Để có thể đứng vững trước những cơ hội và thách thức trong điều kiện cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành, Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ
cần đềra cho mình phương hướng và nhiệm vụthích hợp:
Tập trung đẩy mạnh công tác mua vào, đẩy mạnh thị trường bán ra.
Tăng cường quan hệvới ngân hàng để đẩy mạnh vềvốn.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của đơn vị.
Bảo quản, sữa chữa trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của doanh nghiệp.
Trang bị bảo hộ lao động cho nhân viên lao động theo tiêu chuẩn mới ban hành của Bộ lao động thương binh và xã hội.
Đào tạo huấn luyện kĩ năng và nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên bán hàng, tập huấn công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy,… đảm bảo vệ sinh môi trường.
CHƯƠNG 4
KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
HỮU TỶ 4.1 KẾ TOÁN LƯU CHUYỀN HÀNG HÓA
* Đặc điểm hàng hóa và phương thức tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp
Đặc điểm hàng hóa
Xăng dầu là một loại hàng hóa đặc biệt, là yếu tố đầu vào quan trọng và
chưa thể thay thế được của sản xuất. Vì vậy, việc cung ứng xăng dầu đến tay
người tiêu dùng phải được áp dụng các tiêu chuẩn hết sức nghiêm ngặt. Bên cạnh đó đòi hỏi công tác quản lí hàng hóa cũng phải rất chặt chẽ, tuân thủ đúng quy định vềviệc bảo quản xăng dầu nhập kho.
Các sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp rất đa dạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau nhưng nhìn chung có những đặc điểm sau:
Xăng dầu là sản phẩm kinh doanh có tỉtrọng cao nhất trong tổng lượng hàng hóa kinh doanh của doanh nghiệp với các loại như xăng Mogas 92, Mogas 95, dầu hỏa, dầu diesen. Trong đó xăng Mogas 92 chiếm phần lớn doanh thu của doanh nghiệp.
Dầu mỡnhờn cũng là 1 lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Các mặt hàng gồm có: Dầu động cơ, dầu hộp số, mỡcác loại,…
Như vậy xuất phát từ đặc điểm hàng hóa và nhu cầu thị trường xăng dầu
nước ta hiện nay, ta có thể thấy các sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp
đều mang tính ổn định, thiết thực với đời sống và nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp là khá lớn.
Với phạm vi hạn chế của một luận văn tốt nghiệp, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động lưu chuyển xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chiếm tỉ
trọng lớn nhất hiện nay của doanh nghiệp.
Phương thức tiêu thụhàng hóa của doanh nghiệp
Hiện tại, doanh nghiệp áp dụng hình thức tiêu thụ chính là bán lẻ hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng.
- Cách xây dựng giá bán: Do hàng hoá kinh doanh của doanh nghiệp là xăng dầu nên giá bán xăng dầu được Nhà nước niêm yết nên Doanh nghiệp
luôn tuân theo giá bán chung của cả nước. Tình hình giá cảxăngdầu luôn biến
động.
- Chính sách bán hàng tại Doanh nghiệp:
Đối với hình thức bán lẻtrực tiếp cho khách hàng thì Doanh nghiệp thực hiện chính sách thu tiền ngay tại trạm xăng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với hình thức bán lẻ có hợp đồng thì hoá đơn GTGT sẽ được giao kèm hàng cho khách hàng và không có chính sách chiết khấuthương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
4.1.1 Kếtoán thu mua và nhập kho hàng hóa
Hiện nay, Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷcó nguồn mua hàng là hàng nội
địa. Hàng hóa được nhập dựa trên các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế với đối tác chủyếu theo phương thức chuyển hàng, bên bán giao hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Đối tác cung cấp hàng chủyếu cho doanh nghiệp chủyếu là
công ty xăng dầu Tây Nam Bộ.
Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại doanh nghiệp là một trong những phương pháp sau: Trả bằng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm với đối với một số nhà cung cấp quen (Công nợ5 ngày), đặt
trước tiền với nhà cung cấp mới.
Tổ chức thu mua hàng hóa: Doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xăng
dầu nên phụ thuộc rất lớn vào chính sách điều hành giá thực tế có sự quản lí của Nhà nước. Mặt khác, thị trường xăng dầu nước ta diễn ra phức tạp chịu sự ảnh hưởng của xăng dầu thếgiới nên mỗi giai đoạn khác nhau nhu cầu và môi
trường kinh doanh khác nhau.
Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, theo dõi thị trường trong nước cũng như của doanh nghiệp để xác định nhu cầu hàng. Trên cơ sở đó sẽ xây dựng kếhoạch thu mua, triển khai tìm kiếm đối tác để nhập hàng. Sau khi nghiên cứu nhà cung cấp phù hợp và kế hoạch thu mua được Giám đốc phê duyệt, cửa hàng
trưởng làm các thủtục cần thiết đểkí hợp đồng mua hàng cho doanh nghiệp.
Căn cứvào thỏa thuận đã kí trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽvận chuyển thẳng tới kho của doanh nghiệp, phần chi phí vận chuyển do nhà cung cấp chịu.
a) Chứng từvà sổsách
Nghiệp vụ mua hàng tại Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ nguồn (Phản ánh nguồn nhập của hàng hoá củađơnvị) sau:
- Hợpđồng cung cấp hàng hoá giữa Doanh nghiệp và nhà cung cấp (Biểu mẫu: Xem phụlục 01)
- HoáđơnGTGT
Chứng từthực hiện có:
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá nhập kho (Biểu mẫu: Xem phụlục 02) - Phiếu nhập kho
Trong đó:
Hợpđồng cung cấp hàng hoá do cửa hàngtrưởng phụ trách lập, trong đó nêu lên các quyền và nghĩa vụcủa các bên với nhau, là căncứhình thành trách nhiệm pháp lí của các bên.Trên gócđộquan tâm của kếtoán ta thấy Hợpđồng cung cấp hàng hoá sẽghi lại cam kết giữa các bên về chủng loại hàng hoá, số lượng, đơn giá, phẩm chất, quy cách hàng hoá, phương thức giao hàng,
phươngthức thanh toán tiền hàng.
HoáđơnGTGT: Do bên bán lập vàđưacho đơnvịliên 02.
b) Thủtục và quy trình luân chuyển chứng từthu mua
Trước khi nhập kho hàng hoá phải qua giai đoạn kiểm nhận của nhân viên được giao trách nhiệm bảo quản hàng hoá trực tiếp tiến hành. Khi nhận hàng nhân viên mua hàng kiểm tra xem xét hàng có đúng tiêu chuẩn, chủng loại hay không ? Nếu số hàng thực tế nhận đúng yêu cầu vềsố lượng và chất
lượng như trên hoá đơn bán hàng thì nhân viên kiểm tra kí vào biên bản nghiệm thu do bên bán lập sẵn. Biên bản kiểm nghiệm được thành lập thành 04 bản:
02 bảnngười bán giữ.
02 bản người mua giữ trong đó 01 bản giao cho phòng kế toán, còn lại giao cho cửa hàngtrưởng.
Khi nhận được hoá đơnGTGT, biên bản kiểm nghiệm kếtoán tính toán lại sốtiền ghi trên hoáđơn, so sánh lại với hợpđồng (nếu có) sau đó lập phiếu nhập kho với giá trị bằng giá trị thanh toán trừthuế GTGT đầu vào của hàng hoá. Phiếu nhập kho của hàng hoá được lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần).
- Liên 01 kếtoán giữ đểnhập kho và ghi vào thẻkho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Liên 02 giao cho thủkho giữ đểkiểm tra hàng hoá khi nhập kho và ghi vào thẻkho. Định kì đối chiếu với số lượng và chứng từnhập xuất với phòng
kế toán. Tiếp theo chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho nhân viên định khoản vào máy và cuối cùng là lưutrữchứng từ.
Nhân viên mua hàng Kếtoán Thủkho BĐ
HĐ mua hàng NCC
Hàng
Kiểm tra, xem xét, kí duyệt HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí HĐ GTGT 1 N Phiếu NK 1 HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệmđã kí HĐ GTGT
Kiểm tra, đối chiếu, lập PNK HĐmua hàngđã kí Biên bản kiểm nghiệm đã kí HĐGTGT Phiếu NK N 2 2 Phiếu NK Phiếu NK Kiểm tra hàng, kí duyệt Thẻkho Phiếu NK đã duyệt Phiếu NK đã duyệt Hàng N KTT KTT Phiếu NK đã duyệt Ghi sổ NKC Sổchi tiết Phiếu NK đã duyệt N KT Thanh toán
Nguồn: Phòng kếtoán doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ
Hình 4.1 Lưu đồ lưu chuyển chứng từmua hàng của DNTN Hữu Tỷ
c) Trình tựhạch toán nghiệp vụmua hàng và thanh toán với người bán:
Tài khoản sửdụng: TK 156, TK 1331, TK 331.
Chứng từsửdụng: Hóa đơn GTGT (liên 02) của nhà cung cấp, Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợcủa ngân hàng,…
Sổ sách sử dụng: Kế toán theo dõi hàng hóa trên sổ chi tiết, sổ Nhật kí chung, SổCái các TK 156, TK 1331, TK 112, TK 331.
Quy trình ghi sổ:
Căn cứ đểghi sổ là hóa đơn GTGT, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và định khoản ngay trên các hóa đơn, sốliệu được tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết TK 156, TK 331. Phần mềm tự động cập nhật nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung phần mềm cập nhật vào SổCái các tài khoản phù hợp.
Nghiệp vụ: Ngày 02/12/2013, Doanh nghiệp tư nhân Hữu Tỷ mua của
công ty xăngdầu Tây Nam Bộ 8000lít xăng Ron 92 đơn giá 20.867 đồng/lít, 2000 lít dầu hỏa đơn giá 19.823 đồng/lít và 2000 lít DO 0,25S đơn giá 19.541 đồng/lít. Khi hàng hoá được giao đến Doanh nghiệp thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho (Biểu mẫu: Xem phụlục 03) và nhập hàng.
Kế toán định khoản
NợTK 156: 245.664.000 NợTK 1331: 24.566.400 Có TK 331: 270.230.400
Tuân thủ thủ tục mua hàng và quá trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ
mua hàng trên ta cóhóa đơn GTGT số 0003981 (Biểu mẫu: Xem phụ lục 04) mà nhà cung cấp giao cho Doanh nghiệp và kế toán tiến hành nhập nội dung
HĐ GTGT số0003981 (Biểu mẫu: Xem phụlục 05) trên máy tính.
Từ nội dung phiếu nhập hóa đơn này, phần mềm kếtoán sẽ tự động cập nhật vào sổchi tiết TK 156 (Biểu mẫu: Xem phụlục 9.1), Nhật kí chung (Biểu mẫu: Xem phụ lục 11.1) và Sổ Cái (Biểu mẫu: Xem phụ lục 10.1) các TK có liên quan.
Nghiệp vụ: Ngày 16/12/2013 Doanh nghiệp mua 8000 lít xăng Ron 92
đơngiá 20.940 đồng/lít, 2000 lít xăngRon 95 đơngiá 21.395 đồng và 2000 lít DO 0,25S với giá 19.613 đồng/lít. Doanh nghiệp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho Công ty xăngdầu Tây Nam Bộ.
NợTK 156: 249.536.000 NợTK 1331: 24.953.600
Có TK 331: 274.489.600
Nhận xét
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 156 để phản ánh hàng hoá tại doanh nghiệp là phù hợp chế độkếtoán hiện hành.
4.1.2 Kếtoán bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.1.2.1 Kếtoán doanh thu và các khoản giảm trừdoanh thu
Doanh thu từ kinh doanh các mặt hàng xăng dầu của Doanh nghiệp là bán lẻ cho khách hàng thường xuyên có hợp đồng như tổ chức, cá nhân kinh doanh,... và các khách hàng khôngthường xuyên khác.
a. Tài khoản sửdụng
Đểphản ánh doanh thu bán hàng, Doanh nghiệp sửdụng TK 511- Doanh thu hàng hoá cho cả hai trường hợp xuất bán lẻ trực tiếp cho khách hàng
thường xuyên và khách hàng khôngthường xuyên.
b. Chứng từvà sổsách
Với mỗi trường hợp xuất hàng, Doanh nghiệp lại sử dụng các chứng từ
khác nhau, gồm có các chứng từnguồn phản ánh mục đích bán hàng nhưhợp
đồng kinh tế, đơn đặt hàng,... các chứng từ thực hiện như hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá,...
Để theo dõi doanh thu bán hàng, kế toán Doanh nghiệp mởBảng kê bán lẻhàng hoá, dịch vụ; Sổchi tiết TK 511 và sổtổng hợp sốphát sinh TK 511.
Trường hợp thu tiền ngay
Nguồn: Phòng Kếtoán DNTN Hữu Tỷ
Hình 4.2 Lưu đồluân chuyển chứng từ doanh thu xăng dầu bán thu tiền ngay Kếtoán
Cửahàng trưởng Thủquỹ Kếtoán trưởng
Nhận tiền, lập Bảng kê bán lẻ cuối ngày Bảng kê bán lẻhàng hoá, dịch vụ Nộp tiền và bảng kê bán lẻ Tiền mặt Viết PT Phiếu thu Chuyển tiền và PT Phiếu thu
Viết phiếu thu
Phiếu thu đã kí Tiền mặt Tiền mặt Tiền mặt Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ TM Bảng kê bán lẻhàng Phiếu thu TM 1 1 Tiền mặt Tiền mặt N CHT PT đã kí 2 2 N Bảng kê bán lẻ SổCT bán hàng Bảng kê bán lẻ PT đã kí 3 3 Bảng kê bán lẻ PT đã kí Bảng kê PT đã kí Sổ NKC N Lên sổ quỹ Sổquỹ tiền mặt PT đã kí N KT Sổ Cái NVBH Ghi sổ Cập nhật sổchi tiết
Doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu nên số lượng và giá trị hàng hoá đã được ghi lại trên cột xăng, nhân viên bán hàng thu tiền hàng và nộp lại cho cửa hàng
trưởng. Cuối ngày, cửa hàngtrưởng lập bảng kê cuối ngày ghi lại số lượng và giá trịxăngdầuđã bán và mang tiền nộp cho kếtoán. Kếtoán căncứvào bảng kê bán lẻ cuối ngày và số tiền thu được lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 03 liên sau đó chuyển sang cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kí vào phiếu thu.
Liên 01: Giao cửa hàngtrưởng lưulại.
Liên 02: Giao cho phòng kế toán. Phiếu thu và bảng kê bán lẻhàng hoá
được dùngđể ghi Sổ chi tiết bán hàngsau đóđược chuyển cho kếtoán trưởng
đểlập sổNhật kí chung và SổCái, bộchứng từ được lưulại. Liên 03: Thủquỹdùng làm căncứghi sổquỹtiền mặt.
Nghiệp vụ: Ngày 01/12/2013, theo phươngpháp tính giá hàng tồn kho là nhập trước, xuất trước Doanh nghiệp xuất hàng bán 321 lít xăng Ron 92 cho Công ty trách nhiệm hữu hạnthương mại dịch vụ du lịch Quốc Vinh giá vốn 17.680 đồng/lít, đơngiá 21.482đồng/lít, thuếGTGT 10%.
Kếtoán căncứvào hợpđồng kinh tế, lập hoáđơnGTGT (lập 03 liên) - Liên 01: Lưu(Biểu mẫu: Xem phụlục 06)
- Liên 02: Giao cho khách hàng - Liên 03: Lưugiữtại kho
Kếtoán hạch toán Phản ánh giá vốn: NợTK 632: 5.675.280 Có TK 156: 5.675.280 Phản ánh doanh thu: NợTK 131: 7.585.294 Có TK 511: 6.895.722 Có TK 3331: 689.572
Sốliệu sau khi được nhập vào máy sẽ tự động kết chuyển vào Sổ chi tiết TK 511 (Biểu mẫu: Xem phụ lục 9.2), Sổ nhật kí chung (Biểu mẫu: Xem phụ
lục 11.1) và SổCái (Biểu mẫu: Xem phụlục 10.2) của các TK liên quanđược nhập tự động.
Nghiệp vụ: Ngày 01/12/2013 Doanh nghiệp xuất bán lẻcho khách vãng lai không lấy hoáđơn900 lít xăng 92 giá vốn17.680 đồng/lít, đơngiá 21.482 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đồng/lít, thuếGTGT 10%.
Tại cửa hàng của Doanh nghiệp việc theo dõi lượng hàng tồn đầu ngày, xuất bán trong ngày được cửa hàng trưởng tại các cửa hàng theo dõi trên sổ
bán hàng, sổtheo dõi bán hàng được ghi chép theo từng ca bán hàng của từng nhân viên bán hàng trong một ngày.
Cuối ngày, cửa hàng trưởng căn cứ vào sổ theo dõi bán hàng lập tiến hành lập Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Sau đó chuyển sang cho phòng kế
toán, kếtoán lập một hoáđơnGTGT gồm 03 liên: Liên 01: Lưu
Liên 02: Tại điều 16 “Bán hàng hoá, dịch vụ không phải lập hoá đơn”1 khoản 3 quy định: Chỉtiêu người mua trên hoáđơn ghi rõ khách hàng mua lẻ
không lấy hoáđơnvà lưulại tại doanh nghiệp. Liên 03: Lưugiữtại kho.
Kếtoán hạch toán Giá vốn hàng bán NợTK 632: 15.912.000 Có TK 156: 15.912.000 Doanh thu hàng bán NợTK 131: 21.267.180 Có TK 511: 19.333.800 Có TK 3331: 1.933.380
Kế toán tiến hành nhập hoá đơn GTGT vào máy tính, phần mềm sẽ kết chuyển vào Sổ chi tiết, SổNhật kí chung và Sổ Cái các tài khoản liên quan và kếtoán kết xuất phiếu thu đểnộp tiền cho thủquỹ.
Bảng 4.1: Bảng kê bán lẻhàng hoá, dịch vụ.
BẢNG KÊ BÁN LẺHÀNG HOÁ, DỊCH VỤTRỰC TIẾPCHO NGƯỜI TIÊU DÙNG
Ngày 01 tháng 12 năm 2013
Tên tổchức, cá nhân: ……….
Địa chỉ: ……….
Mã sốthuế: ………
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Sốlượng Đơngiá Thuế