5. Kết cấu của bài khóa luận tốt nghiệp:
2.2.2.3. Lấy lệnh giao hàng D/O
Chịu trách nhiệm lấy D/O: nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên
Trước ngày dự kiến tàu đến thường từ 1 đến 2 ngày, công ty khách hàng nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu và sau đó chuyển đến phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt.
Sau khi có giấy báo hàng đến, anh lâm Quốc Thuận Thiên sẽ tiến hành xin ứng tiền để tiến hành những bước sau của quy trình. Với nội dung chi phí là cược hư hỏng, số tiền ứng tùy theo quy định.
Nhân viên giao nhận anh Lâm Quốc Thuận Thiên mang những chứng từ cần thiết lên đại lý hãng tàu để xuất trình đổi lấy D/O bao gồm:
o Giấy giới thiệu: có thông tin về Ông lâm Quốc Thuận Thiên, số CMND: 311694554 cấp ngày 30/03/1998 tại Tiền Giang.
o B/L gốc (nếu có), Chứng minh nhân dân, Giấy thông báo hàng đến. Lưu ý:
Giấy giới thiệu do chủ hàng cấp có đóng dấu đỏ của công ty, tên, chức vụ người cấp và chứng minh thư.
Tiến hành đổi B/L gốc lấy D/O hoặc B/L surrended theo như N/A yêu cầu tại hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu. Nếu với những lô hàng sử dụng B/L surrended thay cho B/L gốc thì nhân viên giao nhận – anh Lâm Quốc Thuận Thiên chỉ cần mang N/A và giấy giới thiệu đến nhận D/O.
Sau khi xuất trình những chứng từ tại quầy Inbound, nhân viên đại lí hãng tàu sẽ thông báo số tiền cần phải đóng được ghi rõ trong A/N bao gồm:
o DO (Phí chứng từ): đơn giá USD/1 bộ chứng từ
o CIC (phí phụ trội hàng nhập): đơn giá USD/ 1 cont tùy dung tích
o THC (phí xếp dỡ): đơn giá USD/ 1 cont tùy dung tích
o CLEAN FEE (phí vệ sinh container): đơn giá USD/ 1 cont tùy dung tích
Tổng cộng = phí DO + phí CIC + phí THC + phí CLEAN FEE Thuế suất GTGT = 10% x Tổng cộng
Tổng cộng tiền thanh toán = Tổng cộng + thuế xuất GTGT
Đóng phí theo yêu cầu, kí tên và ngày tháng nhận D/O vào hóa đơn thu phí và hóa đơn VAT. Đồng thời, giữ lại hóa đơn VAT để kết toán với công ty.
Lưu ý:
Khi đóng các khoản tiền này cần kiểm tra: các chi phí đã đóng, tên doanh nghiệp, mã số thuế là của công ty giao nhận (công ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt) chứ không phải của công ty khách hàng. Điều này đã được thoả thuận trong hợp đồng. Tránh trường hợp gây nhầm lẫn sẽ mất rất nhiều thời gian để chỉnh sửa và bổ sung.
Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của đại lí hãng tàu. Nhân viên đại lý hãng tàu sẽ cấp 1 bộ lệnh gồm: 3 lệnh giao hàng của đại lý và 3 lệnh giao hàng của hãng tàu (tùy từng hãng tàu khác nhau thì D/O khác nhau) bao gồm:
o Một lệnh nộp cho phòng thương vụ cảng, đóng tiền và làm phiếu EIR để nhận hàng và đưa hàng ra cổng, một lệnh nộp Hải quan giám sát, một lệnh để lưu hồ sơ.
Nhân viên khi nhận được lệnh D/O thì cần kiểm tra đối chiếu nội dung của D/O với B/L bao gồm:
o Số B/L, số container, số seal, Tên tàu, số hiệu tàu, Tên cảng xếp/ dở, Tên người nhận, Tên hàng, Số kiện/ số lượng container/ số kg, Loại hàng (FCL/LCL), dung tích cont
Khi nhận lệnh D/O:
Phải kiểm tra một cách cẩn thận và chính xác những thông tin trên D/O. Nếu không khớp thì phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại để tránh phát sinh những rắc rối sau này.
D/O là một chứng từ quan trọng, là lệnh để cảng giao hàng cho doanh nghiệp khi nhân viên giao nhận xuất trình D/O. Ngoài ra, D/O là chứng từ để làm thủ tục thông quan cho lô hàng nhập khẩu (đối chiếu Manifest), (có trường hợp không cần đối chiếu Manifest). Nên nhân viên giao nhận phải lưu ý ngày hết hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O hết hiệu lực) để sắp xếp thời
gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục thông quan và nhận hàng tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí do D/O quá hạn hiệu lực nhận hàng.
Nếu D/O hết hạn hiệu lực mà vẫn chưa làm thủ tục thông quan để nhận hàng, do đó sẽ phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container thì anh Lâm Quốc Thuận Thiên - nhân viên giao nhận phải gia hạn D/O - đóng tiền, do chậm lấy hàng tại hãng tàu/ đại lý tại hãng tàu. Trình D/O cho đại lý hãng tàu, nộp phạt, hãng tàu sẽ phát hành hoá đơn và đóng dấu lên D/O “extended, date…month…year” và dấu “Paid” (đã thu tiền).
Chủ hàng sẽ nộp D/O tại bộ phận Hải quan giám sát kho bãi và thương vụ cảng để nhận hàng về.