Hiện nay, Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷcó nguồn mua hàng là hàng nội
địa. Hàng hóa được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với đối tác chủyếu theo phương thức chuyển hàng, bên bán giao hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Đối tác cung cấp hàng chủyếu cho doanh nghiệp chủyếu là
công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.
Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại doanh nghiệp là một trong những phương pháp sau: Trả bằng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm với đối với một số nhà cung cấp quen (Công nợ5 ngày), đặt
trước tiền với nhà cung cấp mới.
Tổ chức thu mua hàng hóa: Doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xăng
dầu nên phụ thuộc rất lớn vào chính sách điều hành giá thực tế có sự quản lí của Nhà nước. Mặt khác, thị trường xăng dầu nước ta diễn ra phức tạp chịu sự ảnh hưởng của xăng dầu thếgiới nên mỗi giai đoạn khác nhau nhu cầu và môi
trường kinh doanh khác nhau.
Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, theo dõi thị trường trong nước cũng như của doanh nghiệp để xác định nhu cầu hàng. Trên cơ sở đó sẽ xây dựng kếhoạch thu mua, triển khai tìm kiếm đối tác để nhập hàng. Sau khi nghiên cứu nhà cung cấp phù hợp và kế hoạch thu mua được Giám đốc phê duyệt, cửa hàng
trưởng làm các thủtục cần thiết đểkí hợp đồng mua hàng cho doanh nghiệp.
Căn cứvào thỏa thuận đã kí trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽvận chuyển thẳng tới kho của doanh nghiệp, phần chi phí vận chuyển do nhà cung cấp chịu.
a) Chứng từvà sổsách
Nghiệp vụ mua hàng tại Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ nguồn (Phản ánh nguồn nhập của hàng hoá củađơnvị) sau:
- Hợpđồng cung cấp hàng hoá giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp (Biểu mẫu: Xem phụlục 01)
- HoáđơnGTGT
Chứng từthực hiện có:
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá nhập kho (Biểu mẫu: Xem phụlục 02) - Phiếu nhập kho
Trong đó:
Hợpđồng cung cấp hàng hoá do cửa hàngtrưởng phụ trách lập, trong đó nêu lên các quyền và nghĩa vụcủa các bên với nhau, là căncứhình thành trách nhiệm pháp lí của các bên.Trên gócđộquan tâm của kếtoán ta thấy Hợpđồng cung cấp hàng hoá sẽghi lại cam kết giữa các bên về chủng loại hàng hoá, số lượng, đơn giá, phẩm chất, quy cách hàng hoá, phương thức giao hàng,
phươngthức thanh toán tiền hàng.
HoáđơnGTGT: Do bên bán lập vàđưacho đơnvịliên 02.
b) Thủtục và quy trình luân chuyển chứng từthu mua
Trước khi nhập kho hàng hoá phải qua giai đoạn kiểm nhận của nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hoá trực tiếp tiến hành. Khi nhận hàng nhân viên mua hàng kiểm tra xem xét hàng có đúng tiêu chuẩn, chủng loại hay không ? Nếu số hàng thực tế nhận đúng yêu cầu vềsố lượng và chất
lượng như trên hoá đơn bán hàng thì nhân viên kiểm tra kí vào biên bản nghiệm thu do bên bán lập sẵn. Biên bản kiểm nghiệm được thành lập thành 04 bản:
02 bảnngười bán giữ.
02 bản người mua giữ trong đó 01 bản giao cho phòng kế toán, còn lại giao cho cửa hàngtrưởng.
Khi nhận được hoá đơnGTGT, biên bản kiểm nghiệm kếtoán tính toán lại sốtiền ghi trên hoáđơn, so sánh lại với hợpđồng (nếu có) sau đó lập phiếu nhập kho với giá trị bằng giá trị thanh toán trừthuế GTGT đầu vào của hàng hoá. Phiếu nhập kho của hàng hoá được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần).
- Liên 01 kếtoán giữ đểnhập kho và ghi vào thẻkho.
- Liên 02 giao cho thủkho giữ đểkiểm tra hàng hoá khi nhập kho và ghi vào thẻkho. Định kì đối chiếu với số lượng và chứng từnhập xuất với phòng
kế toán. Tiếp theo chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên định khoản vào máy và cuối cùng là lưutrữchứng từ.
Nhân viên mua hàng Kếtoán Thủkho BĐ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
HĐ mua hàng NCC
Hàng
Kiểm tra, xem xét, kí duyệt HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí HĐ GTGT 1 N Phiếu NK 1 HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệmđã kí HĐ GTGT
Kiểm tra, đối chiếu, lập PNK HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí HĐGTGT Phiếu NK N 2 2 Phiếu NK Phiếu NK Kiểm tra hàng, kí duyệt Thẻkho Phiếu NK đã duyệt Phiếu NK đã duyệt Hàng N KTT KTT Phiếu NK đã duyệt Ghi sổ NKC Sổchi tiết Phiếu NK đã duyệt N KT Thanh toán
Nguồn: Phòng kếtoán doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ
Hình 4.1 Lưu đồ lưu chuyển chứng từmua hàng của DNTN Hữu Tỷ
c) Trình tựhạch toán nghiệp vụmua hàng và thanh toán với người bán:
Tài khoản sửdụng: TK 156, TK 1331, TK 331.
Chứng từsửdụng: Hóa đơn GTGT (liên 02) của nhà cung cấp, Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợcủa ngân hàng,…
Sổ sách sử dụng: Kế toán theo dõi hàng hóa trên sổ chi tiết, sổ Nhật kí chung, SổCái các TK 156, TK 1331, TK 112, TK 331.
Quy trình ghi sổ:
Căn cứ đểghi sổ là hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và định khoản ngay trên các hóa đơn, sốliệu được tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết TK 156, TK 331. Phần mềm tự động cập nhật nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung phần mềm cập nhật vào SổCái các tài khoản phù hợp.
Nghiệp vụ: Ngày 02/12/2013, Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ mua của
công ty xăngdầu Tây Nam Bộ 8000lít xăng Ron 92 đơn giá 20.867 đồng/lít, 2000 lít dầu hỏa đơn giá 19.823 đồng/lít và 2000 lít DO 0,25S đơn giá 19.541 đồng/lít. Khi hàng hoá được giao đến Doanh nghiệp thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu mẫu: Xem phụlục 03) và nhập hàng.
Kế toán định khoản
NợTK 156: 245.664.000 NợTK 1331: 24.566.400 Có TK 331: 270.230.400
Tuân thủ thủ tục mua hàng và quá trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ
mua hàng trên ta cóhóa đơn GTGT số 0003981 (Biểu mẫu: Xem phụ lục 04) mà nhà cung cấp giao cho Doanh nghiệp và kế toán tiến hành nhập nội dung
HĐ GTGT số0003981 (Biểu mẫu: Xem phụlục 05) trên máy tính.
Từ nội dung phiếu nhập hóa đơn này, phần mềm kếtoán sẽ tự động cập nhật vào sổchi tiết TK 156 (Biểu mẫu: Xem phụlục 9.1), Nhật kí chung (Biểu mẫu: Xem phụ lục 11.1) và Sổ Cái (Biểu mẫu: Xem phụ lục 10.1) các TK có liên quan.
Nghiệp vụ: Ngày 16/12/2013 Doanh nghiệp mua 8000 lít xăng Ron 92
đơngiá 20.940 đồng/lít, 2000 lít xăngRon 95 đơngiá 21.395 đồng và 2000 lít DO 0,25S với giá 19.613 đồng/lít. Doanh nghiệp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho Công ty xăngdầu Tây Nam Bộ.
NợTK 156: 249.536.000 NợTK 1331: 24.953.600
Có TK 331: 274.489.600
Nhận xét
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 156 để phản ánh hàng hoá tại doanh nghiệp là phù hợp chế độkếtoán hiện hành.