các kho bãi đã xây dựng từ lâu cần nhanh chóng cải tạo, nâng cấp theo hướng hiện đại, đảm bảo vừa an toàn vừa đạt hiệu quả kinh tế cao.
Kỹ thuật giao nhận hàng hóa đường biển bằng Container rất tinh vi, hiện đại, đòi