Công ước Viên về quan hệ ngoại giao được thông qua ngày 18/4/1961 tại Hội nghị Viên của Liên hợp quốc về Quan hệ ngoại giao và miễn trừ ngoại giao. Bắt đầu có hiệu lực ngày 24/4/1964. Đây là công ước quan trọng nhất được các quốc gia sử dụng trong lĩnh ngoại giao của mình. Công ước bao gồm lời nói đầu và 53 điều quy định các vấn đề cơ bản về chức năng của cơ quan đại diện ngoại giao, trình tự bổ nhiệm và triệu hồi, cấp của đại diện ngoại giao, các quyền và ưu đãi miễn trừ ngoại giao...
Cơ quan đại diện ngoại giao là cơ quan nhà nước có trụ sở trên lãnh thổ của một quốc gia khác để thực hiện quan hệ ngoại giao với quốc gia sở tại và với các cơ quan
đại diện ngoại giao của các quốc gia khác ở quốc gia sở tại20. Như vậy, khác với cơ
quan của các tổ chức, cơ quan đại diện ngoại giao là cơ quan được nhà nước thành lập để đại diện cho nhà nước ở một quốc gia khác. Trong mối quan hệ ban giao giữa các quốc gia, việc thiết lập quan hệ ngoại giao giữa các nước và việc lập các cơ quan đại diện ngoại giao thường trú được tiến hành theo sự thoả thuận giữa các bên với nhau (Điều 2
Công ước Viên về quan hệ ngoại giao 1961). Như vậy, dựa trên nguyên tắc bình đẳng chủ quyền của quốc gia, quan hệ ngoại giao được thiết lập trên cơ sở thỏa thuận, bình đẳng, không quốc gia nào có quyền áp đặt việc thiết lập quan hệ ngoại giao với một quốc gia khác.
Chức năng của cơ quan đại diện ngoại giao được quy định cụ thể tại điều 3 Công ước Viên về quan hệ ngoại giao 1961. Theo đó, cơ quan đại diện ngoại giao đại diện cho nước cử đi tại nước tiếp nhận; Bảo vệ quyền lợi của nước cử đi và của công dân nước cử đi tại nước tiếp nhận trong phạm vi cho phép của luật quốc tế...như vậy, một trong
những chức năng chắnh của cơ quan đại diện ngoại giao là bảo vệ quyền lợi của công dân nước mình. Công ước không quy định cụ thể biện pháp mà cơ quan đại diện ngoại giao phải thực hiện để bảo hộ công dân. Theo thông lệ thì cơ quan này có thể tiến hành bảo hộ công dân nước mình bằng nhiều biện pháp nhưng phải phù hợp với pháp luật nước cử, pháp luật nước nhận cũng như pháp luật quốc tế. Cơ quan đại diện có thể giúp đỡ công dân mình khi họ gặp khó khăn, đại diện cho công dân tham gia vào quá trình tố tụng...Khi có trường hợp cần tiến hành hoạt động bảo hộ công dân thì cơ quan đại diện ngoại giao sẽ thay mặt chắnh quyền của nước cử trưc tiếp quan hệ với chắnh quyền nước sở tại để bảo hộ công dân mình. Những quyết định của cơ quan đại diện ngoại giao cũng chắnh là quyết định của nước cử, vì thế việc quốc gia sở tại tôn trọng quyết định này cũng chắnh là tôn trọng quốc gia cử đại diện. Có thể nói việc thiết lập và duy trì quan hệ ngoại giao còn cho thấy mối quan hệ giữa hai quốc gia, khi quốc gia cắt đứt quan hệ ngoại giao cũng có nghĩa là mối quan hệ giữa hai nước đã xấu đi và từ đó quyền lợi của công dân có thể sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, cơ quan đại diện ngoại giao phải có trách nhiệm duy trì mối quan hệ hữu nghị giữa nước cử và nước tiếp nhận để đảm bảo địa vị pháp lắ của công dân mình được ổn định hơn. Đồng thời, cơ quan đại diện ngoại giao trong phạm vi thẩm quyền của mình ở nước sở tại có nhiệm vụ đảm bảo cho các quyền lợi của công dân nước mình được thực hiện và khôi phục lợi ắch đã bị vi phạm.
Tại khoản 2 điều 3 quy định cơ quan đại diện ngoại giao cũng có thể thi hành chức năng lãnh sự (Không một điều khoản nào của Công ước này có thể được giải thắch như có ý ngăn cản cơ quan đại diện ngoại giao thi hành các chức năng lãnh sự). Điều này
giúp cho cơ quan đại diện ngoại giao có thêm căn cứ pháp lắ để bảo hộ công dân, đặc biệt
là ở những khu vực không có cơ quan lãnh sự của nước mình. Bên cạnh đó công ước cũng quy định các quyền ưu đãi và miễn trừ dành cho cơ quan đại diện ngoại giao để cho các thành viên của cơ quan này hoàn thành tốt chức năng của mình. Điều 25 Công ước cũng quy định: ỘNước tiếp nhận dành mọi sự dễ dàng để cơ quan đại diện thực hiện các
chức năng của họỢ. Như vậy, khi có trường hợp công dân cần sự bảo hộ của cơ quan đại
diện ngoại giao thì nước sở tại phải tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan này tiến hành các biện pháp để bảo hộ công dân và không được ngăn cản ngoại trừ những trường hợp được pháp luật quy định cụ thể.
Tóm lại, như lời nói đầu của công ước đã khẳng định: việc ký kết một Công ước quốc
tế về quan hệ ngoại giao, các quyền ưu đãi và miễn trừ ngoại giao sẽ góp phần vào việc phát triển quan hệ hữu nghị giữa các nước, không phụ thuộc vào chế độ nhà nước và xã hội khác nhau của họ. Như vậy, có thể nói Công ước Viên về quan hệ ngoại giao năm
1961 là một trong những cơ sở pháp lắ quan trọng nhất để các quốc gia căn cứ vào khi tiến hành bảo hộ công dân của mình.