5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
2.1.2.2.1. Giám đốc
Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó.
Chỉ đạo, điều hành, phân công công tác cho nhân viên công ty, kết hợp hài hòa công việc giữa các phòng ban, đồng thời những khoản dư liên quan đến việc mua tài sản cố định.
Kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng.
2.1.2.2.2. Phó giám đốc
Là những người trực tiếp chỉ đạo thực hiện những hoạt động của phòng kinh doanh và phòng điều hành xuất nhập khẩu, đồng thời kiêm trưởng phòng kinh doanh và phòng điều hành.
Ngoài ra, phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lô hàng đặc biệt, những lúc nhiều hàng…
2.1.2.2.3. Các phòng ban
2.1.2.2.3.1. Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh:
o Xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty.
Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng kinh doanh Bộ phận kinh doanh Bộ phận chăm sóc khách hàng Phòng
marketing Phó giám đốc điều hành XNK Phòng XNK Bộ phận chứng từ Bộ phận giao nhận Phòng kế toán
o Là tổ chức đàm phán, ký kết các hợp đồng về dịch vụ giao nhận – vận tải với đối tác, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lập các chiến lược marketing, tìm kiếm khách hàng.
o Thống kê, đánh giá hiệu quả, báo cáo tình hình kinh doanh và đề xuất phương hướng kinh doanh cho thời gian tới, phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của thị trường.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, trả lời mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi làm hàng.
2.1.2.2.3.2. Phòng kế toán
Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập báo cáo tài chính của từng thời kỳ trình giám đốc.
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động; thời gian lao động và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phân bổ tiền lương vào các đối tượng lao động.
Nắm công nợ khách hàng – thu hồi công nợ.
Quản lý công nợ của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu.
2.1.2.2.3.3. Phòng xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ:
o Soạn thảo hồ sơ làm thủ tục Hải quan, công văn, chứng từ cần thiết.
o Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, Hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn…
o Liên lạc với khách hàng để tìm hiểu những thông tin cần thiết về lô hàng.
Bộ phận giao nhận:
o Tổ chức thực hiện các hợp đồng dich vụ giao nhận, tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng để triển khai các hoạt động khai thuê Hải quan, đăng ký kiểm dịch, làm C/O, trực tiếp ra cảng làm hàng. Nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người nhập khẩu, trung chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi (cảng, sân bay) đến kho cảng riêng của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước và ngược lại.
2.1.2.2.3.4. Phòng Marketing:
Đảm trách công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh,... để đưa ra những chiến lược thâm nhập thị trường và phát triển theo hướng phù hợp nhất với tình hình của công ty và thế giới.
Bảng 2.1: Lao động tại thời điểm 01/03/2015 Lao động phân theo trình độ chuyên môn
được đào tạo
Số lao động
( Người) Tỷ lệ (%)
Đại học 09 42,86
Cao đẳng 05 23,81
Trung cấp chuyên nghiệp 03 14,29
Dạy nghề dài hạn (1 đến 3 năm) 02 9,52
Khác 02 9,52
Tổng 21 100
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt, số liệu thống kê đầu năm 2015)
2.1.4. Cơ sở vật chất - kỹ thuật của công ty
Cho đến nay, công ty đã có được một đội xe tải gồm 2 xe có tải trọng trung bình từ 1,5 đến 2,5 tấn. Ngoài ra, công ty còn đầu tư 1 tàu biển loại trung, 2 đầu kéo xe container, 1 xe Ford phục vụ ban giám đốc và nhân viên di chuyển trong công việc…
Văn phòng của công ty được trang bị đầy đủ hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại như: 20 máy vi tính, 3 máy in, 2 máy fax, 1 máy photocopy, 2 máy scan…đặc biệt là toàn bộ máy tính đều được nối mạng internet tốc độ cao nên thông tin được tiếp cận một cách nhanh chóng.
2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2012-2014 2.1.5.1. Cơ cấu dịch vụ vận chuyển 2.1.5.1. Cơ cấu dịch vụ vận chuyển
Bảng 2.2 Cơ cấu dịch vụ vận chuyển năm 2014: Phương thức
vận chuyển
Đường biển Đường hàng không Tổng cộng
Số lượng (lô) Tỷ lệ (%) Số lượng (lô) Tỷ lệ (%) Số lượng (lô) Tỷ lệ (%) Hàng xuất 5243 89,24 498 81,5 5741 88,51 Hàng nhập 632 10,76 113 18,5 745 11,49 Tổng cộng 5875 100 611 100 6486 100
(Nguồn :phòng kế toán công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt, số liệu thống kê năm 2014) Như đã thống kê, lượng hàng năm 2014 của Công ty là 6848 lô, kể cả hàng xuất và nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không. Trong đó số lượng hàng nhập khẩu là 745 lô chiếm 11,49% tổng lượng hàng. Ta thấy rõ cơ cấu hàng của Công ty chiếm đa phần là hàng xuất khẩu với 88,51% lượng hàng. Lượng hàng vận chuyển bằng đường hàng không là 611 lô chỉ chiếm khoảng 9,42% tổng lượng hàng. Còn lại 90,56% hàng được vận chuyển bằng đường biển với tổng số là 5875 lô hàng.
Như vậy, dễ dàng nhận thấy nguồn hàng chính của Công ty là hàng xuất và phương thức vận chuyển chính là đường biển. Hàng nhập và hàng vận chuyển bằng đường hàng không chỉ chiếm một phần nhỏ. Đây cũng là xu hướng chung của các
Công ty giao nhận Việt Nam do chính thực trạng thị trường vận chuyển quốc tế Việt Nam chi phối. Sở dĩ các doanh nghiệp Việt Nam chọn phương thức vận tải đường biển cũng dễ hiểu vì để tiết kiệm chi phí vận tải rất lớn. Trong đó đại đa số hàng nhập khẩu Việt Nam là do người nước ngoài thuê phương tiện vận tải. Mặt khác, các nhà xuất nhập khẩu chỉ chọn phương thức vận chuyển bằng đường hàng không khi thực sự cần thiết, lượng hàng ít, và do yêu cầu thời gian giao hàng gấp.
2.1.5.2. Cơ cấu hàng xuất nhập khẩu theo thị trường: Bảng 2.3 Cơ cấu hàng xuất nhập khẩu theo thị trường năm 2014 Bảng 2.3 Cơ cấu hàng xuất nhập khẩu theo thị trường năm 2014
Loại hàng
Thị trường
Hàng xuất khẩu Hàng nhập khẩu Tổng cộng
Số lượng (lô) Tỷ trọng (%) Số lượng (lô) Tỷ trọng (%) Số lượng (lô) Tỷ trọng (%) Châu Á 2298 40,03 349 46,85 2674 40,81 Châu Âu 1996 34,77 187 25,10 2183 33,66 Mỹ 567 9,9 121 16,24 688 10,61 Trung Đông 525 9,14 - - 525 8,1 Úc & Newzeland 324 5,64 88 11,81 412 6,35 Châu Phi 31 0,52 - - 31 47,8 Tổng cộng 5741 100 745 100 6486 100
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Hàng hải Đại Quốc Việt, số liệu thống kê năm 2014)
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu hàng hóa xuất khẩu theo thị trường năm 2014
40.03 34.77 9.9 9.14 5.64 0.52 châu á châu âu mỹ trung đông úc & newzeland châu phi
Biểu đồ 2.2 : Cơ cấu hàng hóa nhập khẩu theo thị trường năm 2014
Tỷ trọng hàng xuất đi châu Á của Công ty là lớn nhất chiếm 40,03% trên tổng lượng hàng xuất, tiếp theo mới đến hàng châu Âu (34,77%) và Mỹ (9,9%)…sở dĩ như vậy là do thực trạng hàng xuất của Việt Nam, thị trường xuất khẩu chính của Việt Nam vẫn là các nước châu Á, Âu và Mỹ. Vì nước ta có một vị trí giao thương rất thuận lợi cho việc giao lưu với các nước, trung tâm của Đông Nam Á, có vị trí biển đông rất quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa, lưu thông ở Thái Bình Dương, Ấn Độ Dương nên việc xuất khẩu sang Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ là điều dễ hiểu.
Lượng hàng nhập khẩu của Công ty là không đáng kể chỉ chiếm (12,98%) trên tổng lượng hàng xuất nhập khẩu, nhưng có thể nói rằng, thị trường nhập khẩu chính của Việt Nam cũng là từ các nước châu Á, nên tỷ trọng hàng nhập khẩu từ các nước châu Á của công ty là lớn nhất.
2.1.5.3. Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2012 – 2014
Bảng 2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012-2014
Đơn vị tính: ngàn đồng
Các khoản mục Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng doanh thu 13.652.158 15.596.885 23.722.848
Dịch vụ 8.191.295 9.358.131 14.233.709
Vận tải 5.460.863 6.238.754 9.489.139
Doanh thu thuần 13.652.158 15.596.885 23.722.848 Lợi nhuận gộp 13.652.158 15.596.885 23.722.848 Thu nhập từ hoạt tài chính 266.296 51.959 248.133 Chi phí từ hoạt động tài chính 115.153 308.536 344.596 LN từ hoạt động tài chính 151.142 -256.577 -96.463 46.85 25.1 16.24 0 11.81 0 châu á châu âu mỹ trung đông úc & newzeland châu phi
Chi phí bán hàng 11.036 12.031 19.147 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.033 1.120 1.402 LN thuần từ hoạt động SXKD 1.732 2.188 3.075 Các khoản thu nhập bất thường 247.357 10.202 48.202
Chi phí bất thường 201.151 0 109.401
LN bất thường 46.206 10.202 -61.199
Tổng lợi nhuận trước thuế 1.778.769 2.198.241 3.104.775
Thuế thu nhập 498.055 615.507 844.137
LN sau thuế 1.280.723 1.582.734 2.170.638
(Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH Hàng hải Đại Quốc Việt.)
Biểu đồ 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012-2014
Nhìn vào biểu đồ ta thấy tình hình hoạt động của Công ty tăng qua các năm. Doanh thu năm 2013 đạt 15.596.885.000 đồng tăng 1.944.727.000 (tăng 1,14 lần) so với năm 2012. Năm 2014, doanh thu đạt 23.722.848.000 đồng tăng 8.125.963.000 (tăng 1,74 lần) so với năm 2013.
Ta nhận thấy lợi nhuận tăng đều qua các năm, đồng thời tỷ suất lợi nhuận cũng tăng theo, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh ngày càng cao.Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2013 đạt 2.198.241.000 đồng tăng 419.472.000 (1,24 lần) so với năm 2012.Tổng lợi nhuận năm 2014 đạt 3.104.775.000 đồng tăng 906.534.000 (1.41 lần) đồng so với năm 2013 và tăng 1,75 lần so với năm 2012.
Từ năm 2012-2013:
Doanh thu tăng lên nhưng không đáng kể là bởi vì tình hình khủng hoảng kinh tế diễn ra trong giai đoạn này rất căng thẳng. Tuy nhiên, với những tiềm năng hội nhập mở cửa của đất nước, vẫn thu hút đầu tư trong nước và ngoài nước nên kim ngạch xuất nhập khẩu không ngừng tăng trưởng, lượng hàng lưu chuyển lớn. Ngoài
0 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000
năm 2012 năm2013 năm 2014
tổng doanh thu
lợi nhuận trươc thuế
ra còn các yếu tố khác làm cho doanh thu tăng là do giá cước tăng, thay đổi trong cơ cấu tuyến đường vận chuyển và khối lượng trên một lô hàng tăng. Công ty được thành lập khá lâu tạo được sự uy tín trong kinh doanh nên không những ngày càng nhiều khách hàng thân thiết mà còn có những khách hàng mới và tiềm năng khác.
Từ năm 2013-2014:
Kinh tế năm 2014 mới hoàn thành một vế là “Lạm phát thấp hơn, tăng trưởng cao hơn năm 2013”, nên phần nào kinh tế có phần chuyển biến tốt. Bên cạnh đó, đây là kết quả của giá cước tăng, cơ cấu tuyến đường dịch chuyển, và lượng lô hàng lớn hơn đã làm doanh thu tăng cao, cơ sở kết cấu hạ tầng phần nào được cải thiện và đồng bộ nên trong quá trình vận chuyển không phát sinh những chi phí liên quan, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng.
2.2. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
2.2.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty: tại công ty:
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển thực tế tại công ty (Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt)
2.2.2. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt
Trực tiếp quản lý và phê duyệt: giám đốc công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt ông Huỳnh Văn Báu
Phòng tìm kiếm khách hàng: phòng kinh doanh – chị Nguyễn Kim Thảo Phòng tham gia tiến hành công việc: phòng xuất nhập khẩu/ phòng kế toán
o Bộ phận chứng từ: Anh Nguyễn Tấn Phát đảm nhiệm
o Bộ phận giao nhận: Anh Lâm Quốc Thuận Thiên đảm nhiệm
o Nhân viên kế toán: Chị Trương Thị Hiển đảm nhiệm
2.2.2.1. Kí kết hợp đồng dịch vụ: Khách hàng B1 Phòng kinh Khách hàng B1 Phòng kinh doanh Nhân viên giao nhận B2 Nhận và kiểm tra chứng từ B3 Lấy lệnh giao hàng D/O B4 Làm thủ tục Hải Quan B5 Tính thuế B6 Nhận hàng tại cảng B7 Kiểm tra hàng B8 Thanh lý Hải Quan B9 Giao hàng cho khách hàng B10 Quyết toán
Công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt chuyên về ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa, trong đó giao nhận xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn.
Đối với khách hàng quen thuộc thì như thường lệ, lãnh đạo hai bên công ty sẽ ký kết một hợp đồng dịch vụ trong thời hạn một năm. Hợp đồng này sẽ có hiệu lực cho tất cả các giao dịch dịch vụ xuất nhập khẩu trong khoảng thời gian được kí kết giữa công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt và công ty Khách hàng hoặc là khi công ty Khách hàng chấm dứt việc ủy quyền này bằng văn bản, tùy thuộc vào sự kiện nào xảy ra trước.
Trong bước đầu tiên của quy trình, nhân viên phòng kinh doanh – chị Nguyễn Kim Thảo sẽ có trách nhiệm liên hệ, tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng, sau đó tiến hành xem xét báo giá.
Kết thúc báo giá nếu hai bên đồng ý với thỏa thuận nêu trước thì tiến hành kí kết hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ do chị Nguyễn Kim Thảo – nhân viên phòng kinh doanh soạn thảo bao gồm các điều khoản cơ bản thể hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Hợp đồng dịch vụ là hợp đồng ủy thác nhập khẩu, là những nguyên tắc được áp dụng trong thời gian dài.
2.2.2.2. Nhận, kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ trong vòng một năm, nếu có nhu cầu nhập khẩu công ty khách hàng sẽ cung cấp cho phòng xuất nhập khẩu – nhân viên chứng từ công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt một bộ hồ sơ qua email bao gồm các chứng từ sau:
Bill of Lading (1 original), Packing List (1 orginal), Comercial Invoice (1 orginal), Purchase Order (1 orginal), Certificate of Analysis (1 orginal)
Lưu ý:
Ngoài những chứng từ cơ bản nêu trên thì phần lớn bộ chứng từ cần có giấy chứng nhận xuất xứ C/O rõ ràng.
Khi nhận bộ chứng từ, anh Phát sẽ chuyển cho anh Thiên - nhân viên giao nhận kí xác nhận cho chủ hàng: xác nhận rằng (số lượng chứng từ, bao nhiêu bản gốc, bản sao, ngày tháng năm)
Sau đó anh thiên - nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác.
o Kiểm tra B/L (vận đơn đường biển) sao cho khớp với P/O (hợp đồng) những thông tin cơ bản sau: Tên công ty xuất khẩu, Tên công ty nhập khẩu, Cảng xếp/ dỡ hàng, Ngày giao hàng, Nơi giao hàng, Tên hàng.
o Kiểm tra INVOICE (Hóa đơn thương mại)
Với hợp đồng những thông tin sau: Số hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng, Giá/ đơn vị sản phẩm, Tổng giá trị lô hàng, Điều khoản thanh toán
Với B/L những thông tin sau: Gross weight, Net weight
o Kiểm tra P/L so với B/L: Gross weight, Net weight, Tên hàng
o Kiểm tra hợp đồng P/O: Số hợp đồng, Tên người xuất khẩu, Tên người nhập khẩu, Ngày ký kết, Tên hàng, Số lượng hàng, Giá trị lô hàng, Phương thức giao hàng, Phương thức thanh toán. Đối chiếu những thông tin trên trong B/L, hóa đơn, phiếu đóng gói.
o Kiểm tra COA: Tên hàng, Số hợp đồng, ngày ký kết, Thành phần cấu tạo hàng hóa.