3.2.1. Giải pháp cho công cụ thống kê (Bảy công cụ thống kê)
Một trong bảy công cụ thống kê được sử dụng bắt buộc chính là lưu đồ (quy trình). Tất cả tài liệu của FPT đều được viết dưới dạng quy trình. Tuy nhiên, quy trình ở FPT hiện còn rất nhiều điểm cần cải tiến. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao việc sử dụng các quy trình hiệu quả ở FPT:
− Lưu đồ thay vì viết dưới dạng đơn giản các bước thực hiện như hiện nay, FPT nên chuyển sang dạng lưu đồ theo cả hàng ngang và hàng dọc, có nghĩa là khi nhìn vào lưu đồ, người xem có thể hiểu được bước công việc đó bộ phận nào thực hiện, người nào thực hiện và có mối quan hệ với các bước công việc khác như thế nàọ Hiện các lưu đồ FPT viết khá đơn giản, chính vì thế cần rất nhiều chữ để giải thích, hướng dẫn. Với cách vẽ nêu trên, các thủ tục quy trình giảm được phần giải thích, dẫn đến tài liệu gọn nhẹ hơn, người đọc dễ hiểu hơn.
− Cần lưu ý các ký hiệu khi vẽ lưu đồ vì hiện nay các lưu đồ tại FPT chỉ đơn giản là các hình oval, hình vuông thể hiện các bước, người xem sẽ rất khó nhận dạng bước đó liên quan đến công đoạn nào, ví dụ lưu kho, liên quan đến các lưu đồ khác,... Vì thế, việc sử dụng các ký hiệu chung cho các công đoạn đặc biệt giúp người xem có thể nhận biết được dễ dàng và không bị nhầm lẫn khi sử dụng lưu đồ.
− Việc soạn thảo, đào tạo lưu đồ tại FPT cũng cần sự cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả. Hiện tại, nhân viên chất lượng đảm nhận việc đào tạo lưu đồ, dù lưu đồ này thuộc lĩnh vực hay hoạt động nàọ Điều này dẫn đến nhiều hạn chế:
o Người đào tạo có thể nắm rất rõ các bước của lưu đồ, nhưng lại không rành về công việc thực tế, nên khi soạn thảo và đào tạo lưu đồ cho nhân viên thực hiện không thể lường trước được các thay đổi, các biến động nên không thể giải quyết được các khác biệt giữa thực tế và lý thuyết, từ đó dẫn đến lưu đồ chưa hiệu quả, chờ đợi thời gian sửa, hoặc áp dụng không phù hợp nên không hiệu lực với nhân viên thực hiện chính lưu đồ đó.
o Do không thực tế ứng dụng lưu đồ nên nhân viên chất lượng sẽ chậm xem xét, rà soát và cải tiến lưu đồ cho phù hợp với thay đổi của thực tế, dẫn đến lưu đồ có thể bị lỗi thời, người sử dụng không áp dụng theọ
Chính vì thế, khi soạn thảo lưu đồ, điều ưu tiên hàng đầu là người tham gia soạn thảo phải chính là người thực hiện lưu đồ đó, nhân viên chất lượng chỉ là người xem xét lại hình thức cho thống nhất với mẫu chung, xem xét lại tính logic của lưu đồ. Tương tự, việc đào tạo thực hiện các lưu đồ cũng phải do trưởng/ phó phòng hoặc người phụ trách công việc đào tạọ Có như vậy thì hiệu quả của lưu đồ mới được phát huy và mang lại giá trị cho công việc và công tỵ
− Thêm vào đó, tất cả lưu đồ, tài liệu nên được điện tử hóa để giảm thiểu tối đa tài liệu giấy, vừa tiết kiệm chi phí, vừa dễ quản lý.
− Cần rà soát tính hiệu lực và phù hợp của các lưu đồ định kỳ nhằm có những cải tiến phù hợp, đặc biệt các lưu đồ có phần nội dung liên quan đến quy định của nhà nước, pháp luật.
Để sử dụng hiệu quả các công cụ thống kê, FPT cần có các giải pháp sau:
− Về cách thu thập và thống kê dữ liệu:
o Thiết kế các biểu mẫu để thuận tiện và chính xác hơn trong việc ghi nhận lại dữ liệu, làm đầu vào cho việc tính toán và phân tích thống kê.
o Xây dựng cách thức ghi nhận, thống kê số liệu lịch sử một cách khoa học, thường xuyên và chính xác: Hiện tại, dữ liệu FPT khá nhiều, nhưng tản mạn và chưa tập trung nên FPT chưa khai thác được các số liệu lịch sử nhằm phân tích và cải tiến. Chính vì thế, việc thiết kế biểu mẫu, kênh ghi nhận, tần suất ghi nhận và xác định độ chính xác của dữ liệu thu thập, thống kê là giải pháp rất quan trọng trong việc ứng dụng các công cụ thống kê để phân tích dữ liệụ Ngoài ra, dữ liệu FPT cũng cần phải được kết nối với nhau giữa các bộ phận, các công ty chi nhánh, thì từ đó mới làm cơ sở tin cậy cho việc phân tích và ra quyết định của ban lãnh đạo về các vấn đề chung của tập đoàn.
o Tại FPT HO, việc theo dõi và giải quyết các vấn đề chung của tập đoàn là quan trọng nhất nên sử dụng biểu đồ nhân quả, biểu đồ Paretọ
o Ở các công ty phầm mềm như FPT Software, FPT IS cần sử dụng triệt để biểu đồ kiểm soát, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto để theo dõi xu hướng và giải quyết các vấn đề liên quan đến lỗi lập trình.
o FPT Trading nên sử dụng một cách hiệu quả các phiếu kiểm tra trong quá trình lắp ráp, sản xuất linh kiện, máy móc, sử dụng biểu đồ kiểm soát để theo dõi lỗi bảo hành, sử dụng biểu đồ Pareto và nhân quả để phân tích và giải quyết các lỗi, ...
− Công tác đào tạo:
o Cần đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo cho đội ngũ trực tiếp ghi nhận dữ liệu, vì nếu dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, thì việc ứng dụng các công cụ thống kê để phân tích sẽ không hiệu quả, đôi khi cho ra kết quả sai, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự ra quyết định của lãnh đạọ
o Ngoài ra, việc đào tạo cho cán bộ chất lượng, cán bộ cải tiến cần phải được duy trì định kỳ, nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng, nâng cao kiến thức về việc sử dụng hiệu quả các công cụ thống kê.
o Khi đào tạo cần thực hiện đào tạo dựa trên dữ liệu thực tế, hướng dẫn thực
hành ngay trên máy để người học nắm bắt nhanh và rút được những kinh nghiệm thực tế khi sử dụng công cụ.
− Sử dụng và cập nhật các phần mềm hỗ trợ nhập liệu, phân tích và vẽ biểu đồ:
o Cài đặt phần mềm Minitab nhằm hỗ trợ nhân viên trong việc vẽ biểu đồ nhanh hơn, chính xác hơn để từ đó đưa ra các quyết định tối ưụ
o Thường xuyên cập nhật kiến thức về các phần mềm xử lý thống kê mới, tiến hành đào tạo nhân viên sử dụng.
o Lãnh đạo tạo thói quen quyết định dựa trên số liệu, trên biểu đồ nhằm nâng cao giá trị và tính hiệu quả của quyết định, đồng thời chính là áp lực để nhân viên áp dụng các công cụ thống kê tốt hơn, chính xác hơn.
o Nhân viên tạo thói quen giải quyết công việc, đưa ra phương án trình lãnh đạo cần dựa trên số liệu, dữ liệu phân tích để tạo tính chính xác và thuyết phục.
Ngoài ra, việc áp dụng các công cụ thống kê hiện không đồng đều tại các công ty chi nhánh FPT. Vì thế, các giải pháp cho công cụ thống kê cần phải quan tâm và thực hiện khác nhau tại các công ty chi nhánh:
− Tại các công ty mà các công cụ thống kê đã được nghiên cứu và đưa vào các hệ thống quản lý công việc như FPT Software, FPT IS, FPT HO thì giải pháp để nâng cao hiệu quả các công cụ thống kê là tập trung vào các công cụ phân tích, giải quyết vấn đề để cải tiến nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và chất lượng quy trình.
− Tại các công ty mà các công cụ thống kê chỉ mới áp dụng hoặc áp dụng thủ công như FPT Telecom, FPT Trading, FPT Service thì giải pháp quan trọng nhất để áp dụng các công cụ thống kê hiệu quả là:
o Tạo kênh và cách thực thu thập, quản lý dữ liệu chính xác, đầy đủ
o Thiết lập và từng bước xây dựng các phần mềm, công cụ quản lý dựa trên công nghệ thông tin để giảm thiểu rủi ro về độ chính xác khi thu thập dữ liệu, và giảm bớt sai sót của nhân viên khi thống kê, phân tích dữ liệu theo cách thủ công.
3.2.2. Giải pháp cho công cụ Six sigma
Six Sigma là một công cụ quản lý chất lượng đòi hỏi công ty khi áp dụng phải ứng dụng tốt các công cụ thống kê và có dữ liệu đủ và chính xác. Chính vì thế, để áp dụng Six Sigma hiệu quả, FPT cần phải:
o Áp dụng các công cụ thống kê để tạo bộ dữ liệu nguồn chính xác, đầy đủ. Nguồn dữ liệu có chính xác, đầy đủ, thì việc phân tích và đưa ra các giải pháp cải tiến theo 6 sigma mới hiệu quả và tin cậỵ
o Dữ liệu phải được thống kê và phân tích xu hướng qua các năm, các thời kỳ, các giai đoạn để đánh giá đúng xu hướng của dữ liệu, từ đó mới đưa ra được biện pháp cải tiến phù hợp, hiệu quả.
o Cần chuẩn bị và cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu về tài chính trong các dự án Six Sigmạ Vì thế, lãnh đạo và bộ phận tài chính cần tham gia nhiệt tình và cung cấp dữ liệu chính xác, đầy đủ trước, trong và sau dự án.
− Quan tâm đến nguồn tài chính:
o Xác định rõ nguồn tài chính đầu tư cho dự án 6 sigma, vì khi thực hiện 6 sigma, chi phí đầu tư ban đầu cũng là một vấn đề mà ban lãnh đạo cần phải tính toán kỹ.
o Phân tích và tính toán chính xác nguồn tài chính trước và sau khi thực hiện các dự án Sig Sigmạ Vì để đánh giá dự án có thành công hay không, ngoài các lợi ích khác như tăng sự hài lòng, tăng uy tín, ... thì doanh thu, lợi nhuận hoặc giảm chi phí là lợi ích có thể tính toán được, để quyết định xem cần bao nhiêu chi phí là hợp lý để triển khai Six Sigmạ
− Công tác đào tạo:
o Chú trọng đào tạo và nâng cấp đai cho nhân viên tham gia triển khai Six Sigmạ Hiện tại, FPT chỉ có 20 nhân viên đai trắng (White Belt), 3 nhân viên đai xanh (Green Belt). Để triển khai hiệu quả các dự án Six Sigma, cần ít nhất là 2 đai đen (Black Belt) ở 2 đầu Hà Nội và Hồ Chí Minh. Ngoài ra, cần bổ sung đào tạo thêm ít nhất mỗi công ty chi nhánh có 1 đai xanh thì mới có thể triển khai dự án Six Sigma hiệu quả.
o Cần đào tạo theo hướng tham gia dự án thực tế, để nhân viên vừa học hỏi, vừa rút kinh nghiệm cho các dự án saụ Đây cũng là một cách đào tạo hiệu quả và ngắn nhất để nhân viên có thể thực hiện 6 sigma hiệu quả.
o Định kỳ đào tạo mới, đào tạo lại và đào tạo cập nhật kiến thức cho nhân viên chất lượng, nhân viên cải tiến và những nhân viên áp dụng, sử dụng các ứng dụng, lợi ích từ dự án 6 sigmạ
− Sự quan tâm và tham gia của lãnh đạo và nhân viên liên quan:
o Hầu hết, các dự án 6 sigma thành công đều nhờ vào sự tham gia chỉ đạo, hỗ trợ kịp thời về nguồn lực của lãnh đạọ Vì thế, nếu lãnh đạo không quan tâm thì dự án 6 sigma rất khó thành công. Lãnh đạo FPT nếu thực sự mong muốn công cụ 6 sigma mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, thì cần phải quan tâm và tham gia nhiều hơn nữa trong các dự án 6 sigma đang và sắp triển khaị Khi lãnh đạo quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ, các dự án sẽ dễ thành công hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
o Bên cạnh đó, những nhân viên liên quan trong dự án phải tích cực thực hiện và cùng hướng đến mục tiêu chung. Khi đó, có thể công việc của nhân viên sẽ nhiều hơn, khó hơn, vì thế, đòi hỏi trong quá trình triển khai 6 sigma, nhân viên phải thực sự quan tâm, nhiệt tình tham gia vì sự thành công của dự án.
3.2.3. Giải pháp cho công cụ Lean Manufacturing
− Cam kết và vai trò của lãnh đạo trong việc triển khai Lean: để áp dụng thành công, các lãnh đạo cấp cao phải đóng vai trò tích cực trong nhiều lĩnh vực:
o Cam kết, thực hành lâu dài từ lãnh đạo cấp cao đến lãnh đạo cấp thấp
o Đào tạo tất cả các nhân viên về các khối xây dựng lean
o Quản lý thay đổi văn hóa tốt trong suốt quá trình chuyển đổi trừ lực đẩy truyền thống sang tâm lý lực kéo của lean.
o Xây dựng 1 phương pháp tiếp cận có hoạch định để tiến hành lean
o Phân quyền và khuyến khích các nhân viên tham gia, nhấn mạnh làm việc theo nhóm và sự hợp tác với nhau, thấu hiểu được tâm tư của nhân viên như sợ mất việc khi lean.
o Đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu được sự cần thiết thay đổi cũng như các vai trò mới khi tiến hành thay đổị
o Tạo ra môi trường thử nghiệm, một môi trường chấp nhận rủi ro và một mạng lưới an toàn để thử nghiệm và kiểm lỗị
o Khiến mọi người đều hiểu được các lý do để cạnh tranh và lợi ích của lean cho tổ chức cũng như đối với chính cá nhân họ.
− Hợp tác, hướng dẫn đối tác, nhà cung cấp thực hiện một phần hoặc toàn bộ hệ thống Lean:
o Để triển khai Lean hiệu quả, FPT cần quan tâm đến việc hướng dẫn, hỗ trợ
các đối tác, nhà cung cấp của mình thực hiện theo một số yêu cầu của Lean. Có như vậy, thì việc triển khai Lean mới thành công.
o Định kỳ cử người sang các công ty đối tác, nhà cung cấp để kiểm tra xem hệ
thống của đối tác, khách hàng có đáp ứng yêu cầu của Lean hay chưạ Nếu cần thiết, cử người hướng dẫn công ty đối tác, nhà cung cấp hoàn thiện quy trình, cách thức nhằm đáp ứng yêu cầu của Lean theo FPT.
− Thêm vào đó, khi triển khai Lean, FPT cần chú trọng kết hợp Lean, Six Sigma, 5S, Kaizen một cách đồng bộ, nhằm phối hợp và hỗ trợ nhau tạo thành từng giao đoạn nhỏ để việc triển khai dễ dàng hơn với nhân viên và dễ thành công hơn.
3.2.4. Giải pháp cho công cụ Kaizen
Kaizen rất dễ phát động thành phong trào nhưng lại rất khó duy trì. FPT muốn duy trì được việc triển khai áp dụng Kaizen trong quá trình hoạt động, cần lưu ý các giải pháp sau:
− Cam kết của lãnh đạo:
o Lãnh đạo phải là người tiên phong trong chương trình Kaizen, thể hiện vai trò cung cấp nguồn lực, hỗ trợ triển khai Kaizen sâu rộng trong các bộ phận, công ty và toàn tập đoàn.
o Lãnh đạo các cấp cần nêu gương trong việc đề xuất cải tiến và tham gia cải tiến
o Xây dựng chế độ ghi nhận, khen thưởng và chế tài rõ ràng, công minh
o Thực hiện khen thưởng, chế tài phù hợp với quy định đã phê duyệt
− Chú trọng quản lý trực quan, kết hợp 5S để phát hiện các vấn đề cần Kaizen:
o Kaizen không thể thành công nếu không kết hợp triển khai 5S và quản lý trực quan. Vì thế, khi triển khai Kazen, FPT cần triển khai song song 5S và quản lý trực quan. Vì khi triển khai như vậy, sẽ có nhiều sáng kiến, ý tưởng giúp nhân viên dễ dàng ghi nhận và thực hiện Kaizen hơn. Từ đó, tạo động lực cho toàn bộ nhân viên thực hiện Kaizen.
o Chú trọng thực hiện các cải tiến nhỏ, mau mang lại kết quả, dễ làm, sẽ tạo sự thích thú cho nhân viên vì thấy được giá trị của Kaizen mang lạị
− Định kỳ tổ chức và duy trì các cuộc thi/ ngày hội Cải Tiến để tạo tinh thần và
không khí thi đua thực hiện Kaizen trong nhân viên và giữa các công ty chi