Nguồn: PhòngKếtoán DNTN Hữu Tỷ
Hình 3.3Sơ đồtổchức bộmáy kếtoán tại Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ. Chức năng, nhiệm vụcủa bộphận kếtoán tại doanh nghiệp:
Kế toán trưởng: Tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước thủ trưởng đơn vị.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ cụthể: Tổchức công tác kếtoán cho doanh nghiệp. Kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm tài chính, quản lí doanh nghiệp. Phân tích thông tin, số liệu kế toán để tham mưu cho Giám đốc, đề xuất các giải pháp kiểm soát tài chính nội bộ tốt
hơn phục vụ yêu cầu quản lí doanh nghiệp. Kiểm tra các chứng từ của các phòng ban khác gửi qua và xử lí khi cần thiết cung cấp thông tin, số liệu cho
cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền.
Ngoài ra, kế toán trưởng còn có quyền phân công, chỉ đạo trực tiếp tất cả
nhân viên kếtoán, các báo cáo kếtoán cũng như hợp đồng phải có chữ kí của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lí. Kế toán trưởng có quyền từ chối những mệnh lệnh vi phạm pháp luật.
Kế toán viên: Hạch toán đầy đủ, chính xác về mọi phát sinh tài chính hàng ngày. Tính toán và trích nộp đủ khoản ngân sách nhà nước, các quỹ để
lại doanh nghiệp. Quản lí chặt chẽ tiền mặt tại quỹ (đảm bảo số dư tiền mặt hằng ngày), công nợ phải thu, phải trả đảm bảo sử dụng có hiệu quả, đúng
mục đích.
Thủ quỹ: Giữ và luân chuyển tiền, quản lí tiền mặt thực tế phát sinh. Cập nhật đầy đủ, kịp thời thu-chi-tồn quỹtiền mặt vào Sổquỹ, báo cáo khi cần
cho Giám đốc, kế toán trưởng.
Kế toán trưởng
3.4.2 Chế độkếtoán và hình thức kếtoán
3.4.2.1 Chế độkếtoán áp dụng tại đơn vị
Niên độ kế toán Doanh nghiệp áp dụng năm dương lịch làm năm tài chính, được bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
Đơn vịtiền tệtrong ghi chép kếtoán là Việt Nam đồng (VND).
Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành
ngày 14/09/2006 và các văn bản sửa đổi bổsung.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi theo giá gốc
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kì: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừthuế.
Phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng.
Hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là Nhật kí chung (kế toán trên máy).
3.4.2.2 Hình thức kếtoán tại doanh nghiệp
Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật kí chungvà phương pháp ghi sổbằng kếtoán máy.
Trình tựghi sổkếtoán
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứvào các chứng từkếtoán (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT,…) hoặc Bảng tổng hợp chứng từcùng loại đã được kiểm tra để làm căn cứghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có đểnhập vào dữliệu máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kếtoán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổkếtoán tổng hợp (SổCái hoặc Nhật kí chung,…) và các Sổthẻ kếtoán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổvà lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa sốliệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác đểin báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủtục pháp lí theo quy định vềsổ kếtoán ghi bằng tay.
TRÌNH TỰGHI SỔKẾTOÁN THEO HÌNH THỨC KẾTOÁN NHẬT KÍ CHUNG
Nguồn: Phòng Kếtoán DNTN Hữu Tỷ
Hình 3.4 Quy trình kếtoán theo hình thức kếtoán nhật kí chung.
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặcđịnh kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từkếtoán Bảng cânđối số phát sinh SỔCÁI SổNhật kíđặc biệt Sổ, thẻ kếtoán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔNHẬT KÍ CHUNG
TRÌNH TỰGHI SỔKẾTOÁN THEO HÌNG THỨC KẾTOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Nguồn: Phòng Kếtoán DNTN Hữu Tỷ
Hình 3.5 Quy trình kếtoán theo hình thức kếtoán trên máy tính.
Ghi chú
Nhập sốliệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANHCỦA DOANH NGHIỆP CỦA DOANH NGHIỆP
3.5.1 Sơ lược tình hình kinh doanh qua ba năm 2011, 2012 và 2013
Doanh nghiệp tưnhân Hữu Tỷlà một doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu nên doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệpđược thực hiện từhoạtđộng kinh doanh bán hàng và cung cấp dịch vụlà hoạt động kinh doanh chính yếu, đem lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp. Vì thế cần phân tích tổng quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp để thấy rõ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn biến ra sao và nhằm thấy được những
điểm mạnh cần phát huy, điểm yếu cần khắc phục. Cụthể:
PHẦN MỀM KẾTOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TẬP HỢP CHỨNG TỪCÙNG LOẠI SỔKẾTOÁN - Sổtổng hợp - Sổchi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kếtoán quản trị
Bảng 3.1: Sơ lược kết quảkinh doanh của Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷtừ2011-2013
Đơn vịtính: Triệu đồng
Nguồn: Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh DNTN Hữu Tỷ, 2011, 2012, 2013.
Chỉtiêu Năm Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
2011 2012 2013 Sốtiền Tỷlệ
(%)
Sốtiền Tỷlệ (%) Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ
24.600,69 27.140,00 29.662,53 2.539,30 10,32 2.522,53 9,29 Doanh thu thuầnvà cung cấp dịch
vụ 24.600,69 27.140,00 29.662,53 2. 539,30 10,32 2.522,53 9,29
Giá vốn hàng bán 24.058,33 26.540,72 28.918,386 2.482,39 10,32 2.377,66 8,96
Lợi nhuận gộp vềbán hàng và
cung cấp dịch vụ 542,36 599,28 744,16 56,91 10,49 144,88 24,18
Doanh thu hoạt động tài chính 2,87 3,29 1,10 0,43 15,01 (2,19) (66,53)
Chi phí tài chính 53,94 58,33 74,56 4,39 8,14 16,22 27,81
Chi phí quản lí kinh doanh 622,82 609,90 596,77 (12,91) (2,07) (13,13) (2,15) Lợi nhuận thuần từhoạt động
kinh doanh
(131,53) (65,66) 73,94 65,87 50,08 139.598.628 212,62
Lợi nhuận khác - 16,42 - 16,42 - (16,42) (100,00)
Tổng lợi nhuận kế toán trước
thuế (131,53) (49,23) 73,94 82,29 (62,57) 123,17 (250,19)
Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh ta thấy các khoản mục qua các năm
hầu hếtđều tăng lên. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận đều tăng nhưng doanh thu thấp hơnchi phí nên lợi nhuận qua các năm chưa thực sự tăng nhiều lắm. Lợi nhuậnchưa tăngqua các nămchứng tỏdoanh nghiệp làm ănkhông thực sựcó hiệu quảtuy nhiên để đánhgiá chính xác ta cần phân tích một số chỉtiêu hoạt
động của doanh nghiệp. Trước hết ta cần phân tích doanh thu, chi phí của doanh nghiệp qua các năm2011-2013.
Trước tiên là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đây là nguồn thu chính nên có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu của doanh nghiệp. Ta thấy doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ qua 3 năm đều tăng nguyên nhân do giá bán tăng và tăng doanh số. Doanh thu thuần của doanh nghiệp năm 2012 tăng 2.539,30 triệu đồng tương ứng tăng 10,32% so với năm 2011 và tiếp tục tăng cao hơn năm trước là 2.522,53 triệu đồng chiếm tỉ lệ 9,29%. Từ năm
2011-2013 doanh thu tăng cho thấy chính sách bán hàng và cung cấp dịch vụ
của doanh nghiệp đạt hiệu quả. Giá bán các mặt hàng xăng dầu tăng do đầu vào tăng, giá bán xăng dầu trên thế giới diễn biến phức tạp trong nhiều thời
điểm mà Việt Nam là nước nhập khẩu (khoảng 70%) nên giá xăng dầu trong
nước chịu ảnh hưởng của giá xăng dầu thế giới. Mặc dù doanh thu bán hàng tăng nhưng năm 2013 doanh thu tăng rất ít so với năm 2012 do sản lượng kinh doanh xăngdầu sụt giảm. Ngoài doanh thu từbán hàng và cung cấp dịch vụ doanh nghiệp còn có thêm nguồn thu hoạt động tài chính, tuy nguồn này không lớn lắm nhưng cũng góp phần tăng tổng doanh thu cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ không đầu tư vào bất kì lĩnh vực kinh doanh nào khác, mà doanh thu có được do lãi tiền gửi không kì hạn. Lãi tiền gửi giảm nguyên nhân do lãi suất ngân hàng giảm (Năm 2011 lãi suất trung bình của ngân hàng là 4,5%, năm 2012 là 1%-2% và năm 2013 là 2%). Ngoài ra doanh nghiệp còn có thêm khoản lợi nhuận khác nhưngkhoản này không lớn và cũng không thường xuyên nên cũng không ảnhhưởng nhiềuđến doanh thu của doanh nghiệp.
Mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là tốiđa hoá lợi nhuận, vì vậy lợi nhuận được xem là chỉ tiêu cuối cùng của mọi lĩnh vực kinh doanh, nhìn vào lợi nhuận sau thuế và doanh thu thuần của doanh nghiệp qua 3 năm ta thấy
được sự phấn đấu và nổ lực không ngừng của doanh nghiệp trong việc giảm thiểu chi phí, vốn bỏra ít nhất nhưnglợi nhuận thu vềcao nhất. Khi doanh thu tăng cao sẽ kéo theo chi phí tăng cao tuy nhiên sự tăng cao này phải nằm ở
mức hợp lí và kiểm soátđược nếu không sẽgiảm hiệu quảcủa kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí giá vốn hàng bán tăng từ 24.058,33 triệu đồng lên
là 29.662,53 triệu đồng ở năm 2013, tăng 8,96% so với cùng kì năm ngoái. Tốc độ tăng của chi phí giá vốn qua các năm có ảnh hưởng lớn đến kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp nhưng năm 2012 tốc độ tăng của giá vốn bằng với tốc độ tăng của doanh thu là 10,32% nhưng qua 2013 tốc độ tăng của giá vốn thấp hơntốc độ tăng của doanh thu (8,96%<9,29%) đây là tín hiệu đáng
mừng cho doanh nghiệp song cũng cần tăng cường kiểm soát loại chi phí này hơnnữa. Bên cạnh sựtăng của chi phí vốn thì chi phí tài chính cũng tăng liên tục, góp phầnđẩy tổng chi phí lên cao.
Ngoài ra chi phí quản lí kinh doanh cũng có nhiều biến động trong giai
đoạn 2011-2013. Cụ thể năm 2012 thì chi phí quản lí kinh doanh giảm 2,07% so với năm trước và sang năm2013 giảm 2,15%. Tốcđộtăngcủa chi phí quản lí kinh doanh thấp hơn tốc độtăng của doanh thu ((2,07%)<10,32%) cho thấy doanh nghiệp kiểm soát chi phí có hiệu quả. Nguyên nhân của sự giảm các mục chi phí là do hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp được đẩy mạnh, bộ
máy quản líđã được tinh gọn, giảm nhân sự ởnhững nơi không cần thiết, tiết kiệm chi phí chung như văn phòng phẩm, điện nước,… Nhìn chung doanh nghiệp đã kiểm soát tốt Chi phí bán hàng và Chi phí quản lí doanh nghiệp, cả
hai loại chi phí nàyđều chiếm tỉtrọng nhỏtrong doanh thu góp phần nâng cao lợi nhuận.
Tình hình của doanh thu tăng liên tục trong giai đoạn 2011-2013, tuy nhiên mức tăng này không bắt kịp mức tăng của chi phí nên năm 2011 và 2012 doanh nghiệp bị lỗ. Doanh nghiệp bán hàng giá do nhà nước quy định, chịu sự điều tiết giá tuỳ thuộc vào chính sách của mình. Vì vậy doanh thu là chỉ tiêu mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh tăng để bù đắp chi phí. Ngoài mặt hàng xăng dầu doanh nghiệp còn kinh doanh các loại dầu mỡ nhờn, bảo hiểm và dịch vụ rửa xe,… tất cả chiếm tỉ trọng không cao trong cơ cấu của doanh nghiệp, nhưng qua các năm các mặt hàng nàyđều có lãi. Trong 3 năm
qua doanh thu của các mặt hàng mỡnhờn, bảo hiểm và dịch vụ rửa xe mang lại một khoản doanh thu nhưng khôngđủ đểbù đắp khoản lỗ của xăng dầu, vì xăng dầu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng doanh thu, nên tổng lợi nhuận doanh nghiệp vẫn bị âm qua hai năm 2011 và năm 2012. Đến năm 2013 doanh nghiệp đã có chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao doanh thu kiểm soát các loại chi phíđã mang lại một phần lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhận xét
Đánhgiá một cách tổng quát báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giúp ta khẳngđịnh rằng tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp là khảquan. Tốcđộtăngcủa lợi nhuận làtương đối. Chi phí hoạt động và chi phí
kinh doanh biến động tốt, đây là khả năng cần khai thác. Nhìn từ kết cấu doanh thu ta thấy doanh thu bán hàng tăng cả về kết cấu và tăng 9,29% nếu phân tích theo chiều ngang. Còn doanh thu khác lại giảm nhưng không đáng kể. Qua việc phân tích này doanh nghiệp nênđầu tưvào hoạtđộng kinh doanh chính nhiều hơn và thu hẹp các hoạt động khác vì nó làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Như vậy kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nếu không quan tâmđến bảng cânđối kếtoán mà chỉxem xét báo cáo kết quảkinh doanh thì doanh nghiệp đang hoạt động tốt, đặc biệt doanh nghiệp đã kiểm soát chi phí hiệu quả. Nhưngchỉ xét báo cáo kết quảkinh doanh không thì chưa đủvì nếu có thể hoàn tất quá trình tiêu thụmà không thu được tiền cụ thể là khoản phải thu qua các năm tuy có giảm nhưng nó vẫn còn chiếm tỷ trọng cao như
vậy khoản vốn bịchiếm dụng của doanh nghiệp cao và nhưthế ảnhhưởng khả
năngthanh toán của doanh nghiệp.
3.5.2 Sơ lược tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
Năm 2014, tiêu thụ xăng dầu tăng mặc dù những tháng đầu năm việc kinh doanh xăng dầu chịu sức ép từ giá xăng dầu thế giới nhưng nhờ sự cố
gắng và giúpđỡcủa công ty xăng dầu Tây Nam Bộnên việc kinh doanh trong 6 thángđầu nămnay Doanh nghiệp có lợi nhuận.
Bảng 3.2: Sơ lược kết quả kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 với 6 tháng đầu
năm 2014 của Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ.
Đơnvịtính: Triệu đồng
Chỉtiêu Tháng Chênh lệch 6/2013 6/2014 Sốtiền Tỷlệ (%) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 14.470,45 14.748,97 278,51 1,92 Các khoản giảm trừdoanh thu - - - -
Doanh thu thuần và cung cấp dịch vụ 14.470,45 14.748,97 278,52 1,92 Giá vốn hàng bán 14.015,20 14.250,76 235,55 1,68 Lợi nhuận gộp vềbán hàng và cung cấp dịch vụ 455,25 489,21 33,96 7,46 Doanh thu hoạt động tài chính - - - - Chi phí tài chính 41,08 38.287.840 (2.795.530) (6,80) Chi phí quản lí kinh doanh 288,70 301,78 13,08 4,54 Lợi nhuận thuần từhoạt động kinh doanh 125,46 149,13 23.67 18,87 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 125,46 149,13 23,67 18,87 Lợi nhuận sau thuếTNDN 125,46 149,13 23,67 18,87
Nguồn: Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh DNTN Hữu Tỷ
Theo bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu qua sáu tháng đầu năm 2013 và 2014 có biến đổi. So với cùng kì năm
2014 doanh thu thuần tăng 278,51 triệuđồng chiếm tỉ lệ1,92%. Điều này cho thấy qui mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng có chiều
hướng phát triển tốt. Nguyên nhân do doanh nghiệpđẩy mạnh kinh doanh và thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng ra các quận như Cái Răng, Bình Thuỷ,...
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ tháng 6 năm 2014 đạt 489,20 triệu đồng, tăng so với cùng kì năm 2013 là 33,95 triệu đồng, tương ứng tăng7,46%. Nguyên nhân do trong sáu tháng năm2014 sảnlượng tiêu thụ