5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.4.4. Quy trình thủ tục Hải quan đối với lô hàng nhập khẩu tại chi cục
tại chi cục Hải Quan nơi khai báo:
Sơ đồ 2.3: Quy trình thông quan hàng nhập khẩu (Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt)
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, đăng kí và phân luồng tờ khai: Chịu trách nhiệm công việc: nhân viên chứng từ - anh Nguyễn Tấn Phát
Tạo thông tin khai Hải quan điện tử trên máy tính (trình bày phần trước). Sau đó gửi thông tin sang công ty khách hàng ký chữ ký số và chấp nhận cho bộ phận chứng từ bên công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt khai những thông tin đó trên tờ khai Hải quan là hợp lý.
Gửi tờ khai Hải quan điện tử đến cơ quan Hải quan
Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử Hải quan tự động tiếp nhận, kiểm tra, cấp số, đăng kí, phân luồng tờ khai Hải quan điện tử.
o Nếu thông tin khai của anh Phát gửi đến chưa phù hợp (chuẩn dữ liệu, tỷ giá tính thuế…) hệ thống sẽ tự động phản hồi cho người khai Hải quan “thông báo từ chối tờ khai Hải quan điện tử” trong đó hướng dẫn người khai Hải quan những nội dung cần điều chỉnh, bổ sung hoặc từ chối đăng kí, nêu rõ lý do. Sau đó nhân viên chứng từ - anh Nguyễn Tấn Phát sẽ tiến hành rà soát lại và sửa chữa theo yêu cầu phía bên công chức Hải Quan giám sát yêu cầu.
o Nếu những thông tin đó hoàn toàn phù hợp. Hệ thống sẽ tự động phản hồi “Thông báo hướng dẫn làm thủ tục Hải quan điện tử” cho người khai báo gồm: chỉ dẫn làm thủ tục Hải quan và kết quả phân luồng tờ khai.
Tờ khai phải xuất trình chứng từ, đề nghị doanh nghiệp mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị hải quan.
Thông quan hàng nhập khẩu Hàng nhập miễn kiểm
Mở tờ khai Kiểm tra chi tiết hồ sơ,
tính giá thuế Đóng dấu thông quan, thu lệ phí và trả tờ khai
Phục tập hồ sơ
Hàng nhập kiểm hóa Mở tờ khai
Kiểm tra chi tiết hồ sơ, tính giá thuế
Kiểm hóa
Đóng dấu thông quan, thu lệ phí và trả tờ khai
Bước 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, giá thuế Hải quan điện tử:
Chịu trách nhiệm công việc: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên
Sau khi đã có phản hồi từ Hải Quan nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ giấy đến Hải Quan nơi đăng ký tờ khai để tiến hành thủ tục mở tờ khai. Gồm có các chứng từ như sau:
o Giấy giới thiệu, Tờ khai có đóng dấu của công ty khách hàng, Invoice bản chính, Vận đơn bản sao, Hợp đồng thương mại bản sao, Packing list bản chính, C/O bản chính, D/O bản chính.
Viên chức Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, nội dung của các chứng từ trong bộ hồ sơ, kiểm tra việc kê khai có phù hợp với các chứng từ thuộc hồ sơ hay không, xem lô hàng được áp mã số HS có phù hợp hay không.
o Nếu kiểm tra hồ sơ phát hiện có sai lệch, chưa phù hợp giữa chứng từ thuộc bộ hồ sơ Hải quan và thông tin khai, khai không đầy đủ các thông tin chi tiết và đặc trưng của hàng hóa và cần phải điều chỉnh thì công chức kiểm tra hồ sơ yêu cầu người khai Hải quan sửa đổi bổ sung. Công đoạn này sẽ do anh Nguyễn Tấn Phát đảm nhiệm. Nếu có nghi vấn, công chức đề xuất chi cục trưởng quyết định thay đổi hình thức, mức độ kiểm tra.
o Nếu kết quả kiểm tra bộ chứng từ không có sai sót gì thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu xác nhận vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy và chuyển hồ sơ sang cho bộ phận tính giá thuế.
Bộ tờ khai chuyển sang bộ phận tính giá theo quy định.
Sau khi tính giá xong, hải quan sẽ chuyển bộ chứng từ sang tính thuế: nhân viên tính thuế sẽ một lần nữa kiểm tra mã số thuế của công ty có phù hợp hay chưa, cách tính thuế. Nếu có thay đổi ở phần tính thuế thì đã thay đổi trong chứng từ chưa. Kiểm tra lại một lần nữa không có sai sót gì thì cán bộ Hải quan sẽ kí tên đóng dấu xác nhận vào “phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy”.
o Công ty khách hàng có trách nhiệm phải nộp số tiền thuế tại bộ phận thu thuế của cơ quan Hải Quan (nơi đăng kí khai Hải Quan) hoặc nộp vài tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (nơi đăng kí khai Hải Quan).
o Ngoài ra, công ty khách hàng còn phải nộp Lệ phí làm thủ tục Hải Quan số tiền theo quy định trong thời hạn quy định tại bộ phận thu thuế của cơ quan Hải Quan nơi đăng ký tờ khai hoặc nộp vào tài khoản kho bạc Nhà nước (nơi đăng ký khai Hải Quan).
Kết thúc việc kiểm tra hồ sơ giấy, công chức Hải Quan in phiếu kết quả kiểm tra hồ sơ, cùng ký với đại diện người khai Hải Quan.
Nếu là tờ khai được phân luồng vàng thì chuẩn bị sang bước 4
Nếu là tờ khai được phân luồng đỏ thì bước tiếp theo là phải kiểm tra thực tế hàng hóa
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Nếu lô hàng được Hải Quan phân luồng đỏ thì bộ tờ khai được chuyển xếp phân luồng kiểm hóa. Sau khi phân luồng nhân viên giao nhận sẽ mang bộ tờ khai xuống cảng để kiểm hóa. Trước đó nhân viên giao nhận phải sắp xếp chuyển bãi hàng hóa để có thể chuyển bãi một cách nhanh nhất.
Kiểm tra thực tế hàng hóa: kiểm tra bao nhiêu phần trăm là còn tùy thuộc vào từng loại hàng hóa theo quy định pháp luật.
Trước khi kiểm hóa: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên theo dõi bảng phân công kiểm hóa để biết cán bộ Hải quan nào sẽ thực hiện kiểm hóa cho lô hàng này. Sau khi biết được cán bộ kiểm hóa, nhân viên giao nhận nắm thông tin công chức Hải quan kiểm hóa và chủ động liên lạc với họ để xác nhận lại chính xác thời gian kiểm hóa.
Cảng phải chuyển bãi kiểm hóa nên người giao nhận phải đem 1 D/O đến “Phòng thương vụ cảng” đóng phí chuyển bãi và việc chuyển container từ bãi trung tâm sang bãi kiểm hóa mất khoảng thời gian từ 2h - 6h.
Mang phiếu cắt seal đến phòng điều độ để bộ phận này ký tên vào vị trí “người điều động” đồng thời mua 2 “seal lá” bấm cửa container lại để tránh thiếu hụt, mất trộm, mất cắp hàng sau khi cắt seal kiểm hóa. Anh Thiên sẽ liên hệ với công nhân cắt seal và tìm vị trí container. Tại Cảng ta có thể dùng máy tính tại thương vụ cảng để tìm vị trí container một cách dễ dàng. Trong quá trình kiểm hóa, người giao nhận, công nhân cắt seal và cán bộ Hải quan kiểm hóa đối chiếu số container và số seal. Khi số container và số seal thực tế đúng với Lệnh giao hàng thì Công chức kiểm hóa sẽ cho phép công nhân cắt seal, mở cửa container.
Công chức Hải Quan kiểm hóa sẽ kiểm tra đối chiếu giữa thực tế khai báo của doanh nghiệp về: Tên hàng, Xuất xứ, Tính chất hàng hóa, Ký mã hiệu trên bao bì, Tình trạng bao bì, Số lượng trong 1 kiện hàng, Số kiện trong 1 container có đúng danh mục khai báo hay không.
Nếu các thông tin trên của lô hàng trùng khớp như khai báo từ đầu thì Hải Quan sẽ đồng ý cho thông quan hàng hóa, chuẩn bị sang Bước 4
Nếu các thông tin có sai lệch so với khai báo, thì tùy theo mức độ sai lệch sẽ có biện pháp xử lý thích hợp:
o Nếu sai sót nhỏ do lỗi khách quan thì bên nào có lỗi sẽ sửa lại.
o Nếu sai sót quá lớn (sai hàng, sai xuất xứ…) thì có thể lô hàng sẽ bị tái xuất và không cho phép thông quan. Trong trường hợp này, kiểm tra do lỗi thuộc về ai thì bên đó phải chịu mọi chi phí liên quan.
Bước 4: Đóng dấu thông quan, thu lệ phí Hải quan và trả tờ khai:
Người giao nhận - anh Thiên ký nhận vào Tờ khai Hải quan ở tiêu thức (Đại diện doanh nghiệp). Hải quan ký tên và đóng dấu số hiệu công chức ở tiêu thức Xác
nhận giải phóng hàng, đưa hàng về bảo quản, chuyển cửa khẩu của Tờ khai Hải quan.
Bước 5. Phúc tập hồ sơ:
Sau khi tiến hành thông quan cho hàng hóa, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ chuyển sang phòng phúc tập hồ sơ. Viên chức Hải quan sẽ kiểm tra và rà soát lại hồ sơ. Việc phúc tập hồ sơ quy định lưu trong 3 năm, trong thời gian 3 năm đó, khi viên chức Hải quan kiểm tra hồ sơ, đối chiếu kiểm tra sau thông quan có sai sót thì doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm.